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Registro salarial obligatorio. Todo lo que necesitas saber para implantarlo

11 Mins read

Entre las medidas que entraron en vigor en marzo de 2018 con el Real Decreto-Ley 6/2019 de Medidas Urgentes para la Garantía de Igualdad de Trato y Oportunidades entre Hombres y Mujeres en el Empleo y la Ocupación, se encuentra la obligación de registrar los salarios de los empleados por parte de la empresa. En esta entrada os explicamos qué es y en qué consiste el registro salarial obligatorio.

¿Qué es el Registro Salarial?

El registro salarial es la medida que obliga a las empresas a realizar un registro o auditoría de los salarios de sus empleados diferenciados por género, para lo que se tiene en cuenta los valores medios de salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales.

Como decíamos, el registro de los salarios es una medida entró en vigor el marzo de 2018 y con ella se pretende eliminar las diferencias salariales entre mujeres y hombres que, a día de hoy, todavía siguen existiendo en el ámbito laboral como una más de las situaciones que forman parte de la brecha de género.

Para ello re hizo una nueva redacción del artículo 28 del Estatuto de los trabajadores, donde se aclara el concepto de «trabajo de igual valor» (que explicaremos más adelante) y cuyo primer apartado dice:

El empresario está obligado a pagar por la prestación de un trabajo de igual valor la misma retribución, satisfecha directa o indirectamente, y cualquiera que sea la naturaleza de la misma, salarial o extrasalarial, sin que pueda producirse discriminación alguna por razón de sexo en ninguno de los elementos o condiciones de aquella.

 

Un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes.»

¿Qué empresas están obligadas por ley a contar con un registro salarial?

Todas las empresas están obligadas por ley a llevar un registro salarial, independientemente del número de trabajadores de su plantilla, así lo estipula el apartado 2 del artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores:

El empresario está obligado a llevar un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.

Aunque empresas con más de 50 trabajadores están obligadas, además, a calcular la brecha salarial total y en caso de que supere el 25% de diferencia entre géneros, deberá justificar el motivo (cómo veremos más adelante).

Obligaciones del empresario

Realizar el registro salarial en las empresas conlleva una serie de obligaciones para el empresario debe cumplir, de la misma forma que debe cumplir con las obligaciones que exige la ley para no cometer discriminación laboral en la organización.

Registro de todos los datos salariales

El empresario tendrá que hacer un registro de los salarios medios, así como de los complementos salariales (horas extra, guardias, etc.) y las percepciones extrasalariales (kilómetros, dietas, etc.), con los datos desagregados por sexo para cada uno de los puestos de trabajo iguales o de igual valor.

Diferencias salariales justificadas

Como decíamos, si en empresas de plantillas con más de 50 trabajadores, la diferencia de las retribuciones percibidas por sexo es superior al 25% respecto al conjunto de las percepciones satisfechas de todos los trabajadores o la media de las percepciones satisfechas de hombres y mujeres, el empresario deberá justificar que los motivos de la diferencia no se deben al sexo de los trabajadores. Dicha justificación debe adjuntarse al registro salarial.

Acceso a la información

El registro salarial por sexos debe ser accesible para los representantes de los trabajadores y la Inspección de Trabajo y, a través de ellos, para los trabajadores. Si bien, es importante señalar que este documento no está concedido para saber si un trabajador cobra más que otro, sino para comprobar si existe desigualdad salarial entre hombres y mujeres en la empresa.

¿Qué debe incluir el registro salarial?

El registro salarial por género debe incluir, como ya hemos mencionado, los siguientes valores desagregados por sexos:

  • Valores medios de salarios
  • Valores medios de complementos salariales
  • Valores medios de las percepciones extrasalariales

A esto se debe añadir los elementos comparativos por categoría profesional, grupo profesional, puesto de trabajo igual en una función de la jornada laboral o la hora trabajada.

