Canal de denuncias para empresas ¿Qué es y por qué es tan importante?

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción obliga a todas las empresas con más de 49 trabajadores a implementar un canal de denuncias interno, con el objetivo de garantizar la prevención y castigo de la comisión de delitos e infracciones en las empresas en diversas materias.

En este artículo explicaremos qué es el canal de denuncias para empresas, por qué es importante implementarlo, qué requisitos debe cumplir y cómo implementarlo.

¿Qué es el canal de denuncias?

El canal de denuncias para empresas es la vía de comunicación interna a través de la cual la empresa recibe y gestiona las denuncias (o comunicaciones) hechas por los miembros de la propia empresa o por otras personas vinculadas a ella, sobre posibles conductas irregulares o ilícitas que de las que puedan haber sido testigos o tengan conocimiento y que sean contrarias a las normas de la empresa, tanto internas como externas.

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Por lo tanto, el canal de denuncias en las empresas es una herramienta que permite detectar comportamientos irregulares o ilícitos dentro de la propia empresa, ya sean estos contra normativas nacionales o internacionales vigentes o contra la propia normativa interna de la empresa. A través del canal de denuncias interno, los miembros de la empresa y aquellas personas externas, pero vinculadas a la misma, pueden denunciar dichos comportamientos, para que el correspondiente órgano o comité trámite y, en su caso, investigue las denuncias recibidas.

El canal de denuncias interno es una herramienta esencial de cualquier plan o programa de compliance o cumplimiento normativo y un requisito del plan de prevención de delitos penales, tal y como recoge la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y el artículo 31 bis del Código Penal. Por ello, la relación entre canal de denuncias y compliance es evidente, sin el primero tendríamos un sistema de gestión de compliance insuficiente y, seguramente, ineficiente.

Un canal de denuncias es un sistema de alertas que permite identificar y denunciar irregularidades, malas prácticas o la mala administración de una  organización y que sirve de base para una correcta gestión empresarial

A la hora de gestionar el canal de denuncias de la empresa resulta imprescindible contar con la figura del Delegado de Protección de Datos, ya que se trata de información altamente confidencial y que puede suponer riesgos para los interesados, tanto para el denunciante como para el trabajador objeto de la denuncia.

¿Cuáles son las ventajas del Canal de denuncias en la empresa?

La implementación de un canal de denuncias en las empresas, más allá del cumplimiento de la ley, aporta una serie de ventajas a las organizaciones, entre las que destacamos:

• Una detección temprana de conductas delictivas o ilícitas, pudiendo ponerles freno antes de que sean más graves y supongan mayores daños para la empresa, tanto económicos como reputacionales.
• Si la infracción o el delito se produce, contribuye a reducir el impacto negativo en la reputación e imagen de la empresa y puede atenuar o eximir la responsabilidad penal de la misma (siempre que se pruebe que el canal de denuncias es efectivo).
• Al poder presentar denuncias anónimas, aumenta las posibilidades de que más miembros de la empresa recurran a este medio para denunciar conductas ilícitas u otros comportamientos nocivos, como el acoso.
• La investigación y sanción interna permite resolver problemas dentro de la empresa, sin llegar a los tribunales (siempre y cuando no se trate de delitos penales, en cuyo caso deben ser denunciados) y, por tanto, incluso sin que llegue a trascender públicamente, lo que minimiza el impacto en la reputación de la empresa.
• Favorece y promueve una cultura ética y transparente dentro de la empresa.

¿Para qué sirve el canal de denuncias interno en la empresa?

Podemos decir que el canal de denuncias en empresas sirve para cumplir con dos finalidades; por un lado, persigue la comisión de delitos e infracciones en el desarrollo de las actividades de las empresas y, por otro lado, proteger de una manera mucho más efectiva a los informantes.

