Canal de denuncias obligatorio para empresas 2023

El canal de denuncias obligatorio para empresas ya es una realidad. Los países miembros de la UE deben adaptarse a la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019 y poner en marcha una normativa que garantice la prevención de delitos internos en la empresa, así como la protección a los denunciantes. En el caso de España, la normativa de aplicación será la Ley 2/2023, de 20 de febrero. Todas las empresas de más de 50 trabajadores deberán de cumplir con la obligación de implementar un canal de denuncias.

¿Es obligatorio implantar un canal de denuncias para empresas?

Sí, es obligatorio implantar un canal de denuncias en empresas con 50 empleados o más. De acuerdo a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, las empresas con 50 o más empleados deben cumplir con la obligación del canal de denuncias e implementar esta herramienta, siguiendo los requisitos dispuestos por la normativa.

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Además de la normativa mencionada, hay otras leyes que obligan a las empresas a tener implementado un canal de denuncias, como son el Código Penal, que establece el canal de denuncias como requisito del plan de prevención de delitos penales, la Ley de Igualdad dentro de los planes de igualdad, la Ley de Blanqueo de Capitales o la Ley de protección integral de la infancia y la adolescencia para empresas del ámbito deportivo, ocio o educativo que cuenten con la presencia de menores.

La Ley de protección del denunciante entró en vigor en España el 13 de marzo de 2023. Esta nueva normativa obliga a las organizaciones a implementar un canal de denuncias interno. A partir de ahora, tener un canal de denuncias es obligatorio para todas las empresas con más de 50 trabajadores.

Así mismo, cualquier empresa que decida adoptar la norma ISO 37301 sobre sistemas de gestión de compliance, también tiene la obligación de implementar un canal de denuncia interno.

Del mismo modo, las empresas obligadas a implementar un canal de denuncias también deben designar un Delegado de Protección de Datos obligatorio, ya que deben tenerlo todas las empresas con más de 50 trabajadores que traten datos sensibles o que puedan poner en riesgo la privacidad, seguridad o integridad de los interesados.

¿Está mi empresa obligada a tener un canal de denuncias?

¿Es obligatorio implantar un canal de denuncias en las empresas? Sí, es obligatorio implementar este canal de denuncias para todas las empresas con un mínimo de 50 empleados..

Al menos, así lo indica la Comisión Europea en su directiva whistleblowing, siendo de obligado cumplimiento para todos los Estados miembros. La legislación española ha adoptado esta normativa a través de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Las empresas con más de 250 trabajadores tendrán 3 meses desde su publicación en el BOE para adaptarse a la normativa (contando con un período de excedencia por vacatio legis de 20 días). El resto de empresas obligadas tendrán de plazo para implementar el canal de denuncias hasta el 1 de diciembre de 2023.

¿Qué empresas están obligadas a tener un canal de denuncias?

Como hemos señalado, todas las empresas con 50 o más empleados están obligadas a tener un canal de denuncias interno, independientemente de la actividad que desarrollen o su volumen de facturación.

Las empresas con menos de 50 trabajadores quedan eximidas de implementar un canal de denuncias interno, salvo que otra ley les obligue a ello (como las que hemos citado más arriba) o lo haga su convenio de aplicación.

Cabe señalar que aunque la empresa no esté obligada a tener un canal de denuncias, los trabajadores sí siguen teniendo la responsabilidad de denunciar los delitos o conductas ilícitas de las que puedan ser testigos en la empresa ante las autoridades correspondientes y competentes.

Empresas que están obligadas a tener un canal de denuncias

Plazos máximos para poner en marcha el canal de denuncias

Las empresas tienen los siguientes plazos para implementar el canal de denuncias obligatorio:

• Las empresas con 250 o más trabajadores, tendrán 3 meses para hacerlo desde el momento en que la ley de protección del denunciante entre en vigor.
• Las empresas de 50 a 249 trabajadores tendrán hasta el 1 de diciembre de 2023 para implementar el canal de denuncias.

¿Qué requisitos indispensables debe cumplir un canal de denuncias interno?

