En esta guía se profundiza en las tareas, procesos y herramientas que utilizan algoritmos en Recursos Humanos, cómo pueden afectar a las condiciones laborales y qué debe revisar la empresa al aplicarlos.

Qué algoritmos se usan en procesos de RRHH que pueden afectar a las condiciones laborales

Horarios, turnos y gestión de jornada

Los algoritmos para la gestión de horarios y turnos se suelen usar para la planificaciones de cuadrantes o la resolución automatizada de solicitudes de vacaciones, permisos o conciliación laboral.

Planificación de cuadrantes que asigna automáticamente turnos, horas y descansos a cada trabajador

Un ejemplo en el que se debería informar: En McDonalds España, Orquest pronostica la demanda por canal y franja horaria, calcula la dotación necesaria y genera los cuadrantes distribuyendo turnos conforme a formación, disponibilidad, contrato y límites laborales.

Resolución automatizada de solicitudes de vacaciones, permisos y adaptación horaria

Lo relevante no es que un sistema automatizado registre una solicitud. Lo que activa el deber de información algorítmica es que el sistema apruebe, deniegue o recomiende fechas de vacaciones, permisos o cambios de horario aplicando criterios como solicitudes coincidentes, días disponibles y cobertura.

Planificación y organización del trabajo

También es frecuentes el uso de algoritmos para la planificación y organización del trabajo, sobre todo en los siguientes supuestos.

Asignación y redistribución automática de pedidos, llamadas, expedientes o servicios según la carga y disponibilidad de cada trabajador

La empresa debe informar de las reglas del algoritmo cuando este decide qué tareas recibe cada trabajador o en qué orden debe realizarlas. Por ejemplo, los workflows de HubSpot pueden repartir contactos o tickets entre comerciales; si ese reparto determina su jornada, hay que explicar sus reglas de asignación.

Otro caso ilustrativo es el de Correos, que documentó un piloto en el que una IA asignaba envíos a los carteros y ordenaba las entregas según las franjas horarias y las rutas.

Fijación automática de plazos, ritmos o tiempos para realizar el trabajo

Recursos Humanos también debe informar si el algoritmo fija el tiempo exigido para cada tarea o un umbral de rendimiento que influye en la evaluación o los incentivos. La razón: afecta al sistema de trabajo y, en su caso, al salario. .

Asignación automática de centros, zonas, rutas o días de teletrabajo según las necesidades de cobertura

Piensa por ejemplo en una empresa de reparaciones que asigna cada mañana técnicos, zonas y rutas según su ubicación, jornada, competencias y demanda prevista. El uso de algoritmos de IA para automatizar estas decisiones puede alterar el centro efectivo de trabajo y la organización de la jornada, por tanto se debe informar el empleado.

Salarios, incentivos y compensación

Precisamente uno de los casos concretos a los que hace referencia el RD 723/2026 es el uso de algoritmos para la asignación de salarios o incentivos.

Fijación o revisión automática del salario según el rendimiento

La empresa debe informar si utiliza una puntuación de rendimiento para fijar o recomendar una subida del salario base, aunque un responsable confirme después la propuesta. Por ejemplo, Workday o Rippling monitorizan métricas de rendimiento y el uso de herramientas tecnológicas por parte del empleado, cuyos datos se integran directamente en las evaluaciones de rendimiento, promociones y ajustes salariales.

Aplicación automática de comisiones según las ventas, operaciones u objetivos alcanzados

Debe informarse al empleado cuando un sistema automatizado determina qué ventas se atribuyen a cada empleado y qué comisiones generan, pues decide parte de su salario variable; el RD exige comunicar también su método de cálculo, los tramos y los porcentajes.

Evaluación del desempeño y gestión del talento

El uso de algoritmos para evaluación del desempeño puede tener incidencia directa si influye en las decisiones que se toman sobre el empleado, por ejemplo en los siguientes casos.