Ejemplo de Modelo para el registro salarial

La ley no especifica ningún tipo de modelo de registro salarial oficial, por lo que las empresas tienen libertad de forma para crear el documento, siempre que como mínimo cumpla con los tres valores que debe aportar y que hemos visto en el apartado anterior, y estén desagregados por sexo.

Os dejamos un modelo de registro salarial para 2020 para descargar, que podréis utilizar para vuestra empresa. Es un modelo muy sencillo, pero que recoge los elementos obligatorios que debe contemplar.

Ejemplo modelo de registro salarial

¿Quién debe encargarse de realizarlo?

La ley tampoco especifica quién debe encargase de realizar el registro salarial, pero aparte de tener conocimientos sobre recursos humanos o administración, es recomendable que lo lleve a cabo una persona con formación especializada en igualdad, como puede ser el delegado de igualdad de la empresa.

Una persona con formación especializada en igualdad contará con el conocimiento y las herramientas necesarias y específicas para interpretar los resultados del registro salarial y determinar si las diferencias que surjan de él se deben al sexo de los trabajadores o a otros  motivos.

Normativa respecto a la Brecha Salarial de Género

De la misma manera que la obligación de elaborar y registrar un plan de igualdad para empresas con plantillas superiores a 50 empleados, la normativa del registro de salarios por sexos surge del ya citado Real Decreto-Ley 6/2019 para combatir la brecha salarial existente, que en los casos más graves alcanza el 30%.

De hecho, los planes de igualdad deben incluir obligatoriamente una auditoria salarial, así como medidas de corresponsabilidad y de prevención del acoso sexual en el trabajo.

¿Cuándo se aplica esta nueva normativa?

Esta normativa respecto al registro salarial se aplica sin excepción a todo tipo de empresas, independientemente del sector u actividad y siempre dentro del ámbito de aplicación del Estatuto de los Trabajadores. De manera que se quedarían fuera, las Relaciones Laborales de Carácter Especial, concretamente las de la alta dirección de la empresa, y aquellas entre los profesionales autónomos que trabajen para la empresa.

¿Qué pasa si incumples? Sanciones

Hay que tener en cuenta que el incumplimiento de la obligación de llevar el registro salarial por parte de la empresa tiene se considera una infracción grave, tal y como se recoge en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (artículos 7.5 y 13).

La sanción puede suponer una multa con importes que de los 625 a los 6.250 euros. Además de las posibles sanciones accesorias que se pueden imponer por no cumplir con las medidas de igualdad, como perder ayudas y subvenciones o cualquier beneficio derivado de la aplicación de los programas de empleo.

Cómo realizar el registro de salarios en la empresa

Para poder realizar el registro de salarios de la empresa es necesario conocer todos los datos salariales de los trabajadores, así como otros aspectos relacionados con el salario que se deben tener en cuenta porque pueden afectar a estos.

De tal manera que tendremos que recopilar los datos de salarios anuales divididos por sexos y puesto de trabajo (se deben usar los datos del año anterior al que se realiza el cálculo de la brecha salaria, es decir, en 2020 haremos el cálculo de 2019).

Son aspectos salariales:

  • Salario base anual
  • Complementos salariales
  • Percepciones extrasalariales
  • Dietas
  • Retribuciones en especie

Son aspectos no salariales (pero que deben tenerse en cuenta):

  • Situación familiar
  • Número de hijos menores de 18 años
  • Reducciones de jornada por conciliación

Obtener datos sobre la brecha salarial de la empresa

Es necesario obtener o crear una base de datos de todos los trabajadores de la empresa, en la que por cada trabajador se recoja toda la información referente a su salario, contrato, puesto actual y datos personales (si bien, estos datos deberán esta anonimizados):

