La Directiva Whistleblowing, o directiva del canal de denuncias, supone un avance más para la prevención de los comportamientos ilegales, sean infracciones o delitos, dentro de las empresas, y trae consigo cambios importantes que deberán afrontar las organizaciones para adaptarse a ella. En este artículo explicaremos qué es la Directiva Whistleblowing, qué fines persigue, a quiénes afecta y qué implicaciones tiene para las organizaciones privadas y públicas.
En este artículo hablamos de:
- ¿Qué es la Directiva Whistleblowing?
- Objetivos de la Directiva Whistleblowing
- ¿A qué empresas afecta la directiva del canal de denuncias?
- ¿Cómo afecta la directiva del canal de denuncias a las empresas?
- ¿Cuándo entra en vigor la Directiva Whistleblowing?
- La transposición de la Directiva del canal de denuncias en España
¿Qué es la Directiva Whistleblowing?
La Directiva Whistleblowing, Directiva (UE) 2019/1937, es una normativa que nace con el fin de proteger a las personas que informen sobre irregularidades, infracciones o delitos dentro de las empresas pertenecientes a la Unión Europea.
La directiva del canal de denuncias establece, entre otras cuestiones, nuevas exigencias para las empresas, como implantar un canal de denuncias, y establece una serie de garantías de protección para los denunciantes, para evitar que sufran represalias por denunciar esas conductas irregulares por parte de la organización.
El fin principal de la Directiva Whistleblowing es favorecer y facilitar la tarea de los denunciantes (también llamados alertadores o whistleblower), para sacar a la luz comportamientos ilícitos, pero sobre todo prevenirlos antes de que ocurran o puedan causar mayores daños. Además, también puede proporcionar grandes beneficios a las empresas, al promover una cultura basada en la legalidad y la prevención y detección de acciones ilegales en fases tempranas.
El whistleblowing, o informar sobre conductas irregulares, forma parte de la cultura del cumplimiento normativo y el canal de denuncia es un elemento imprescindible en cualquier sistema de gestión de compliance. Sin embargo, con esta Directiva, las autoridades europeas buscan reforzar la detección temprana de conductas delictivas y, sobre todo, animar a quienes sean testigos de las mismas a denunciarlo, garantizándoles una protección adecuada.
Objetivos de la Directiva Whistleblowing
Aparte de promover y favorecer las denuncias internas en las organizaciones, la Directiva Whistleblowing tiene también estos objetivos:
- Crear un sistema interno de información o canal de denuncias eficaz, que asegure la confidencialidad de los denunciantes.
- Detectar y prevenir irregularidades, infracciones o delitos en fases tempranas.
- Promover la cultura del cumplimiento normativo a través del uso del canal de denuncias interno de las organizaciones.
- Proteger y acompañar a los denunciantes desde el momento en que hacen la denuncia.
- Evitar que los denunciantes incurran en ningún tipo de responsabilidad.
- Evitar que los denunciantes y su entorno cercano sufran ningún tipo de represalia.
- Dar respuesta a las denuncias recibidas en un tiempo prudencial y poder llevar un seguimiento de las mismas.
Objetivos de la Directiva Whistleblowing
¿A qué empresas afecta la directiva del canal de denuncias?
Las obligaciones de la directiva del canal de denuncias, que afectan a empresas con 50 o más personas trabajadoras, serán de aplicación sobre las denuncias que versen sobre infracciones en los ámbitos determinados por la Directiva, que pueden ser ampliados, además, por la legislación de los Estados Miembros. En concreto, la Directiva recoge estas áreas:
- Contratación pública
- Servicios financieros
- Seguridad de los productos, de los alimentos y del transporte
- Protección del medioambiente
- Sanidad animal
- Seguridad nuclear
- Salud pública
- Protección de los consumidores
- Privacidad y protección de datos
- Competencia
- Mercado interior o intereses financieros de la Unión
¿Cómo afecta la directiva del canal de denuncias a las empresas?
La Directiva Whistleblowing «crea» una normativa del canal de denuncias, ya que establece cómo debe funcionar esta herramienta dentro de las empresas (motivo por el que en algunas instancias se la denomina también directiva del canal de denuncias).
Así mismo, también establece cómo debe ser la protección y garantías para los denunciantes o informadores de irregularidades.
