Canal de denuncias para Recursos Humanos

Se tenga o no la obligación de implantarlo en la empresa, el canal de denuncias puede ser una herramienta clave para el departamento de Recursos Humanos; gracias a él se pueden prevenir acciones y conductas ilícitas y dañinas para la empresa y sus empleados. En las siguientes líneas te explicamos cómo puede ayudar el canal de denuncias a RRHH.

¿Cómo puede ayudar el canal de denuncias al departamento de RR. HH.?

El canal de denuncias puede ayudar a Recursos Humanos de muy diversas formas, pero sobre todo mejorando la manera en la que se gestionan determinados comportamientos y conductas que pueden ser constitutivas de infracciones administrativas o de delitos penales, además de contribuir a mejorar el clima laboral; si se pueden denunciar comportamientos como el acoso laboral sin temor a represalias, será más fácil prevenir y evitar este tipo de conductas a medio y largo plazo.

Si bien, la Directiva Whistleblowing establece el canal de denuncias interno obligatorio para empresas de 50 o más empleados, cualquier empresa puede beneficiarse de la implantación de esta herramienta, que será, en muchos casos, gestionada por el departamento de RR. HH., especialmente en aquellas entidades en las que se carece de órgano de compliance o compliance officer (como es el caso de muchas pymes).

Implantar y habilitar un canal de denuncias o un canal ético, incluso cuando no se está obligado a ello, aporta varias ventajas y beneficios a RR. HH., sobre todo de cara a la gestión del propio canal y la gestión de las denuncias, pero también para prevenir determinadas conductas y acciones ilícitas que pueden perjudicar no solo a los miembros de la empresa, sino la empresa en su conjunto (recordemos que en el Código Penal se contemplan una serie delitos de los que una persona jurídica puede ser responsable penalmente, además de la posibilidad de recibir sanciones administrativas).

Entre esas ventajas y beneficios del canal de denuncias para RR. HH. destacamos las siguientes:

Mejora la gestión y resolución de las denuncias

Un canal de denuncias digital, apoyado en un software, mejora todo el ciclo de vida de las denuncias, desde el momento en el que un empleado realiza la denuncias, utilizando formularios online o a través de un chat en tiempo real (siempre manteniendo la confidencialidad, y, en su caso, el anonimato del denunciante), pasando por la recepción de la denuncia, su clasificación, valoración, archivo o apertura de proceso de investigación, hasta su resolución y cierre.

Todo el proceso se puede ejecutar de manera telemática, manteniendo y cumpliendo los plazos que da la ley para dar acuse de recibo y tramitar las denuncias por parte del responsable del canal de denuncias y su equipo (si cuenta con él). Un software de canal de denuncias permite mantener el control sobre el estado en que se encuentran las denuncias, priorizar unas sobre otras en función del motivo de la denuncia, comunicarse con el denunciante para mantenerlo informado de las claves del proceso y llevar un control sobre las acciones pertinentes en el proceso de investigación interna.

Asignación de roles para una mejor gestión

La mayoría de software para canales de denuncia permiten asignar roles para poder llevar una mejor gestión del canal y las denuncias, además de controlar el acceso a la información confidencial del canal.

En ese sentido, en el departamento de Recursos Humanos se pueden asignar roles para que diferentes miembros puedan ocuparse de tareas específicas, desde la gestión de denuncias por área o departamento, hasta la supervisión del canal por parte de un responsable (recordamos que este responsable debe ser designado por el órgano de administración o de gobierno de la empresa).

Respeta la confidencialidad y el anonimato

La recepción y gestión de las denuncias a través del canal de denuncias interno permite respetar la confidencialidad y el anonimato de los denunciantes, así como de los denunciados y de cualquier otra persona implicada.

Para aquellas personas que no quieran identificarse al denunciar un hecho concreto dentro de la empresa, recurrir al canal de denuncias puede ser más fácil que presentarse en RR. HH. para informar sobre el problema, de manera que empresas con canal de denuncias o canal ético pueden ver incrementado el número de denuncias y, por tanto, aplicar mejores medidas de prevención y detección de determinadas conductas o acciones dentro de la empresa.

Permite la trazabilidad

Usar un canal de denuncias digital permite la trazabilidad de todo el proceso, desde la denuncia hasta su resolución, incluida la documentación de cada fase, si se abre una investigación interna. Esta trazabilidad es importante de cara a posibles casos que pudieran acabar en los tribunales, para demostrar que la empresa tomó las medidas adecuadas para resolver o poner fin a una determinada situación contraria a la ley o la normativa interna de la empresa.

Informes de situación

El departamento de Recursos Humanos también puede beneficiarse de los análisis de datos e informes que se pueden obtener si se usa un software para el canal de denuncias, relativos al número de denuncias que se reciben, cuándo se tarde en resolverlas, cuáles acaban en procesos de investigación interna y la aplicación de medidas disciplinarias, en qué áreas o departamentos se producen más denuncias, si existe una tendencia, si se deben tomar más medidas para acabar con determinadas conductas y acciones, etc.

Estos análisis e informes no solo servirán para mejorar la gestión del canal de denuncias, sino que RR. HH. podrá usarlos para advertir al órgano de administración de determinadas situaciones problemáticas y de decidir qué medidas aplicar para solucionarlas.

Mejora el clima laboral

En línea con lo anterior, prevenir acciones y conductas ilícitas en la empresa, puede contribuir a mejorar el clima laboral, especialmente si este es eficiente y el equipo encargado de su gestión y supervisión resuelve las denuncias recibidas de manera satisfactoria para los denunciantes o detecta denuncias falsas antes de que puedan tener consecuencias para las personas denunciadas, castigando estas de manera adecuada.

¿Cómo debe ser un canal de denuncias para Recursos Humanos?

Un canal de denuncias para Recursos Humanos debe ser fácil de implementar y usar, y dado que es muy posible que en la empresa no se cuente con un compliance officer o personal con formación suficiente para gestionar y resolver algunas de las denuncias recibidas, contar con asistencia profesional, como la de una consultoría especializada en compliance, que pueda ayudar al equipo y responsable del canal de denuncias a valorar, archivar o tramitar las denuncias, e incluso que acompañe en el proceso de investigación interna.

Así mismo, el canal de denuncias para RR. HH. también debe contar con las siguientes características:

• Cifrado de las comunicaciones, tanto vía formulario como si se realizan a través de chat en tiempo real.
• Garantizar la confidencialidad de denunciantes y denunciados.
• Admitir la denuncia anónima y poder mantener la comunicación con este tipo de denunciantes.
• Asignación de roles para una mejor gestión del canal.
• Registro histórico de cada expediente abierto y del canal en su conjunto.
• Filtración y clasificación de casos automática.
• Posibilidad de adjuntar archivos a las denuncias.
• Notificación y recordatorio de plazos.

Cumplir con todas características y requisitos puede ser complejo para departamentos de RR. HH. pequeños o que no cuenten con personal con formación en Derecho o compliance, por ello, la mejor solución para ayudar al departamento de Recursos Humanos de tu empresa es contratar un canal de denuncias con un servicio especializado, como el que encontrarás en Atico34, que pone a disposición de sus clientes un completo software para la gestión del canal de denuncias, así como un servicio de asesoramiento y asistencia en la valoración y tramitación de las denuncias recibidas.

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