Ley Canal de Denuncias 2/2023: Aspectos fundamentales de esta normativa

Desde el 13 de marzo de 2023 está en vigor la Ley del Canal de Denuncias, también conocida como Ley de Protección al Denunciante de Corrupción; la normativa del canal de denuncias articula y regula el funcionamiento del sistema interno de información de empresas y organizaciones obligadas a tenerlo y crea la figura de la Autoridad Independiente de Protección del Informante. En este artículo repasaremos los aspectos clave de la Ley 2/2023 del canal de denuncias.

¿Qué es la ley del canal de denuncias en España?

La ley del canal de denuncias en España es la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, comúnmente llamada ley de protección al denunciante.

Esta ley, que traspone la Directiva Whistleblowing de la UE, ha tenido un largo periplo desde su creación como proyecto de ley del canal de denuncias, hasta su aprobación en febrero de 2023 como ley en las Cortes. Y, si bien, sigue prácticamente las directrices de la Directiva europea en su totalidad, ha introducido algunas novedades y modificaciones de términos respecto a esta.

Por ejemplo, en la ley del canal de denuncias no se habla de «canal de denuncias» y «denunciante», sino de «sistema interno de información» y de «informante», así como no menciona «denuncias», sino «informaciones» y «comunicaciones», que emplea de forma sinónima en el texto. Pero este cambio de terminología está más relacionado con lo que se entiende que debe ser una denuncia en nuestro ordenamiento jurídico, que porque en realidad no estemos hablando de denuncias internas dentro de la empresa.

Por ello, a la regulación del canal de denuncias de la Ley 2023 se le ha bautizado, cómo decíamos, como Ley de Protección al Denunciante de Corrupción en muchos medios (incluido este blog).

En cualquier caso, en este artículo utilizaremos los términos de canal de denuncias y sistema interno, denunciante e informante, y denuncia e información y comunicación de forma indistinta y sinónima (como ya hemos venido haciendo en otros artículos relacionados con el canal de denuncias).

Objetivos de la Ley 2/2023 del canal de denuncias

La nueva ley del canal de denuncias persigue los mismos objetivos que la Directiva Whistleblowing; garantizar la adecuada protección de aquellas personas que deciden dar el paso y denunciar acciones ilícitas o infractoras dentro de las organizaciones, sean estas empresas privadas u organismos públicos, y asegurar que no recibirán ningún tipo de represalia, como, por ejemplo, ser despedidas, no recibir ascensos o ser degradadas, entre otras represalias que contempla el artículo 36 de la Ley. Así mismo, el artículo 37 también recoge una serie de medidas de apoyo específicas para los informantes, como, por ejemplo, asesoramiento integral y gratuito, apoyo financiero y psicológico.

A través de ese objetivo, se busca promover la denuncia interna a través de los canales de denuncia, ayudando con ello, a la larga, a prevenir la comisión de delitos o infracciones dentro de las organizaciones y promover una cultura ética en las mismas.

Para ello, la Ley 2023 del canal de denuncias se sirve de la implementación de un sistema interno de información dentro de las organizaciones, que garantice tanto la gestión adecuada de las denuncias recibidas como la protección de los informantes ante posibles represalias. Así mismo, la ley prevé la creación de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, adscrita al Ministerio de Justicia, y que cumplirá las funciones de un «canal de denuncias externo», además de la supervisión de los sistemas internos de información de las organizaciones, entre otras.

Respecto sobre qué se puede denunciar a través de los sistemas internos de información, la ley del canal de denuncias específica lo siguiente:

• Cualquier acción u omisión que pueda constituir una infracción del Derecho de la UE (las recogidas en el anexo de la Directiva Whistleblowing, las que afecten a intereses financieros de la UE y las que incidan en el mercado interior).
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

¿A quién protege la normativa del canal de denuncias?

La normativa del canal de denuncias protege a cualquier persona (informante) que trabaje en el sector privado o público y que haya obtenido información sobre infracciones dentro de un contexto laboral o profesional, lo que incluye a:

• Empleados públicos y trabajadores por cuenta ajena.
• Autónomos.
• Accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.