Cálculo automático de puntuaciones de rendimiento según la productividad, la calidad o el cumplimiento de objetivos

Pongamos como ejemplo al personal de atención al cliente. Un algoritmo de IA puede analizar todas las conversaciones y puntuar a cada agente según su tasa de resolución de incidencias, conductas comunicativas y satisfacción generada. Herramientas como Genesys de Gartner o NICE Enlighten AI lo hacen y agregan el análisis y las puntuaciones en cuadros de evaluación que pueden utilizarse para incentivos, formación o medidas disciplinarias.

Recomendación de aumentos, promociones, cambios de puesto o despidos a partir de esas puntuaciones

Los algoritmos se pueden configurar para calcular recomendaciones retributivas combinando puntuación, nivel profesional o salario actual, y actualizarlas automáticamente cuando cambia la evaluación del empleado.

Identificación de empleados con alto potencial para formación, movilidad interna o planes de sucesión

Un ejemplo práctico: la empresa podría utilizar ChatGPT o Claude para comparar perfiles y evaluaciones y recomendar candidatos internos; si RRHH usa esa recomendación para decidir una promoción, debe informar de esa intervención

Bienestar, clima laboral e igualdad

Los algoritmos de IA enfocados al bienestar y el clima laboral también pueden ser susceptibles de activar la obligación de informar si en casa a su análisis proponen acciones que afectan directamente al empleado.

Análisis de cargas de trabajo, para detectar riesgos psicosociales y recomendar cambios de jornada, tareas o equipo

Por ejemplo, si se usa un software de planificación como UKG que emplea algoritmos de inteligencia artificial para identificar fatiga y redistribuir turnos de trabajo (y, por tanto, está influyendo en sus condiciones laborales).

Comparación automática de salarios, promociones, turnos y cargas de trabajo para detectar desigualdades y recomendar correcciones

Un informe de desigualdades no activa por sí solo el deber de información del RD 723/2026; sí lo hace un sistema automatizado cuyas recomendaciones influyen en la revisión del salario, la promoción o el reparto de turnos y tareas de personas concretas. IBM, por ejemplo, explica que utiliza IA para recomendar a sus responsables incrementos salariales individuales y mostrarles los motivos de cada propuesta.

People Analytics

El uso de algoritmos de IA par people analytics es uno de los que requiere mayor atención, pues el uso de este tipo de herramientas de IA está asociado al uso de modelos predictivos o analíticos que toman decisiones sobre personas, incluso a futuro.

Predicción del riesgo de abandono o absentismo para recomendar medidas de retención, movilidad o renovación

En este caso hablamos de herramientas como Visier Employee Retention capaces de analizar el historial laboral y los atributos de la plantilla para asignar a cada persona una probabilidad de dimisión e identificar los factores que más influyen en ella. Si la puntuación se emplea además condicionar una renovación u otra decisión laboral, deberán cumplirse las obligaciones de información algorítmica con los empleados.

Simulación de necesidades de plantilla para recomendar redistribuciones o eliminación de puestos

Hay que distinguir una previsión general como “el próximo trimestre harán falta menos personas en esta área” de un sistema que señala qué puestos o trabajadores conviene trasladar, reducir o desvincular. En este segundo caso, la información debe llegar a quienes puedan entrar en esa selección y explicar qué escenarios analiza el algoritmo, con qué criterios compara y qué consecuencias pueden tener sus recomendaciones sobre el lugar de trabajo, las funciones o la continuidad del contrato.

*Reclutamiento y selección de personal

El Real Decreto 723/2026 se centra en la relación contractual y en informar a la persona contratada si un algoritmo interviene en decisiones sobre su jornada, tareas, salario, progresión o extinción contractual. No modifica los requisitos informativos previos para los aspirantes en un proceso de selección.

