Canal de denuncias ¿Qué es y por qué es tan importante?

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, también llamada Ley del canal de denuncias o de protección del denunciante, obliga a todas las empresas con más de 49 trabajadores a implementar un canal de denuncias interno, o canal de denuncias compliance, con el objetivo de garantizar la prevención y castigo de la comisión de delitos e infracciones en las empresas en diversas materias.

En este artículo explicaremos qué es el canal de denuncias, por qué es importante implementarlo, qué requisitos debe cumplir y cómo implementarlo.

¿Qué es el canal de denuncias?

El canal de denuncias interno es la vía de comunicación a través de la cual la empresa recibe y gestiona las denuncias (o comunicaciones) hechas por los miembros de la propia empresa o por otras personas vinculadas a ella, sobre posibles conductas irregulares o ilícitas que de las que puedan haber sido testigos o tengan conocimiento y que sean contrarias a las normas de la empresa, tanto internas como externas.

Definición del canal de denuncias

Por lo tanto, el canal de denuncias en las empresas es una herramienta que permite detectar comportamientos irregulares o ilícitos dentro de la propia empresa, ya sean estos contra normativas nacionales o internacionales vigentes o contra la propia normativa interna de la empresa. A través del canal de denuncias interno, los miembros de la empresa y aquellas personas externas, pero vinculadas a la misma, pueden denunciar dichos comportamientos, para que el correspondiente órgano o comité trámite y, en su caso, investigue las denuncias recibidas.

El canal de denuncias interno es una herramienta esencial de cualquier plan o programa de compliance o cumplimiento normativo y un requisito del plan de prevención de delitos penales, tal y como recoge la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y el artículo 31 bis del Código Penal. Por ello, la relación entre canal de denuncias y compliance es evidente, sin el primero tendríamos un sistema de gestión de compliance insuficiente y, seguramente, ineficiente.

Un canal de denuncias es un sistema de alertas que permite identificar y denunciar irregularidades, malas prácticas o la mala administración de una  organización y que sirve de base para una correcta gestión empresarial

A la hora de gestionar el canal de denuncias de la empresa resulta imprescindible contar con la figura del Delegado de Protección de Datos, ya que se trata de información altamente confidencial y que puede suponer riesgos para los interesados, tanto para el denunciante como para el trabajador objeto de la denuncia.

¿Por qué es tan importante el canal de denuncias?

El canal de denuncias es una herramienta básica para minimizar los riesgos y generar confianza, ya que permite a empresarios y directivos detectar infracciones e irregularidades desde una etapa temprana. Gracias a ello se previenen fraudes, corrupción, acoso laboral y otras malas conductas.

Se trata de una herramienta ligada al concepto de Compliance, que basa su importancia en la empresa en tres pilares fundamentales:

• Por un lado, garantiza el cumplimiento normativo por parte de la empresa, evitando sanciones y reforzando la imagen de la empresa de cara a clientes, proveedores o socios.
• Por otro, permite solucionar internamente problemas o disputas en la empresa, evitando tener que acudir a los tribunales siempre que sea posible.
• Por último, se garantiza la máxima protección al informante, asegurando que las denuncias se realicen de forma anónima y garantizando la integridad de la información.

¿Para qué sirve un canal de denuncias interno?

Podemos decir que el canal ético de denuncias en empresas sirve para cumplir con dos finalidades; por un lado, persigue la comisión de delitos e infracciones en el desarrollo de las actividades de las empresas y, por otro lado, proteger de una manera mucho más efectiva a los informantes.

Desde su finalidad como sistema para prevenir y perseguir la comisión de delitos e infracciones, el canal de denuncias interno busca cumplir con los siguientes objetivos:

• Detectar de forma anticipada posibles irregularidades o conductas contrarias a la ley o la normativa interna de la empresa.
• Combatir la comisión de irregularidades o delitos en las siguientes áreas:
  • Contratación pública
  • Competencia
  • Servicios financieros
  • Protección del medio ambiente
  • Seguridad nuclear
  • Sanidad animal
  • Seguridad de los productos, de los alimentos y del transporte
  • Salud pública
  • Protección de los consumidores
  • Protección de datos y privacidad
  • Mercado interior e intereses financieros de la UE
  • Fraudes y estafas
  • Blanqueo de capitales
  • Irregularidades con la Seguridad Social o la Agencia Tributaria
• Demostrar la eficacia del sistema de gestión de compliance y los controles del mismo.
• Hacer un uso apropiado del régimen disciplinario de la empresa y castigar a quienes cometen irregularidades o conductas ilícitas dentro de la misma.
• Colaborar con la investigación judicial, si se produce un procedimiento penal relativo a la empresa.
• Atenuar o eximir la responsabilidad penal de la empresa, en el caso de que se haya cometido un delito por parte de uno de sus miembros.

