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IgualdadLaboral

Registro salarial obligatorio. Guía 2021-2022

Entre las medidas que entraron en vigor en marzo de 2018 con el Real Decreto-Ley 6/2019 de Medidas Urgentes para la Garantía de Igualdad de Trato y Oportunidades entre Hombres y Mujeres en el Empleo y la Ocupación, se encuentra la obligación de registrar los salarios de los empleados por parte de la empresa. En esta entrada os explicamos qué es y en qué consiste el registro salarial obligatorio.

¿Qué es el Registro Salarial?

El registro salarial es la medida que obliga a las empresas a realizar un registro de los salarios de sus empleados diferenciados por género, para lo que se tiene en cuenta los valores medios de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales.

Como decíamos, el registro de los salarios es una medida entró en vigor el marzo de 2018 y con ella se pretende eliminar las diferencias salariales entre mujeres y hombres que, a día de hoy, todavía siguen existiendo en el ámbito laboral como una más de las situaciones que forman parte de la brecha de género.

Para ello re hizo una nueva redacción del artículo 28 del Estatuto de los trabajadores, donde se aclara el concepto de «trabajo de igual valor» (que explicaremos más adelante) y cuyo primer apartado dice:

El empresario está obligado a pagar por la prestación de un trabajo de igual valor la misma retribución, satisfecha directa o indirectamente, y cualquiera que sea la naturaleza de la misma, salarial o extrasalarial, sin que pueda producirse discriminación alguna por razón de sexo en ninguno de los elementos o condiciones de aquella.

Un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes.»

La obligación del Registro Salarial

La obligación de realizar un registro salarial en empresas se incluye en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores, y en los artículos 5 y 6 del Real Decreto 902/2020.

Además, con el Decreto Ley aprobado en octubre de 2020, se da a las empresas un plazo de 6 mees para cumplir con esta normativa. Además de llevar un registro retributivo, será necesario desglosar por sexo “la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido por cada uno de estos conceptos en cada grupo profesional, categoría profesional, nivel, puesto o cualquier otro sistema de clasificación aplicable“.

¿Quién está obligado al registro salarial?

Todas las empresas han de realizar un registro retributivo obligatorio, independientemente del número de trabajadores de su plantilla. Así lo estipula el apartado 2 del artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores:

El empresario está obligado a llevar un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.

Aunque empresas con más de 50 trabajadores están obligadas, además, a calcular la brecha salarial total y en caso de que supere el 25% de diferencia entre géneros, deberá justificar el motivo (cómo veremos más adelante).

En definitiva, el registro salarial es obligatorio en todas las empresas.

¿Qué obligaciones tiene la empresa con sus asalariados?

Realizar el registro salarial en las empresas conlleva una serie de obligaciones para el empresario debe cumplir, de la misma forma que debe cumplir con las obligaciones que exige la ley para no cometer discriminación laboral en la organización.

Registrar todos los datos salariales

El empresario tendrá que hacer un registro de los salarios medios, así como de los complementos salariales (horas extra, guardias, etc.) y las percepciones extrasalariales (kilómetros, dietas, etc.), con los datos desagregados por sexo para cada uno de los puestos de trabajo iguales o de igual valor.

Justificar las diferencias salariales

Como decíamos, si en empresas de plantillas con más de 50 trabajadores, la diferencia de las retribuciones percibidas por sexo es superior al 25% respecto al conjunto de las percepciones satisfechas de todos los trabajadores o la media de las percepciones satisfechas de hombres y mujeres, el empresario deberá justificar que los motivos de la diferencia no se deben al sexo de los trabajadores. Dicha justificación debe adjuntarse al registro retributivo.

Permitir a los trabajadores el acceso a su información retributiva

El registro salarial por sexos debe ser accesible para los representantes de los trabajadores y la Inspección de Trabajo y, a través de ellos, para los trabajadores. Si bien, es importante señalar que este documento no está concedido para saber si un trabajador cobra más que otro, sino para comprobar si existe desigualdad salarial entre hombres y mujeres en la empresa.

¿Qué debe contener el registro salarial?

El registro salarial por género debe incluir, como ya hemos mencionado, los siguientes valores desagregados por sexos:

  • Valores medios de salarios
  • Valores medios de complementos salariales
  • Valores medios de las percepciones extrasalariales

A esto se debe añadir los elementos comparativos por categoría profesional, grupo profesional, puesto de trabajo igual en una función de la jornada laboral o la hora trabajada.