Con carácter general, la Directiva Whistleblowing establece los siguientes requisitos para el canal de denuncias obligatorio (se trata de los aspectos mínimos que debe contemplar el canal de denuncias de la empresa):

• Contar con los medios necesarios para asegurar la autenticidad, identidad y confidencialidad del denunciante, del denunciado y los testigos. Para ello se implementarán las medidas de seguridad adecuadas (no muy diferente a las medidas de seguridad que se deben adoptar en protección de datos).
• La información deberá poder almacenarse durante el tiempo que sea necesario para realizar nuevas investigaciones.
• Se podrán hacer denuncias por escrito y verbales.
• Se designará a un responsable autónomo e imparcial para realizar el seguimiento e investigación de las denuncias.
• Se emitirá un acuse de recibo de la denuncia en un plazo no superior a 7 días desde su recepción.
• Solo podrán acceder a las denuncias el personal autorizado.

Además, respecto a los denunciantes se establecen las siguientes garantías:

• Se les proporcionará información y asesoramiento respecto a los procedimientos y recursos a su disposición.
• Asistencia de las autoridades competentes para garantizar su protección frente a posibles represalias.
• Asistencia financiera y otras medidas de apoyo al denunciante, en el marco de un posible proceso judicial.

Respecto a los grupos de empresas, estos deberán tener una política general común para todas sus sociedades y habilitar un canal de denuncia interno para todo el grupo.

Así mismo, la normativa contempla la posibilidad de contratar el canal de denuncias a través de un proveedor externo, como puede ser un despacho de abogados o una consultoría. Es decir, que las empresas pueden gestionar ellas mismas su canal de denuncias o pueden tener un canal de denuncias externo gestionado por un proveedor, siempre que este cumpla con los requisitos recogidos más arriba y mantenga el contacto con el responsable del canal (que en la mayoría de los casos, será el compliance officer de la empresa).

¿Qué sucede si tu organización incumple la obligación de contar con un canal de denuncias interno?

La normativa establece diferentes sanciones por no tener un canal de denuncias, por obstaculizar su funcionamiento o la labor de sus gestores, por vulnerar la confidencialidad y el anonimato del canal o tomar represalias contra los denunciantes, entre otras acciones castigadas por el régimen sancionador.

Estas sanciones, que pueden aplicarse tanto a personas como las empresas, pueden alcanzar los 300.000 euros para las primeras, y el millón de euros para las segundas, en su grado de mayor gravedad.

¿El canal de denuncias es obligatorio para otras entidades u organizaciones?

Aparte de las empresas con 50 o más empleados, el canal de denuncias obligatorio también deben implementarlo:

• Organizaciones sin ánimo de lucro
• Fundaciones
• Partidos políticos
• Sindicatos
• Organizaciones empresariales que gestionen fondos públicos
• Entidades públicas de municipios de más de 10.000 habitantes
• Universidades

En lo que respecta a poblaciones con menos de 10.000 habitantes, los ayuntamientos podrán compartir medios para recepcionar y gestionar las denuncias internas, es decir, se podrá crear un canal de denuncias para ayuntamientos de manera conjunta entre este tipo de municipios.

¿Cómo implementar un canal de denuncias?

Implementar el canal de denuncias obligatorio en la empresa consiste en seguir estos pasos:

• Elegir el tipo de gestión del canal de denuncias, es decir, si será interno o de gestión externa.
• Elegir qué vías de comunicación se van a emplear, siendo lo más recomendable el canal de denuncias digital.
• Nombrar al responsable del canal de denuncias.
• Elaborar el reglamento del canal.
• Establecer el protocolo de recepción, gestión, tramitación e investigación de las denuncias.
• Llevar un registro de todas las denuncias recibidas, resueltas y archivadas.
• Nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPO).
• Difundir la existencia del canal de denuncias y su reglamento.

Pero si tienes dudas sobre cómo implementar un canal de denuncias en tu empresa o no tienes tiempo para dedicarle o careces de los conocimientos para ello, lo más recomendable es que contrates los servicios de un canal de denuncias de gestión externa con una consultoría, como Grupo Atico34; nuestros abogados se encargarán de todo el proceso de implementación y de la propia gestión, evaluación y seguimiento de las denuncias recibidas en el canal, así como te ofrecerán asesoramiento jurídico sobre medidas correctoras a adoptar.

Además, un canal de denuncias externo mantendrá una mayor independencia y objetividad a la hora de gestionar las denuncias y recomendar cuál es la mejor forma de actuar para la empresa.