  • Datos del trabajador:
    • Sexo
    • Fecha de nacimiento
    • Nivel de estudios
    • Situación familiar (de acuerdo al modelo 145 de la AEAT)
    • Número de hijos (de acuerdo al modelo 145 de la AEAT)
    • Nacionalidad
    • Experiencia anterior
    • Formación de entrada
  • Contrato:
    • Fecha de contratación
    • Fecha de antigüedad en la empresa
    • Tipo de contrato
    • Horas anuales de trabajo según convenio colectivo
    • Tipo de jornada
    • Número de jornadas trabajadas en el período de referencia
    • Si existe reducción de jornada y el motivo
    • Horas anuales de formación
    • Salario anual inicial
  • Puesto actual:
    • Nombre del puesto de trabajo
    • Departamento en el puesto actual
    • Fecha desde la que ocupa el puesto actual
  • Retribución:
    • Salario base
    • Complementos salariales totales
    • Complementos no salariales totales
    • Días con baja laboral
    • Retribuciones dinerarias (según modelo 190 del IRPF)
    • Retribuciones variables
    • Retribución por horas extra y número de horas extras realizadas

Lo ideal es introducir toda esta información en un programa de cálculo con el que podemos representar gráficamente la información y poder así interpretarla de una forma más fácil.

Valores medios de los salarios, complementos salariales y pluses extrasalariales

Cuando se establezca un valor medio de los salarios, complementos salariales y pluses extrasalariales, se de escoger un unidad de referencia temporal. Esto es importante cuando entra en juego la reducción de jornada o el trabajo a tiempo parcial, más habitual en mujeres por la guarda legal de menores (por ejemplo). En este caso, si se coge el salario anual o mensual puede parecer que existe desigualdad en los salarios.

Esto no ocurriría si para el valor medio se escoge el salario hora de trabajo, ya que en este no se tienen en cuenta ni reducciones de jornada o contratos a jornada completa o parciales.

Las empresas tienen libertad para establecer el salario medio por hora, diario, mensual o anual, dependerá de lo que considere más oportuno para su registro de salarios.

Distribución por grupos o categorías profesionales, nivel de responsabilidad y exigencias del puesto

Dado que no nos serviría de nada comparar los sueldos de trabajadores con diferentes cualificaciones, la ley permite agruparlos de tres maneras diferentes, de manera que la agrupación tenga la mayor objetividad posible:

  • Por grupo profesionales (de acuerdo a lo que establezca el convenio colectivo).
  • Por categorías profesionales (en función del grupo de cotización)
  • Por puestos de trabajo de igual valor.

Aparte, también se puede asignar a cada puesto de trabajo un nivel de responsabilidad (puesto que esto también puede influir en el salario) de mayor a menor, asignando a cada nivel un valor (por ejemplo, podemos utilizar letras o números). Así mismo, también se puede realizar lo mismo con el nivel de exigencia del puesto.

¿Que se considera trabajo de igual valor?

El artículo 28 del Estatuto de los trabajadores nos dice que se debe considerar trabajo de igual valor:

Un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes.

Es decir, que consideramos trabajo de igual valor cuando:

  • Las condiciones de realización del mismo son idénticas.
  • Las cualificaciones y capacidades que se requieren para su desempeño son iguales.
  • Se requieren los mismos niveles de esfuerzo.
  • Implica el mismo nivel de responsabilidad asimilable.

¿Dónde reside la dificultad de obtener estos datos?

Ya  hemos visto la cantidad de datos que es necesario recopilar de cada trabajador para poder llevar a cabo el registro salarial y el análisis de la brecha salarial en la empresa, por lo que es podéis imaginar que no obtener todos esos datos no resulta fácil.

El principal problema reside en que la mayoría de las empresas no cuentan con un registro de esta información de forma segregada por persona, mes y año en un formato que sea relativamente sencillo de editar (un Excel, un documento de Word). Además, esto habría que sumar el tiempo que puede llegar a tardar en hacerse la recopilación de los datos (especialmente en empresas con grandes plantillas).

En cualquier caso, es de esperar que con el tiempo y la necesidad de cumplir esta obligación, las empresas implementen herramientas y mecanismos que agilicen la recopilación de estos datos.

Analizar los datos y preparar la información para iniciar el registro salarial

Una vez se tengan todos los datos, el siguiente paso es analizarlos y preparar la información para poder iniciar el registro salarial con el que podremos determinar si existe o no desigualdad salarial por motivo de sexo en la empresa.

