¿Qué es la política del canal de denuncias? ¿Es necesario elaborar la política del canal de denuncias? ¿Cómo se hace la política del canal de denuncias? En este artículo respondemos a todas estas preguntas.

¿Qué es la política del canal de denuncias?

La política del canal de denuncias es un documento en el que se recogen los principios generales del canal de denuncias (o sistema interno de información), su ámbito de aplicación y alcance, así como el procedimiento del canal de denuncias.

A través de la política del canal de denuncias, que debe publicarse para que cualquier persona, que tenga o haya tenido una relación con la empresa u organización pública o privada, pueda acceder a ella y consultarla, se da a conocer la existencia del canal de denuncias y su funcionamiento.

Podemos encontrar esta política bajo diferentes denominaciones, por ejemplo, política de gestión del canal de denuncias, política del canal de denuncias e investigaciones, procedimiento de gestión del canal de denuncias o política del canal de denuncias internas.

¿Es necesario hacer la política del canal de denuncias?

Sí, es necesario hacer la política del canal denuncias, así lo establece el artículo 5.2 letras «h» e «i» de la ley del canal de denuncias.

Por lo tanto, para cualquier empresa u organización para la que sea el canal de denuncias obligatorio, así como para aquellas que decidan implantarlo de forma voluntaria, la elaboración y publicación de la política del canal de denuncias es también una obligación.

Recordamos que las empresas de 50 o más empleados están obligadas a implantar un canal de denuncias, para lo que existen dos plazos:

  • Empresas de 250 empleados o más, así como las organizaciones obligadas por la ley, deben implantar el canal de denuncias antes del 13 de junio de 2023.
  • Empresas de entre 50 y 249 empleados, deben implantar el canal de denuncias antes del 1 de diciembre de 2023.

Contenido de la política del canal de denuncias internas

La ley establece que, como mínimo, la política del canal de denuncias internas debe contener los principios generales del canal y su procedimiento y una descripción suficiente de cada uno de sus apartados.

Este contenido de la política del canal de denuncias se puede ampliar añadiendo, cómo decíamos más arriba, una introducción al canal de denuncias, el alcance y objetivos del canal y una descripción más detallada de los diferentes pasos del procedimiento. Así mismo, también es recomendable incluir la información relativa a la protección de datos de carácter personal.

Así, una posible estructura del canal ético de denuncias, a modo de ejemplo, sería la siguiente:

Elemento Contenido
Introducción del canal de denuncias Explicación sobre la implantación del canal de denuncias en la organización, su objetivo y el objetivo de la política
Ámbito de aplicación
  • Subjetivo: Quiénes pueden denuncias y quiénes pueden ser denunciados
  • Objetivo: Qué se puede denunciar
Principios generales
  • Accesibilidad
  • Transparencia
  • Buena fe
  • Protección del denunciante
  • Confidencialidad
  • Objetividad e imparcialidad
  • Conflicto de intereses
  • Prohibición de represalias
  • Derecho de defensa
Procedimiento del canal de denuncias
  • Acceso al canal de denuncias
  • Recepción de las denuncias
  • Tramitación de las denuncias
  • Finalización de la investigación
Medidas de protección a los denunciantes Descripción general
Medidas de protección a los denunciados y afectados por la denuncia Descripción general
Revisión de la política y el procedimiento Cuándo y por qué se realiza
Protección de datos personales Toda la información relativa a la política protección de datos

Ejemplos de política del canal de denuncias

Para ilustrar cómo puede quedar redactada una política del canal de denuncias, aquí os dejamos varios ejemplos de políticas de canales de denuncias de diferentes organizaciones:

Cómo hacer la política del canal de denuncias

Podemos decir que la elaboración de la política del canal de denuncias es prácticamente el penúltimo paso en la implantación del canal de denuncias (el último es la comunicación del canal), ya que para poder hacerla, es necesario tener ya:

  • Determinadas las vías de comunicación del canal de denuncias.
  • Elaborado el reglamento del canal de denuncias.
  • Definido cómo será el proceso de recepción, valoración, archivo y tramitación de las denuncias.
  • Aplicado las medidas necesarias en protección de datos, incluido la designación de un Delegado de Protección de Datos, si todavía no se tiene uno en la empresa u organización.
  • Incluso haber nombrado al Responsable del canal de denuncias y tener formada la comisión que se encargará de los procesos de investigación de aquellas denuncias que se admitan a trámite.
  • Decididas las medidas de protección y apoyo a denunciantes, denuncias y otras personas afectadas por las denuncias.

Una vez que se tengan claros y en su sitio estos elementos, podrá redactarse la política del canal de denuncias en base a ellos, para finalmente publicarla en la página web del canal de denuncias, bien como una subpágina o bien como un documento descargable (por ejemplo, mediante PDF).

Finalmente, señalar, que la política y procedimiento del canal de denuncias, así como su reglamento, deberían llevarse a cabo mediante la negociación con la representación legal de las personas trabajadoras.

En definitiva, si tu empresa va a implantar un canal de denuncias, no puedes olvidarte de redactar y comunicar la política del canal de denuncias.

Si no tienes muy claro cómo hacerlo o cómo implantar el canal de denuncias, Grupo Atico34 puede ayudarte; como parte de nuestros servicios de compliance, ayudamos a cualquier tipo de empresa u organización a implantar su canal de denuncias, asesorándoles y ayudándoles en la elaboración del protocolo y reglamento del canal, así como de su política y procedimiento, y en la gestión de las denuncias y su seguimiento. Ponte en contacto con nosotros para informarte sobre todo lo que podemos hacer por tu empresa.