¿Las universidades, públicas o privadas, tienen la obligación de implantar un canal de denuncias o sistema interno de información? ¿Qué normativa regula la implantación y gestión del canal de denuncias en universidades? ¿Qué características y requisitos debe contemplar el canal de denuncias de una universidad?

¿Deben implantar el canal de denuncias las universidades?

Sí, las universidades deben implantar un canal interno de denuncias. Además, en el caso de las universidades públicas, esta obligación es aplicable con independencia de su número de empleados, como ocurre con cualquier canal de denuncias en las Administraciones Públicas. El plazo para tener implantado el canal de denuncias finalizó el 13 de junio de 2023.

Por su parte, las universidades privadas solo estarán obligadas a tener canal de denuncias cuando su plantilla sea de más de 50 empleados. En su caso, si la universidad emplea 250 o más empleados, su plazo para implantar el canal de denuncias también finalizó el 13 de junio de 2023, mientras que para las universidades con plantillas de entre 50 y 249 empleados, el plazo finalizó el 1 de diciembre de 2023.

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¿Qué normativa regula el canal de denuncias en universidades?

La obligación del canal de denuncias para universidades públicas, y para las privadas con 50 o más empleados, se encuentra en la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, también llamada ley del canal de denuncias.

Esta Ley transpone la Directiva Whistleblowing de la UE, con el objetivo de promover la cultura ética y del cumplimiento dentro de las organizaciones públicas y privadas y de garantizar la protección de las personas que denuncian la comisión de irregularidades dentro de estas. Uno de los ejes centrales de esta normativa es, precisamente, la obligatoriedad de crear e implantar un sistema interno de información o canal de denuncias en las organizaciones privadas con más de 50 empleados y en todas las Administraciones Públicas, con independencia del número de trabajadores o funcionarios.

En el caso de las universidades, muchas de ellas ya contaban con un canal ético para denunciar tanto los incumplimientos de sus códigos éticos y sus normativas internas, como para denunciar acciones o conductas contrarias a las leyes. Con la entrada en vigor de la Directiva Whistleblowing y su correspondiente transposición a los ordenamientos jurídicos de los Estados miembros, se crea un marco regulatorio armonizado para la implantación y gestión del canal de denuncias y la protección de los denunciantes, pieza clave para lograr organizaciones más éticas y transparentes.

Características y requisitos del canal de denuncias para universidades

La ley del canal de denuncias fija una serie de características y requisitos del canal de denuncias, comunes para todas las organizaciones y entidades obligadas a implantarlo (y para las que lo hagan de manera voluntaria), incluidas las universidades públicas y privadas.

características canal denuncias universidad

Características específicas de un canal de denuncias para universidad

En concreto, el canal de denuncias en universidades debe:

  • Ser fácilmente accesible y fácil de usar, es decir, cualquier funcionario, empleado u otro miembro de la universidad (incluidos estudiantes) o persona física o jurídica que haya tenido o tenga una relación con la misma, debe poder encontrar fácilmente el canal de denuncias y poder presentar su denuncia de manera sencilla. Además, el canal debe permitir la comunicación entre el responsable del canal de denuncias y el denunciante, así como el seguimiento de la denuncia.
  • Contar con vías de comunicación que permitan presentar denuncias tanto por escrito como verbalmente, incluida la denuncia presencial.
  • Permitir la recepción y tramitación de denuncias anónimas.
  • Garantizar la confidencialidad de denunciantes, denunciados y cualquier otra persona mencionada en la denuncia.
  • Garantizar la protección de los denunciantes frente a posibles represalias, protección que, en su caso, se extenderá a sus familiares.
  • Cumplir con la normativa de protección de datos.
  • Contar con un protocolo del canal de denuncias, en el que se describa su funcionamiento y el procedimiento del canal de denuncias (incluida la investigación y resolución de las denuncias).
  • Tener un reglamento del canal de denuncias, en el que se explique cómo se usará el canal de denuncias, quién puede denunciar, qué se puede denunciar, las consecuencias de hacer denuncias falsas, las vías para denuncias y los plazos, entre otros aspectos.
  • Tener un régimen sancionador adecuado y dentro de los límites legales.
  • Llevar un registro de las denuncias recibidas, archivadas, tramitadas, investigadas y las correspondientes resoluciones.
  • Comunicar la existencia del canal de denuncias, de su reglamento y protocolo a todos los miembros de la universidad.
  • Tener designado un responsable del canal de denuncias, que deberá ser imparcial, y ocuparse de la recepción y gestión de las denuncias recibidas.
  • Revisar periódicamente el funcionamiento del canal de denuncias.

Funcionamiento del canal de denuncias de la universidad

El canal de denuncias de la universidad funcionará como el canal de denuncias de cualquier otro tipo de organización; una vez se hayan elaborado los correspondientes protocolo, reglamento y procedimiento del canal de denuncias, decidido qué vías de comunicación se habilitarán y se haya designado a su responsable, que podrá ser tanto una persona como un órgano colegiado, se procederá a implementar el canal de denuncias y a comunicar su existencia y su propósito.

Las denuncias se recibirán a través de las vías habilitadas para ello; se recomienda el uso de un software online u offline para el canal de denuncias, puesto que este medio digital permite la presentación telemática de las denuncias, así como su registro y seguimiento de una manera mucho más ágil y sencilla (en parte, gracias a la automatización de algunos de los procesos). Estos programas también permiten, en la mayoría de los casos, integrar vías telefónicas y presenciales para la presentación de denuncias y gestionarlas desde la propia plataforma.

