Canal de denuncias para ayuntamientos

¿Deben los ayuntamientos implementar un canal de denuncias interno? ¿Cómo debe ser y funcionar este canal de denuncias? ¿En qué normativa se regula? En las siguientes líneas revisaremos todo lo relativo al canal de denuncias de un ayuntamiento.

¿Deben los ayuntamientos tener un canal de denuncias?

Sí, los ayuntamientos deben tener un canal de denuncias interno, de la misma forma en que las empresas con más de 50 trabajadores están obligadas a contar con este tipo de canal.

En el caso de los ayuntamientos no hay un límite mínimo del número de funcionarios, trabajadores o habitantes del municipio que exima de la obligatoriedad del canal de denuncias, pero la ley española sí contempla que los municipios con menos de 10.000 habitantes puedan compartir un sistema de información interno y los recursos destinados a las investigaciones y las tramitaciones.

Es decir, todos los ayuntamientos están obligados a tener un canal de denuncias, pero los municipios de menos de 10.000 habitantes pueden tener un solo sistema de información interno compartido entre varios de ellos. Eso sí, deberá garantizarse una diferenciación clara entre los canales de denuncia que corresponden a cada municipio. Aunque se comparta una misma plataforma de gestión, los ciudadanos deben poder identificar el canal de denuncias de su ayuntamiento sin problemas.

Es importante no confundir el canal de denuncias obligatorio con los canales o buzones de quejas, reclamaciones y sugerencias de los que disponen muchos ayuntamientos. El canal de denuncias es una herramienta para que trabajadores y funcionarios del ayuntamiento, así como cualquier otra persona, puedan denunciar irregularidades o comportamientos ilegales dentro del ayuntamiento, pudiendo así prevenir y detectar de forma temprana posibles infracciones o delitos.

¿Qué normativa regula el canal de denuncias interno de los ayuntamientos?

Son dos las leyes que regulan el funcionamiento del canal de denuncias interno: la Directiva (UE) 2019/1937 (o Directiva Whistleblowing) y la ley de protección de denunciantes de corrupción, que transpone dicha Directiva europea al ordenamiento jurídico español.

Por tanto, aunque la Directiva Whistleblowing establece las líneas generales respecto al ámbito de aplicación y obligaciones del canal de denuncias interno y la protección de los denunciantes, es la ley española la que empresas y entidades públicas, incluidos ayuntamientos, deben adoptar y aplicar.

Cabe señalar que la ley de protección de denunciantes de corrupción adopta totalmente los criterios de la Directiva 2019/1937, añadiendo y ampliando algunos aspectos que la ley europea deja en manos de los Estados miembros. Es el caso, por ejemplo, de los ayuntamientos de los municipios de menos de 10.000 habitantes; la Directiva los exime de la obligación de tener un canal de denuncias interno, sin embargo, la ley española no considera esta excepción, como vimos más arriba.

Objetivos del canal de denuncias del ayuntamiento

Los objetivos del canal de denuncias del ayuntamiento son los mismos que se persiguen con los canales de denuncias de una empresa:

• Detectar y prevenir la comisión de irregularidades.
• Proteger a los denunciantes de conductas ilícitas dentro del ayuntamiento y garantizarles su confidencialidad y su protección frente a represalias.
• Luchar contra la corrupción y el fraude dentro del ayuntamiento (con especial atención a la contratación pública).
• Promover la cultura del cumplimiento normativo entre los funcionarios y trabajadores del ayuntamiento.

Características del canal de denuncias del ayuntamiento

Puesto que el canal de denuncias de los ayuntamientos está regulado por la misma normativa que el de las empresas, sus características son las mismas para ambas organizaciones:

• Debe ser fácil de usar y ser accesible no solo para los funcionarios y trabajadores del ayuntamiento, sino para cualquier ciudadano que haya sido testigo o tenga conocimiento de la comisión de una irregularidad, infracción o delito dentro del ayuntamiento.
• Permitir la presentación de denuncias por escrito o de forma verbal, o ambos.
• Permitir la presentación y tramitación de denuncias anónimas.
• Garantizar la confidencialidad de la identidad de los denunciantes, manteniendo su anonimato, estableciendo para ello todas las medidas de seguridad necesarias.
• Cumplir con las obligaciones de la normativa de protección de datos.
• Tener un régimen sancionador adecuado y dentro de los límites legales.
• Informar y comunicar la existencia del canal de denuncias, su funcionamiento y reglas de uso. Es decir, debe contar con un reglamento, que deberá ser accesible tanto para miembros del ayuntamiento como para el resto de ciudadanos.
• Revisar de forma periódica su funcionamiento.
• Tener designado un responsable o responsables del canal de denuncias, imparciales, que se encargarán de recepcionar y gestionar las denuncias recibidas.

