¿Deben implantar un canal de denuncia las asesorías? ¿Qué características y requisitos debe cumplir el canal de denuncias de una asesoría? Te damos todos los detalles en esta guía.

¿Están obligadas las asesorías a tener canal de denuncias?

Las auditorías están obligadas a tener un canal de denuncias, cuanto tengan una plantilla de 50 o más empleados, tal y como se establece en la Ley 2/2023 del canal de denuncias, que transpone la Directiva Whistleblowing al ordenamiento jurídico español.

Así mismo, la Ley de Prevención de blanqueo de capitales también establece un canal de denuncias obligatorio para asesorías fiscales, con independencia de su número de empleados. En cualquier caso, estos canales de denuncia para asesorías fiscales también se regulan en la Ley 2/2023 y la Directiva de la UE, por lo que están obligados a cumplir con los mismos requisitos y características establecidos en estas normas.

La normativa del canal de denuncias regula los aspectos más fundamentales del canal de denuncias para asesorías: garantizar la confidencialidad y la protección del denunciante ante posibles represalias. Y tiene como objetivo promover el cumplimiento normativo y la ética dentro de las organizaciones.

Contrata el canal de denuncias con un servicio especializado

Contratar el canal de denuncias con un servicio especializado, como el que ofrece Grupo Atico34, garantiza a las auditorías una completa independencia y objetividad en la gestión de las denuncias recibidas.

Con Grupo Atico34, tu auditoría tendrá acceso a un completo software para el canal de denuncias, junto a elaboración de la documentación correspondiente, así como asistencia en la valoración y clasificación de las denuncias, a la vez que evitas conflictos de interés y cumples la Ley.

Características y requisitos del canal de denuncias para asesorías

  • Ser fácil de usar y localizar para los posibles denunciantes.
  • Garantizar la confidencialidad de los denunciantes, denunciados y cualquier otra persona que sea mencionada en las denuncias.
  • Garantizar la protección de los denunciantes ante cualquier tipo de represalia.
  • Permitir la denuncia anónima.
  • Permitir la presentación de las denuncias tanto de forma escrita como oral.
  • Elaborar un protocolo para el canal de denuncias, en el que se describa su funcionamiento, alcance y procedimiento para el canal de denuncias.
  • Elaborar el reglamento en el que se explique qué se puede denunciar, quiénes pueden denunciar, cómo se pueden presentar las denuncias, los plazos, el proceso de valoración, archivo o tramitación, investigación y resolución, consecuencias para las denuncias falsas, etc.
  • Tener designado un Responsable del canal de denuncias (puede ser una única persona o un equipo). Será el encargado de gestionar el canal y, por tanto, de recibir, valorar y clasificar las denuncias (si bien, podrá contar con la asistencia de más personal y asignar los casos a diferentes gestores).
  • Respetar los plazos para la gestión de las denuncias:
    • 7 días comunicar el acuse de recibo de la denuncia.
    • 90 días para valorar y, en su caso, investigar la denuncia (prorrogables a 90 días más).
  • Permitir la comunicación con el denunciante, para que este pueda estar informado sobre todo el procedimiento.
  • Llevar un registro de las denuncias recibidas, tramitadas y archivadas, así como de las resoluciones, en su caso.
  • Cumplir con la normativa de protección de datos en cuanto a confidencialidad y seguridad de la información y a la designación de un Delegado de Protección de Datos.
  • Tener definido un régimen sancionador interno, proporcional y dentro de los límites de la ley.
  • Publicar y comunicar el canal de denuncias.
  • Revisar de manera periódica el funcionamiento y los procesos del canal, para garantizar su eficacia.

¿Cómo implantar el canal de denuncias en una asesoría?

Actualmente, la mayoría de entidades obligadas a cumplir la Ley 2/2023 optan por contratar el canal de denuncias con proveedor o gestor externo especializado, como Grupo Atico34. Los gestores externos aportan varias ventajas a sus clientes; la primera de ellas es el acceso a un software para el canal de denuncias, con el que la gestión del canal y las denuncias se simplifica notablemente, sin dejar de cumplir con los requisitos de la normativa, especialmente en lo que respecta a las vías de comunicación, la confidencialidad en las comunicaciones y la admisión de denuncias anónimas.