Desde su finalidad como sistema para prevenir y perseguir la comisión de delitos e infracciones, el canal de denuncias interno busca cumplir con los siguientes objetivos:

• Detectar de forma anticipada posibles irregularidades o conductas contrarias a la ley o la normativa interna de la empresa.
• Combatir la comisión de irregularidades o delitos en las siguientes áreas:
  • Contratación pública
  • Competencia
  • Servicios financieros
  • Protección del medio ambiente
  • Seguridad nuclear
  • Sanidad animal
  • Seguridad de los productos, de los alimentos y del transporte
  • Salud pública
  • Protección de los consumidores
  • Protección de datos y privacidad
  • Mercado interior e intereses financieros de la UE
  • Fraudes y estafas
  • Blanqueo de capitales
  • Irregularidades con la Seguridad Social o la Agencia Tributaria
• Demostrar la eficacia del sistema de gestión de compliance y los controles del mismo.
• Hacer un uso apropiado del régimen disciplinario de la empresa y castigar a quienes cometen irregularidades o conductas ilícitas dentro de la misma.
• Colaborar con la investigación judicial, si se produce un procedimiento penal relativo a la empresa.
• Atenuar o eximir la responsabilidad penal de la empresa, en el caso de que se haya cometido un delito por parte de uno de sus miembros.

Como decíamos, la otra finalidad del canal de denuncias es proteger a los informadores de cualquier forma de represalia en su contra, con el fin de que más personas se decidan a dar el paso y denunciar aquellas irregularidades o comportamientos en contra de la ética y la normativa interna de la organización.

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¿Qué normativa regula el canal de denuncias de las empresas?

El canal de denuncias en España está regulado por la ley de protección de denunciantes de corrupción española, que transpone la Directiva (UE) 2019/1937 de la UE (Directiva Whistleblowing).

La Directiva (UE) 2019/1937 fue aprobada en 2019 por la Comisión Europea y el Parlamento Europeo y su objetivo es regular la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. El plazo para transponer esta Directiva al ordenamiento jurídico de cada Estado miembro finalizó el 21 de diciembre de 2021. La normativa deja la puerta abierta a que cada legislador pueda ampliar algunos de sus aspectos en base a sus propias leyes.

Por su parte, en España ha sido aprobada la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que adapta la normativa europea al territorio español.

Esta nueva ley introduce nuevos términos, como es el de «informantes» para los denunciantes de infracciones y de «comunicaciones» para las denuncias (puesto que estrictamente no podemos hablar de denuncias, ya que estas implican la identificación del denunciante) y el de «sistema interno de información» para referirse al canal de denuncias interno.

Tanto la Directiva (UE) 2019/1937 como la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establecen la implementación de un canal de denuncias obligatorio para empresas con más de 50 empleados, la posibilidad de tramitar denuncias anónimas y, especialmente, proteger la identidad de los informadores (denunciantes), manteniendo su anonimato y garantizando su protección ante posibles represalias por parte de la organización durante un período de dos años.

Aparte de estas leyes, también afecta al canal de denuncias la protección de datos, puesto que la LOPDGDD, en su artículo 24, recoge el funcionamiento de los sistemas de información internos en cuanto a protección de datos de los informantes, denunciados y testigos.

Así mismo, y como ya dijimos más arriba, el artículo 31 bis del Código Penal establece como requisito indispensable de un plan de prevención de delitos penales, implementar un canal de denuncias interno.

*Actualización: En España ya se ha aprobado el Anteproyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción por la que se transpone la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

¿Qué empresas deben tener un canal de denuncias interno?

Deben tener un canal de denuncias interno:

• Las empresas con 50 o más trabajadores.
• Las entidades públicas de municipios con más de 10.000 habitantes.
• Empresas afectadas por la Ley de Blanqueo de Capitales (independientemente de su número de empleados).
• Empresas dedicadas a productos y mercados financieros.
• Empresas dedicadas a la seguridad en el transporte.
• Empresas afectadas por leyes de protección del medio ambiente.
• Empresas con un programa de compliance (puesto que el canal de denuncia es uno de los elementos del mismo).
• Empresas con Plan de Igualdad, puesto que deben implementar un canal de denuncia del acoso sexual o por razón de sexo.
• Empresas o entidades del ámbito deportivo, ocio o educativo cuando cuenten con la presencia de menores, para reportar situaciones de acoso o violencia.

Las empresas con más de 249 empleados deberán tener un canal de denuncias en los 3 meses siguientes a la publicación en el BOE de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Plazos para implementar el canal de denuncias en las empresas

Los plazos máximos para implementar un canal de denuncias interno son los siguientes:

• Empresas con más de 249 empleados: 3 meses tras la publicación en el BOE de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
• Empresas con más de 49 empleados: Hasta el 1 de diciembre de 2023.
• Municipios con menos de 10.000 habitantes: hasta el 1 de diciembre de 2023.

