Las empresas con más de 50 empleados deben tener implementado un canal de denuncias interno, pero ¿es posible externalizar la gestión de este canal? Es decir, ¿puede una empresa tener un canal de denuncias externo?
En este artículo hablamos de:
¿Qué es un canal de denuncias externo?
Un canal de denuncias externo o, de forma más exacta, el canal de denuncias gestionado de forma externa, es el canal de comunicación que una entidad pública o privada debe establecer para recoger las denuncias verbales o por escrito sobre los ilícitos que se produzcan dentro de la entidad.
Esta puntualización que hacemos sobre que se trata de un canal de denuncias gestionado de manera externa no es casual, porque el canal de denuncias externo propiamente dicho, es aquel canal del que disponen organismos oficiales, como el Banco de España, la AEAT o el SEPBLAC, para recoger denuncias sobre infracciones, es decir, son los canales de denuncias puestos a disposición de los ciudadanos por las autoridades competentes.
Por lo tanto, el canal de denuncias de gestión externa de una empresa es un canal de denuncias gestionado por un tercero, habitualmente un despacho de abogados.
Un canal de denuncias externo es aquel que recoge comunicación escrita o verbal acerca de infracciones ante las autoridades competentes. Es el que implantan autoridades y organismos de control como SEPBLAC, el Banco de España o Hacienda.
¿Se puede externalizar el canal de denuncias?
Sí, la Directiva 2019/1937 o Directiva Whistleblowing permite que el canal de denuncias de cualquier entidad pueda ser gestionado por un tercero externo, si bien, una vez se admita la denuncia y se cree el expediente, la investigación y tramitación de la misma deberá llevarla a cabo el comité ético de la entidad o el organismo designado para ello.
Normativa que lo regula
Como ya hemos adelantado, la gestión externa del canal de denuncias está contemplada en la Directiva Whistleblowing. Además, la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado también recoge la posibilidad de externalizar la gestión del canal de denuncias, siempre y cuando el compliance officer sea un órgano de la entidad.
¿Cómo funciona un canal de denuncias externo?
El canal ético externo es, habitualmente, un buzón de correo electrónico al que el denunciante puede enviar su denuncia sobre cualquier ilícito que se esté cometiendo en el seno de la entidad o acciones que supongan una infracción del código ético o interno de la entidad.
Como decíamos, los canales de denuncia de gestión externa suelen llevarlos despachos de abogados, por lo que la denuncia la estudiará un abogado independiente de la entidad, con la posibilidad de ponerse en contacto con el denunciante para asesorarle.
También es frecuente que estos canales de denuncias sean gestionados por un Delegado de Protección de Datos externo. Además, hay que tener en cuenta que cualquier empresa con más de 50 empleados está obligada a designar un Delegado de Protección de Datos.
Aunque la identidad del denunciante siempre será confidencial (cumpliendo con la Directiva 2019/1937 y la normativa de protección de datos respecto al canal de denuncias anónimas), es posible que el reglamento del canal de denuncias de algunas entidades permita la denuncia anónima. Hablando del reglamento, si el canal de denuncia es de gestión externa, esto deberá especificarse en el mismo, junto a la identidad del tercero encargado de dicha gestión.
En cualquier caso, si el abogado o el Delegado de Protección de Datos externo estima que la denuncia debe tramitarse, se lo comunicará al comité ético o de cumplimiento de la entidad, excluyendo de la denuncia los datos personales del denunciante. Será el comité ético o de cumplimiento quien proseguirá con la tramitación de la denuncia de acuerdo a la normativa.
Beneficios de externalizar el canal de denuncias
Como ya hemos dicho, el canal de denuncias es obligatorio para empresas con más de 50 trabajadores, pero ¿por qué elegir entre un canal de denuncias interno o externo?, ¿qué ventajas tiene un canal de denuncias de gestión externa para una empresa?
Beneficios contar con un canal de denuncias externo
Lo cierto es que la gestión externalizada del canal de denuncias de cualquier entidad cuenta con una serie de beneficios, entre los que destacan:
- Un canal de denuncias externo ofrece a los denunciantes una auténtica garantía de confidencialidad y que la denuncia será estudiada por un abogado externo a la compañía, lo que también garantiza una mayor independencia.
- Denunciar a un compañero o superior, siempre supone incertidumbre y temor a posibles represalias, si el canal de denuncia externo, este miedo se puede mitigar, puesto que este tipo de gestión externalizada ofrece una total confidencialidad para el denunciante, incluso cuando la denuncia no sea anónima, la identidad del denunciante estará completamente protegida.
- De cara a la entidad, el canal de denuncias de gestión externa supone un primer filtro para las denuncias, puesto que se estimará sus grados de validez y veracidad previamente, «ahorrando» parte del trabajo del comité ético o de cumplimiento.
- Puede servir como prueba de la debida diligencia de la entidad en materia de responsabilidad penal, de manera que puede ayudar a atenuar las penas o eximir la responsabilidad de la empresa de la comisión de determinados delitos por parte de sus miembros.
- Puede evitar que los denunciantes acudan a otras vías para denunciar los ilícitos dentro de la empresa, como pueden ser las redes sociales o los medios de comunicación, lo que puede suponer un perjuicio para la reputación de la entidad.
¿Cómo escoger un gestor externo del canal ético de denuncias?
Para escoger un gestor externo del canal de denuncias lo recomendable es buscar un gestor especializado en derecho penal y delitos económicos, como decíamos, lo habitual es recurrir a un despacho de abogados, que además estén especializados en compliance, fraude y buen gobierno corporativo.
Así mismo, debéis aseguraros de que la gestión del canal de denuncias sea realmente confidencial y que el gestor externo cumpla con la Ley de Protección de Datos. Generalmente, estos canales de denuncia externos funcionan de forma online, a través de correo electrónico o a través de una interfaz sencilla de usar, pero también deben poder recibir denuncias por vía telefónica o mediante mensaje de voz. Además, deben ser ágiles y dar curso a las denuncias dentro de los plazos que estipula la normativa vigente.