¿Cómo hacer el registro salarial obligatorio?

Para poder realizar el registro salarial de la empresa es necesario conocer todos los datos salariales de los trabajadores, así como otros aspectos relacionados con el salario que se deben tener en cuenta porque pueden afectar a estos.

De tal manera que tendremos que recopilar los datos de salarios anuales divididos por sexos y puesto de trabajo (se deben usar los datos del año anterior al que se realiza el cálculo de la brecha salaria, es decir, en 2021 haremos el cálculo de 2020).

Son aspectos salariales:

  • Salario base anual
  • Complementos salariales
  • Percepciones extrasalariales
  • Dietas
  • Retribuciones en especie

Son aspectos no salariales (pero que deben tenerse en cuenta):

  • Situación familiar
  • Número de hijos menores de 18 años
  • Reducciones de jornada por conciliación

Obtener datos sobre la brecha salarial de la empresa

Es necesario obtener o crear una base de datos de todos los trabajadores de la empresa, en la que por cada trabajador se recoja toda la información referente a su salario, contrato, puesto actual y datos personales (si bien, estos datos deberán estar anonimizados).

  • Datos del trabajador:
    • Sexo
    • Fecha de nacimiento
    • Nivel de estudios
    • Situación familiar (de acuerdo al modelo 145 de la AEAT)
    • Número de hijos (de acuerdo al modelo 145 de la AEAT)
    • Nacionalidad
    • Experiencia anterior
    • Formación de entrada
  • Contrato:
    • Fecha de contratación
    • Fecha de antigüedad en la empresa
    • Tipo de contrato
    • Horas anuales de trabajo según convenio colectivo
    • Tipo de jornada
    • Número de jornadas trabajadas en el período de referencia
    • Si existe reducción de jornada y el motivo
    • Horas anuales de formación
    • Salario anual inicial
  • Puesto actual:
    • Nombre del puesto de trabajo
    • Departamento en el puesto actual
    • Fecha desde la que ocupa el puesto actual
  • Retribución:
    • Salario base
    • Complementos salariales totales
    • Complementos no salariales totales
    • Días con baja laboral
    • Retribuciones dinerarias (según modelo 190 del IRPF)
    • Retribuciones variables
    • Retribución por horas extra y número de horas extras realizadas

Lo ideal es introducir toda esta información en un programa de cálculo con el que podemos representar gráficamente la información y poder así interpretarla de una forma más fácil.

Valores medios de los salarios, complementos salariales y pluses extrasalariales

Cuando se establezca un valor medio de los salarios, complementos salariales y pluses extrasalariales, se de escoger un unidad de referencia temporal. Esto es importante cuando entra en juego la reducción de jornada o el trabajo a tiempo parcial, más habitual en mujeres por la guarda legal de menores (por ejemplo). En este caso, si se coge el salario anual o mensual puede parecer que existe desigualdad en los salarios.

Esto no ocurriría si para el valor medio se escoge el salario hora de trabajo, ya que en este no se tienen en cuenta ni reducciones de jornada o contratos a jornada completa o parciales.

Las empresas tienen libertad para establecer el salario medio por hora, diario, mensual o anual, dependerá de lo que considere más oportuno para el registro de sueldos y salarios.

Distribuir por grupos o categorías profesionales, nivel de responsabilidad y exigencias del puesto

Dado que no nos serviría de nada comparar los sueldos de trabajadores con diferentes cualificaciones, la ley permite agruparlos de tres maneras diferentes, de manera que la agrupación tenga la mayor objetividad posible:

  • Por grupo profesionales (de acuerdo a lo que establezca el convenio colectivo).
  • Por categorías profesionales (en función del grupo de cotización)
  • Por puestos de trabajo de igual valor.

Aparte, también se puede asignar a cada puesto de trabajo un nivel de responsabilidad (puesto que esto también puede influir en el salario) de mayor a menor, asignando a cada nivel un valor (por ejemplo, podemos utilizar letras o números). Así mismo, también se puede realizar lo mismo con el nivel de exigencia del puesto.

El artículo 28 del Estatuto de los trabajadores nos dice que se debe considerar trabajo de igual valor:

Un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes.

Es decir, que consideramos trabajo de igual valor cuando:

  • Las condiciones de realización del mismo son idénticas.
  • Las cualificaciones y capacidades que se requieren para su desempeño son iguales.
  • Se requieren los mismos niveles de esfuerzo.
  • Implica el mismo nivel de responsabilidad asimilable.

