El protocolo del canal de denuncias suscita algunas dudas, tanto en su implementación como en su elaboración, sobre todo por el hecho de que en la normativa no existe ningún tipo de información acerca de si se debe registrar o cómo se debe informar de su funcionamiento a las autoridades competentes. Entonces, ¿qué hacer para estar seguro de que estoy cumpliendo con el protocolo de actuación tal y como establece la normativa?
En este artículo hablamos de:
¿Qué es el protocolo del canal de denuncias?
El protocolo del canal de denuncias es un documento que establece el objetivo, alcance y procedimiento del sistema de información interno de una organización, incluidas las pautas de actuación que se deben seguir desde el momento en que se recibe una denuncia. Es decir, el protocolo del canal de denuncias establece el funcionamiento del mismo.
Así mismo, también podemos hablar del protocolo para implementar un canal de denuncias, que son los pasos a dar para crear y poner en funcionamiento el canal de denuncias interno, de acuerdo a los requisitos establecidos en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
El artículo 2 de la Ley 2/2023 establece la obligatoriedad del canal de denuncias, señalando que un sistema interno de información es la vía preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en la normativa, siempre que la infracción se pueda tratar de manera efectiva y no exista riesgo de represalia.
Además, este mismo artículo indica cuáles son las personas físicas obligadas a disponer de este sistema interno de información. En este caso, todas las empresas con 50 trabajadores o más deberán implantar un canal de denuncias.
Pero, ¿cómo es el protocolo de un canal de denuncias? ¿Se debe registrar o inscribir en algún lugar? ¿Es necesario informar sobre los responsables de su creación o funcionamiento?
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Cómo elaborar el protocolo del canal de denuncias paso a paso
Aunque, cómo decíamos, no hay un procedimiento estándar para elaborar el protocolo del canal de denuncias, sí que podemos establecer una serie de pasos necesarios para crear e implantar el canal de denuncias y elaborar su protocolo de funcionamiento.
Decisión de la implementación del canal de denuncias
El artículo 5 de la Ley 2/2023 señala que el responsable de la implementación del canal de denuncias será el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad, previa consulta de la representación legal de los trabajadores.
En este caso, el órgano de administración decide la creación del canal de denuncias, y los procedimientos para su puesta en marcha, ya sea de forma interna o externa (de lo que hablaremos más adelante).
Es importante recordar que las empresas de más de 50 o más empleados están obligadas a implantar el canal de denuncias, aunque cualquier empresa con una plantilla menor también puede hacerlo de manera voluntaria, el procedimiento es el mismo para ambas.
Diseño y funcionamiento del canal de denuncias
A la hora de establecer las características, funcionamiento y procedimiento del canal de denuncias, será necesario tener en cuenta que:
- Permita notificar infracciones en la empresa de acuerdo a la ley.
- Garantice la confidencialidad del informante.
- La información se presente de forma verbal o escrita, o ambos.
- Integre los distintos canales en uno solo.
- Las informaciones se traten de forma efectiva.
- Funcione de forma independiente.
- Disponga de un responsable del sistema.
- Sea debidamente publicitado en el seno de la empresa.
- Ofrezca la adecuada protección de los informantes.
En este punto cobra importancia el artículo 7 de la normativa, el cual señala que el protocolo del canal de denuncias exige que permita «realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días».
También es clave entender la relación entre canal de denuncias y protección de datos, sobre todo en lo referente a la protección de la identidad del denunciante.
Contenido del protocolo del canal de denuncias
El protocolo del canal de denuncias debe tener un contenido y estructura mínimos, ya que este documento explica cómo funciona el propio canal de denuncias de la organización.
A modo de guía, este el contenido y estructura mínimos que debe presentar el protocolo del canal de denuncias:
- Introducción. Se recogen el nombre de la organización, el marco normativo y las razones para la implantación del canal de denuncias
- Finalidad. Se describe la finalidad y objetivo del protocolo del canal de denuncias y del propio canal.
