Al elegir un software de RR. HH. con IA, puedes usar la IA del propio programa o conectarlo con un asistente de inteligencia artificial independiente, con el que conversas para consultar datos y encargar tareas. Esta guía explica qué resuelve cada opción, cuándo te conviene, sus límites y su coste.
Qué cambia entre la IA integrada y un asistente externo
- IA integrada o nativa. Sus funciones forman parte del software de RR. HH. El proveedor define qué tareas puedes realizar y en qué módulos.
- Asistente externo. Trabajas desde una conversación con una herramienta independiente, como ChatGPT. Puede utilizar información y realizar acciones en varios programas si sus conexiones lo permiten.
Una forma de establecer esas conexiones es el Protocolo de Contexto de Modelo (MCP): permite que el asistente acceda a los datos y las funciones que cada programa pone a su disposición.
Cuándo te conviene la IA integrada en el software
Te encaja si quieres resolver tareas habituales dentro del programa de RR. HH. La ventaja es contar con funciones preparadas para ese trabajo, utilizando los datos que ya gestionas allí.
En qué puede ayudarte
- Resolver dudas y tramitar solicitudes. Un empleado puede consultar cuántos días de vacaciones le quedan o presentar una solicitud de ausencia desde una conversación, con los datos y permisos de su cuenta.
- Preparar textos. Puede redactar descripciones de puestos y mensajes a candidatos para que el equipo los revise antes de utilizarlos.
- Detectar incidencias. Al revisar turnos, ausencias y horas registradas, puede señalar turnos que se solapan o registros incompletos y proponer una corrección.
- Ayudar a revisar nóminas. Puede señalar cambios y excepciones en las nóminas y consultar salarios o ausencias para facilitar su comprobación.
Estas funciones dependen del programa y del plan contratado. Si una tarea necesita información de otras aplicaciones, comprueba también si la IA integrada puede trabajar con ellas. Sin esa conexión, puede ser necesario trasladar datos manualmente entre aplicaciones.
Cuándo te conviene un asistente externo conectado
Esta opción aporta valor cuando necesitas reunir información o completar tareas en varios programas. Con un asistente como ChatGPT, puedes hacerlo desde una misma conversación. Sus conexiones MCP determinan qué datos puede consultar y qué acciones puede realizar con tu autorización.
Por ejemplo, podrías pedirle una propuesta de reparto del trabajo que tenga en cuenta las ausencias de RR. HH. y las tareas pendientes del gestor de proyectos. Para hacerlo, necesitaría acceso a esa información en ambos programas; tú revisarías la propuesta antes de aplicarla.
En qué puede ayudarte ChatGPT
ChatGPT dispone del modo Work para realizar tareas de varios pasos y entregar un resultado para revisar. Entre sus utilidades, según las funciones disponibles en tu cuenta, están:
- Preparar informes con los mismos criterios. Puedes guardar instrucciones y plantillas reutilizables, llamadas skills, para un informe mensual. El resultado puede entregarse en documentos, hojas de cálculo o presentaciones que después revises.
- Programar revisiones periódicas. Las tareas compartidas del equipo permiten programar trabajo donde estén habilitadas. Puedes plantear un resumen semanal de incorporaciones y documentos pendientes. Estas tareas utilizan las cuentas conectadas del equipo y consumen parte del uso contratado por la empresa.
- Actuar cuando llega un aviso. ChatGPT puede iniciar una tarea al recibir un aviso de otro programa. Requiere Work en la nube y una conexión preparada para enviar esos avisos.
- Aprovechar las mejoras del asistente. Puedes elegir entre los modelos disponibles en ChatGPT Work, según tu plan y los permisos de la empresa, sin esperar a que el programa de RR. HH. los incorpore a su propia IA.
- Consultar desde las conversaciones del equipo. Con ChatGPT en Slack y Microsoft Teams, donde esté disponible, puedes pedir resúmenes, borradores y acciones autorizadas. Las respuestas compartidas son visibles para quienes participan en la conversación.