Ya  hemos visto la cantidad de datos que es necesario recopilar de cada trabajador para poder llevar a cabo el registro salarial y el análisis de la brecha salarial en la empresa, por lo que es podéis imaginar que no obtener todos esos datos no resulta fácil.

El principal problema reside en que la mayoría de las empresas no cuentan con un registro de esta información de forma segregada por persona, mes y año en un formato que sea relativamente sencillo de editar (un Excel, un documento de Word). Además, esto habría que sumar el tiempo que puede llegar a tardar en hacerse la recopilación de los datos (especialmente en empresas con grandes plantillas).

En cualquier caso, es de esperar que con el tiempo y la necesidad de cumplir esta obligación, las empresas implementen herramientas y mecanismos que agilicen la recopilación de estos datos.

Analizar los datos y preparar la información para iniciar el registro retributivo

Una vez se tengan todos los datos, el siguiente paso es analizarlos y preparar la información para poder iniciar el registro salarial con el que podremos determinar si existe o no desigualdad salarial por motivo de sexo en la empresa.

Si hemos sido meticulosos a la hora de recopilar los datos de cada trabajador, este paso será relativamente más fácil, puesto que tendremos localizada y categorizada toda la información que nos hará falta para realizar el registro salarial.

Para poder llevar a cabo el análisis de la brecha salarial con el registro salarial, se deben hacer una serie de cálculos necesarios para llevar a cabo la comparación:

  • La antigüedad en base a la fecha en la que se incorporó por primera vez a la empresa (será necesario agrupar la antigüedad dentro de períodos de años, por ejemplo, de 0 a 1 años, de 1 a 5 años, de 5 a 10 años, etc.).
  • Para comparar en base al número de hijos, se agruparán por cantidad (0 hijos, 1-2 hijos o más de 3 hijos).
  • Número de horas trabajadas.
  • Salario base más los complementos (será la suma del salario base anual, complementos salariales totales y complementos no salariales totales).
  • Los datos se normalizarán en función de las horas trabajadas, dividiendo por el número de horas trabajadas, obteniendo:
    • Salario base más complementos normalizado.
    • Salario base anual normalizado.
    • Complementos salariales y no salariales normalizados.
    • Retribuciones dinerarias, planes de pensiones y dietas normalizados.

Con estos datos y la información que se desprende ellos, se podrán elaborar gráficos que permitirán un mejor análisis de la brecha salarial, como por ejemplo, la diferencia salarial entre puestos y tipo de contrato de trabajo o la diferencia salarial entre puestos y rango de número de hijos o la diferencia salarial por puestos y rangos de antigüedad.

¿Cuándo hay que hacer el registro retributivo?

El registro retributivo debe hacerse cada año natural, puesto que es el período de referencia temporal del mismo. Por lo tanto, contendrá todas las retribuciones efectivamente satisfechas y percibidas por la plantilla entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año correspondiente.

Si se produjeran alteraciones sustanciales en las retribuciones de la plantilla, el registro retributivo deberá actualizarse, aunque no haya transcurrido el año natural. Se entiende por alteraciones sustanciales tanto aquellas que afecten a toda la plantilla o tengan carácter colectivo, como aquellas que afecten a la política retributiva de la empresa.

Normativa del registro salarial

De la misma manera que la obligación de contar con un plan de igualdad para empresas con plantillas superiores a 50 empleados, la normativa del registro de salarios por sexos surge del ya citado Real Decreto-Ley 6/2019 para combatir la brecha salarial existente, que en los casos más graves alcanza el 30%.

De hecho, los planes de igualdad deben incluir obligatoriamente e indistintamente una auditoría retributiva externa o interna, así como medidas de corresponsabilidad y de prevención del acoso sexual en el trabajo.

En octubre de 2020 el gobierno ha decidido acelerar el cumplimiento de esta normativa con la publicación de un Decreto Ley que obliga a las empresas, además de realizar el Plan de Igualdad, a llevar un registro pormenorizado del salario en el que se desglose por sexos la media aritmética y mediana percibida por cada grupo, categoría o nivel profesional.

¿Cuándo entra en vigor la obligación?

Esta normativa respecto al registro salarial se aplica sin excepción a todo tipo de empresas, independientemente del sector u actividad y siempre dentro del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores. De manera que se quedarían fuera, las Relaciones Laborales de Carácter Especial, concretamente las de la alta dirección de la empresa, y aquellas entre los profesionales autónomos que trabajen para la empresa. Es decir, el registro salarial de autónomos, en principio, no sería necesario.

