Aunque empresas y entidades públicas tienen bastante libertad para organizar y gestionar su canal de denuncias interno, la ley establece unas obligaciones mínimas para estas herramientas. En las siguientes líneas explicaremos el procedimiento del canal de denuncias de acuerdo a la normativa europea y nacional.

¿Qué es el procedimiento del canal de denuncias?

El procedimiento del canal de denuncias es la forma en cómo debe funcionar el canal de denuncias de una organización, sea esta una empresa, una entidad pública o cualquier otra de las organizaciones en las que es de aplicación la ley de protección del denunciante de corrupción, que traspone al ordenamiento jurídico español la Directiva Whistleblowing de la UE.

Tanto la norma española como la europea suponen un conjunto de mínimos en cuanto al procedimiento del canal de denuncias, de manera que mientras que las organizaciones cumplan con estas obligaciones mínimas, pueden organizar y gestionar el canal de denuncias de la manera que mejor se adapte a sus circunstancias y sector, incluida la externalización de la gestión del canal de denuncias, contratando este servicio con un proveedor (como puede ser una consultoría o un despacho de abogados).

Procedimiento de una denuncia en el canal de denuncias

¿Cómo debe ser el procedimiento del canal de denuncias de una empresa?

Recordemos que las empresas con más de 50 personas trabajadoras deben implementar un canal de denuncias obligatorio, cuyo procedimiento, teniendo en cuenta las obligaciones que establece la normativa, debería ser el siguiente:

Procedimiento para la presentación y gestión de comunicaciones en el canal de denuncias

Hechos que se pueden denunciar Acciones o comportamientos contrarios a la normativa interna de la empresa y contrarios a las leyes.
Personas que pueden denunciar Cualquier persona, forme o no parte de la empresa, que tenga conocimiento de la comisión de un hecho denunciable.
Personas a las que se puede denunciar Cualquier persona, física o jurídica, que haya cometido un hecho denunciable dentro o en relación con la empresa.
Vías del canal de denuncias Debe admitir la denuncia escrita o verbal. Y contar con todas las garantías de confidencialidad y protección de datos.
Formalización de la denuncia Depende de la vía empleada para presentar la denuncia. Y debe admitir las denuncias anónimas. A modo orientativo:

  • Datos identificativos del denunciante (cuando este se identifique)
  • Datos identificativos del denunciado
  • Hechos denunciados
  • Fecha de los hechos
  • Identificación de testigos
  • Etc.
Admisión de la denuncia Emitir un acuse de recibo al denunciante de la admisión de la denuncia, en un plazo no superior a 7 días.
En su caso, comunicar la subsanación de defectos de la denuncia.
Apertura de expediente e inicio del proceso de investigación interna Si la denuncia se admite a trámite, se abrirá un expediente y comenzará la investigación internar (cuya duración no deberá ser superior a 3 meses, prorrogables por otros 3 meses, en casos que supongan mayor complejidad), siguiendo el protocolo establecido por la empresa para ello (recopilación de pruebas, análisis de información, entrevistas con denunciante, denunciado y testigos), etc.
Notificaciones Se debe notificar de la investigación a todas las personas y organismos afectados, respetando la confidencialidad y la protección de datos. Si es necesario, se activarán medidas cautelares.
Resolución del expediente Finalizada la investigación interna, se procederá a la resolución del expediente, cuyo resultado puede ser:

  • Archivo
  • Adopción de medidas disciplinarias
  • Comunicación a las Autoridades correspondientes
Conservación de la información Toda la documentación relativa a las denuncias, tanto si se admiten como si se descartan y archivan, deben conservarse durante el tiempo que sea necesario, de acuerdo al artículo 24 de la LOPDGDD.

 

Una vez admitida la denuncia, durante todo el proceso, el Responsable del Sistema deberá llevar un seguimiento diligente del mismo. Así mismo, se mantendrá informado al denunciante del transcurso de la investigación (siempre dentro de los límites jurídicos y de la manera más completa posible). De manera que al denunciante se le comunicará si la denuncia se archiva, si se abre un expediente y un proceso de investigación y los resultados del mismo y las medidas tomadas para solucionar el problema denunciado. También se le informará si la denuncia es remitida a una autoridad competente para proseguir con la investigación.

Es recomendable mantener informado al denunciante del seguimiento del proceso de la denuncia, para evitar que acuda a la denuncia pública de los hechos (a través de redes sociales o medios de comunicación) y para que no pierda la confianza en el sistema interno de información.

También se debe informar al denunciante de sus derechos, las garantías de protección y de la existencia de canales de denuncia externos de las autoridades competentes y, en su caso, de las instituciones, órganos u organismos de la UE.

El procedimiento del canal de denuncias debe ser aprobado por el Responsable del Sistema, que debe ser una persona u organismo independiente y autónomo, designado por la dirección de la empresa.

Así mismo, este procedimiento debe ser público, es decir, la plantilla y cualquier persona externa debe saber cómo se gestionarán las denuncias recibidas en el canal de denuncias.

tarifas compliance

¿Es necesario establecer el procedimiento del canal de denuncias?

Sí, el canal de denuncias debe contar con un procedimiento claro para la gestión de las denuncias (no confundirlo con el proceso o protocolo de investigación interna, al que puede dar lugar una denuncia), de manera que el proceso sea ágil y no suponga demoras en la tramitación de las denuncias recibidas.

Cabe señalar que es posible recibir sanciones por un canal de denuncias mal gestionado, especialmente si se considera como una obstaculización del proceso de denuncias e investigación de las mismas.

¿Cómo comunicar el procedimiento del canal de denuncias?

Para comunicar el procedimiento del canal de denuncias, se debe elaborar un reglamento del canal de denuncias, en el que se explique el funcionamiento del mismo, cómo deben presentarse las denuncias, qué hechos son denunciables, los plazos de respuesta y de la investigación interna, etc.

Este reglamento debe estar disponible para todos los miembros de la organización, así como para personas externas que puedan presentar denuncias de hechos de los que hayan sido testigos, por lo que una de las vías más efectivas es publicarlo en la página web de la empresa, como parte de su departamento legal o de compliance o, incluso, como parte de la página o plataforma dedicada al canal de denuncias. Lo importante es que sea fácilmente accesible y fácil de localizar.

Si tu empresa necesita un canal de denuncias y elaborar su procedimiento y reglamento, así como llevar la gestión de las denuncias es algo para lo que no dispones ni de tiempo ni de personal con la formación adecuada o, simplemente, quieres una mayor objetividad e independencia en la revisión y valoración de las denuncias, puedes contratar el canal de denuncias con un proveedor externo especializado, como Grupo Atico34.

Te ayudaremos en la implementación y gestión del canal de denuncias y nuestro equipo de abogados te facilitarán toda la asistencia jurídica que necesites respecto al tratamiento de las denuncias y las acciones a llevar a cabo.

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