Objetivos del canal denuncias

Como decíamos, la otra finalidad del canal de denuncias es proteger a los informadores de cualquier forma de represalia en su contra, con el fin de que más personas se decidan a dar el paso y denunciar aquellas irregularidades o comportamientos en contra de la ética y la normativa interna de la organización.

Recuerda que todas las empresas a partir de 50 trabajadores deben implementar un canal de denuncias interno. Contacta con Grupo Atico34 y descubre cómo podemos ayudarte.

¿Cómo se regula el canal de denuncias compliance en España?

El canal de denuncias en España está regulado por la ley de protección de denunciantes de corrupción española, que transpone la Directiva (UE) 2019/1937 de la UE (Directiva Whistleblowing).

La Directiva (UE) 2019/1937 fue aprobada en 2019 por la Comisión Europea y el Parlamento Europeo y su objetivo es regular la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. El plazo para transponer esta Directiva al ordenamiento jurídico de cada Estado miembro finalizó el 21 de diciembre de 2021. La normativa deja la puerta abierta a que cada legislador pueda ampliar algunos de sus aspectos en base a sus propias leyes.

Por su parte, en España se aprobó la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, o Ley del canal de denuncias, que adapta la normativa europea al territorio español.

Esta ley introduce nuevos términos, como es el de «informantes» para los denunciantes de infracciones y de «comunicaciones» para las denuncias (puesto que estrictamente no podemos hablar de denuncias, ya que estas implican la identificación del denunciante) y el de «sistema interno de información» para referirse al canal de denuncias interno.

Tanto la Directiva (UE) 2019/1937 como la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establecen la implementación de un canal de denuncias obligatorio para empresas con más de 50 empleados, la posibilidad de tramitar denuncias anónimas y, especialmente, proteger la identidad de los informadores (denunciantes), manteniendo su anonimato y garantizando su protección ante posibles represalias por parte de la organización durante un período de dos años.

Aparte de estas leyes, también afecta al canal de denuncias la protección de datos, puesto que la LOPDGDD, en su artículo 24, recoge el funcionamiento de los sistemas de información internos en cuanto a protección de datos de los informantes, denunciados y testigos.

Así mismo, y como ya dijimos más arriba, el artículo 31 bis del Código Penal establece como requisito indispensable de un plan de prevención de delitos penales, implementar un canal de denuncias interno.

*Actualización: En España ya se ha aprobado el Anteproyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción por la que se transpone la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

¿Cómo funciona el canal de denuncias compliance?

En esencia, su funcionamiento interno es sencillo, puesto que una vez creado e implementado, hecho el reglamento y establecido el protocolo del canal de denuncias, todo el proceso sigue una serie de pasos marcados.

El informante realiza una denuncia a través del canal habilitado para ello. Recibida esta, el Responsable o el gestor externo del canal la estudiará y determinará si debe ser o no tramitada, en función de si hay indicios o no de que se está cometiendo la irregularidad denunciada.

La organización tiene un plazo de 7 días para comunicar la recepción de la denuncia al informante. Si la denuncia se tramita, la organización dispondrá de un plazo máximo de 3 meses para llevar a cabo la investigación interna correspondiente para el esclarecimiento de los hechos. Este plazo se puede prorrogar por 3 meses más, en casos de especial complejidad.

Así mismo, las denuncias presentadas y tramitadas se conservarán en un registro, garantizando la confidencialidad, que deberá ser accesible a la autoridad judicial en el caso de un procedimiento judicial. Los datos personales que contenga este registro se conservarán durante el tiempo necesario, con un plazo máximo de 10 años.

Como funciona un canal de denuncias interno

¿Quién puede denunciar en un canal de denuncias?

Puede hacer uso del canal de denuncias compliance cualquier persona que trabaje en el sector privado y que haya sido testigo de una irregularidad o infracción dentro de un contexto laboral o profesional, es decir, trabajadores por cuenta ajena, autónomos, accionistas, miembros del órgano de administración, de la dirección o de supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.