Sin embargo, el uso de Inteligencia Artificial o algoritmos en selección de personal para cribar currículums o evaluar candidatos sí debe cumplir con la normativa de protección de datos (RGPD y directrices de la Agencia Española de Protección de Datos) y con los límites establecidos por el AI Act para los sistemas de alto riesgo a partir del 2 de diciembre de 2027.

Relaciones laborales y régimen disciplinario

En este punto pasamos a ver qué tipo de algoritmos de IA pueden afectar al régimen disciplinario. En este caso, la necesidad de informar se activa cuando la decisión del algoritmo activa alguna decisión disciplinaria concreta.

Generación de alertas por retrasos, ausencias, bajo rendimiento o uso indebido de sistemas que pueden iniciar una investigación disciplinaria

Una alerta puede justificar una comprobación, pero no prueba por sí sola una infracción. El departamento de RRHH debe informar al empleado cuando los indicadores o umbrales del algoritmo se utilizan para decidir medidas que modifiquen las condiciones laborales o puedan terminar en despido.

Como caso real, una investigación del Senado de EE. UU. documentó que Amazon comparaba automáticamente la productividad semanal de determinados trabajadores y señalaba al 5 % con peor resultado para advertencias disciplinarias; su acumulación podía acabar en la extinción del contrato.

Recomendación de apercibimientos o sanciones según los hechos detectados, su gravedad y el historial del trabajador

Cadenas como Walmart utilizan un sistema que registra automáticamente puntos por incidencias de asistencia. Su acumulación puede elevar la respuesta disciplinaria: una resolución judicial de 2026 recoge que cinco puntos en seis meses sitúan al trabajador ante un posible despido, no un despido automático. Si una empresa en España emplea reglas de ese tipo para recomendar sanciones que alteren las condiciones laborales o la extinción del contrato, debe informar al empleado de los criterios y umbrales del sistema.

Despidos y desvinculación laboral

Sin duda, el uso de algoritmos de IA que toman decisiones o hacen recomendaciones que pueden llevar a despidos, es una de las aplicaciones de la IA que más controversia genera.

Selección de trabajadores afectados por una reestructuración según su puesto, coste, habilidades o rendimiento

El recorte puede surgir al diseñar la nueva estructura, antes incluso de elaborar una lista nominal. Tras fusionar dos aseguradoras, por ejemplo, el modelo podría suprimir puestos duplicados y cubrir los restantes atendiendo a habilidades, rendimiento, nivel y coste; quienes no obtengan encaje quedarían afectados. Orgvue permite simular estos escenarios y asignar personas a la organización resultante con esos criterios.

Recomendación de no renovación o despido según el rendimiento, las ausencias o las necesidades de plantilla

Existen sistemas automatizados que van más allá de medir productividad: los algoritmos reúnen datos sobre actividad y asistencia, aplican reglas para señalar qué contratos deben revisarse y generan una recomendación de continuidad o extinción.

*Controversia: en 2026, empleados de Meta denunciaron a la compañía alegando el uso de sistemas algorítmicos durante un proceso de despidos; Meta lo niega y afirma que las decisiones fueron humanas.

Información que se debe facilitar sobre los sistemas algorítmicos usados en Recursos Humanos

El deber individual de información se recoge en el Real Decreto 723/2026. Para preparar el contenido de la comunicación y comprobar los plazos, destinatarios y formatos, consulta la guía de información algorítmica en el ámbito laboral.

Cuándo: antes de iniciar la relación laboral si el sistema puede afectar a sus condiciones. Para sistemas ya utilizados, no se exige una comunicación general de oficio, pero la información pendiente solicitada debe entregarse en 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud.

A quién: a todas las personas potencialmente afectadas, aunque todavía no se haya tomado ninguna decisión. Además, el comité de empresa y los delegados sindicales con derecho de acceso deben conocer los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos que influyan en las condiciones laborales o el empleo, incluida la elaboración de perfiles.