En resumen, la normativa Whistleblowing marca las pautas que las empresas (y otras organizaciones privadas y públicas) deben seguir a la hora de implementar el canal de denuncias, hacer la gestión de las denuncias y garantizar la confidencialidad y seguridad de los denunciantes.
¿Cómo es el procedimiento de denuncia según la directiva del canal de denuncias?
La directiva del canal de denuncias establece una serie de pasos para el procedimiento de denuncia interna en las organizaciones:
- Los canales para la recepción de denuncias estarán diseñados de acuerdo a los principios de confidencialidad y seguridad, para proteger la identidad de los denunciantes.
- Se designará a una persona o departamento para la gestión de las denuncias, es decir, la recepción, seguimiento y acuse de recibo de las comunicaciones presentadas en el canal.
- El plazo para responder a una denuncia no será superior a 90 días tras el acuse de recibo.
- Se deberá informar de forma expresa y clara a las autoridades competentes del procedimiento de denuncia.
Canales de denuncia
La Directiva Whistleblowing establece el canal de denuncias obligatorio para las empresas con 50 o más personas trabajadoras. De acuerdo a la normativa, estos canales pueden ser digitales y telemáticos, telefónicos, por correo postal o cualquier otro medio de comunicación equivalente. Por ejemplo, es posible emplear un software para tener un canal de denuncias fácil de usar tanto por los miembros de la empresa como por aquellas personas externas a la misma, pero con alguna relación que las vincule.
El canal de denuncia debe, además, garantizar la confidencialidad respecto a la identidad del denunciante, independientemente del tipo de vía comunicativa empleada. Así mismo, debe operar bajo los preceptos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Aparte del canal de denuncias interno, la Directiva admite el uso de un canal de denuncias externo, es decir, que las empresas pueden contratar un canal de denuncias a un proveedor ajeno a las mismas (como puede ser un despacho de abogados o una consultoría o asesoría) para llevar la gestión del mismo, siempre y cuando el canal de denuncias cumpla con los requisitos y obligaciones contemplados en la Directiva y la investigación y resolución de la denuncia la lleve a cabo la persona u órgano colegiado designado para ello.
Además, se permite que los grupos de empresas puedan utilizar canales de denuncia compartidos, siempre que cumplan con las obligaciones de la normativa.
La Directiva también establece que las empresas han de designar, como decíamos, a una persona u órgano colegiado para gestionar y realizar el seguimiento de las denuncias internas, es decir, un responsable del canal de denuncias.
Este cometido podría recaer en la persona responsable del departamento de whistleblowing y compliance, el encargado del área de recursos humanos, un asesor legal o jurídico, algún miembro de la dirección o el consejo de administración de la compañía, o en el director financiero. Del mismo modo, la directiva del canal de denuncias también contempla que las empresas puedan externalizar este servicio, por ejemplo, a empresas de mediación.
La establece unos plazos para responder y procesar las denuncias internas, de manera que estas no se queden olvidadas o archivadas o que los procedimientos se alarguen innecesariamente en el tiempo.
Así, las empresas tienen un plazo de 7 días a contar desde la recepción de la denuncia para enviar un acuse de recibo al denunciante, es decir, para comunicarle que su denuncia ha sido recibida en el canal y que se procederá a su valoración.
A partir de ese momento, la empresa tiene tres meses para informar al denunciante acerca de cualquiera de las medidas adoptadas, basándose en los resultados extraídos de la investigación interna.
Así mismo, ante posibles infracciones o delitos penales, el proceso incluye informar sobre ello a las autoridades competentes.
La existencia del canal de denuncias y de su funcionamiento, debe ser comunicada a todos los miembros de la empresa, socios, proveedores y cualquier otra persona física o jurídica que puede tener una relación con la empresa (como pueden ser candidatos en un proceso selección, ex-empleados, empleados en prácticas, etc.).
La Directiva dispone también que las denuncias, tanto si han sido desestimadas como si han dado lugar a una investigación interna, deben ser almacenadas durante el tiempo que sea necesario para su posible consulta, además de para su documentación. La empresa deberá poner en marcha las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la integridad y seguridad de dichos informes.