La segunda es que varios de estos gestores externos también ofrecen servicios de asesoramiento jurídico en la valoración, clasificación, investigación y resolución de las denuncias, asistiendo al Responsable del canal en todo momento.

Y tercero, las asesorías fiscales evitarán posibles conflictos de intereses y contarán con un canal de denuncias completamente independiente y autónomo.

En cualquier caso, para implantar el canal de denuncias es necesario seguir estos pasos:

  1. Elegir y establecer las vías de comunicación para presentar las denuncias. Como mínimo, deberá admitir la denuncia por escrito y la denuncia verbal.
  2. Designar al Responsable del canal de denuncias y comunicar su nombramiento a la Autoridad Independiente de Protección del Informante en un plazo no superior a 10 días. Designar a un Delegado de Protección de Datos.
  3. Elaborar el protocolo y el reglamento del canal de denuncias, así como definir el procedimiento del canal.
  4. Crear el libro-registro y establecer las medidas de seguridad necesarias para garantizar que solo podrá acceder a él el personal autorizado.
  5. Publicar y comunicar la existencia del canal, del protocolo y el reglamento.

Sanciones por no cumplir la ley del canal de denuncias en asesorías

Las auditorías que estando obligadas no cumplan con la Ley 2/2023 y no implanten el canal de denuncias, pueden enfrentarse a sanciones por infracción muy grave, cuya multa puede alcanzar el millón de euros para la persona jurídica y los 300.000 en caso de persona física.

Así mismo, las auditorías fiscales que no tengan implantado su canal de denuncias, también podrían enfrentar una sanción de hasta 60.000 euros, por infringir la Ley de Prevención de blanqueo de capitales.

Amplía los servicios de tu asesoría con el canal de denuncias de Grupo Atico34

Como hemos visto en la guía, la Ley 2/2023 permite la gestión externa de los canales de denuncias, de manera que empresas con recursos limitados puedan acceder e implantar un sistema interno de información de forma relativamente sencilla y contar con el apoyo del servicio externo para gestionar las denuncias recibidas a través del canal. Además, una gestión externa del canal de denuncias para empresas garantiza una mayor objetividad en la valoración de las denuncias y su posterior tramitación o archivo.

Trabaja con un socio estratégico en compliance.

Las asesorías que quieran ampliar su catálogo de servicios y ofrecer a sus clientes la implantación y gestión del canal de denuncias, encontrarán en Grupo Atico34 un socio estratégico, con una amplia trayectoria en el ámbito del compliance y que ya trabaja con partners de ámbitos muy diversos; asociaciones empresariales, federaciones, gestores, etc.

Grupo Atico34, dentro de sus servicios de compliance, ofrece una colaboración con las asesorías y facilitar a estas la implementación y gestión del canal de denuncias para sus clientes.

Este servicio incluye una licencia de su software para el canal de denuncias, un sistema que cumple con todos los requisitos y obligaciones establecidas en la Ley 2/2023, garantizando una gestión eficaz de las denuncias y la salvaguarda de la confidencialidad de los denunciantes, cumpliendo, además, escrupulosamente la normativa de protección de datos al respecto (materia en la que Atico34 tiene una dilatada experiencia).

Pero, más importante aún, a través de esta colaboración entre Grupo Atico34 y las asesorías, sus clientes de 50 o más empleados tendrán a su disposición un equipo de abogados expertos en compliance, que se encargarán de todo; elaboración de la documentación requerida por la Ley, diseño e implementación de protocolos completamente personalizados, desde el reglamento hasta el procedimiento del canal de denuncias, la puesta en marcha del canal, sin olvidar brindar un asesoramiento integral al cliente en caso de recibir una denuncia (análisis de los hechos denunciados, valoración para su tramitación o archivo y asesoramiento jurídico en cuanto a las acciones o medidas a tomar).

Ofrecer un servicio externalizado del canal de denuncias junto a Grupo Atico34 permitirá a las asesorías dar a sus clientes un servicio personalizado, completo y de acuerdo a la ley.

Si estás valorando ampliar los servicios de tu asesoría e incluir la implantación y gestión del canal de denuncias de tus clientes, no lo dudes más, ponte en contacto con Grupo Atico34 y descubre como una colaboración con nosotros puede ayudaros a ti y a tus clientes a dar el siguiente paso en compliance.