La auditoría de protección de datos es una de las herramientas fundamentales para comprobar y evaluar el nivel de cumplimiento de la normativa de protección de datos en empresas y organizaciones, pero ¿en qué consiste?, ¿es la auditoría de protección de datos obligatoria?, ¿quién debe hacerla? En este artículo responderemos a estas y otras cuestiones relativas a la auditoría LOPD/RGPD.
En este artículo hablamos de:
¿Qué es la Auditoría de protección de datos?
La auditoría de protección de datos, también llamada auditoría LOPD o auditoría RGPD, es un proceso de verificación tanto de los tratamientos de datos personales que hace la empresa u organización, como de las medidas de seguridad técnicas y organizativas implementadas por el responsable del tratamiento, así como su eficacia, de los encargados del tratamiento y de la finalidad para la que se destinan los datos recabados.
Por lo tanto, y como decíamos en la introducción, la auditoría de protección de datos (no confundir con auditoría de datos) verifica y evalúa el nivel de cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD (o LOPD) en una empresa u organización que realiza cualquier tipo de tratamiento de datos personales.
El principal objetivo de una auditoría de protección de datos es comprobar el nivel de cumplimiento y la adecuación a la normativa de protección de datos de una empresa u organización, es decir, comprobar cómo y en qué medida cumple con las obligaciones y requisitos establecidos en el RGPD y la LOPD respecto a los tratamientos de datos personales que realiza.
¿Cómo se realiza una auditoría de protección de datos?
Aunque no podemos hablar de una auditoría de protección de datos modelo, sí que existe una estandarización de los procedimientos de auditoría, que podemos dividir en cuatro fases que nos permitirán obtener los datos necesarios para elaborar el informe final que se presentará a la empresa, el encargado de seguridad y el DPO (si cuenta con él).
A continuación vemos cada una de las fases de la auditoría de cumplimiento en protección de datos:
Las 4 Fases de una Auditoría de Protección de Datos
1ª Fase: Revisión de la documentación de la empresa
El primer paso para elaborar una auditoría RGPD/LOPD es la identificación y recopilación de datos, para lo que es necesario revisar los documentos de la empresa; comprobando que todos los contratos de protección de datos estén firmados, se cuenta con el consentimiento expreso de los interesados para el tratamiento de sus datos, se cumplan los fines para los que se recabaron dichos datos, se hayan firmado los acuerdos de confidencialidad necesarios y aquellos contratos de necesarios para la cesión de datos a terceros.
2ª Fase: Planificación de la autoría
Durante la auditoría de protección de datos será necesario entrevistar al personal, por lo que se deben planificar estas entrevistas, además de reunir toda la documentación necesaria que incluya datos personales, y que ya hemos citado en el punto anterior, para resolver cualquier duda respecto a dicha documentación.
Así mismo, se analizan las medidas de seguridad técnicas y organizativas implementadas por la empresa y los sistemas de tratamiento empleados.
3ª Fase: Análisis y documentación del nivel de cumplimiento de la empresa con la LOPDGDD y el RGPD
El siguiente paso es analizar y verificar el cumplimiento con la LOPD y el RGPD, es decir, revisar si están cumpliendo todos los requisitos obligatorios en materia de protección de datos dentro de la empresa, utilizando para ello la información y los datos recopilados en las fases anteriores.
Esto servirá para detectar errores y vulnerabilidades que deben ser subsanadas.
4ª Fase: Elaboración y presentación del informe
La última fase de la auditoría de protección de datos es elaborar un informe final con los resultados de la auditoría. En este informe se detallarán aquellos aspectos a mejorar, las posibles deficiencias y las propuestas del auditor para mejorar y solucionar estos problemas y cumplir así con las exigencias normativas.
Este informe se debe presentar tanto a la dirección de la empresa como al encargado de seguridad y el DPO (si lo hubiera), para que se puedan tomar las medidas correctoras oportunas. Para que elaborar este informe sea más sencillo, es conveniente contar con una plantilla para auditoría RGPD.
¿La auditoría LOPD / RGPD es obligatoria en 2023?
Ni el RGPD ni la LOPD actual recogen específicamente la obligación de realizar la auditoría de protección de datos.
Ahora bien, que no se recoja explícitamente la obligatoriedad de realizar una auditoría LOPD / RGPD, no significa que no sea necesario hacerla, puesto que el RGPD sí que establece en sus artículos 24 y 32 la obligación de responsables y encargados del tratamiento de evaluar la eficacia de las medidas de seguridad técnicas y organizativas adoptadas por la empresa u organización.
El artículo 24 dice que las medidas técnicas y organizativas se revisarán y actualizarán «cuando sea necesario». Mientras que el artículo 32 obliga a responsables y encargados del tratamiento a someter a las medidas de seguridad a «un proceso de verificación, evaluación y valoración regular de la eficacia […] para garantizar la seguridad del tratamiento».
Así, la mejor manera para cumplir con la LOPD y el RGPD, es realizar auditorías de protección de datos con carácter periódico, ya que sus informes nos servirán para determinar el nivel de cumplimiento de nuestra empresa y ayudarnos a evitar denuncias, reclamaciones y multas, como las que podéis ver en algunos de los ejemplos de sanciones por no cumplir la Ley de protección de datos.
Sin embargo, sí que hay una instancia en la que la auditoría de protección de datos sí es obligatoria; cuando la empresa quiere obtener el certificado LOPD, ya que para ello deberá someterse a un proceso de auditoría por parte de la entidad certificadora. Para superar este proceso con garantías, haber efectuado previamente una auditoría de protección de datos a nivel interno o hecha por una consultoría de protección de datos externa, es fundamental.
Por lo tanto, ante la pregunta ¿cuándo es obligatorio una auditoría de protección de datos?, la respuesta es solo en caso de querer certificar el cumplimiento de la normativa.
¿Necesitas realizar una auditoría de protección de datos para tu empresa?
Cómo dijimos más arriba, pese a que no existe la obligatoriedad explícita para realizar las auditorías de protección de datos, se recomienda hacerlas no solo para asegurarnos de que la empresa cumple completamente con el RGPD y la LOPD, sino también de cara a demostrar ese cumplimiento ante la AEPD en el caso de una denuncia y un proceso de inspección. Además, los informes de auditoría servirán para subsanar problemas y errores antes de que terceros puedan denunciarte por ello, evitando así males mayores (y posiblemente, costosos) a tu empresa.
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La protección de datos en empresas nunca puede darse por completa, si no sometemos nuestras medidas, procesos y procedimientos en materia de protección de datos a la correspondiente auditoría.
Sin embargo, realizar esta tarea requiere de conocimientos en la materia y también de una objetividad de la que, usualmente, la auditoría de protección de datos interna carece. Por ello, la mejor opción es recurrir a un servicio de protección de datos para que ellos lleven a cabo la auditoría.
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Y si te preguntas si el precio de la auditoría de protección de datos merece la pena, debes verlo como una inversión y una forma de evitar posibles sanciones por incumplimiento, que sin duda, le costarán más caro a tu empresa.
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