Las empresas con más de 49 empleados y los municipios de menos de 10.000 habitantes deberán implementar su canal de denuncias antes del 1 de diciembre de 2023.

Requisitos y características del canal de denuncias para empresas

Para que un canal de denuncias o sistema de información interno sea eficiente, debe cumplir con los siguientes requisitos y características:

• Ser fácilmente accesibles. El canal de denuncias debe ser fácil de usar y ser accesible no solo para los miembros o empleados de una organización, sino para todas aquellas personas que puedan comunicar una irregularidad de la que hayan sido testigos a través de él.
• Garantizar la confidencialidad y el anonimato. Es imprescindible salvaguardar la identidad de los denunciantes ante posibles represalias,
• de manera que está prohibido el despido, la degradación, la negación de ascensos, la modificación sustancial de las condiciones de trabajo o cualquier otra acción similar como represalias contra el informante. Así mismo, también se prohíbe y perseguirá cualquier forma de acoso laboral o daño a la reputación del informante, como pueden ser las evaluaciones de desempeño negativas injustificadas. Esta protección tendrá una duración de dos años desde la finalización del proceso de investigación.
• Formar a los empleados. La empresa debe comunicar la existencia del canal de denuncias, su funcionamiento y los objetivos que persigue. Asimismo, los empleados deben conocer el proceso y formato de presentación de denuncia, así como la comunicación de la misma a la persona afectada. Para esto se debe elaborar un reglamento del canal de denuncias y comunicarlo a todo el personal de la empresa y otras personas relacionadas, pudiendo, por ejemplo, publicarlo en la página web de la empresa.
• Revisar periódicamente el funcionamiento del canal de denuncias. Si es necesario, se puede solicitar una auditoría externa que permita detectar y subsanar posibles errores.
• Establecer un régimen sancionador adecuado. Esto es, un sistema disciplinario que penalice el cumplimiento de la ley o las normativas internas de la empresa.
• Informar a los representantes de los trabajadores sobre todo lo relativo al canal de denuncias de la empresa.

Además, también se debe disponer de un equipo preparado para recibir y administrar las denuncias; para ello, la normativa establece el nombramiento de un Responsable del Sistema de Información Interno, que puede ser tanto una sola persona como un órgano colegiado, que se encargará de organizar y analizar las denuncias y determinar si deben tramitarse y comenzar un proceso de investigación interna.

Así mismo, se deben adoptar las medidas necesarias para tratar con la diligencia necesaria aquellas denuncias que incluyan información especialmente sensible. Este equipo (formado habitualmente por personas que forman parte de la Junta o de RR. HH), además, puede estar asistidos por un proveedor externo, es decir, un gestor del canal de denuncias externo (normalmente, un despacho de abogados o una consultoría), que se ocupa de recepcionar las denuncias, analizarlas y, en su caso, comunicarlas al Responsable si estiman que deben ser tramitadas.

Es recomendable contar con un software para gestionar la línea de denuncias y controlar las autorizaciones. El uso de la tecnología aporta muchas y buenas soluciones a la hora de tramitar denuncias dentro de la empresa. Los programas para gestión de reportes ofrecen módulos que permiten crear denuncias, archivarlas, organizarlas por tipos, adjuntar archivos o visualizar estadísticas. Además, permiten una comunicación bidireccional más fluida entre demandante/empresa. Algunos de los software que ayudan en este ámbito son Globalsuite, Ethicos o Garantic.

Cómo implementar el canal de denuncias interno en la empresa

En nuestro artículo sobre cómo implementar un canal de denuncias en la empresa, explicamos detalladamente los pasos necesarios para crearlo y ponerlo en marcha, pasos que se resumen en los siguientes:

• Elegir y establecer las vías de comunicación que se usarán para realizar y recibir las denuncias (puede ser un canal digital, por email o plataforma web, telefónico o por dirección postal).
• Nombrar un responsable a cargo del sistema interno de información.
• Elaborar el reglamento del canal de denuncias.
• Elaborar y establecer el procedimiento del canal de denuncias, es decir, el protocolo de actuación para la gestión y tramitación de las denuncias.
• Llevar un registro de las denuncias recibidas, las tramitadas y la resolución de las mismas.
• Dar publicidad al canal, es decir, comunicar su existencia y su reglamento.