El Real Decreto aprobado por el gobierno en octubre de 2020 otorga a las empresas un plazo de 6 meses para cumplir con al registro salarial, es decir, su entrada en vigor es en abril de 2021.

¿Qué pasa si incumples? 

Hay que tener en cuenta que el incumplimiento de la obligación de llevar el registro salarial por parte de la empresa tiene se considera una infracción grave, tal y como se recoge en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (artículos 7.5 y 13).

La sanción puede suponer una multa con importes que de los 751 a los 7.500 euros. Además de las posibles sanciones accesorias que se pueden imponer por no cumplir con las medidas de igualdad, como perder ayudas y subvenciones o cualquier beneficio derivado de la aplicación de los programas de empleo.

¿Quién debe encargarse de realizarlo?

La ley tampoco especifica quién debe encargase de realizar el registro salarial 2021, pero aparte de tener conocimientos sobre recursos humanos o administración, es recomendable que lo lleve a cabo una persona con formación especializada en igualdad, como puede ser el agente de igualdad de la empresa.

Una persona con formación especializada en igualdad contará con el conocimiento y las herramientas necesarias y específicas para interpretar los resultados del registro salarial y determinar si las diferencias que surjan de él se deben al sexo de los trabajadores o a otros motivos.

Contacta con un experto que te asesore

Si quieres cumplir la normativa y evitar sanciones, lo más recomendable es contar con profesionales cualificados que te guíen a la hora de realizar el registro salarial y el Plan de Igualdad. En Grupo Atico34 contamos con agentes de igualdad especializados en la materia que te guiarán durante todo el proceso.

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Si no sabes cómo realizarlo, no te preocupes. Te dejamos un enlace al modelo de registro salarial del Ministerio de Igualdad, la denominada Herramienta IR!, que incluye una hoja Excel con todo lo necesario para poder llevar el registro salarial tu empresa, su correspondiente guía de uso, así como un ejemplo de registro salarial.

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Preguntas frecuentes

¿Dónde se registra el registro salarial?

No es necesario inscribir el registro salarial en ninguna institución o entidad externa, sino que la empresa debe guardarlo internamente ante una posible solicitud de sus trabajadores o de las autoridades. La normativa establece que el formato del registro será el indicado en la web oficial del Ministerio de Trabajo y Economía Social y del Ministerio de Igualdad

¿Quién tiene acceso al registro retributivo?

El artículo 5 del Decreto 902/2020 señala que tendrán acceso al registro salarial tanto los trabajadores como sus representantes. En el caso de que el acceso se realice por medio de un trabajador sin representación, la información facilitada por la empresa se limitará a “las diferencias porcentuales que existieran en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, que también deberán estar desagregadas en atención a la naturaleza de la retribución y el sistema de clasificación aplicable“.

Del mismo modo, también tendrá acceso al registro el Ministerio de Trabajo con objeto de realizar una inspección, u otras autoridades que cuenten con potestad para ello.

¿Debo hacer un registro retributivo aunque no tenga un Plan de Igualdad?

Todas las empresas deben llevar a cabo un registro salarial, con independencia del tamaño de la misma, a diferencia de lo que ocurre con el Plan de Igualdad, donde las empresas con entre 150 y 250 trabajadores están obligadas desde el 8 de marzo de 2020 tener este plan.

¿El trabajador puede solicitar el registro en cualquier momento?

Sí, el trabajador puede solicitar en cualquier momento el registro salarial o retributivo, pero deberá hacerlo a través de los representantes legales de los trabajadores.

Para empresas en las que no haya representación legal de los trabajadores, se podrá recurrir a solicitarlo a través del juzgado de lo social. Aunque atendiendo a la Ley de Protección de Datos, en este caso, podría negarse a facilitar el registro a un trabajador, puesto que se correría el riesgo de conocer de manera individualizada el salario de otros trabajadores, algo que no es el objetivo de este registro.

¿Cada cuanto tiempo hay que renovar el registro?

Puesto que el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a informar a los representantes de los trabajadores de la aplicación de las medidas relativas a la igualdad de trato y oportunidades entre hombres y mujeres de manera anual y dentro de esto se incluye el registro de salarios, lo lógico es realizar y actualizarlo cada año.

Aunque si dentro de ese período de un año se realizan cambios significativos en la estructura retributiva, la actualización debería realizarse en ese momento.

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