Así mismo, la ley también protegerá a quienes comunique o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada (es decir, ex-empleados), voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación y candidatos en el proceso de selección o en la negociación contractual. Así como a los representantes legales de los trabajadores en sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.

Además, las medidas de protección y apoyo recogidas en la ley también se aplicarán a:

• Las personas dentro de la organización que asistan al informante durante el proceso.
• Las personas relacionadas con el informante que pudieran sufrir represalias (compañeros de trabajo o familiares).
• Personas jurídicas para las que trabaje o con quienes mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que tenga una participación significativa.

¿A qué entidades obliga esta ley a tener un canal de denuncias?

De a acuerdo a la Ley, la obligación del canal de denuncias afecta a determinadas organizaciones, en concreto:

• Empresas de 50 o más empleados.
• Empresas de cualquier tamaño que operen en:
  • El mercado financiero
  • Seguridad del transporte
  • Protección del medio ambiente
• Empresas con un volumen de negocios igual o superior a 10 millones de euros.
• Administraciones y entidades públicas (tanto del Estado como de las CC. AA. y la administración local) y órganos constitucionales.
• Universidades públicas.
• Corporaciones de Derecho público.
• Partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones.

Plazos para implementar el canal de denuncias

Así mismo, la ley del canal de denuncias también estableció los plazos que tenían las empresas y organizaciones para implementar el canal de denuncias, plazos ya finalizados. En concreto:

• Hasta el 13 de junio de 2023: Empresas de más de 249 empleados y aquellas otras obligadas por su actividad o volumen de negocio, administraciones y entidades públicas y resto de organizaciones obligadas.
• Hasta el 1 de diciembre de 2023: Empresas de entre 50 y 249 empleados, y municipios de menos de 10.000 habitantes.

¿Cómo debe ser el canal de denuncias según la Ley 2/2023?

La Ley 2023 del canal de denuncias también establece cómo debe ser y funcionar el propio canal de denuncias. En concreto, este debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Uso asequible.
• Garantías de confidencialidad.
• Prácticas correctas de seguimiento, investigación y protección.

Lo que se traduce en que el canal de denuncias debe contar con las siguientes características para considerarlo eficaz y válido:

• El responsable de la implementación del canal de denuncias es el órgano de administración u órgano de gobierno de la organización y será necesaria la consulta previa con la representación legal de los trabajadores.
• Debe garantizar la confidencialidad tanto del denunciante como de las personas que son mencionadas en su denuncia (en la ley no se habla de investigados, como sí hacía el Anteproyecto de ley del canal de denuncias, sino de personas afectadas). De manera que solo podrán acceder a la información las personas autorizadas.
• Se debe habilitar una vía o vías para que las denuncias se presenten y tramiten de forma fácil y rápida, permitiendo que estas se presenten tanto por escrito como de forma verbal. Estas vías se integrarán en un canal de denuncias independiente y diferenciado del resto de canales de denuncias o reclamaciones de la organización (si los hubiera).
• Se creará o asignará un responsable del canal de denuncias, que podrá ser tanto una única persona como un equipo. Este responsable será el encargado de gestionar el canal de denuncias y podrá ser tanto un gestor interno como externo, es decir, la ley permite contratar a un tercero externo para la gestión del canal de denuncias (como puede ser una consultoría o un despacho de abogados). Así mismo, el responsable del canal de denuncias será comunicado a la Autoridad Independiente de Protección de Informante.
• Se deberá crear, implementar e informar tanto de un reglamento del canal de denuncias como de un procedimiento de gestión de las denuncias recibidas, que establezca cómo se llevará a cabo el proceso de recepción, tramitación e investigación de las denuncias, así como incluir un régimen sancionador de acuerdo a la ley (o remitir al que ya tenga la organización).
• Se deberán respetar los plazos mínimos y máximos establecidos en la ley para gestión de las denuncias:
  • Plazo de 7 días naturales para comunicar el acuse de recibo de la denuncia al informante (salvo que dicha acción pudiera comprometer la confidencialidad de la denuncia).
  • Plazo de 3 meses máximo para realizar las actuaciones de investigación.
  • Plazo de 2 años para la protección del denunciante.
• El canal debe permitir la posibilidad de mantener la comunicación con el denunciante, que tendrá derecho a ser informado del proceso.
• Las denuncias deben quedar registradas, por lo que se debe crear y mantener un libro-registro del canal de denuncias. Este libro no será público y solo podrá acceder a él mediante petición razonada a la autoridad judicial competente. Y los datos personales que pueda contener se conservarán durante el tiempo necesario, que no podrá superar los 10 años.

