Muchos bancos y entidades de crédito tienen ya implementados canales internos de denuncia, puesto que son una de las medidas fundamentales que se contempla dentro del plan de compliance penal, que muchas de estas entidades han adoptado y aplicado en los últimos años como forma de prevenir el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo, pero esto no evita que el canal de denuncias en bancos y entidades de crédito deba adaptarse a la normativa vigente sobre protección de los denunciantes de corrupción.
En este artículo hablamos de:
- ¿Están obligados bancos y entidades de crédito a tener un canal de denuncias?
- ¿Qué normativa regula el canal de denuncias en bancos y entidades de crédito?
- Características y requisitos del canal de denuncias para bancos y entidades de crédito
- ¿Cómo funciona el canal de denuncias de las entidades financieras?
- ¿Cómo implementar el canal de denuncias en un banco?
- El canal de denuncias en el Banco de España
- Algunos bancos y entidades de crédito que ya tienen su canal de denuncias
¿Están obligados bancos y entidades de crédito a tener un canal de denuncias?
Sí, los bancos y entidades de crédito están obligados a tener un canal interno de denuncias, cuando su número de trabajadores sea de 50 o más empleados.
Cabe señalar, no obstante, que la Ley de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo ya establecía la obligación para las entidades financieras de contar con procedimientos internos que permitieran la comunicación, incluso anónima, de información relevante sobre posibles incumplimientos de la propia ley, cometidos dentro de la entidad.
Por lo tanto, y cómo ya adelantábamos en la introducción, muchos bancos y entidades financieras ya tenían implantado un canal de denuncias o canal ético, como parte de sus programas de compliance penal, de manera que en muchos casos, lo único que han tenido que hacer estas entidades ha sido adaptar sus canales de denuncias a las directrices de la normativa vigente.
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¿Qué normativa regula el canal de denuncias en bancos y entidades de crédito?
La normativa que regula el canal de denuncias para bancos y entidades de crédito, aparte de la ya citada Ley de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo (que, si bien no habla explícitamente del canal de denuncias, sí indica la necesidad de contar con un procedimiento para la comunicación de irregularidades respecto a esta ley), es la denominada ley del canal de denuncias (Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción).
Esta Ley, que transpone la Directiva Whistleblowing de la UE al ordenamiento jurídico español, establece los requisitos y características que deben cumplir los canales de denuncia en empresas y otros tipos de organizaciones privadas y públicas, siendo clave la adopción de sistemas internos de información, protocolos y medidas que garanticen la confidencialidad de los informantes y su protección frente a posibles represalias.
Esta normativa tiene como objetivos promover la cultura ética y de cumplimiento normativo, así como la detección temprana de irregularidades administrativas y penales en el seno de las organizaciones, además de su prevención y la lucha contra el fraude y la corrupción. Si bien las entidades financieras ya han adoptado en muchos casos programas de compliance con ese mismo fin, la normativa del canal de denuncias crea un marco regulatorio común para todas las organizaciones y administraciones públicas de la UE.
Características y requisitos del canal de denuncias para bancos y entidades de crédito
Estas son las características y requisitos del canal de denuncias que deben observar y cumplir bancos y entidades de crédito para adaptar sus sistemas internos de información a la normativa vigente:
- Ser de fácil acceso y uso, permitiendo que cualquier empleado del banco, así como terceros que hayan tenido o mantenga una relación contractual, comercial o de otra índole con la entidad, puedan denunciar una irregularidad cometida en o por el banco, de la que hayan sido testigos.
- El canal debe permitir la comunicación entre el responsable del canal de denuncias y del denunciante, así como el seguimiento de la denuncia y, en su caso, el proceso resultante al que dé lugar.
- Permitir la denuncia por escrito, verbal y presencial, debiendo así habilitar las vías de comunicación necesarias para ello.
- Permitir la recepción y tramitación de denuncias anónimas.
- Contar con medidas que garanticen la confidencialidad durante todo el proceso del denunciante, denunciado y demás personas relacionadas con la denuncia.
- Garantizar la protección de los denunciantes frente a posibles represalias, medidas que, en su caso, se extenderán a sus familiares.
- Cumplir con la normativa de protección de datos.
- Tener un protocolo del canal de denuncias, donde se describirá su funcionamiento, alcance y el procedimiento del canal de denuncias (incluido el proceso de investigación y la resolución de las mismas).
