Requisitos del canal de denuncias

¿Cuáles son los requisitos del canal de denuncias? ¿Qué ley establece y regula los requisitos del canal de denuncias obligatorio? En este artículo te explicamos cuáles son los elementos que no pueden faltar en el canal de denuncias de tu empresa.

¿Qué normativa regula los requisitos del canal de denuncias?

La normativa que regula los requisitos del canal de denuncias obligatorio en España es la Ley 2/2023, también conocido como ley del canal de denuncias, que entró en vigor el 13 de marzo de 2023 y que traspone la Directiva Whistleblowing de la UE.

Según esta normativa del canal de denuncias, o sistema interno de información, como se lo denomina en ella, el canal de denuncias debe cumplir con una serie de requisitos para ser considerado conforme a la ley y, por lo tanto, válido y efectivo.

Según estos requisitos para el canal de denuncias, no es suficiente con crear una dirección de correo electrónico y decirles a los empleados o miembros de la organización que es ahí dónde deben dirigir sus denuncias, sino que es necesario, de acuerdo a la Ley 2/2023, que el canal de denuncias obligatorio para empresas sea una herramienta integrada en la organización como un mecanismo para la denuncia y prevención de acciones ilícitas o posibles infracciones.

Además, el canal de denuncias debe ser también un medio que permita garantizar la protección del denunciante ante posibles represalias y esté gestionado y supervisado de manera adecuada, donde las denuncias queden registradas y lleven un seguimiento y evaluación apropiados.

Para lograr estos objetivos, es fundamental que las empresas y cualquier otra organización obligada a tenerlo (recordemos, con 50 o más empleados y todas las AA. PP.) cumplan con los requisitos del canal de denuncias que detallamos a continuación

¿Cuáles son los requisitos del canal de denuncias?

No son pocas las empresas que se preguntan cómo se crea un canal de denuncias de acuerdo a las directrices y obligaciones de la Ley 2/2023; en otros artículos hemos abordado esta cuestión de forma general, pero aquí nos vamos a centrar en enumerar y describir cuáles son los requisitos que debe cumplir el canal de denuncias obligatorio para empresas y AA. PP.

Mantener la confidencialidad y el anonimato

La Ley de protección del denunciante de corrupción permite la denuncia anónima, por lo que el sistema del canal de denuncias debe permitir recepcionar y gestionar este tipo de denuncias. Así mismo, deben implementarse las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad de los denunciantes y los denunciados, es decir, que solo tendrán acceso a dicha información los responsables del canal de denuncias y aquellas personas autorizadas cuando corresponda (por ejemplo, recursos humanos si es necesario aplicar una sanción disciplinaria a un denunciado).

Denuncias por escritos y verbales

El canal de denuncias debe permitir que las denuncias puedan hacerse tanto de forma escrita como verbal, para lo que se puede habilitar una dirección de correo electrónico específica, así como un buzón de voz, o recurrir a un software que permita la integración de estos elementos. Así mismo, debe estar claramente diferenciado y ser independiente de cualquier otro sistema de información interno de la organización. Además, el sistema elegido debe permitir llevar un seguimiento y gestión adecuados de las denuncias recibidas.

Tener un protocolo de uso

Se debe desarrollar un reglamento o protocolo de uso del canal de denuncias, en el que se explique qué hechos son denunciables a través de esta vía, cómo utilizarlo, cómo se deben presentar las denuncias y qué esperar del procedimiento. Así mismo, se deberá informar de qué no se puede denunciar o comunicar a través de este sistema y las consecuencias de presentar denuncias falsas.

Tener un procedimiento de tramitación e investigación

Así mismo, se debe elaborar un procedimiento para la tramitación e investigación de denuncias. Este procedimiento debe articular todo el proceso de evaluación de la denuncia, su admisión o no a trámite, y cómo será el proceso de investigación; quién lo llevará a cabo, cómo se procederá a oír a las partes, qué hacer en caso de que el hecho denunciado pueda ser constitutivo de delito, cómo se colaborará con las autoridades correspondientes, así como establecer los plazos para cada fase del proceso. Recordemos que la ley fija un plazo de 7 días para enviar el acuse de recibo al denunciante, y 3 meses para llevar a cabo la investigación.

Tener un régimen sancionador

La organización debe fijar un sistema disciplinario asociado al canal de denuncias, a través del cual se sancionen las conductas ilícitas o infractoras, así como las vulneraciones de la normativa interna de la empresa, siempre dentro de los límites que establece la ley laboral para la implementación de un régimen sancionador interno.

Formar al personal encargado de tratar las denuncias

Especialmente en el caso de la gestión interna del canal de denuncias, el personal encargado de recepcionar y gestionar las denuncias, así como del proceso de investigación de las mismas, debe tener formación adecuada no solo en materia jurídica y los códigos internos de la organización, sino también en lo relativo a la protección de datos personales.

Informar y formar a la plantilla sobre el uso del canal de denuncias y sus derechos

La plantilla debe ser informada y formada sobre el uso del canal de denuncias y los derechos que les asisten tanto como denunciantes como denunciados, para ello se deberá comunicar el protocolo de uso del canal de denuncias, el procedimiento ante las denuncias recibidas y el régimen sancionador interno de la empresa.

Registro y acuse de recibo

Los denunciantes siempre deben ser informados de que su denuncia ha sido recibida y registrada (cómo hemos dicho, hay un plazo de 7 días para hacerlo), por lo que la persona encargada de la gestión del canal de denuncias será la encargada de registrar las denuncias y enviar el correspondiente acuse de recibo a través del medio escogido por el denunciante (cabe señalar que esta tarea se puede automatizar si se usa un software para el canal de denuncias, herramienta que, además, también puede habilitar una vía para «comunicarse» con los denunciantes anónimos).

Procedimiento para la supresión de datos personales

Se debe elaborar un procedimiento para la eliminación de las denuncias y la supresión de datos personales de acuerdo a la normativa de protección de datos, cumpliendo con los plazos recogidos tanto en esta como en la Ley de protección del denunciante.

Revisión periódica

Como con cualquier otra medida de compliance, el canal de denuncias y sus protocolos y procedimientos deben someterse a revisiones periódicas, para comprobar su eficacia y efectividad, detectar posibles errores o problemas y subsanarlos. Estas revisiones pueden hacerse a nivel interno, pero las auditorías externas garantizarán una mayor independencia y objetividad.

En definitiva, cualquier empresa u organización, pública o privada, obligada por ley a tener canal de denuncias, debe asegurarse de que su sistema interno de información cumple con cada uno de los requisitos que hemos enumerado en este artículo.