Finalmente, cabe señalar que cuando los hechos denunciados en el canal de denuncias puedan ser constitutivos de delito, se deberá remitir la información de manera inmediata al Ministerio Fiscal.

Protección ante represalias

Cómo decíamos más arriba, la ley del canal de denuncias establece también ciertas medidas de protección de los denunciantes, en concreto, la prohibición de represalias y las medidas de apoyo.

El artículo 36 prohíbe expresamente:

• Cualquier acto constitutivo de represalia, incluidas las amenazas y las tentativas de represalia contras los denunciantes conforme a lo previsto en la ley.
• Se consideran represalias:
  • Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluida la no renovación o la terminación anticipada del contrato temporal. Cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo.
  • Daños reputacionales, pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
  • Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
  • Inclusión en listas negras.
  • Denegación o anulación de una licencia o permiso.
  • Denegación de formación.
  • Discriminación o trato desfavorable o injusto.

Por su parte, el artículo 37 recoge las siguientes medidas de apoyo:

• Información y asesoramiento completos e independientes, de fácil acceso y gratuitos sobre los procedimientos y recursos disponibles, protección frente a represalias y derechos de la persona afectada.
• Asistencia efectiva por parte de las autoridades competentes ante cualquier autoridad pertinente implicada en su protección frente a represalias.
• Asistencia jurídica en los procesos penales y civiles transfronterizos de acuerdo a la normativa comunitaria.
• Apoyo financiero y psicológico, de forma excepcional, si así lo decide la Autoridad Independiente de Protección del Informante.

Así mismo, el artículo 40 recoge los supuestos de exención y atenuación de sanciones cuando quien hace la denuncia, haya participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la denuncia, siempre y cuando la denuncia se presente con anterioridad a cualquier proceso de investigación o procedimiento sancionador y concurran los siguientes requisitos:

• Haber cesado en la comisión de la infracción en el momento de hacer la denuncia.
• Haber cooperado plenamente y de forma continua durante el proceso de investigación.
• Haber facilitado información veraz y relevante, medios de prueba o datos significativos para la acreditación de los hechos investigados.
• Haber procedido a la reparación del daño causado que le sea imputable.

Respecto a las personas afectadas

La nueva ley del canal de denuncias también establece medidas para la protección de las personas afectadas, es decir, por las personas que son denunciadas o mencionadas en la denuncia.

En concreto, el artículo 39 dice que durante la tramitación de la denuncia y el correspondiente expediente, las personas afectadas tendrán:

• Derecho a la presunción de inocencia.
• Derecho de defensa.
• Derecho de acceso al expediente en los términos regulados por la ley.
• La misma protección establecida para los informantes, preservándose su identidad y garantizándose la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.

Protección de datos en el canal de denuncias

Puesto que el funcionamiento del canal de denuncias supone un tratamiento de datos personales, este está sujeto a la normativa de protección de datos, tal y como se establece en los artículos 29 a 34 de la ley del canal de denuncias.

Así, se establece que considerarán lícitos los tratamientos de datos personales necesarios para la aplicación de esta ley, amparados en el artículo 6.1.c) del RGPD, cuando el canal de denuncias sea obligatorio, y en el artículo 6.1.e) cuando su implementación se haga de manera voluntaria.

En cuanto al derecho de información y acceso, la ley establece que la identidad de los informantes no será revelada a las personas afectadas (las que se mencionen en la denuncia) ni a terceros. Se podrán ejercer el resto de los derechos ARSULIPO, pero con limitaciones, especialmente en el caso de los afectados y en lo que respecta al derecho de oposición.