Una vez recibida la denuncia, se abre un plazo de siete días para comunicarle al denunciante la recepción de la misma. Es importante que el sistema escogido para gestionar el canal de denuncias permita mantener la confidencialidad y, en su caso, el anonimato del denunciante, pero a su vez mantener la comunicación con él.

El responsable del canal de denuncias valorará la denuncia y decidirá si se archiva al no haber indicios de irregularidades o, por el contrario, si los hay y se abre un proceso de investigación, siguiendo el protocolo y procedimiento para ello. La universidad dispondrá de un periodo de tres meses, prorrogables a otros tres meses más, para realizar la investigación de los hechos denunciados. Durante ese tiempo, se deberá informar al denunciante del progreso del proceso.

En el caso de que los hechos denunciados puedan ser constitutivos de infracción administrativa o delito penal, se deberá informar a la autoridad competente correspondiente.

Concluido el proceso de investigación, se emitirá una resolución que, en su caso, incluirá las medidas disciplinarias a aplicar.

Todas las denuncias recibidas, tanto si han sido archivadas o investigadas, deberán quedar registradas y conservadas en un registro, que contará con las medidas de seguridad técnicas y organizativas que aseguren la confidencialidad y la protección de datos. Este registro deberá ser accesible a la autoridad judicial, en caso de procedimiento judicial.

¿Cómo implementar el canal de denuncias en las universidades?

Para implementar el canal de denuncias en las universidades se deben seguir estos pasos:

  1. Elegir y establecer las vías de comunicación, que han de permitir, cómo ya indicamos, la denuncia escrita y verbal.
  2. Designar al responsable del canal de denuncias, que podrá ser una única persona o un órgano colegiado.
  3. Elaborar el protocolo y el reglamento del canal de denuncias.
  4. Crear y llevar un libro-registro de las denuncias recibidas, archivadas, investigadas y de resoluciones.
  5. Comunicar y difundir la existencia del canal de denuncias.

Cabe señalar que la ley permite contratar la gestión externa del canal de denuncias, es decir, que las universidades que no dispongan de recursos o personal para ello, podrán contratar el canal de denuncias como servicio externo con una consultoría especializada, como Grupo Atico34. El gestor externo ayudará a implantar el canal de denuncias (incluida la elaboración del protocolo y el reglamento) y podrá recepcionar las denuncias, valorarlas y recomendar su tramitación o archivo, siempre en comunicación con el responsable del canal de denuncias. Así mismo, también podrá asistir y asesorar jurídicamente al responsable durante el proceso de investigación y en las medidas disciplinarias a adoptar.

Si la universidad opta por contratar un canal de denuncias externo, deberá asegurarse de que este cumple con todas las obligaciones de la ley del canal de denuncias respecto a confidencialidad, independencia, protección de datos y secreto. Puesto que la ley prevé sanciones del canal de denuncias para quienes entorpezcan, obstaculicen o impidan el proceso de denuncia e investigación interna, así como en el caso de que no se proteja a los denunciantes o el canal de denuncias no esté implementado de acuerdo a la normativa.

Estas sanciones pueden alcanzar los 300.000 euros para las personas físicas y el millón de euros para las universidades.

Algunas universidades que ya cuentan con su canal de denuncias interno

Cómo ya dijimos, muchas universidades ya disponían de un canal ético, por lo que dar el paso y adaptar este a la nueva normativa es algo que ya han llevado a cabo varias universidades españolas, como las que vemos a continuación.

UPV

La implantación del Canal de Denuncias de la Univeristat Politècnica de València fue aprobada en julio de 2022, habilitándose una plataforma digital para enviar las denuncias de irregularidades legales y de la normativa interna por parte de la entidad o sus miembros.

Aunque el canal de denuncia de la UPV entró en funcionamiento antes de la entrada en vigor de la ley del canal de denuncias, este todavía no cumple con todos los requisitos de la citada normativa, puesto que no admite (en el momento de escribir estas líneas) la denuncia anónima, ya que es obligatorio identificarse al comenzar el proceso de denuncia en la plataforma. Si se garantiza la confidencialidad y la protección de datos.

Universidad de Burgos

El Canal interno de denuncias de la Universidad de Burgos depende del Portal de Integridad de la universidad. Su creación e implantación fue aprobada en diciembre de 2022, pero a diferencia del de la UPV, sí se ha adaptado a los requisitos de la Ley 2/2023, de manera que admite tanto la denuncia con identificación del denunciante como la denuncia anónima (aunque se advierte de que para evitar malos usos del canal, los criterios para la admisión de denuncias anónimas serán más estrictos).

En cuanto a otras vías de denuncia, se facilitan la dirección postal y el correo electrónico del Portal de Integridad.

Universidad de Oviedo

El canal de denuncias de la Universidad de Oviedo lo encontramos en su Sede Electrónica como el Canal ético y de denuncias antifraude. En principio estamos ante una canal de denuncias digital, que admite denuncias de miembros de la comunidad universitaria o de personas que hayan tenido una relación contractual o de otro tipo con la universidad y hubieran sido testigos de acciones o conductas irregulares. En principio, este medio permite la denuncia anónima, ya que los campos de nombre y apellidos no son obligatorio cumplimentarlos. Sin embargo, no hemos localizado vías de comunicación para la denuncia verbal o presencial.

Estas son solo algunas de las universidades que ya cuentan con su propio canal de denuncias, algunos más ajustados a las exigencias de la normativa que otros, pero todos cumplen con la obligación de garantizar la confidencialidad de los denunciantes.

En Grupo Atico34 ayudamos a empresas y entidades públicas a implementar y gestionar el canal de denuncias y ofrecemos asesoramiento jurídico respecto a las medidas correctoras a adoptar.