- Tener un reglamento en el que se explique cómo funciona el canal de denuncias, quién puede denunciar, qué se puede denunciar, las consecuencias para las denuncias falsas, vías para denunciar, plazos, etc.
- Contar con un régimen sancionador acorde a los límites establecidos por la ley.
- Tener un libro-registro para registrar todas las denuncias recibidas, su archivo, tramitación y resolución.
- Publicar y comunicar el canal de denuncias a todos los miembros de la entidad financiera.
- Tener nombrado un responsable del canal de denuncias, que será imparcial y será el encargado de recepcionar, valorar y, en su caso, tramitar las denuncias.
- Revisar periódicamente el funcionamiento del canal de denuncias.
¿Cómo funciona el canal de denuncias de las entidades financieras?
Como otros sistemas internos de información, el canal de denuncias en entidades financieras debe sustentarse sobre un sistema que garantice la confidencialidad y la seguridad de las denuncias, además de asegurar la protección de los denunciantes ante posibles represalias.
Las denuncias, cómo ya decíamos en el punto anterior, deben poder presentarse a través de diferentes vías:
- Por escrito, para lo que es posible habilitar un formulario web y/o una dirección de correo electrónico con este fin.
- De forma verbal, bien a través de un teléfono gratuito o de manera presencial en la oficina.
En este sentido, es recomendable utilizar un software para el canal de denuncias (tanto online como offline), ya que estos programas permiten una gestión de las denuncias mucho más ágil y sencilla (en gran medida, gracias a la automatización de algunos de los procesos, como el registro de las denuncias). Así mismo, muchos de estos software permiten integrar la vía telefónica y presencial sin muchas complicaciones.
Recibida la denuncia, el responsable del canal tendrá un plazo de siete días para comunicar la recepción de la misma al denunciante.
La denuncia deberá ser valorada por el responsable; en caso de no encontrar indicios de irregularidades, se procederá a su archivo. Si, por el contrario, se estima que los hechos denunciados pueden ser constitutivos de infracción o delito, se abrirá un proceso de investigación, que deberá seguir el protocolo establecido por el banco o la entidad financiera para ello.
El plazo para las investigaciones es de tres meses, prorrogables a otros tres meses más si fuera necesario. Durante todo este periodo, el denunciante deberá ser informado del progreso del proceso.
Concluida la investigación, se emitirá una resolución con las conclusiones de la misma y, en su caso, se comunicarán a denunciante y denunciado las medidas disciplinarias a aplicar.
¿Cómo implementar el canal de denuncias en un banco?
Aunque existen estándares para la implantación de programas de compliance en bancos y entidades de crédito, que también contemplan la implementación del canal de denuncias, a continuación resumimos los pasos fundamentales para implementar el canal de denuncias en bancos y entidades de crédito:
- Elegir y establecer las vías de comunicación, es decir, las vías que podrán usarse para presentar y recibir las denuncias.
- Designar un responsable del canal de denuncias, que puede ser una única persona o un órgano colegiado.
- Elaborar el protocolo y el reglamento del canal de denuncias y definir el procedimiento del canal.
- Crear y llevar un libro-registro de todas las denuncias recibidas, archivadas, investigadas y de las resoluciones.
- Comunicar la existencia del canal de denuncias y su protocolo y reglamento.
Cabe señalar que la ley permite contratar la gestión externa del canal de denuncias a bancos y entidades de crédito con una consultoría especializada, como Grupo Atico34.
El gestor externo del canal de denuncias ayudará al banco en la implantación e implementación del canal de denuncias, incluida la elaboración del protocolo y el reglamento. Así mismo, podrá recepcionar las denuncias y valorarlas, para recomendar al responsable del canal, con quien mantendrá siempre una vía de comunicación, su archivo o su tramitación.
El gestor externo también podrá asistir y asesorar jurídicamente al responsable del canal durante el proceso de investigación, así como en las medidas disciplinarias a adoptar.
En el caso de los bancos y entidades financieras que contraten un servicio externo del canal de denuncias, deberán asegurarse de que este cumple con la ley del canal de denuncias respecto a confidencialidad, independencia, protección de datos y secreto. Ya que la ley prevé sanciones de hasta 300.000 euros para las personas físicas y un millón de euros para las jurídicas, para las infracciones cometidas en torno al canal de denuncias y la protección de los denunciantes.
El canal de denuncias en el Banco de España
El Banco de España es una de las entidades públicas obligadas a tener un canal de denuncias, con independencia de su número de trabajadores.