Además, también pueden ser informantes personas que hayan sido testigos de una infracción o irregularidad en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, como son, exempleados, becarios, voluntarios, trabajadores en prácticas, incluso personas cuya relación laboral aún no hubiese comenzado (es decir, candidatos a un puesto de trabajo).

¿Qué tipo de denuncias se pueden hacer?

El artículo 2 de la Ley 2/2023 señala que la normativa protege a las personas que informen sobre los siguientes supuestos:

• Acciones o omisiones que puedan suponer una infracción del Derecho de la Unión Europea.
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave. Se entenderán comprendidas todas aquellas infracciones penales o administrativas graves o muy graves que impliquen quebranto económico para la Hacienda Pública y para la Seguridad Social.

¿Qué empresas deben tener un canal de denuncias interno?

Deben tener un canal de denuncias interno:

• Las empresas con 50 o más trabajadores.
• Las entidades públicas de municipios con más de 10.000 habitantes.
• Empresas afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales (independientemente de su número de empleados).
• Empresas dedicadas a productos y mercados financieros.
• Empresas dedicadas a la seguridad en el transporte.
• Empresas afectadas por leyes de protección del medio ambiente.
• Empresas con un programa de compliance (puesto que el canal de denuncia es uno de los elementos del mismo).
• Empresas con Plan de Igualdad, puesto que deben implementar un canal de denuncia del acoso laboral sexual o por razón de sexo.
• Empresas o entidades del ámbito deportivo, ocio o educativo cuando cuenten con la presencia de menores, para reportar situaciones de acoso o violencia.

Las empresas con más de 249 empleados deberán tener un canal de denuncias en los 3 meses siguientes a la publicación en el BOE de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

¿Cómo y cuándo implantar un canal de denuncias?

De acuerdo a los plazos fijados por la normativa española, las empresas de 50 o más trabajadores ya deben tener implantado el canal de denuncias (el plazo finalizó el 1 de diciembre de 2023).

En nuestro artículo sobre cómo implementar un canal de denuncias en la empresa, explicamos detalladamente los pasos necesarios para crearlo y ponerlo en marcha, pasos que se resumen en los siguientes:

• Elegir y establecer las vías de comunicación que se usarán para realizar y recibir las denuncias (puede ser un canal digital, por email o plataforma web, telefónico o por dirección postal).
• Nombrar un responsable a cargo del sistema interno de información.
• Elaborar el reglamento del canal de denuncias.
• Elaborar y establecer el procedimiento del canal de denuncias, es decir, el protocolo de actuación para la gestión y tramitación de las denuncias.
• Llevar un registro de las denuncias recibidas, las tramitadas y la resolución de las mismas.
• Dar publicidad al canal, es decir, comunicar su existencia y su reglamento.

Cabe señalar, como hemos mencionado más arriba, que la normativa permite contratar el canal de denuncias con un proveedor externo, que ayudará a la empresa en la creación e implementación del canal, así como de su gestión, comunicándose directamente con el Responsable del mismo.

Requisitos y características del canal de denuncias para empresas

Para que un canal de denuncias corporativo o sistema de información interno sea eficiente, debe cumplir con los siguientes requisitos y características:

• Ser fácilmente accesibles. El canal de denuncias debe ser fácil de usar y ser accesible no solo para los miembros o empleados de una organización, sino para todas aquellas personas que puedan comunicar una irregularidad de la que hayan sido testigos a través de él.
• Garantizar la confidencialidad y el anonimato. Es imprescindible salvaguardar la identidad de los denunciantes ante posibles represalias,
• de manera que está prohibido el despido, la degradación, la negación de ascensos, la modificación sustancial de las condiciones de trabajo o cualquier otra acción similar como represalias contra el informante. Así mismo, también se prohíbe y perseguirá cualquier forma de acoso laboral o daño a la reputación del informante, como pueden ser las evaluaciones de desempeño negativas injustificadas. Esta protección tendrá una duración de dos años desde la finalización del proceso de investigación.
• Formar a los empleados. La empresa debe comunicar la existencia del canal de denuncias, su funcionamiento y los objetivos que persigue. Asimismo, los empleados deben conocer el proceso y formato de presentación de denuncia, así como la comunicación de la misma a la persona afectada. Para esto se debe elaborar un reglamento del canal de denuncias y comunicarlo a todo el personal de la empresa y otras personas relacionadas, pudiendo, por ejemplo, publicarlo en la página web de la empresa.
• Revisar periódicamente el funcionamiento del canal de denuncias. Si es necesario, se puede solicitar una auditoría externa que permita detectar y subsanar posibles errores.
• Establecer un régimen sancionador adecuado. Esto es, un sistema disciplinario que penalice el cumplimiento de la ley o las normativas internas de la empresa.
• Informar a los representantes de los trabajadores sobre todo lo relativo al canal de denuncias de la empresa.

