La Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, también conocida como ley del canal de denuncias, establece quién debe ser el responsable del canal de denuncias y cuáles son sus funciones como gestor del mismo. En este artículo explicamos quién es el responsable de gestionar el canal de denuncias en la empresa según la ley.

¿Quién gestiona el canal de denuncias?

El canal de denuncias lo gestiona el Responsable del Canal de Denuncias o Responsable del Sistema interno de información (tal y como se recoge en el artículo 8 de la Ley 2/2023) que, cómo explicaremos más adelante, puede ser una persona física o un órgano colegiado.

De acuerdo a la ley, el Responsable del canal de denuncias es el encargado de gestionar completamente el canal de denuncias, desde la elaboración y aprobación del procedimiento del canal de denuncias, hasta la recepción, tramitación y, en su caso, seguimiento de la investigación de los hechos denunciados.

El Responsable del Sistema o, como mínimo, el órgano responsable de este, debe aparecer mencionado en el reglamento del canal de denuncias (si bien no es necesario que aparezca identificado por su nombre, en el caso de ser una única persona).

¿Quién designa al Responsable del canal de denuncias?

Tanto si se trata del canal de denuncias obligatorio para empresas, como si la implantación es voluntaria, el encargado de designar, así como de cesar, al Responsable del canal de denuncias es el órgano de administración u órgano de gobierno de la entidad.

Este órgano deberá establecer el régimen de designación y destitución del Responsable del canal de denuncias.

¿Quién puede ser nombrado Responsable del canal de denuncias?

La ley, cómo adelantábamos más arriba, permite que pueda nombrarse como Responsable del canal de denuncias a:

  • Una persona física, con cargo de directivo en la entidad, y que desempeñará este puesto con completa independencia y autonomía del órgano de administración o de gobierno. En el caso de empresas cuya dimensión no permita tener un directivo Responsable del canal, podrá desempeñar este cargo un directivo compaginando ambos puestos, siempre evitando cualquier situación de conflicto de interés.
  • Un órgano colegiado. En este caso, varias personas podrán encargarse de la gestión del canal de denuncias y las funciones de Responsable del Sistema, si bien el órgano deberá delegar en uno de sus miembros las facultades de gestión del canal y de tramitación de expedientes de investigación.

La ley también recoge que en el caso de empresas que ya dispongan de un órgano de cumplimiento o compliance officer, se podrá nombrar a este como Responsable del canal de denuncias (siempre que cumpla con los requisitos recogidos en la ley).

En los grupos de empresas, el Responsable del canal podrá ser:

  • Uno para todo el grupo.
  • Uno para cada empresa integrante del grupo, en cuyo caso, se permite el intercambio de información entre los diferentes Responsables para la adecuada coordinación y mejor desempeño de sus funciones y responsabilidades.

El nombramiento del Responsable del canal de denuncias (así como su cese) deberá comunicarse a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) o, en su caso, a las autoridades competentes de las comunidades autónomas, en el ámbito de sus respectivas competencias. Para comunicar el nombramiento o cese del Responsable, la empresa tiene un plazo de 10 días hábiles. En el caso de un cese, se deberán especificar las razones que lo justifican.

Cabe señalar que la ley no contempla o específica que conocimientos o capacidades debe tener el Responsable del canal de denuncias, más allá de que debe ser completamente independiente (no puede recibir ningún tipo de instrucción o injerencia por parte de otros directivos) y contar con los recursos humanos y materiales para poder desempeñar sus funciones, pero es de esperar que el responsable de gestionar el canal de denuncias tenga conocimientos jurídicos, capacidad de análisis y toma de decisiones, así como capacidad para comunicarse claramente y guardar la debida confidencialidad y deber de secreto respecto a la información de las denuncias.

Funciones del Responsable del canal de denuncias

El Responsable del canal de denuncias se encargará de gestionar el canal, lo que supone:

  • Aprobar el procedimiento del canal de denuncias.
  • Recepcionar las denuncias.
  • Valorar las denuncias y determinar si deben archivarse (desestimarse) o, por el contrario, tramitarse y abrir un proceso de investigación interna, creando un expediente de investigación.
  • Llevar un seguimiento del proceso de investigación de las denuncias.
  • Comunicarse con denunciantes y denunciados e informarles de la evolución del proceso dentro de los plazos que establece la ley.
  • Asegurarse de que las denuncias y sus resoluciones quedan debidamente registradas y archivadas.
  • Comunicar la resolución de las investigaciones a las partes y departamentos correspondientes.

¿Cómo puede ayudar un servicio externo al Responsable del canal de denuncias?

Puesto que la ley establece que el Responsable del canal de denuncias debe ser nombrado dentro de la empresa (cómo hemos visto, teniendo cargo de directivo), no es posible «encargar» este puesto a un gestor externo, sin embargo, contratar un canal de denuncias externo puede suponer una gran ayuda para el Responsable a la hora de gestionar el canal de denuncias cumpliendo con todos los requisitos que establece la ley.

El canal de denuncias externo es un servicio ofrecido por una consultoría especializada en compliance, que ayudará al Responsable del canal en toda su gestión, ya que no solo se ocupará de recibir y valorar las denuncias presentadas a través del canal, sino que también prestará ayuda y asesoramiento jurídico al Responsable en todo el proceso de investigación y resolución de las denuncias, además de asesorarle respecto a las posibles medidas disciplinarias a aplicar.

Así mismo, la consultoría también resolverá cualquier duda que pueda tener el Responsable respecto al funcionamiento del canal de denuncias y de sus propias funciones.

Todo ello cumpliendo tanto con la ley del canal de denuncias como con la Ley de Protección de Datos.

Grupo Atico34, como consultoría especializada en compliance y protección de datos, ofrece a sus clientes la implantación del canal de denuncias, un servicio que incluye el software para la implementación y gestión del canal, así como el asesoramiento jurídico en la valoración, tramitación y resolución de las denuncias recibidas. Ayudamos a los Responsables del canal de denuncias a gestionar el canal de acuerdo a los requisitos y obligaciones de la normativa vigente.