Cabe señalar, como hemos mencionado más arriba, que la normativa permite contratar el canal de denuncias con un proveedor externo, que ayudará a la empresa en la creación e implementación del canal, así como de su gestión, comunicándose directamente con el Responsable del mismo.

Funcionamiento del canal de denuncias

En esencia, su funcionamiento interno es sencillo, puesto que una vez creado e implementado, hecho el reglamento y establecido el protocolo del canal de denuncias, todo el proceso sigue una serie de pasos marcados.

El informante realiza una denuncia a través del canal habilitado para ello. Recibida esta, el Responsable o el gestor externo del canal la estudiará y determinará si debe ser o no tramitada, en función de si hay indicios o no de que se está cometiendo la irregularidad denunciada.

La organización tiene un plazo de 7 días para comunicar la recepción de la denuncia al informante. Si la denuncia se tramita, la organización dispondrá de un plazo máximo de 3 meses para llevar a cabo la investigación interna correspondiente para el esclarecimiento de los hechos. Este plazo se puede prorrogar por 3 meses más, en casos de especial complejidad.

Así mismo, las denuncias presentadas y tramitadas se conservarán en un registro, garantizando la confidencialidad, que deberá ser accesible a la autoridad judicial en el caso de un procedimiento judicial. Los datos personales que contenga este registro se conservarán durante el tiempo necesario, con un plazo máximo de 10 años.

Cabe señalar que puede hacer uso del canal de denuncias interno cualquier persona que trabaje en el sector privado y que haya sido testigo de una irregularidad o infracción dentro de un contexto laboral o profesional, es decir, trabajadores por cuenta ajena, autónomos, accionistas, miembros del órgano de administración, de la dirección o de supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.

Además, también pueden ser informantes personas que hayan sido testigos de una infracción o irregularidad en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, como son, exempleados, becarios, voluntarios, trabajadores en prácticas, incluso personas cuya relación laboral aún no hubiese comenzado (es decir, candidatos a un puesto de trabajo).

Canal de denuncias y protección de datos

Como ya mencionamos, existe una relación entre el canal de denuncias y protección de datos, puesto que el artículo 24 de LOPDGDD regula cómo debe ser el tratamiento de datos personales de informantes, denunciados y testigos (consideraciones que se deben aplicar tanto al canal de denuncias de las organizaciones privadas como públicas, como puede ser, por ejemplo, el canal de denuncias para ayuntamientos).

• Licitud del tratamiento:

Cuando la implementación del canal de denuncia interno responde a la necesidad de cumplir con la Ley de Protección Denunciante, tanto si el canal de denuncia es de gestión interna como externa, la licitud del tratamiento se basa tanto en el cumplimiento legal por parte del responsable del tratamiento (art. 6.1.c del RGPD), como en el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento (art. 6.1.e del RGPD).

Cuando la licitud del tratamiento se basa en el artículo 6.1.e, además, se limita el derecho de oposición del interesado (en este caso, el denunciado), es decir, el responsable podrá seguir tratando los datos personales, incluso si el interesado solicita ejercer su derecho de oposición.

Así mismo, el derecho de acceso estará también limitado, en concreto el acceso a los datos de la persona denunciante (informante), para poder así cumplir con el deber de proteger a los informantes de acuerdo a la ley.

• Información a los interesados:

La empresa o entidad pública, como responsable del tratamiento, debe informar a los empleados y los terceros implicados (personas que, aunque no formen parte de la empresa u entidad pública, pueden recurrir al canal de denuncia interno de la misma) de la existencia del canal de denuncias interno.

Así mismo, también se debe informar a informantes, denunciados, testigos, terceros afectados, etc., del tratamiento de sus datos, cuando se reciba una denuncia. Esta información deberá realizarse dentro de un plazo razonable, que no debería exceder de un mes, pudiendo ampliarse a tres meses en caso de una investigación prolongada (tal y como establece el artículo 14.3 del RGPD).