Además, también se debe disponer de un equipo preparado para recibir y administrar cualquier denuncia interna; para ello, la normativa establece el nombramiento de un Responsable del Sistema de Información Interno, que puede ser tanto una sola persona como un órgano colegiado, que se encargará de organizar y analizar las denuncias y determinar si deben tramitarse y comenzar un proceso de investigación interna.

Características del canal denuncias

Otro de los requisitos del canal de denuncias es adoptar las medidas necesarias para tratar con la diligencia necesaria aquellas denuncias que incluyan información especialmente sensible. Este equipo (formado habitualmente por personas que forman parte de la Junta o de RR. HH), además, puede estar asistidos por un proveedor externo, es decir, un gestor del canal de quejas externo (normalmente, un despacho de abogados o una consultoría), que se ocupa de recoger las denuncias, analizarlas y, en su caso, comunicarlas al Responsable si estiman que deben ser tramitadas.

Es recomendable contar con un software para gestionar la línea de denuncias y controlar las autorizaciones. El uso de la tecnología aporta muchas y buenas soluciones a la hora de tramitar denuncias dentro de la empresa. Los programas para gestión de reportes ofrecen módulos que permiten crear denuncias, archivarlas, organizarlas por tipos, adjuntar archivos o visualizar estadísticas. Además, permiten una comunicación bidireccional más fluida entre demandante/empresa.

¿Cuáles son las ventajas del Canal de denuncias en la empresa?

Las principales ventajas del canal de denuncias para las empresas son las siguientes:

• Una detección temprana de conductas delictivas o ilícitas, pudiendo ponerles freno antes de que sean más graves y supongan mayores daños para la empresa, tanto económicos como reputacionales.
• Si la infracción o el delito se produce, contribuye a reducir el impacto negativo en la reputación e imagen de la empresa y puede atenuar o eximir la responsabilidad penal de la misma (siempre que se pruebe que el canal de denuncias es efectivo).
• Al poder presentar denuncias anónimas, aumenta las posibilidades de que más miembros de la empresa recurran a este medio para denunciar conductas ilícitas u otros comportamientos nocivos, como el acoso.
• La investigación y sanción interna permite resolver problemas dentro de la empresa, sin llegar a los tribunales (siempre y cuando no se trate de delitos penales, en cuyo caso deben ser denunciados) y, por tanto, incluso sin que llegue a trascender públicamente, lo que minimiza el impacto en la reputación de la empresa.
• Favorece y promueve una cultura ética y transparente dentro de la empresa.

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La implantación del canal de denuncias puede llegar a ser complicada, sobre todo en el caso de organizaciones de mayor tamaño o con requisitos especiales en cuanto al tratamiento de información, pero los profesionales de Atico34 están preparados para todo y cuentan con 12 años de experiencia atendiendo a empresas de todos los tamaños y sectores.

Además, todos nuestros clientes obtienen acceso a un software para canal de denuncias que facilita y simplifica la adaptación a la normativa. Por supuesto, nuestro equipo de expertos se encarga de formar a todos nuestros clientes en el manejo del software.

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¿Qué pasa si mi empresa no tiene un canal de denuncias interno?

La ley de protección de los informantes de corrupción establece una serie de sanciones por no tener un canal de denuncias o relativas a su incumplimiento o entorpecimiento, que para las empresas pueden alcanzar hasta un millón de euros en su grado más grave.

Cabe aclarar que no hay una sanción específica por no tener implementado el canal de denuncias, pero no tenerlo, cuando la empresa está forzada legalmente a ello, sí que puede ser motivo de sanción, al considerarse un incumplimiento de la ley.

En resumen, las empresas con 50 o más trabajadores deben implementar un canal de denuncias, así como aquellas acogidas a una normativa concreta. Los principales objetivos son la denuncia y solución de irregularidades o infracciones dentro de las organizaciones y la protección de los denunciantes de las mismas, preservando su identidad, permitiendo además la recepción y tramitación de las denuncias anónimas.

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