¿Necesitan las notarías un canal de denuncias? ¿Cómo debe ser el canal de denuncias para notarios? ¿Qué normativa regula el canal de denuncias en las notarías? En este artículo respondemos a estas y otras cuestiones relativas al canal de denuncias en notarías.
En este artículo hablamos de:
¿Deben tener canal de denuncias los notarios?
Sí, los notarios o las notarías deben tener implantado un canal de denuncias interno para que los empleados de la notaría o cualquier persona que tenga o haya tenido una relación de algún tipo con ella y haya sido testigo de alguna irregularidad, pueda presentar la correspondiente denuncia interna.
Esta obligación del canal de denuncias en las notarías viene, primero, impuesta por la Ley de prevención de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, al ser uno de los sujetos obligados, y, segundo, por la Ley 2/2023 de protección del denunciante.
Los objetivos del canal de denuncias en las notarías son garantizar la confidencialidad de los denunciantes y otras personas afectadas por la denuncia (denunciados y/o personas mencionadas en la misma), garantizar la protección del denunciante ante posibles represalias y promover una cultura ética y del cumplimiento.
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Si tu notaría carece de los medios para implantar un canal de denuncias, puedes contratar el canal de denuncias con una consultoría especializada, como Grupo Atico34.
Gracias a nuestro equipo de abogados expertos en compliance, ofrecemos a nuestros clientes no solo la implantación del software del canal de denuncias, sino también acompañamiento y asesoramiento jurídico para la valoración, tramitación y, en su caso, investigación y resolución de las denuncias. Gracias a nuestra dilatada experiencia, tu notaría cumplirá con todos los requisitos de la Ley 2/2023.
Normativa del canal de denuncias en las notarías
Ya lo hemos adelantado en el primero epígrafe; son dos las normativas que regulan el canal de denuncias para notarios: la Ley de prevención de blanqueo de capitales y la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, que transpone la Directiva Whistleblowing al ordenamiento jurídico español.
Si bien la Ley de prevención de blanqueo de capitales ya establecía la obligación para las notarías de habilitar un canal de denuncias, las denuncias que se podían hacer en este eran aquellas referidas a infracciones de la citada Ley. Con la entrada en vigor de la Ley 2/2023, las irregularidades que se pueden denunciar en el canal de denuncias se amplían a todos los ilícitos administrativos o penales en los que pueda incurrir la notaría.
Además, la Ley 2/2023 establece cómo deben ser los canales de denuncia y qué medidas de protección y apoyo se deben tomar para proteger a los denunciantes ante posibles represalias, así como garantizar los derechos de las personas afectadas por la denuncia, en especial de los denunciados y su derecho a ser oídos y a la presunción de inocencia.
Características y requisitos del canal de denuncias para notarías
Cómo decíamos, la Ley 2/2023 establece una serie de características y requisitos que deben cumplir los canales de denuncia para notarías (de la misma forma que deben cumplirlos los canales de denuncia en cualquier otro tipo de entidad):
- Debe ser accesible y fácil de usar para todos los empleados de la notaría, así como para terceros que hayan tenido o tengan una relación con ella (comercial, laboral, etc.). Por lo tanto, el canal de denuncias debe ser público y fácil de localizar.
- Debe permitir la comunicación confidencial entre el Responsable del canal de denuncias y el denunciante, para poder informar a este del curso del procedimiento y, en su caso, la resolución y conclusión alcanzada. Respetando siempre los plazos establecidos en la Ley:
- 7 días naturales para enviar el acuse de recibo al denunciante, una vez recibida la denuncia.
- 90 días para valorar, tramitar e investigar la denuncia (prorrogables a 90 días más).
- Las denuncias tienen que poder realizarse por escrito, de forma verbal o presencial, debiendo habilitarse las vías de comunicación necesarias para ello.
- El sistema escogido para implementar el canal debe permitir la recepción y tramitación de denuncias anónimas, motivo por el cual es habitual recurrir a canales de denuncia digitales, implantados y gestionados mediante un software local o en la nube.
- Se aplicarán las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad del denunciante, denunciado y demás personas relacionadas con la denuncia durante todo el proceso.
- El sistema debe garantizar la protección del denunciante ante posibles represalias.
- El canal debe cumplir con la normativa de protección de datos y se debe designar un Delegado de Protección de Datos.
- Se elaborará un protocolo que describa su funcionamiento, alcance y procedimiento para el canal de denuncias, incluyendo el proceso de investigación y la resolución de las denuncias.
- También se redactará un reglamento para el canal que explique cómo funciona, quién puede denunciar, qué se puede denunciar, las consecuencias para las denuncias falsas, vías para denunciar, plazos, etc.
- El canal debe contar con un régimen sancionador acorde a los límites establecidos por la ley, cuyas medidas disciplinarias sean proporcionadas.
- Se creará y llevará un libro-registro de todas las denuncias recibidas, su archivo, tramitación y resolución.
- Se debe comunicar la existencia del canal a todos los miembros de la notaría, así como a cualquier otra persona que pueda usarlo. Esta información se suele habilitar en la página web corporativa, en la sección correspondiente al código ético o al buen gobierno.
- Se designará a un Responsable del canal, que entre sus funciones deberá encargarse de recepcionar, valorar y, en su caso, tramitar las denuncias, es decir, comenzar el proceso de investigación interna.
- El canal y sus procesos deben ser revisados periódicamente para garantizar su eficacia.
Si quieres ver un modelo del canal de denuncias para tu notaría, aquí tienes varios ejemplos de canal de denuncias, todos ellos digitales y gestionados a través de un software para el canal de denuncias.
¿Cómo implantar el canal de denuncias en las notarías?
Si bien existen diferentes estándares para la implantación del canal de denuncias en las notarias, este proceso puede resumirse en cinco pasos fundamentales:
- Elegir y establecer las vías de comunicación para presentar las denuncias; cómo ya dijimos, se debe permitir la denuncia escrita y la denuncia oral.
- Designar al Responsable del canal de denuncias, que podrá ser tanto una persona física como un órgano colegiado. Es fundamental que este Responsable sea independiente y tenga capacidad de toma de decisiones.
- Elaborar el protocolo y el reglamento del canal de denuncias.
- Crear el libro-registro del canal.
- Comunicar la existencia del canal de denuncias, del protocolo y del reglamento.
Para aquellos notarios o notarías que carezcan de los medios necesarios para implantar el canal de denuncias o quieran hacerlo de manera que se garantice una completa independencia y objetividad, la Ley permite la contratación del canal de denuncias a través de un gestor externo, como una consultoría especializada como Grupo Atico34.
El gestor externo, que si bien no puede ser nunca nombrado Responsable del canal, sí que puede asistir a este en la valoración de las denuncias y su clasificación, así mismo, puede ofrecerle asesoramiento jurídico y asistencia en el proceso de investigación interna y recomendarle las medidas disciplinarias o correctivas más adecuadas a cada caso.
La mayoría de servicios externos incluyen en el precio del canal de denuncias el acceso a un software para el canal, que permitirá una mejor y más eficaz gestión del canal y de las denuncias recibidas a través de él.
Sanciones por no tener canal de denuncias en la notaría
No tener canal de denuncias en la notaría es motivo de sanción. La Ley de prevención de blanqueo de capitales prevé una sanción de hasta 60.000 euros, pero es la Ley 2/2023 la que contiene las sanciones más importantes en cuanto a infracciones relativas al canal de denuncias, con multas para las personas jurídicas de hasta un millón de euros, y para las personas físicas de hasta 300.000 euros.