La ley también establece que la organización será la responsable del tratamiento y, en caso de que contrate la gestión externa del canal de denuncias, ese proveedor será el responsable del tratamiento, con quien deberá suscribir el correspondiente contrato de encargo del tratamiento.

Así mismo, el acceso a los datos personales contenidos en el canal de denuncias quedará limitado a:

• El responsable del canal de denuncias.
• El responsable de recursos humanos o el órgano competente correspondiente, cuando se deban tomar medidas disciplinarias contra un trabajador.
• El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, en caso de que proceda adoptar medidas legales relativas a los hechos denunciados.
• Los encargados del tratamiento que puedan designarse.
• El Delegado de Protección de Datos.

En el caso de denuncias que no resulten veraces, los datos personales deberán suprimirse sin dilación, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un delito penal, en cuyo caso deberá guardarse la denuncia durante el tiempo necesario para su tramitación judicial.

Puesto que la ley permite las denuncias anónimas, el sistema debe garantizar la posibilidad de recibir este tipo denuncias, en las que no consten datos identificativos del denunciante. Así mismo, si el denunciante se identifica o debe identificarse (en los términos en que prevé la ley), así como en el caso de las personas afectadas, el sistema debe garantizar la confidencialidad de los datos personales de los mismos.

Solo podrá comunicarse la identidad del informante a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora.

Finalmente, las organizaciones obligadas a tener un canal de denuncias, deberán nombrar un Delegado de Protección de Datos.

Autoridad Independiente de Protección al Informante

Cómo ya adelantábamos más arriba, la ley 2/2023 del canal de denuncias contempla la creación de una Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.). Se trata de un canal externo de información que podrá recepcionar denuncias y gestionarlas, además de garantizar la protección de los informantes.

La Autoridad Independiente del Informante, una vez admitida la comunicación (denuncia), comenzará la fase de instrucción, que finalizará con la emisión de un informe; este podrá archivar el expediente, iniciar el procedimiento sancionador, sin perjuicio de poner en conocimiento del Ministerio Fiscal o la Fiscalía Europea los hechos denunciados, incluso si en principio no se apreciaran indicios de delito, o, si procede, remitir la información a otra Autoridad u Organismo competente.

Las resoluciones adoptadas por la Autoridad Independiente del Informante no podrán ser recurridas ni por la vía administrativa ni por la judicial.

La Autoridad Independiente del Informante será un organismo independiente y autónomo, aunque adscrito al Ministerio de Justicia, que tendrá potestad sancionadora para las infracciones contempladas en la ley.

Además, la ley prevé la creación de canales externos de información en las CC. AA., que serán asumidos por Autoridades Independientes Autonómicas análogas a la Autoridad Independiente del Informante.

Penas por no tener el canal de denuncias

En los artículos del 60 al 68, la ley del canal de denuncias establece su régimen sancionador, en el que se incluyen todas las infracciones y sanciones por no tener canal de denuncias. Cabe señalar que la ley establece sanciones tanto para personas físicas como personas jurídicas.

A modo de resumen, estas son las sanciones que establece la ley:

• Para personas jurídicas hasta los 100.000 euros para infracciones leves y hasta 1 millón de euros para infracciones muy graves.
• Para personas físicas desde los 1.001 euros hasta los 300.000 euros.

El órgano competente para imponer estas sanciones administrativas es la Autoridad Independiente de Protección del Denunciante.

En definitiva, la ley del canal de denuncias convierte a esta herramienta en un elemento fundamental para la lucha y prevención de las infracciones y delitos en las organizaciones, además de hacerlo obligatorio para una serie de organizaciones y para cualquier empresa que tenga 50 o más trabajadores.

Además, de acuerdo a la normativa del canal de denuncias, no tener el canal de denuncias implementado cuando se está obligado a ello, se considera una infracción muy grave, con sanciones importantes. Por lo tanto, no esperes a que se cumpla el plazo para la implementación del canal de denuncias en tu empresa y evita sanciones futuras. Y si no sabes por dónde empezar, Grupo Atico34 te ayuda y asesora en la implementación y gestión del canal de denuncias para tu empresa. Ponte en contacto con nosotros e infórmate.