Protección de los denunciantes
Como decíamos más arriba, uno de los principales objetivos de un sistema Whistleblowing es la protección de los alertadores, esto es, las personas que denuncian los comportamientos ilegales o ilícitos dentro de una organización. En este sentido, la nueva normativa establece una serie de principios:
- La protección no queda limitada a las personas que denuncian los comportamientos negligentes, sino que también abarca a otros agentes como solicitantes de empleo, ex-empleados, periodistas o mediadores.
- La normativa protege a los denunciantes ante posibles represalias por parte de la empresa. Por ejemplo, la empresa no podrá despedir, discriminar o cambiar las condiciones contractuales del denunciante.
- En principio, la protección está limitada a las infracciones recogidas en la legislación de la Unión Europea, aunque es posible que con el tiempo esta protección se amplíe también a la legislación particular de cada uno de los Estados miembros.
- El denunciante puede efectuar la denuncia comunicándolo a nivel interno en la empresa, o acudiendo a las autoridades de supervisión pertinentes. Si en ninguno de los casos obtiene respuesta, podría poner la denuncia en conocimiento de la opinión pública, por ejemplo, a través de los medios de comunicación. La protección de la Directiva 2019/1937 le asiste en cualquiera de estos casos.
Sanciones
Si bien, la Directiva Whistleblowing no contempla sanciones por no contar con una canal de denuncias explícitamente, sí que recoge en su artículo 33 la obligación de los Estados para establecer sanciones efectivas y proporcionadas aplicables a las personas físicas o jurídicas que:
- Impidan o intenten impedir las denuncias.
- Adopten medidas de represalia contra los denunciantes.
- Promuevan procedimientos abusivos contra los denunciantes.
- Incumplan el deber de mantener la confidencialidad de la identidad de los denunciantes.
Así mismo, también establece que las denuncias falsas hechas a sabiendas deben ser sancionadas de manera proporcionada. Los Estados miembros también establecerán medidas para indemnizar los daños y perjuicios derivados de estas denuncias falsas.
¿Cuándo entra en vigor la Directiva Whistleblowing?
La Directiva Whistleblowing fue aprobada el 23 de octubre de 2019 y entró en vigor el 17 de diciembre de 2021, momento en que finalizaba el plazo para su transposición en los Estados miembros de la UE.
Cabe recordar que las Directivas no tienen efectos directos en los Estados miembros hasta que estos las transpongan en su ordenamiento jurídico (a diferencia de los Reglamentos), de manera que, en el caso de España, hasta que no se produzca la transposición de la Directiva del canal de denuncias en una ley propia, no se considera en vigor.
La transposición de la Directiva del canal de denuncias en España
La Directiva Whistleblowing en España se ha transpuesto como la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, también conocida como ley de protección del denunciante de corrupción, aprobada el 13 de febrero de 2023 por las Cortes y publicada en el BOE el 20 de febrero de 2023, entrando en vigor el 13 de marzo de 2023.
La ley española recoge obligaciones sobre el canal de denuncias y las medidas de protección de los denunciantes para organizaciones públicas y privadas con más de 50 personas trabajadoras, en los mismos términos en que lo hace la directiva del canal de denuncias, previa consulta con la representación legal de los trabajadores. Añade la creación de una Autoridad Independiente de Protección al Informante y establece un régimen sancionador para personas físicas y jurídicas que obstaculicen o impidan el funcionamiento del canal de denuncias interno o tomen represalias contra los denunciantes, con multas que, para las empresas, pueden alcanzar el millón de euros en los casos más graves.
Tras la entrada en vigor de la Ley 2/2023, las empresas tendrán los siguientes plazos para adaptarse a la normativa e implementar los canales de denuncia internos:
- Empresas con más de 250 personas trabajadoras: 3 meses desde la entrada en vigor de la ley.
- Empresas de 50 a 249 personas trabajadoras: en principio se preveía el 1 de enero de 2023 como fecha tope, pero lo más probable es que el plazo se amplíe a dos años desde la entrada en vigor de la ley.
Aquellas empresas que tengan obligación de implementar el canal de denuncias, deben poner en marcha ya ese procedimiento, para no poder hacerlo dentro del plazo dado por la ley.
En Grupo Atico34 podemos ayudarte en todo lo relativo a la Directiva Whistleblowing. Nuestros expertos en compliance y cumplimiento directivo te guiarán en todo lo necesario para crear un canal de denuncias interno efectivo.