Cómo debe organizar RRHH el cumplimiento

Localizar todas las herramientas y funciones algorítmicas utilizadas en la empresa

Revisar las aplicaciones utilizadas por cada departamento

El primer paso es realizar un inventario de todos los software, programas y aplicaciones que usa la empresa, detectar aquellos que usan inteligencia artificial y, dentro de ellos, aquellos que usan algoritmos automatizados para tomar decisiones que afectan a los empleados.

Detectar funciones algorítmicas integradas en programas que la empresa ya utiliza

Por ejemplo, un sistema de control horario puede limitarse sólo a registrar fichajes o, además, recomendar cuadrantes; uno de nóminas puede ejecutar una fórmula ya fijada o puntuar el rendimiento para proponer incentivos. Estas funciones deben quedar documentadas en la ficha algorítmica de cada software registrado en el inventario.

Identificar módulos, complementos y actualizaciones que incorporan nuevas funciones automatizadas

Cada vez que se active un módulo, complemento o nueva función, RRHH debe comprobar si introduce puntuaciones, clasificaciones, predicciones o recomendaciones sobre trabajadores a través de algoritmos. Para detectarlo, conviene recibir los avisos del proveedor y revisar las notas de versión junto con la configuración que la empresa ha habilitado.

Registrar todos los sistemas algorítmicos en una misma plataforma

RR. HH. debe mantener un registro único y actualizado que funcione como fuente de información. No debe ser un simple listado de aplicaciones, sino un inventario operativo que permita saber qué sistemas automatizados existen, cómo se utilizan, quién responde de ellos.

Esta plataforma o base de datos debe permitir crear una ficha algorítmica independiente para cada sistema y cada uso laboral. A su vez, esta ficha debe mostrar si el uso está identificado, pendiente de información, en evaluación, aprobado, activo, suspendido o retirado.

Controlar versiones, dependencias y conexiones con otras herramientas

Debe registrarse la versión del sistema, sus módulos activos, la configuración aplicada, las fuentes de datos y las herramientas que reciben sus resultados. Si hay cambios deben generar una nueva revisión, conservar el historial anterior y actualizar la información facilitada a las personas afectadas.

Sincronizar el inventario mediante conectores o protocolos de integración como el MCP

La plataforma puede sincronizarse con sistemas de RR. HH., compras, seguridad y gestión tecnológica mediante API, webhooks, exportaciones programadas o conectores. En este sentido, muchas empresas ya apuestan por la integración por MCP o Model Context Protocol, ya que permite conectar ChatGPT, Claude y otros asistentes de IA con las plataformas de gobernanza de IA, de manera que todo el inventario de herramientas y el envío de notificaciones a los empleados se gestiona desde la propia interfaz conversacional del asistente.

Designar responsables y coordinar a todas las partes implicadas

La plataforma de gobernanza automatiza el inventario, las aprobaciones y el envío de información, pero la responsabilidad continúa siendo de la empresa empleadora. Debe designarse un responsable funcional que controle accesos, versiones, validaciones, destinatarios, comunicaciones e incidencias, y pueda bloquear sistemas incompletos.

El Real Decreto 723/2026 no exige crear un cargo específico. En empresas pequeñas puede asumirlo el propio encargado o un responsable de RR. HH; en organizaciones con numerosos sistemas resulta recomendable el asesoramiento especializado de un Chief AI Officer, que suele desempeñar una función más estratégica.

Identificar a los trabajadores y representantes que deben ser informados

Se ha de relacionar cada sistema automatizado con los puestos, departamentos y centros afectados. La relación debe elaborarse a partir de datos reales de plantilla y del ámbito configurado en la herramienta. Por ejemplo, un sistema de turnos puede afectar solo al personal de determinados centros, mientras que una puntuación de desempeño puede aplicarse únicamente a equipos comerciales.

Diferenciar la información dirigida al trabajador de la destinada a sus representantes

La persona trabajadora debe recibir por escrito información concreta sobre el sistema que puede afectar a sus condiciones: uso, pautas, criterios, reglas, resultado generado, consecuencias e intervención humana. La comunicación debe estar adaptada a su puesto y permitir conservarla e imprimirla.