Si hemos sido meticulosos a la hora de recopilar los datos de cada trabajador, este paso será relativamente más fácil, puesto que tendremos localizada y categorizada toda la información que nos hará falta para realizar el registro salarial.

Para poder llevar a cabo el análisis de la brecha salarial con el registro salarial, se deben hacer una serie de cálculos necesarios para llevar a cabo la comparación:

  • La antigüedad en base a la fecha en la que se incorporó por primera vez a la empresa (será necesario agrupar la antigüedad dentro de períodos de años, por ejemplo, de 0 a 1 años, de 1 a 5 años, de 5 a 10 años, etc.).
  • Para comparar en base al número de hijos, se agruparán por cantidad (0 hijos, 1-2 hijos o más de 3 hijos).
  • Número de horas trabajadas.
  • Salario base más los complementos (será la suma del salario base anual, complementos salariales totales y complementos no salariales totales).
  • Los datos se normalizarán en función de las horas trabajadas, dividiendo por el número de horas trabajadas, obteniendo:
    • Salario base más complementos normalizado.
    • Salario base anual normalizado.
    • Complementos salariales y no salariales normalizados.
    • Retribuciones dinerarias, planes de pensiones y dietas normalizados.

Con estos datos y la información que se desprende ellos, se podrán elaborar gráficos que permitirán un mejor análisis de la brecha salarial, como por ejemplo, la diferencia salarial entre puestos y tipo de contrato de trabajo o la diferencia salarial entre puestos y rango de número de hijos o la diferencia salarial por puestos y rangos de antigüedad.

Preguntas frecuentes

Aunque no tenga la obligación de tener un Plan de Igualdad en mi empresa, ¿debo hacer un Registro Salarial?

Todas las empresas deben llevar a cabo un registro salarial, con independencia del tamaño de la misma, a diferencia de lo que ocurre con el Plan de Igualdad, donde las empresas con entre 150 y 250 trabajadores están obligadas desde el 8 de marzo de 2020 tener este plan.

¿El trabajador puede solicitar el registro de salarios en cualquier momento?

Sí, el trabajador puede solicitar en cualquier momento el registro de salarios, pero deberá hacerlo a través de los representantes legales de los trabajadores.

Para empresas en las que no haya representación legal de los trabajadores, se podrá recurrir a solicitarlo a través del juzgado de lo social. Aunque atendiendo a la Ley de Protección de Datos, en este caso, podría negarse a facilitar el registro a un trabajador, puesto que se correría el riesgo de conocer de manera individualizada el salario de otros trabajadores, algo que no es el objetivo de este registro.

¿Existe algún software que me pueda ayudar a realizar el registro salarial?

Sí, existen softwares que pueden ayudar a realizar el registro salarial, especialmente aquellos destinados a la gestión de nóminas o de recursos humanos, puesto que permiten desglosar y extraer la información salarial necesaria para elaborar el registro.

Dos ejemplos:

¿Cada cuanto tiempo hay que renovar el registro?

Puesto que el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores obliga a las empresas a informar a los representantes de los trabajadores de la aplicación de las medidas relativas a la igualdad de trato y oportunidades entre hombres y mujeres de manera anual y dentro de esto se incluye el registro de salarios, lo lógico es realizar y actualizarlo cada año.

Aunque si dentro de ese período de un año se realizan cambios significativos en la estructura retributiva, la actualización debería realizarse en ese momento.

Posibles sanciones a la empresa

Recordamos que no cumplir con esta normativa y no llevar el registro salarial de la empresa se considera una infracción grave de la LISOS y que conlleva sanciones que van de los 625 euros a los 6.250 euros.

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Licenciada en Periodismo por la Universidad Complutense de Madrid. Redactora de contenidos informativos, jurídicos y empresariales, Internet, nuevas tecnologías, entorno digital, ciberseguridad y protección de datos.
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