Implementar un canal de denuncias en la empresa, o cualquier otro tipo de organización privada o pública, no solo ayudará a detectar de manera temprana la posible comisión de irregularidades o delitos por parte de miembros de la empresa u organización, sino que también aporta otra serie de ventajas y beneficios para esta. En este artículo revisamos las principales ventajas del canal de denuncias para cualquier organización.
¿Qué ventajas y beneficios tiene contar con un canal de denuncias en tu empresa?
Con empresas cada vez más concienciadas con el compliance (o cumplimiento normativo) y su importancia y papel para evitar la comisión de ilícitos dentro de la entidad, el canal de denuncias interno cobra, también, cada vez más relevancia, porque un sistema de gestión de compliance o un programa de compliance sin canal de denuncias es un sistema o programa ineficaz e insuficiente, ya que el canal de denuncias interno, en las empresas que realmente quieran prevenir la comisión de delitos y mostrar su compromiso con la legalidad, es una herramienta fundamental e indispensable.
Pero más allá de esa necesidad, hay otras ventajas y beneficios del canal de denuncias para las empresas, especialmente cuando este está gestionado por un tercero externo, como puede ser una consultoría especializada en compliance, que merece la pena tener en cuenta si se está valorando su implementación en la compañía. Beneficios y ventajas del canal de denuncias que vamos a enumerar y describir a continuación:
1.- Prevención y detección temprana de conductas delictivas o ilícitas
La prevención y detección temprana de conductas delictivas o ilícitas dentro de la empresa, cometida por cualquier de sus miembros, es uno de los principales objetivos del canal de denuncias, y también uno de sus principales beneficios, ya que una detección temprana de este tipo de acciones y conductas, permite a la empresa estar informado sobre ello y poder ponerle solución antes de que vayan a más o acaben derivando en infracciones o delitos más graves y con mayores y peores consecuencias para la propia empresa.
Esta prevención y detección temprana también evitará que las víctimas de determinadas conductas sigan sufriendo posibles daños y perjuicios, ya que pondrá antes fin a la situación y se tomarán las medidas correspondientes para protegerlas mientras se desarrolla todo el proceso de investigación y sancionador.
Así mismo, también valorar la necesidad de poner en conocimiento de las autoridades correspondientes las conductas denunciadas, especialmente cuando estamos ante actos que pueden ser constitutivos de delitos.
2.- Permite un mejor control y gestión de las denuncias
El canal de denuncias es una herramienta diseñada para llevar una gestión adecuada de las denuncias recibidas en la empresa y, por lo tanto, permite tener un mejor control sobre todo el proceso, desde la recepción de las denuncias hasta su tramitación y, en caso de ser preceptivo, su investigación.
Cualquier software de canal de denuncias permite, además, llevar un registro de las denuncias recibidas, las archivadas y las tramitadas e investigadas, de manera que todo el proceso queda documentado y registrado, tal y como requiere la Ley de protección del denunciante de corrupción para aquellas empresas y organizaciones en las que es obligatorio el canal de denuncias.
3.- El canal de denuncia externo asegura imparcialidad e independencia y una adecuada protección de datos personales
Por un lado, la Ley de protección del denunciante de corrupción, siguiendo las indicaciones de la Directiva Whistleblowing de la UE, establece que el responsable del canal de denuncias debe ser independiente y autónomo para cumplir con sus funciones, y, por otro lado, las investigaciones deben ser imparciales y libres de cualquier presión por parte de la empresa, algo que un canal de denuncias externo puede garantizar mucho mejor que un canal de denuncias gestionado internamente.
Además, la ley también requiere que el canal de denuncias cumpla con la normativa de protección de datos, por ello, con un gestor externo se tendrá el canal de denuncias y Delegado de Protección de Datos, figura necesaria en las organizaciones que tengan que implementar esta herramienta, dado que en la gestión de las denuncias se tratan datos personales del denunciante, del denunciado y de los testigos.
4.- Promoción de la cultura ética y fomento de la transparencia dentro de la empresa
Tener un canal de denuncias promueve la cultura ética dentro de la empresa y entre sus miembros, además de fomentar la transparencia, puesto que a través del canal de denuncias se persiguen comportamientos ilícitos e irregularidades tanto para ponerles fin como para castigarlos, incluidas aquellas conductas que sean contrarias al código ético de la empresa.
5.- Se protege a los denunciantes
El canal de denuncias, implementado de acuerdo a la ley, cuenta con mecanismos de gestión que permiten proteger a los denunciantes ante posibles represalias, tanto de compañeros como de superiores, lo que fomenta a su vez el uso de canal cuando miembros de la empresa o incluso personas externas con alguna relación con ella, son testigos de la comisión de un delito o irregularidad.
Cabe recordar que la adopción de medidas de protección y apoyo a los denunciantes son una obligación para la empresa y organización y que deben ser comunicadas a cualquier persona que pueda usar el canal de denuncias.
