Las nuevas leyes y sus modificaciones hacen del cumplimiento normativo una tarea cada vez más compleja y exigente y todo un desafío para las empresas, especialmente para pymes, que en muchas ocasiones carecen de los medios y recursos para poder asegurar que cumplen con cada una de sus obligaciones. Es aquí donde los servicios de compliance para empresas cobran especial relevancia.
En las siguientes líneas revisaremos cuáles son los principales servicios de compliance que las empresas pueden externalizar, para asegurar el cumplimiento de todas aquellas leyes que les afectan.
En este artículo hablamos de:
Servicios de compliance que puede externalizar la empresa
Aunque tener un plan de compliance en España no es obligatorio, lo cierto es que ante la complejidad de las diferentes leyes y reglamentos que las empresas deben cumplir, y el hecho de que las personas jurídicas tengan responsabilidad penal en la comisión de ciertos delitos, ha hecho que tener implementado algún sistema de gestión de compliance para prevenir las irregularidades y los comportamientos ilícitos, sea una necesidad para muchas compañías.
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Si bien hay compañías, especialmente las grandes empresas, que apuestan por implementar y gestionar el sistema de compliance a nivel interno, es decir, han nombrado o contratado un compliance officer (bien una persona o un equipo) y/o creado un departamento dedicado a esta labor (o incluido una sección en el departamento legal de la empresa, si ya lo tenía), otras organizaciones apuestan por la externalización de los servicios de compliance, puesto que estos pueden ser contratados a otras empresas (siempre teniendo en cuenta que la responsabilidad por cualquier incumplimiento siempre recaerá por la empresa que contrata estos servicios).
Servicios de Compliance que puede externalizar tu empresa
Así, entre los servicios de compliance que se pueden externalizar tenemos los siguientes:
– Implementación y seguimiento de cualquier sistema de gestión de compliance:
El compliance legal abarca una amplia variedad de diferentes tipos de compliance, como, por ejemplo, el compliance penal, el compliance tributario o el compliance ambiental, además de ayudar a las empresas a cumplir con otras obligaciones legales derivadas de diferentes leyes, tanto generales como sectoriales, que las afectan directamente.
Un servicio externo de compliance puede ayudar a una empresa a diseñar un programa de compliance, implementarlo y llevar el correspondiente seguimiento del mismo, para las siguientes obligaciones legales:
- Prevención del blanqueo de capitales: La ley de prevención de blanqueo de capitales afecta a diferentes tipos de negocios e implica el cumplimiento de obligaciones complejas que requieren de conocimientos sobre la materia y dedicación de tiempo, no solo para asegurar que la empresa cumple esta normativa y evita la comisión de un delito de blanqueo de capitales por cualquiera de sus miembros, sino también para llevar a cabo la diligencia debida a la hora de establecer relaciones comerciales con otras compañías o socios y asegurarse de que ellos también cumplen la ley.
- Protección de datos: Cumplir con la Ley de Protección de Datos es una obligación que toda empresa debe cumplir y cuantos más datos personales trata una empresa y más grande es esta, más compleja se vuelve esta labor. Ayudar a cumplir con la protección de datos en empresas, sin dejarse olvidada ninguna de las obligaciones, requisitos y documentos que son necesarios, puede formar parte también de cualquier programa de compliance legal.
- Plan de Igualdad: La Ley Orgánica de Igualdad y posteriores Decretos que la amplían y desarrollan, establecen la obligación para empresas de 50 o más empleados de tener un Plan de Igualdad, que a su vez implica el cumplimiento de diversas obligaciones que contribuyan a alcanzar la igualdad en el ámbito laboral. Como en el caso de la protección de datos, el programa de compliance legal puede ayudar a la empresa a demostrar su cumplimiento de las obligaciones derivadas de la Ley de Igualdad para las empresas.
- Prevención de riesgos laborales: La prevención de riesgos laborales es una obligación ineludible para las empresas, especialmente para aquellas cuya actividad implique riesgos importantes para la salud y la integridad física de sus empleados. A través de un programa de gestión de compliance laboral, una empresa puede asegurar que cumple con cada una de estas obligaciones.
- Prevención de la comisión de delitos: Para reducir o eximir de la responsabilidad penal a una empresa, cuando uno de sus miembros ha cometido un delito que haya podido beneficiarla directa o indirectamente, la empresa debe tener implementado un programa o plan de prevención de delitos funcional y efectivo. Un servicio de compliance externo no solo ayudará con la elaboración e implantación de este plan, también asegurará una completa objetividad e independencia a la hora de gestionarlo.
– Canal de denuncias:
Con la entrada en vigor de la Directiva Whistleblower, el canal de denuncias interno es una obligación para toda empresa con 50 o más empleados. Además, para empresas con menos empleados también es obligatorio como parte del protocolo de prevención del acoso sexual o por razón de sexo.