Así mismo, la ley permite que los ayuntamientos puedan contratar el canal de denuncias con un proveedor externo, siempre y cuando el ayuntamiento acredite una insuficiencia de medios propios, tal y como establece el artículo 116.f de la Ley de Contratos del Sector Público.

Ahora bien, este canal de denuncias externo (de gestión externa) funcionará para la recepción y valoración de las denuncias, es decir, el gestor externo evaluará si la denuncia debe ser desestimada o, por el contrario, dar pie a un proceso de investigación interna, si bien, dicho proceso deberá realizarlo el responsable del canal de denuncias o el comité designado para ello, bajo supervisión del responsable. El gestor externo podrá asistir jurídicamente durante el proceso de investigación y hacer recomendaciones. En cualquier caso, la comunicación entre el responsable del canal y el gestor externo del canal debe ser total.

Así mismo, estos canales de denuncias de gestión externa deben ofrecer las garantías adecuadas respecto a independencia, confidencialidad, protección de datos y secreto.

Funcionamiento del canal de denuncias del ayuntamiento

El funcionamiento del canal de denuncias del ayuntamiento es igual al de cualquier otro canal de denuncias, una vez se ha elaborado su reglamento, se ha designado un responsable del canal y se ha creado un protocolo de actuación para el proceso de investigación interna.

Las denuncias se presentarán a través de la vía habilitada para ello (es recomendable emplear un sistema digital, es decir, un software para el canal de denuncias, que permita su presentación telemática, puesto que es mucho más ágil y manejable, permitiendo llevar un mejor control de las denuncias y su seguimiento). Una vez recibida la denuncia, el responsable del canal o el gestor externo la valorará para determinar si debe ser tramitada, es decir, si debe iniciarse un proceso de investigación interna.

En ese sentido, el ayuntamiento tiene un plazo de siete días para comunicar la recepción de la denuncia al denunciante. Si se abre un proceso de investigación, la entidad tendrá un plazo de tres meses, prorrogables a otros tres meses más, para llevar a cabo dicha investigación. Durante ese período, podrá informar al denunciante del progreso del proceso, especialmente si la denuncia se comunica a otra autoridad competente.

Cabe señalar que si en la valoración de la denuncia o como conclusión de la investigación, se determina que la conducta denunciada puede ser constitutiva de una infracción o un delito penal, esta se remitirá a la autoridad competente correspondiente.

Las denuncias recibidas, tanto si han sido desestimadas como si han sido tramitadas, deberán quedar conservadas en un registro, garantizando la confidencialidad y la protección de datos. Este registro deberá ser accesible a la autoridad judicial, en caso de procedimiento judicial.

¿Cómo implementar el canal de denuncias en el ayuntamiento?

El proceso para implementar el canal de denuncias en el ayuntamiento sigue los mismos pasos que en una organización privada:

• Elegir y establecer las vías de comunicación, es decir, la vía para presentar las denuncias.
• Nombrar el responsable del canal de denuncias.
• Elaborar el reglamento del canal.
• Elaborar un protocolo de actuación para la gestión y tramitación de las denuncias recibidas.
• Llevar un registro de todas las denuncias, su archivo y su resolución.
• Comunicar y difundir la existencia del canal de denuncias.

Finalmente, la ley prevé una serie de sanciones por no contar con un canal de denuncias para las organizaciones que estén obligadas a ello, incluidos los ayuntamientos. En concreto, establece sanciones por conductas que entorpezcan, obstaculicen o impidan el proceso de denuncia e investigación interna, así como en el caso de que se tomen represalias contra los denunciantes o se dé cualquier otro tipo de acción que pueda evitar que hagan sus denuncias.

Estas sanciones pueden alcanzar los 300.000 euros para personas físicas y el millón de euros para entidades jurídicas.

En definitiva, los ayuntamientos deben implementar un canal de denuncias que facilite a sus empleados y resto de ciudadanos la denuncia de cualquier tipo de irregularidad dentro de la entidad. Este canal debe contar con todas las garantías que la ley establece respecto a confidencialidad y protección de los denunciantes, contar con independencia y ser efectivo.

En Grupo Atico34 ayudamos a empresas y entidades públicas a implementar y gestionar el canal de denuncias y ofrecemos asesoramiento jurídico respecto a las medidas correctoras a adoptar.