6.- Facilita y anima a la presentación de denuncias
Ya lo hemos adelantado, pero un canal de denuncias que garantice la protección de los denunciantes, que permita y gestione de manera adecuada las denuncias, incluidas las denuncias anónimas, facilita y anima a los miembros de la empresa y otras personas con alguna relación con ella a denunciar conductas o acciones ilícitas o irregulares de las que puedan ser testigos y evitar así la prolongación el tiempo de la irregularidad o el delito, poder ponerle fin y llevar a cabo la correspondiente investigación interna y, en caso de ser necesario, ponerlo en conocimiento de las autoridades correspondientes.
7.- Evita la presentación de denuncias falsas
Siempre que el canal de denuncias cuente con un protocolo de uso adecuado y público, en el que se establezcan las consecuencias por presentar denuncias falsas o infundadas (disciplinarias y sancionadoras dentro de los límites marcados por la ley), se podrá evitar que los empleados utilicen este canal para hacer denuncias falsas que puedan entorpecer las funciones del canal de denuncias.
8.- Puede evitar la llegada al proceso judicial y la exposición pública
El canal de denuncias conlleva también la ejecución de un proceso de investigación interna de aquellas denuncias que se admitan a trámite por la persona o equipo responsable del canal de denuncias, lo que permite la resolución de los hechos denunciados dentro de la propia empresa, evitan acabar envuelta en un posible proceso judicial y la consiguiente exposición pública que este significa y que afectaría a la imagen y reputación de la empresa.
Cabe recordar que aunque ciertas conductas y acciones denunciadas puedan resolver a nivel interno, en aquellos casos en que pueda estar cometiéndose un delito, la empresa deberá ponerlo en conocimiento de las autoridades correspondientes y, en su caso, presentar una denuncia.
9.- Reducción costes económicos derivados de sanciones administrativas
Puesto que el objetivo de un canal de denuncias es prevenir y detectar la comisión de irregularidades, una de las principales ventajas del canal de denuncias es ahorrar costes a la empresa derivados de la imposición de sanciones administrativas (como, por ejemplo, por vulnerar la normativa laboral, la fiscal, la de igualdad o la normativa de protección de datos).
Si gracias al canal de denuncias la empresa detecta que se está cometiendo una posible infracción, podrá ponerle fin al hecho, antes de que derive en una denuncia y su correspondiente inspección y sanción.
10.- Mejora de la imagen y reputación de la empresa y disminución del impacto reputacional
Otro de los beneficios del canal de denuncias es que al ser público, este demuestra el compromiso de la empresa con el cumplimiento normativo y la ética, y, por tanto, mejora su imagen y reputación ante la sociedad, así como entre sus propios empleados.
Y en el caso de que verse envuelta en un proceso judicial, el hecho de que haya sido la denuncia a través del canal de denuncias la que lo haya expuesto y que la empresa colabore con el proceso de investigación judicial, disminuirá notablemente el impacto negativo en su reputación.
11.- Mejora el ambiente de trabajo
Tener un canal de denuncias es señal de la implicación de la empresa en la persecución y resolución de conductas irregulares e ilícitas, sea quien sea el perpetrador de las mismas, lo que genera, especialmente cuando existen consecuencias reales y disciplinarias para estos, un mejor ambiente de trabajo, en el que los empleados saben que cuentan con una herramienta a la que pueden acudir si son testigos de irregularidades o víctimas de comportamientos ilícitos ellos mismos (como puede ser, por ejemplo, el acoso laboral o el acoso sexual).
12.- Aumenta la confianza de los stakeholders
Otra de las principales ventajas del canal de denuncias es que aumenta la confianza de los stakeholders en la empresa u organización (empleados, clientes, socios, inversores, etc.). Cómo decíamos más arriba, tener un canal de denuncias es una seña del compromiso de la empresa con la transparencia, la ética y el cumplimiento normativo, con el hacer y desarrollar su actividad dentro de la legalidad, cumpliendo aquellas obligaciones normativas, tanto externas como internas.
Y tener la confianza de sus stakeholders implica retener talento y clientes, acceder a nuevos socios o inversores y oportunidades de financiación y expansión, y, en definitiva, aumentar sus beneficios económicos.
13.- Cumplir con la ley
Finalmente, tener implementado un canal de denuncias significa cumplir con la Ley de protección del denunciante de corrupción para aquellas empresas y organizaciones obligadas a tener el canal de denuncias y evitar las sanciones derivadas por no tenerlo (que pueden alcanzar hasta el millón de euros en los casos más graves).
En definitiva, tanto si tu empresa está obligada a tener canal de denuncias como si estás pensando en implantarlo de manera voluntaria, tener esta herramienta aportará a tu empresa todas las ventajas y beneficios que hemos ido enumerando, especialmente si apuestas por un canal de denuncias externo. Si tienes alguna duda o necesitas más información sobre el canal de denuncias, no dudes en ponerte en contacto con Grupo Atico34 para resolverlas.