El canal de denuncias es, prácticamente, un aspecto del compliance obligatorio para un gran número de empresas, pero la ley permite externalizar la implementación y gestión del propio canal y la investigación y seguimiento de las denuncias que se reciben a través de él, siempre que el proveedor de este servicio de compliance se mantenga en comunicación y colabore con el responsable de cumplimiento de la empresa.
Este servicio de compliance puede ser nada más que la gestión del canal de denuncias, a través de un software específico o un servicio mucho más completo, tal y como hemos mencionado en el apartado anterior.
– Compliance Officer:
El compliance officer es la persona o personas (puesto que puede ser un órgano colegiado) encargadas de supervisar todo lo relacionado con el cumplimiento normativo de la empresa; sus funciones son variadas y complejas y requieren, además, de independencia respecto a la dirección de la empresa. Por ese motivo, contratar los servicios de un compliance officer ajeno a la empresa puede ser garantía de esa independencia y objetividad, incluso cuando debe alinear el cumplimiento de sus funciones y obligaciones con los objetivos y filosofía de la compañía.
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– Auditorías compliance:
Para que una empresa pueda eximir o reducir su responsabilidad penal tras la comisión de un delito en su seno, es imprescindible que demuestre que la efectividad de su programa de compliance, es decir, que tenía implementadas medidas y controles para prevenir la comisión de delitos y que la persona tras su comisión, logró saltar o burlar esas medidas.
Una forma de demostrar esa efectividad es someter el programa de compliance a una auditoría de compliance externa, que garantiza la objetividad de todo el proceso y que pondrá a prueba la solidez del programa, buscando debilidades o problemas que sea necesario subsanar, solucionar o reforzar.
– Modelos y certificaciones de cumplimiento:
En relación con lo anterior, actualmente existen diferentes estándares normalizados de cumplimiento (certificables y no certificables), como, por ejemplo, la norma ISO 37301 de Sistemas de Gestión de Compliance, la norma ISO 37011 de Sistemas de Gestión Antisoborno, la UNE 19601 de Sistemas de Gestión de Compliance Penal o ISO 27001 de Gestión de la Seguridad la Información.
La implementación de modelos y estándares de cumplimiento pueden ser certificados por un servicio externo, como puede ser una consultoría especializada en compliance o en algunos estándares en concreto. Esta certificación pasa por llevar a cabo un proceso de auditoría, que comprobará que el programa de compliance implementado cumple con los requisitos del estándar correspondiente.
– Códigos éticos:
Cualquier plan de compliance debe incluir un código ético, así como ayudar en la creación del código de conducta de la empresa, ya que ambas herramientas contienen las normas internas de la propia compañía, que forman parte del compliance (si bien hemos dicho que el compliance se centra en asegurar el cumplimiento de las leyes, también implica el respeto por las normas internas creadas por la propia empresa).
Contar con la asistencia de un servicio externo de compliance para la creación de estos códigos contribuye a tener una visión objetiva y general no solo de las normativas externas que afectan a la empresa, sino también a normas internas que es necesario poner en práctica para ayudar en el cumplimiento de las primeras.
¿Por qué externalizar los servicios de compliance?
Externalizar los servicios de compliance garantizará, como ya hemos mencionado en varias ocasiones, la objetividad e independencia necesaria a la hora de elaborar y gestionar el programa de compliance legal (o cualquier tipo de compliance que haya adoptado la empresa) y asegurar que se cumple con todas las obligaciones legales que afectan a la empresa.
Aunque pueda parecer lo contrario, puede reducir costes, puesto que al evitar la comisión de infracciones, la empresa evitará también la imposición de sanciones administrativas y, en el caso de delitos penales, de cuantiosas multas.
Así mismo, para pymes sin departamentos legales o personal dedicado al cumplimiento normativo, los servicios externos de compliance contribuyen a ahorrar tiempo, ya que toda la gestión relacionada con ello la llevará el equipo de su proveedor de servicios de compliance.
En el caso del canal de denuncias interno, externalizarlo contribuye a garantizar la confidencialidad de los denunciantes y de todo el proceso de investigación, tal y como exige la normativa europea.
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Si quieres que tu empresa esté al día de sus obligaciones legales y evite posibles sanciones por no cumplir con las diferentes leyes que la afectan, contratar los servicios de compliance con una consultoría externa especializada en esta materia, como Grupo Atico34, es la solución que estás buscando.
Nuestro equipo está formado por profesionales que no solo te ayudarán en la elaboración de planes de cumplimiento, sino que también te asesorarán en todo momento y resolverán cualquier duda relacionada. Los profesionales de Grupo Atico34 tienen una dilatada experiencia en protección de datos, planes de igualdad, prevención del acoso laboral, control horario, prevención del blanqueo de capitales, sistemas de prevención de delitos y gestión del canal de denuncias.