Cuando hablamos del canal de denuncias, la mayoría de las veces siempre lo hacemos de manera general, como una única herramienta, sin embargo, existen diferentes tipos de canales de denuncias que debemos conocer, tanto para saber dónde hacer una denuncia concreta como para elegir qué tipo de canal de denuncias adecuado en la empresa.

¿Qué tipos de canales de denuncias hay?

Seguramente, al hablar del canal de denuncias, muchos pensáis automáticamente en una línea telefónica o una dirección de correo electrónico, porque hasta hace relativamente poco tiempo, eran las principales vías para habilitar esta herramienta en las empresas u organizaciones. Sin embargo, y cómo decíamos en la introducción, existen diferentes tipos de canales de denuncia, que se clasifican en base a su competencia, su objetivo y quiénes son los responsables.

En esa línea, podemos diferenciar entre tres tipos de canales de denuncia: internos, externos y públicos. Todos ellos comparten la misma obligación para sus responsables de disponer y aplicar medidas para la protección de los denunciantes y, en el caso de los canales externos e internos, de garantizar la confidencialidad y aceptar las denuncias anónimas.

A continuación vemos más en detalle cada uno de estos tipos de canales de denuncia.

Canal interno

Los canales de denuncia internos son los canales implantados y gestionados por la propia empresa u organización; en la Ley 2/2023 de protección del denunciante reciben el nombre de sistema interno de información y son obligatorios para empresas de 50 o más empleados y para todas las entidades públicas.

El Responsable del canal de denuncias interno es quien se ocupa de su gestión, así como de la gestión de las denuncias recibidas a través de él y, si bien, la Ley permite contratar el canal de denuncias con un proveedor externo y delegar en este la valoración y clasificación de las denuncias, el Responsable siempre deberá ser designado dentro de la organización y el proveedor externo deberá mantenerlo debidamente informado sobre la gestión de las denuncias.

Así mismo, el canal de denuncias interno también puede clasificarse en diferentes tipos de canales, en función de las vías de comunicación elegidas por la empresa u organización:

  • Canales digitales: Son canales habilitados a través de un medio o solución electrónica; incluye el uso de una dirección de correo electrónico específica, así como las plataformas o software para el canal de denuncias, siendo esta segunda la solución más recomendada, no solo porque permite una gestión del canal y las denuncias más ágil, eficaz y ordenada, sino porque también garantiza el cumplimiento de la normativa respecto a confidencialidad y la gestión de las denuncias anónimas, además, muchos de estos programas ya permiten habilitar la recogida o envío de audios, por lo que también cumplen con ofrecer una vía para denuncia oral.
  • Canales telefónicos: Son la forma más «sencilla» de habilitar una vía de comunicación verbal, sin embargo, tienen como contra que no son enteramente confidenciales (se puede reconocer la voz del denunciante o el número desde el que se realiza la llamada). Además, hace necesario registrar la denuncia de manera manual en el registro del canal (si bien, muchos software para el canal de denuncias permiten hacerlo de manera relativamente sencilla).
  • Presenciales: La Ley también admite la denuncia presencial, cuando el denunciante así lo requiera, por lo que en el reglamento o protocolo del canal de denuncias se debe indicar la vía para concertar una cita y explicar cómo se desarrollará este tipo de denuncia (personas presentes, grabación de las declaraciones, etc.). Las denuncias presenciales deben quedar documentadas y registradas en el registro del canal, por lo que se deben grabar al menos en audio. Esas grabaciones deben quedar debidamente protegidas para evitar pérdidas o accesos indebidos.

Dado que la Ley solo obliga a tener un canal de denuncias que admita la denuncia escrita y verbal, no es necesario tener todos los tipos de canales de denuncias descritos arriba, sin embargo, los canales digitales son los que más se están extendiendo, tanto por su facilidad y rapidez de implementación como por su facilidad para gestionarlos por parte del Responsable y usarlos por parte de los denunciantes.

Canal externo

Los canales externos de denuncia son aquellos canales habilitados por una autoridad competente, por lo que dependiendo de lo que se vaya a denunciar, hay que acudir a uno y otro canal.

Por ejemplo, son canales externos de denuncia la Autoridad Independiente de Protección al Informante, la Agencia Española de Protección de Datos, el canal de denuncias del Banco de España, el SEPBLAC, la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), las autoridades de protección al informante autonómicas o la Agencia Europea de Medicamentos (EMA), por citar algunos de ellos.

Estos canales están gestionados por una autoridad independiente y pueden recurrir a ellos los denunciantes que o bien no hayan recibido una respuesta satisfactoria a su denuncia de la empresa u organización, o bien decidan acudir directamente a este tipo de canal de denuncia externo porque no confían en la independencia del Responsable del canal o temen sufrir algún tipo de represalia o creen que su denuncia será más efectiva si acuden a esta vía desde el principio.

Canal público

Finalmente, la Ley contempla un tercer tipo de canal de denuncia en los canales públicos, entendidos estos como medios de comunicación, redes sociales o cualquier otra forma de difusión pública a gran escala o de masas. Lo ideal sería que este fuera el último recurso para un denunciante, ya que si llega hasta aquí es porque piensa o cree que su denuncia será más efectiva al hacerse pública (aunque pueda perder tanto la confidencialidad como el anonimato, si bien los medios de comunicación pueden guardar el secreto de sus fuentes).

En cualquier caso, para los denunciantes que opten por esta vía, la Ley 2/2023 también garantiza la protección ante represalias, así como las demás medidas de apoyo contempladas en ella.

¿Qué tipo de canal de denuncias es el adecuado para mi empresa?

Cómo decíamos más arriba, siempre que cumpla con los requisitos y características establecidos en la normativa vigente, la empresa podrá contar con el tipo de canal de denuncias que más se ajuste a sus necesidades. Ahora bien, tanto por su facilidad de uso como para cumplir esas características y requisitos, la solución más recomendable es el canal de denuncias digital, preferiblemente implementado a través de un software para el canal de denuncias.

Este tipo de software permite habilitar diferentes vías de comunicación, así como crear distintos canales en función de la acción o irregularidad que se quiera reportar (por ejemplo, se pueden establecer diferentes categorías: riesgos laborales, acoso y discriminación, código ético, corrupción, etc.), lo que facilita la gestión del mismo por parte del Responsable y su equipo, además permite automatizar diferentes funciones y agilizar así los flujos de trabajo. Y sobre todo, cuenta con medidas de seguridad de la información que garantizan la confidencialidad y el anonimato.

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