Actualmente, y siguiendo los requisitos establecidos por la ley 2/2023, el Banco de España tiene habilitados dos canales de denuncias:
- Canal interno – SIIBE: Se trata del canal interno de denuncias del Banco de España, en el que se pueden denunciar de manera confidencial cualquier irregularidad imputable a la entidad o a su personal, cuando estas hayan sido conocidas por el denunciante dentro del marco de una relación laboral o profesional mantenida con entidad.
- Canal externo: Se trata del canal externo del Banco de España, a través del cual se pueden comunicar infracciones de la normativa de ordenación y disciplina realizadas por una de las entidades supervisadas por el Banco de España.
Algunos bancos y entidades de crédito que ya tienen su canal de denuncias
Cómo decíamos, ya hay muchos bancos y entidades de crédito que cuentan con un canal de denuncias, que incluso lo tenían habilitado antes de la entrada en vigor de la ley 2/2023, y que en muchos casos ha probado ser una herramienta eficaz y eficiente para detectar y prevenir la comisión de irregularidades en el seno estas entidades.
Algunos ejemplos de estos canales de denuncias en bancos son:
BBVA
El Canal de denuncia del Grupo BBVA es una plataforma web (aunque también es posible concertar cita para realizar una denuncia presencial), que permite denunciar (incluida la denuncia anónima) cualquier comportamiento o conducta que vulnere el Código de Conducta de la entidad, su normativa interna o la legislación vigente.
Pueden presentar denuncias cualquier integrante del Grupo BBVA, así como terceros no pertenecientes al mismo.
La plataforma habilitada para este canal de denuncias garantiza la confidencialidad y la protección del denunciante al crear un buzón propio y protegido, que permitirá realizar la denuncia y llevar un seguimiento de la misma y las comunicaciones correspondientes.
Banco Santander
Canal Abierto es el canal de denuncias habilitado por el Banco Santander para poder denunciar cualquier irregularidad legal o del Código General de Conducta del banco. Este canal permite la denuncia por vía telemática a través de una plataforma web y vía telefónica, de aquellas personas vinculadas a la entidad o que hayan estado vinculadas a ella en alguna ocasión.
Así mismo, la plataforma usada garantiza tanto la confidencialidad como el anonimato de las denuncias.
Bankinter
Similar a la plataforma empleada para el sistema interno de información del BBVA; el Canal de denuncias de Bankinter permite crear un canal de comunicación seguro, a través del cual se gestionará la denuncia, permitiendo así también la denuncia anónima.
A través de este sistema se pueden denunciar comportamientos o conductas que puedan constituir posibles irregularidades, incumplimientos o comportamientos contrarios al código ético del Grupo Bankinter, a su normativa interna o a la legislación vigente.
CaixaBank
Siguiendo las directrices de la ley del canal de denuncias, el Canal de denuncias de CaixaBank permite la comunicación de irregularidades legales, así como infracciones de su propio código ético, pudiendo presentar denuncias cualquier miembro de la entidad, colaboradores, proveedores, prescriptores, accionistas, exempleados y cualquier persona que tenido alguna relación con el banco.
El canal de denuncias de CaixaBank cuenta con varias vías de comunicación; una plataforma web, una dirección de correo electrónico dedicada, una dirección de correo postal y la posibilidad de concertar una cita para presentar una denuncia presencial.
Kutxabank
El Canal ético de denuncias de Kutxabank permite la denuncia de irregularidades cometidas por la propia entidad, sus empleados o su equipo directivo, a través de un formulario web que se podrá enviar por correo postal o por correo electrónico a una dirección habilitada para tal fin.
El canal de esta entidad cumple con la normativa vigente y, por tanto, garantiza la confidencialidad y, en su caso, el anonimato de los denunciantes, así como su protección frente a posibles represalias.
En definitiva, los bancos y entidades de crédito han sido, quizás, las organizaciones que mejor preparadas estaban para implantar el canal de denuncias, puesto que muchas de ellas ya contaban con un canal ético, al tener implantados programas compliance.
En cualquier caso, si tu banco aún no se ha puesto al día y no ha adaptado su sistema de interno de información a la normativa vigente del canal de denuncias, Grupo Atico34 puede ayudarte a implementarlo y gestionarlo y ofrecerte asesoramiento jurídico respecto a las medidas correctoras a adoptar.