Auditoría de protección de datos LOPD/RGPD ¿es obligatoria?

Se trata de una duda recurrente, ¿tienen las empresas obligación de hacer una auditoría de protección de datos? En este artículo explicaremos tanto en qué consiste este tipo de auditoría LOPD, cuándo debe hacerse y si tiene carácter obligatorio.

¿Qué es la Auditoría de protección de datos?

La auditoría de protección de datos personales es una evaluación del tratamiento de los datos personales que hace la empresa, de cómo se gestionan y qué medidas de seguridad están implementadas, así como su eficacia, de quiénes son los responsables y de la finalidad para la que se recogen los datos.

Objetivos de una auditoria de protección de datos

La auditoría LOPD de una empresa tiene por objetivo comprobar que las acciones que ha adoptado esta cumplan con los requerimientos establecidos en la legislación. Puede ser interna, realizada por la propia empresa, o un experto contratado; pero el Informe de Auditoría ha de incluir:

• Estudio de la situación actual de la empresa.
• Comprobar que la empresa recoge, trata y/o almacena datos de carácter personal cumpliendo las normativas establecidas en la LOPD.
• Analizar si existen cesiones y/o transferencias internacionales actualmente, y que su procedimiento es correcto conforme a derecho.
• Verificar si se firman los contratos con las personas o entidades que tienen acceso a los datos.
• Revisión de procedimientos, reglas, normativas y patrones de seguridad elaborados y establecidos en el organismo.
• Revisión del cumplimiento de las políticas internas de la empresa.
• En caso de haber existido una auditoría previa, análisis del Informe de Auditoría para conocer las deficiencias en el momento de su creación, las medidas de corrección propuestas a la empresa, si éstas han sido implantadas, y las faltas corregidas.

Verificar y constatar las deficiencias en materia de cumplimento de la LOPD-GDD y RGPD que comete la empresa

Como uno de sus objetivos, las auditorías de protección de datos deben verificar y constatar aquellas deficiencias que puedan poner en riesgo los datos personales que maneja la empresa. Un buen punto de partida para llevar a cabo esta función es recurrir al Documento de Seguridad y comprobar qué medidas técnicas y organizativas se han implementado para garantizar la seguridad de los datos, cuáles no se han implementado y aquellas que puedan presentar alguna vulnerabilidad que sea necesario subsanar.

Además, se deben revisar las medidas de seguridad de los sistemas informáticos de la empresa, para poder comprobar deficiencias y proponer las medidas correctoras necesarias para subsanarlas. Aquí se incluye la seguridad de las bases de datos de la empresa, para las que podemos emplear herramientas de auditoría y protección de bases de datos (DAP), que nos ayudarán a mantener un control se seguridad constante y poder realizar revisiones más pequeñas pero periódicas de las mismas.

Estudiar en detalle los flujos de datos personales

También se deben estudiar y evaluar aquellos procedimientos internos sobre los que el RGPD y la LOPD tienen un especial impacto, de manera que se ajusten a la normativa actual.

Concienciar y preparar al personal en la mejora de la seguridad de los datos de clientes y usuarios

Dado que muchas veces el factor humano es el que mayores vulnerabilidades representa, el informe de la auditoría también debería servirnos para reforzar y mejorar la preparación del personal en materia de seguridad de los datos personales, concienciándoles de la importancia de la protección de datos y presentando los problemas y riesgos que se  hayan detectado.

Tipos de Auditoría LOPD/RGPD

La auditoría de protección de datos RGPD puede realizarse con la propia plantilla de la empresa como un servicio contratado.

Auditoría interna: con personal especializado en la misma plantilla

Si dentro de la plantilla de la empresa, se cuenta con personal especializado en materia de protección de datos, esta podrá llevar a cabo la auditoría RGPD, realizándola de acuerdo a las fases que veremos más adelante, y presentando el informe correspondiente a la empresa y al encargado del tratamiento o responsable del tratamiento, para que tomen las medidas adecuadas en caso de ser necesarias.

Sin embargo, no se recomienda que la auditoría se haga de manera interna, por un lado, porque se pierde objetividad, y por otro lado, porque la protección de datos es un tema complejo que necesita conocimientos especializados sobre la materia y las leyes vigentes.

Auditoría externa: contratando un despacho profesional

Las auditorías LOPD las llevará a cabo una asesoría o despacho profesional, especialista en materia de protección de datos, que se encargará de revisar todos los procedimientos de tratamiento de datos personales de la empresa, los sistemas informáticos, las medidas de seguridad y todas las exigencias de la normativa actual de protección de datos, para presentar después un informe con el resultado de la evaluación y las propuestas que en materia de seguridad y protección de datos es necesario implementar.

¿Necesitas auditar el grado de cumplimento de tu empresa con la Ley de protección de datos?

Tenemos que avisarte. Si todavía no has hecho una auditoría de protección de datos, tu empresa está en riesgo. Lo más probable es que no hayas adoptado las medidas de seguridad necesarias para garantizar la integridad de la información que manejas. Y esto se puede traducir en denuncias y sanciones por parte de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).

El primer paso para adaptarte a la normativa es realizar una auditoría LOPD para evaluar los riesgos a los que se enfrenta la empresa derivados del tratamiento de datos, y de las obligaciones que ha de cumplir por ley.

Realizar la auditoría puede resultar complejo, pero afortunadamente puedes contar con ayuda profesional.

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¿Cómo se realizan las auditorías de protección de datos? 