• Acceso a los datos:

Están autorizados a acceder a los datos personales obtenidos en el canal de denuncias interno:

• • El responsable del canal de denuncias y quien lo gestione directamente.
  • El responsable de Recursos Humanos (u organismo competente en una entidad pública) cuando sea necesario llevar a cabo un procedimiento disciplinario contra el denunciado.
  • El responsable de los servicios legales de la empresa o entidad pública, para iniciar las acciones legales correspondientes.
  • Los encargados del tratamiento (si existen).
  • El Delegado de Protección de Datos (DPO).

Así mismo, los datos personales recabados con la denuncia y durante el proceso de investigación interna, también podrán cederse (si procede) a la Autoridad judicial, el Ministerio Fiscal o la Autoridad administrativa competente.

• Plazo de conservación:

El plazo de conservación de los datos personales obtenidos y tratados en el canal de denuncias y en los procesos de investigación interna será el estrictamente necesario para llevar a cabo el procedimiento de tramitación e investigación de la denuncia. Este plazo no podrá exceder de 10 años.

Así mismo, los datos personales de las denuncias recibidas y guardadas en el sistema de información interno, deberán suprimirse pasados tres meses desde su recepción, si la denuncia no ha prosperado. En caso de que sí se haya dado trámite a la denuncia, pasados esos tres meses, los datos personales deberán pasar al sistema de gestión de las investigaciones internas de la empresa (como puede ser el órgano de compliance), eliminándose así del canal de denuncias.

Si la empresa o entidad pública quiere conservar las denuncias para acreditar su cumplimiento normativo, podrán hacerlo, pero de forma anonimizada.

• Medidas de seguridad:

Corresponde al responsable del tratamiento, es decir, a la empresa o entidad pública, tomar y aplicar las medidas de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales obtenidos y tratados a través del canal de denuncia interno.

En cuanto a la confidencialidad, se hace especial hincapié en la necesidad de preservar y garantizar la confidencialidad de los datos personales del denunciante, en el caso de que la denuncia no fuera anónima.

• Delegado de Protección de Datos (DPO):

Las empresas o entidades públicas que implementen un canal de denuncias interno (sea por cumplir la Ley o de forma voluntaria), deben designar un delegado de protección de datos obligatorio, si no lo tuvieran ya designado.

Así mismo, también deberán tener un DPO las empresas que se encarguen de la gestión externa del canal de denuncias y la Autoridad de protección del informante. 

Ejemplos de empresas con canales de denuncias implantados

A modo de ejemplo del canal de denuncias, a continuación os dejamos enlaces a diferentes canales de denuncias de empresas en España:

• Canal de denuncias de Telefónica
• Canal de denuncias de Grupo Prisa (está alojado en su página de código ético)
• Política de funcionamiento del Canal Ético de ACS
• Política del Canal de denuncias de Grupo Azkoyen
• Procedimiento del Canal de denuncias de Grupo CESCE

¿Y si mi empresa por no tiene un canal de denuncias interno?

La ley de protección de los informantes de corrupción establece una serie de sanciones por no tener un canal de denuncias o relativas a su incumplimiento o entorpecimiento, que para las empresas pueden alcanzar hasta un millón de euros en su grado más grave.

Cabe aclarar que no hay una sanción específica por no tener implementado el canal de denuncias, pero no tenerlo, cuando la empresa está forzada legalmente a ello, sí que puede ser motivo de sanción, al considerarse un incumplimiento de la ley.

En resumen, las empresas con 50 o más trabajadores deben implementar un canal de denuncias, así como aquellas acogidas a una normativa concreta. Los principales objetivos son la denuncia y solución de irregularidades o infracciones dentro de las organizaciones y la protección de los denunciantes de las mismas, preservando su identidad, permitiendo además la recepción y tramitación de las denuncias anónimas.

Si necesitas ayuda para la implantación del canal de denuncias o cualquier otra de las medidas de compliance o cumplimiento normativo, en Grupo Atico34 podemos ayudarte. Nuestros expertos te propondrán las acciones más adecuadas a las necesidades de tu empresa y te acompañarán a lo largo de todo el proceso. Recuerda que, de no cumplir la ley, podrías enfrentarte a duras multas.