Si tu software ofrece un complemento preparado para ChatGPT, puedes instalarlo y conectar tu cuenta sin desarrollar la conexión desde cero. Si necesitas una conexión a medida o una función que no existe, puede hacer falta ayuda técnica para configurarla, probarla y mantenerla.
Cuánto puede costar cada opción
Con la IA integrada, el precio y el uso incluido dependen del proveedor del software. En un programa con el complemento de ChatGPT incluido, pagas el software y la suscripción del asistente por separado.
Para una plantilla de 20 empleados, estas dos tarifas de referencia permiten hacer un cálculo orientativo:
- Software con IA integrada. Una tarifa orientativa de 6,10 € por empleado y mes supone unos 122 € mensuales, sujetos a presupuesto. En esta referencia, el uso inicial de IA equivale a unas tres acciones diarias por persona, según su complejidad. Para ampliar ese uso hay que contratar otro plan.
- Software con complemento de ChatGPT. A 2,40 € por empleado y mes, el programa cuesta 48 € mensuales. Se añaden las licencias de ChatGPT Business, equivalentes a unos 22,35 € por usuario y mes con pago mensual, con un mínimo de dos usuarios. Dos licencias suman unos 44,70 € al mes. En este ejemplo, el complemento está incluido y no se añade un módulo de IA nativa.
| Opción | Coste con pago mensual | Total de 12 meses |
|---|---|---|
| Software con IA nativa | Unos 122 € | Unos 1.464 € |
| Software + ChatGPT Business | Unos 92,70 € | Unos 1.112,40 € |
En la referencia de IA integrada, añadir los módulos de turnos, canal seguro o compensaciones para 20 empleados costaría, respectivamente, 54 €, 20 € o 50 € más al mes. Son funciones adicionales del programa.
La conversión a euros utiliza el tipo de cambio del BCE del 8 de octubre de 2026. El total de 12 meses mantiene las mismas cuotas y el mismo cambio. Son importes aproximados, sin impuestos ni otros extras.
En el ejemplo, ChatGPT lo utilizan dos responsables. Si quieres que lo use más gente, debes recalcular las licencias. Si ya tienen el plan adecuado, pueden aprovecharlo para esta conexión y otros complementos compatibles.
Las cuotas corresponden a configuraciones distintas. Para comparar presupuestos, comprueba qué funciones necesitas, quién utilizará la IA y cuánto costarán la preparación de las conexiones y las ampliaciones de uso.
Cómo controlar el acceso a los datos
La protección de los datos de empleados importa en ambas opciones. El RGPD, en sus artículos 5, 28 y 32, exige usar los datos necesarios para la finalidad prevista, conservarlos solo el tiempo necesario y protegerlos adecuadamente. También debes regular por contrato el tratamiento de los proveedores que actúen por cuenta de la empresa.
- Qué datos puede ver y qué puede cambiar. Revisa los permisos del software y del asistente. En ChatGPT, las opciones de administración permiten controlar el acceso y las acciones de las conexiones.
- Qué permisos utiliza una cuenta compartida. Una conexión compartida de la empresa puede usar permisos distintos de los de cada empleado. Comprueba quién puede utilizarla y ver sus resultados.
- Qué cambios requieren revisión. Decide qué acciones debe aprobar una persona y conserva un registro de quién hizo cada cambio.
Puedes ampliar estas cuestiones en el contenido sobre inteligencia artificial y privacidad.
Qué opción te conviene elegir
- Elige la IA integrada si las funciones del programa ya resuelven tus tareas habituales y el plan incluye el uso que necesitas.
- Elige un asistente externo conectado si necesitas coordinar varios programas y sus conexiones permiten completar ese trabajo con menos pasos manuales. Cuenta también con el tiempo y el coste de prepararlas.
- Combina ambas opciones si la IA integrada te sirve para tareas internas y el asistente para procesos que implican a otras áreas.
La mejor elección es la que completa tu trabajo con menos esfuerzo y un coste que puedas mantener. Antes de contratar, prueba una tarea habitual de principio a fin: comprueba el resultado, los pasos que todavía debes hacer tú y el coste de repetirla con la frecuencia que necesitas.