La auditoría LOPD se debe realizar a través de una serie de fases que permitan obtener los datos necesarios para elaborar el informe final que se presentará a la empresa, el encargado de seguridad y el DPO (si se cuenta con él). Veamos un modelo de auditoría de protección de datos y sus diferentes fases.

Identificación y recopilación de los datos personales que gestiona la empresa

El primer paso para elaborar una auditoría RGPD obligatoria es la identificación y recopilación de datos, para lo que es necesario revisar los documentos de la empresa; comprobando que todos los contratos de protección de datos estén firmados, se cuenta con el consentimiento expreso de los interesados para el tratamiento de sus datos, se cumplan los fines para los que se recabaron dichos datos, se hayan firmado los acuerdos de confidencialidad necesarios y aquellos contratos de necesarios para la cesión de datos a terceros.

Así mismo, se revisarán aquellas modificaciones que se hayan podido hacer en el Documento de Seguridad.

Planificación de la auditoría

Durante la auditoría de protección de datos será necesario entrevistar al personal, por lo que se deben planificar estas entrevistas, además de reunir toda la documentación necesaria que incluya datos personales y que ya hemos citado en el punto anterior.

Análisis y documentación del nivel de cumplimiento de la empresa con la LOPDGDD y el RGPD

El siguiente paso es analizar y verificar el cumplimiento con la LOPD, es decir, revisar si están cumpliendo todos los requisitos obligatorios en materia de protección de datos dentro de la empresa, utilizando para ello la información y los datos recopilados en las fases anteriores.

Esto servirá para detectar errores y vulnerabilidades que deben ser subsanadas.

Creación y entrega del informe de auditoría con los resultados obtenidos

La última fase de una auditoría RGPD es elaborar un informe final con los resultados de la auditoría. En este informe se detallarán aquellos aspectos a mejorar, las posibles deficiencias y las propuestas del auditor para mejorar y solucionar estos problemas y cumplir así con las exigencias normativas.

Este informe se debe presentar tanto a la dirección de la empresa como al encargado de seguridad y el DPO (si lo hubiera), para que se puedan tomar las medidas correctoras oportunas. Para que elaborar este informe sea más sencillo, es convenientes contar con una plantilla para auditoría RGPD.

¿Es obligatoria la Auditoría de protección de datos para las empresas en 2021?

La auditoría de protección de datos es obligatoria si se recogen y tratan datos personales de nivel medio/alto. Esta auditoría de protección de datos debe realizarse, como mínimo, cada dos años, siempre y cuando las circunstancia de recogida y tratamiento de datos no hayan cambiado de forma sustancial.

Aunque la obligatoriedad de la auditoría RGPD solo afecta a las empresas o instituciones anteriormente citadas, para cualquier empresa es más que recomendable llevar a cabo una verificación, evaluación y valoración de las medidas técnicas y organizativas implementadas para asegurar la protección de datos personales. Y la forma más adecuada para llevar acabo esto es recurrir a la auditoría, puesto que permite conocer el estado del que parte la empresa, revisar todos sus sistemas de información y medidas para protegerlos y proponer soluciones allí donde se detecten problemas.

Realizar una auditoría legal del reglamento de protección de datos nos asegura el estar cumpliendo la ley.

¿Es recomendable auditar el cumplimiento LOPD/RGPD de tu empresa?

Sí. Contar con una auditoría de protección de datos mejora el funcionamiento interno de la empresa. Permite que todos los empleados sepan las pautas a seguir y aumenta la capacidad de respuesta de la empresa ante cualquier imprevisto.

No solo eso, sino que auditar el cumplimiento del RGPD y la LOPD contribuye a mejorar la imagen de la empresa con clientes, socios, inversores o administraciones públicas.

¿Qué precio tiene una auditoria de protección de datos?

El precio de una auditoría de protección de datos varía en función del tamaño de la empresa, el número de trabajadores y la categoría de datos personales que se manejen en la empresa. Por lo que es necesario evaluar estos aspectos previamente y así poder formular un presupuesto ajustado al cliente.

¿Quién debe valorar el informe de auditoría?

El modelo informe de auditoria realizado será evaluado por el responsable de seguridad, que es quien debe cerciorarse de que las medidas de seguridad se implanten y transmitir sus conclusiones al responsable del fichero o tratamiento para que este último lleve a cabo las medidas correctoras del informe y así dar cumplimiento a lo establecido en la Ley.

¿Cuándo hay que realizar una auditoría LOPD?

La anterior LOPD exigía realizar una auditoría bienal o cuando se efectuasen cambios sustanciales en el tipo de tratamiento de los datos personales e implicasen un cambio en las medidas de seguridad a adoptar.

Actualmente, se sigue recomendado realizar la auditoría de protección de datos cada dos años o cuando se hacen modificaciones significativas en el Documento de Seguridad.

¿Realizar una auditoría RGPD me puede librar de sanciones?

Aunque ya no es obligatorio realizar la auditoría de datos, sí que nos pueden sancionar en el caso de que no cumplamos con el deber de adoptar las medidas de seguridad necesarias para asegurarnos de que no se producen pérdidas, alteraciones o accesos no autorizados a los datos de carácter personal que maneja la empresa.

Estas sanciones van desde los 40.001 € a los 300.000 €, puesto que se consideran infracción grave por la LOPDGDD. Consulta más ejemplos de sanciones por no cumplir la ley de protección de datos,

Así que realizar la auditoría de protección de datos nos puede librar de estas sanciones, ya que nos ayudará a saber qué medidas de seguridad necesitamos implementar y qué vulnerabilidades es necesario subsanar.