- Ámbito de aplicación. Se establece el alcance del protocolo, es decir, a quién se aplica el protocolo dentro de la organización y si este es, en su caso, de aplicación en todas las empresas del grupo.
- Garantías. Se especifican las garantías del canal de denuncias, tanto para el denunciante (confidencialidad, anonimato, protección contra represalias y derecho a ser informado de todo el proceso y su resolución), como para el denunciado (conocer la existencia de la denuncia, derecho a ser oído y efectuar alegaciones, la prohibición de las denuncias falsas). Así mismo, también se recogen las garantías para otros afectados o implicados (protección de su intimidad).
- Órganos encargados de la gestión del canal. Se específica quiénes se encargan de la gestión del canal de denuncias (ya sea a nivel interno o externo) y las labores que entraña esa gestión (recepción de denuncias, análisis, tramitación, asistencia en la investigación, propuesta de medidas cautelares, etc.).
- Procedimiento. Se detalla todo el procedimiento de denuncia y se específica dónde deben efectuarse las denuncias (dirección URL, dirección de correo, etc.):
- Presentación de la denuncia
- Recepción de la denuncia
- Archivo de la denuncia
- Apertura y tramitación del expediente
- Conclusión del expediente
- Tratamiento de los datos en el canal de denuncias. Se especifica todo lo relativo a la protección de datos en el canal de denuncias.
Designación del Responsable de la gestión del sistema de información
El órgano de administración o de gobierno debe designar un Responsable del Sistema o Responsable del Canal de Denuncias, que será la figura principal que vele por su buen funcionamiento y gestión.
Este Responsable debe ser autónomo e imparcial y no puede recibir órdenes o indicaciones del órgano de administración o cualquier otro miembro de la organización. Asimismo, el Responsable puede ser tanto una persona como un órgano colegiado.
Difusión del protocolo del canal de denuncias
El artículo 25 de la Ley 2/2023 indica que las personas físicas obligadas a implementar el canal de denuncias deben proporcionar información clara y fácilmente accesible sobre el mismo. Esta obligación se refiere tanto a los principios esenciales del canal de denuncias como a su funcionamiento o requisitos de uso.
Es decir, que el protocolo del canal de denuncias debería ser público y accesible, además de comunicarlo a todos los miembros de la empresa. Lo más habitual es subirlo a la página web de la empresa, así como a su intranet.
Registro del canal de denuncias
La pregunta que muchos empresarios se hacen es: ¿hay algún registro oficial al que tenga que llevar mi canal de denuncias? La respuesta es NO.
Sin embargo, el artículo 26 sobre registro de informaciones, señala que todos los sujetos obligados a cumplir la ley han de tener un libro-registro en el que figuren todas las informaciones recibidas y las investigaciones que hayan provocado.
Es decir, no es necesario dar de alta el canal de denuncias en ningún registro, pero sí es necesario llevar un registro interno de toda la información recabada y de las actuaciones realizadas.
¿Canal de denuncias interno o externo?
El artículo 6 indica que «la gestión del Sistema interno de información se podrá llevar a cabo dentro de la propia entidad u organismo o acudiendo a un tercero externo, en los términos previstos en esta ley. A estos efectos, se considera gestión del Sistema la recepción de informaciones».
Es decir, la normativa otorga libertad para elegir entre crear un canal de denuncias interno, o delegar esa responsabilidad en una empresa externa, que será quien recepcione las denuncias y de todas aquellas funciones que se le haya asignado la organización respecto a la gestión y funcionamiento del canal de denuncias.
En definitiva, cualquier empresa que implante o vaya a implantar un canal de denuncias interno, debe elaborar el protocolo del canal de denuncias, para establecer y describir su alcance y funcionamiento, así como el procedimiento para la presentación, tramitación e investigación de las denuncias.
Por su parte, el protocolo para la implementación del canal de denuncias es más un procedimiento interno que un proceso marcado por trámites administrativos, donde lo importante es demostrar que se cumple la normativa en cuanto al funcionamiento y gestión del canal, y que se cumple con el deber de elaborar un libro-registro que esté disponible en caso de inspección de las autoridades pertinentes.