La representación legal debe recibir una explicación más general y completa que permita supervisar el uso empresarial de los algoritmos: sistemas utilizados, colectivos afectados, parámetros, reglas e instrucciones, decisiones laborales implicadas y posibles efectos sobre el empleo y las condiciones de trabajo, incluida la elaboración de perfiles.

Preparar las fichas de información algorítmica

Cada sistema y cada uso laboral deben disponer de una ficha propia. La ficha debe coincidir con la versión, configuración y utilización real de la herramienta, y servir como documento base para informar a trabajadores y representantes.

Adaptar la información al uso concreto y a la decisión laboral afectada

La ficha algorítmica debe explicar qué función se utiliza, con qué finalidad, a quién afecta, qué datos y criterios considera, qué resultado genera y qué decisión laboral puede condicionar. Si una aplicación asigna turnos y calcula incentivos, deben documentarse ambos usos por separado, porque emplean reglas y producen consecuencias diferentes.

Entregar la información y conservar una prueba verificable

RR. HH. debe asegurar tanto la entrega efectiva como su trazabilidad. No basta con publicar una política general: debe poder acreditarse qué información recibió cada persona, en qué fecha y respecto de qué versión del sistema y su algoritmo.

El canal elegido debe permitir identificar al destinatario y conservar la comunicación. Registra el documento entregado, su versión, la fecha y la prueba de recepción; comprueba los envíos pendientes o fallidos.

Además, debe adaptarse a los casos en los que existan necesidades especiales de accesibilidad, discapacidad, capacidad intelectual limitada o barreras lingüísticas, conforme a lo que indica la Ley 4/2026 acerca de la accesibilidad universal.

La firma o confirmación acredita la recepción, no la conformidad con el sistema ni la renuncia a impugnar sus resultados.

Habilitar un canal de consulta para los trabajadores

RR. HH. debe ofrecer un canal accesible para consultar qué sistemas afectan a cada persona, cómo funcionan y cómo solicitar una revisión. El canal puede ser presencial, electrónico o asistido por IA, por ejemplo podría hacerse a través del software para la gobernanza de la IA que use la empresa.

Utilizar asistentes corporativos conectados únicamente al inventario y a la documentación aprobada

De esta manera, el asistente responde exclusivamente con información validada del inventario, las fichas vigentes y los procedimientos aprobados. Debe identificar el sistema aplicable al puesto, recuperar la versión entregada y explicar sus variables, reglas, resultados, consecuencias y vías de revisión. Se puede hacer, por ejemplo, conectando ChatGPT al software de gobernanza IA por MCP.

Auditar el proceso y conservar las evidencias de cumplimiento

La auditoría debe permitir demostrar que la empresa conoce todos los sistemas utilizados, mantiene actualizada su documentación e informa correctamente a cada destinatario. La revisión debe ser periódica y repetirse cuando se contrate una herramienta, se active una función, cambie su configuración o se produzca una incidencia.

RR. HH. debe comprobar periódicamente el inventario con los registros de herramientas y algoritmos utilizados por cada departamento. También debe buscar funciones activadas directamente por los usuarios o incluidas en actualizaciones, pruebas piloto y servicios de IA no comunicados.

Verificar que cada destinatario recibió la información algorítmica correcta

Debe cruzarse la plantilla afectada con el registro de comunicaciones para confirmar que cada trabajador y cada órgano de representación recibieron el documento correcto, en el plazo aplicable y por un canal verificable.

Corregir sistemas sin registrar, documentos incompletos y comunicaciones pendientes

RR. HH. debe registrar inmediatamente los sistemas omitidos, completar las fichas, obtener la información que falte del proveedor y entregar o actualizar las comunicaciones pendientes.

