Hacer efectivo un canal de denuncias en la empresa no es una tarea fácil, puesto que hay que tener en cuenta diferentes aspectos, tanto legales como organizativos y técnicos. Para ilustrar esta labor, hemos elaborado este artículo sobre cómo debe ser, con carácter general, un modelo de canal de denuncias.
En este artículo hablamos de:
¿Cómo debe ser el modelo de canal de denuncias?
Cualquier modelo de canal de denuncias debe cumplir con una serie de requisitos para que resulte eficiente, pero sobre todo confiable, ya que, de acuerdo a la Directiva Whistleblowing y la ley de protección de denunciantes de corrupción, que establece un canal de denuncias obligatorio para empresas de más de 50 trabajadores, los denunciantes deben ser protegidos de cualquier posible represalia y su identidad preservada (tanto si la denuncia es anónima como si no lo es). Esto se consigue si:
- El procedimiento del canal de denuncias es transparente, es decir, se ha definido con claridad qué se puede denunciar, cómo se debe presentar y formalizar la denuncia, cómo se tramitará la denuncia y qué órgano está encargado de cada parte del proceso, que se debe dividir en: recepción, investigación, valoración de la sanción y ejecución de la sanción. Si es posible y el tamaño de la empresa lo permite, cada una de esas partes las llevará a cabo un órgano de diferente, garantizando así una mayor imparcialidad durante todo el proceso.
- El canal de denuncias es fácil de usar, es decir, es fácil acceder a él desde diferentes dispositivos y presentar una denuncia a través de la vía o vías habilitadas para ello.
- Se ha comunicado la existencia del canal de denuncias a los trabajadores y explicado cómo debe usarse, cómo se protegerá a los denunciantes y se asegurará la confidencialidad durante todo el proceso.
- Se asegura la protección del denunciante y del denunciado. Del primero ante posibles represalias y del segundo ante posibles denuncias falsas o malentendidos que hayan derivado en una denuncia.
- Cuenta con indicadores que permitan valorar y evaluar su funcionamiento y eficacia.
- Se garantiza la protección de datos, aplicando las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad de denunciantes y denunciados.
Modelo de canal de denuncias
Si bien es cierto que la normativa sobre la protección de los denunciantes de corrupción no especifica en profundidad cómo debe ser el canal de denuncias interno ni su funcionamiento (lo hace de manera general), para diseñar el canal de denuncias de la empresa, siempre podemos consultar el modelo de canal de denuncias del compliance, puesto que los sistemas de gestión de compliance siempre han incluido este canal de comunicación interna como un elemento fundamental de los mismos.
Siguiendo esta premisa, hemos elaborado un modelo de canal de denuncias que cualquier empresa puede utilizar como referencia para diseñar el suyo.
Modelo de canal de denuncias
| Definición de la política del canal (debería ser negociada previa consulta o negociación con la representación legal de las personas trabajadoras) |
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| Definición del órgano u órganos que gestionarán el canal y las denuncias (definir si la gestión será interna, externa o mixta) |
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| Implementación del canal |
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| Comunicación del canal |
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| Seguimiento |
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Como decimos, este es un modelo de canal de denuncia general, a la hora de diseñar el suyo, cada empresa debe tener en cuenta sus propias características, sector, actividad desempeñada y los riesgos de cumplimiento a los que puede estar expuesta, puesto que en base a ellos, se podrán determinar muchas de las conductas y acciones denunciables a través del canal.
Lo que sí es fundamental, es que el canal de denuncias y su procedimiento garanticen en todo momento la confidencialidad del denunciante, especialmente de cara a protegerlo ante posibles represalias. Por ese motivo, el órgano de gestión del canal de denuncias, deberá ser independiente del órgano de dirección de la empresa. Además, y como ya dijimos más arriba, sería conveniente que diferentes órganos o comités se encargasen de la gestión de la denuncia y la posible investigación, y de la decisión de qué medidas correctoras y disciplinarias adoptar.
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