El protocolo para implementar un canal de denuncias suscita algunas dudas, sobre todo por el hecho de que en la normativa no existe ningún tipo de información acerca de si se debe registrar o cómo se debe informar de su funcionamiento de las autoridades competentes. Entonces, ¿qué hacer para estar seguro de que estoy cumpliendo con el protocolo de actuación?

¿Cómo es el protocolo para la creación de un canal de denuncias?

El artículo 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, establece la obligatoriedad del canal de denuncias, señalando que un sistema interno de información es la vía preferente para informar sobre las acciones u omisiones previstas en la normativa, siempre que la infracción se pueda tratar de manera efectiva y no exista riesgo de represalia.

Asimismo, este mismo artículo indica cuáles son las personas físicas obligadas a disponer de este sistema interno de información. En este caso, todas las empresas con 50 trabajadores o más deberán implantar un canal de denuncias.

Pero, ¿cómo es el protocolo de un canal de denuncias? ¿Se debe registrar o inscribir en algún lugar? ¿Es necesario informar sobre los responsables de su creación o funcionamiento?

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Decisión de la implementación del canal de denuncias

El artículo 5 de la Ley 2/2023 señala que el responsable de la implementación del canal de denuncias será el órgano de administración u órgano de gobierno de cada entidad, previa consulta de la representación legal de los trabajadores.

En este caso, el órgano de administración decide la creación del canal de denuncias, y los procedimientos para su puesta en marcha, ya sea de forma interna o externa.

¿Canal de denuncias interno o externo?

El artículo 6 indica que “la gestión del Sistema interno de información se podrá llevar a cabo dentro de la propia entidad u organismo o acudiendo a un tercero externo, en los términos previstos en esta ley. A estos efectos, se considera gestión del Sistema la recepción de informaciones“.

Es decir, la normativa otorga libertad para elegir entre crear un canal de denuncias interno, o delegar esa responsabilidad en una empresa externa, por lo que el siguiente paso que marca el protocolo es que el órgano de administración elija quién será el responsable de la implementación.

Diseño y funcionamiento del canal de denuncias

A la hora de establecer las características, funcionamiento y procedimiento del canal de denuncias, será necesario tener en cuenta que:

  • Permita notificar infracciones en la empresa de acuerdo a la ley.
  • Garantice la confidencialidad del informante.
  • La información se presente de forma verbal o escrita, o ambos.
  • Integre los distintos canales en uno solo.
  • Las informaciones se traten de forma efectiva.
  • Funcione de forma independiente.
  • Disponga de un responsable del sistema.
  • Sea debidamente publicitado en el seno de la empresa.
  • Ofrezca la adecuada protección de los informantes.

En este punto cobra importancia el artículo 7 de la normativa, el cual señala que el protocolo del canal de denuncias exige que permita “realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días“.

También es clave entender la relación entre canal de denuncias y protección de datos, sobre todo en lo referente a la protección de la identidad del denunciante.

Responsable de la gestión del sistema de información

El órgano de administración o de gobierno es quien decide sobre la creación del canal de denuncias y también quien se encarga de su aprobación. Además, también deberá nombrar a un Responsable del Sistema, que será la figura principal que vele por su buen funcionamiento.

Difusión interna del canal de denuncias

El artículo 25 de la Ley 2/2023 indica que las personas físicas obligadas a implementar el canal de denuncias deben proporcionar información clara y fácilmente accesible sobre el mismo. Esta obligación se refiere tanto a los principios esenciales del canal de denuncias como a su funcionamiento o requisitos de uso.

Registro del canal de denuncias

La pregunta que muchos empresarios se hacen es: ¿hay algún registro oficial al que tenga que llevar mi canal de denuncias? La respuesta es NO.

Sin embargo, el artículo 26 sobre registro de informaciones, señala que todos los sujetos obligados a cumplir la ley han de tener un libro-registro en el que figuren todas las informaciones recibidas y las investigaciones que hayan provocado.

Es decir, no es necesario dar de alta el canal de denuncias en ningún registro, pero sí es necesario llevar un registro interno de toda la información recabada y de las actuaciones realizadas.

En definitiva, el protocolo para la implementación del canal de denuncias es más un procedimiento interno que un proceso marcado por trámites administrativos. Lo importante es demostrar que se cumple la normativa en cuanto al funcionamiento y gestión del canal, y que se cumple con el deber de elaborar un libro-registro que esté disponible en caso de inspección de las autoridades pertinentes.