Cuando no pueda conocerse el funcionamiento del sistema, falte información esencial o exista riesgo de producir decisiones incorrectas o discriminatorias, su uso laboral debe suspenderse hasta completar la revisión.

Soluciones según el tamaño de la empresa

Microempresas sin departamento de RRHH

Lo más habitual es que usen este tipo de herramientas con IA para gestionar turnos de empleados o para elaborar las nóminas. Para ellas se recomienda una solución funcional como puede ser un software para la gobernanza de la inteligencia artificial. En la actualidad estas herramientas ya permiten registrar las herramientas de IA y sus algoritmos de manera sencilla a través de un cuestionario o de conversaciones con un asistente virtual. Después, envía la notificación algorítmica a los empleados a través del correo electrónico o el canal más adecuado.

Pymes con varios sistemas algorítmicos

Las pequeñas y medianas empresas están experimentando un gran aumento en el uso de herramientas de IA que toman decisiones automatizadas. El incremento exponencial del uso de algoritmos no solo obliga a tener un software que los registre y gestione, sino que también hace imprescindible tener un asesoramiento especializado en el cumplimiento de las normativas vigentes.

Grandes empresas con múltiples sistemas y proveedores

Las grandes empresas necesitan una plataforma centralizada de gobernanza de IA integrada con todas sus áreas: RR. HH., compras, IT o compliance. Debe ser un software especializado capaz de gestionar e informar al empleado acerca de usos algorítmicos a diferentes niveles, desde soluciones para centros concretos, hasta entornos globales construidos mediante orquestaciones de agentes de IA. Por el volumen y el riesgo, también resulta necesario un equipo especializado de gobernanza de IA que elabore evaluaciones de impacto de la IA y asegure la aplicación homogénea de la normativa en todas las empresas y países del grupo.

Derechos de los trabajadores ante el uso de algoritmos en el trabajo

Solicitud de información sobre un algoritmo

El trabajador puede solicitar acceso a sus datos y, cuando exista una decisión automatizada o elaboración de perfiles, pedir información comprensible sobre la lógica aplicada, los criterios utilizados, su importancia y las consecuencias de la decisión. El RGPD permite además solicitar intervención humana e impugnar la decisión; a su vez, el Reglamento europeo de IA reconoce el derecho a conocer el papel del sistema y los elementos principales de determinadas decisiones basadas en IA de alto riesgo.

Reclamación cuando la información algorítmica no se entrega o es insuficiente

El Tribunal de Justicia de la UE ha precisado que la explicación debe permitir entender, de forma inteligible, qué procedimiento y principios se aplicaron a los datos de esa persona para producir el resultado; la complejidad técnica no elimina ese deber. .

Reclamación interna ante RR. HH.

El primer paso práctico suele ser reclamar por escrito a RR. HH. o al canal interno indicado por la empresa, adjuntando la solicitud inicial y la información recibida. La reclamación debería señalar con precisión qué falta: por ejemplo, los criterios con los que se pondera cada parámetro al recomendar una promoción.

El trabajador puede acudir al comité o a los delegados de personal para que examinen si el problema afecta a toda la plantilla o a un grupo. La representación puede requerir directamente la información que le corresponde por el artículo 64.4.d del Estatuto, contrastar la explicación con las decisiones efectivamente adoptadas y plantear una reclamación colectiva.

Denuncia ante la Inspección de Trabajo

Si la empresa no informa, entrega una explicación vacía o continúa utilizando criterios distintos de los comunicados, puede presentarse una denuncia ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. La denuncia puede tramitarse por la sede electrónica, presencialmente o por correo mediante el formulario IP-107.

Reclamación judicial

En última instancia se recurre a la justicia ordinaria. Si se acredita discriminación, lesión de la libertad sindical u otro derecho fundamental, cabe solicitar el cese de la conducta, la reposición del derecho y la indemnización que proceda. La demanda por despido, por ejemplo, está sujeta generalmente a 20 días hábiles; otras impugnaciones tienen sus propios plazos.