Política de Compliance: Qué es, cómo fortalecerla y ejemplos

Para implementar el cumplimiento normativo en la empresa, es imprescindible elaborar una política de compliance; en las siguientes líneas explicamos qué son las políticas de compliance y cómo fortalecerlas en la empresa.

Contenido del artículo

¿Qué son las políticas de compliance?
¿Cómo fortalecer las políticas de compliance de una empresa?
Ejemplo de política de compliance
¿Políticas de compliance y política de compliance son lo mismo?
Te ayudamos a cumplir la Ley de Protección de Datos

¿Qué son las políticas de compliance?

Las políticas de compliance de una empresa son la materialización de las obligaciones de todos los miembros de la empresa y, en ocasiones, también de sus proveedores y socios comerciales, en materia de compliance o cumplimiento normativo. De manera que las políticas de compliance de una empresa son el conjunto de normas, externas e internas, que todo el personal de la misma debe respetar y cumplir, siendo tanto una obligación como un compromiso adquirido por la dirección y, desde y a través de ella, el resto de empleados.

Las políticas de compliance forman parte de la política de compliance de una empresa, junto a las prácticas y procedimientos adoptados por la empresa para garantizar el cumplimiento de leyes, normas y regulaciones, así como la normativa interna de la empresa.

Las políticas de compliance, por tanto, giran en torno a diferentes aspectos normativos que son de aplicación a la empresa, tanto en el ámbito de dirección o administrativo como a nivel operativo y organizacional, ya que se aplican sobre los procesos y procedimientos de todas las áreas de la empresa.

Así, son, por ejemplo, políticas de compliance:

Código ético o de conducta
Plan de compliance penal (o plan de prevención de delitos penales)
Políticas de prevención del soborno
Política anticorrupción
Reglamento del Canal de denuncias
Política de sostenibilidad
Plan de compliance medioambiental
Plan de compliance fiscal
Plan de compliance legal
Política de seguridad de la información
Política de diversidad
Política de igualdad
Etc.

Como veis, un plan de compliance puede englobar diferentes políticas de compliance o una empresa puede elaborar diferentes políticas de compliance y englobarlas dentro de su sistema de compliance.

¿Cómo fortalecer las políticas de compliance de una empresa?

Para fortalecer las políticas de compliance de una empresa es necesario poner en práctica los siguientes pasos (válidos para cualquiera de los tipos de compliance que se quieran implementar en la empresa, así como de su tamaño):

1. Compromiso de la alta dirección

El compromiso de la alta dirección es fundamental para respaldar y fortalecer las políticas de cumplimiento de la empresa, puesto que deben de partir de esta, que, además, debe no solo comunicar la importancia del compliance, sino dar ejemplo al respetar y poner en práctica dichas políticas.

Además, las políticas de cumplimiento deben definirlas el órgano de dirección o administración, asistido por el responsable de compliance (si se cuenta con uno, algo que no siempre ocurre en el compliance para pymes), teniendo en cuenta las leyes que le son de aplicación, tanto aquellas de carácter general (como son la normativa fiscal, la de riesgos laborales, la de igualdad, la de protección de datos, etc.), como aquellas de carácter específico, que le afectan por la actividad que desarrolla (por ejemplo, la Ley de Seguridad Alimentaria y Nutrición) o sectorial (como los convenios colectivos o los Reglamentos de trabajo).

Así mismo, también definirán las políticas de compliance la cultura y valores de la empresa, para dar forma a las normas internas de la misma, que no son una obligación legal, pero sí un compromiso adquirido de la empresa en diferentes áreas (por ejemplo, respecto a la sostenibilidad o la diversidad).

2. Análisis de riesgos

Las leyes o normativas que son de aplicación a la empresa y su actividad, deben servir para identificar los riesgos de cumplimiento a los que está expuesta la empresa dentro de su contexto (ubicación geográfica, actividad, producto o servicio, organigrama y número de empleados) y a través de la elaboración de un mapa de riesgos y su correspondiente análisis, determinar qué medidas y controles se incluirán en las diferentes políticas de compliance que diseñe la empresa (por ejemplo, las medidas de prevención de la comisión de delitos que formarán parte del plan de compliance penal).

3. Actualización de políticas y procedimientos

Las políticas de compliance no deben ser algo estático, sino que deben poder cambiarse y actualizarse cuando se produzcan cambios normativos o se aprueben nuevas leyes y reglamentos que afecten a la empresa y su actividad.

Estas actualizaciones son esenciales para mantener vivo y eficaz cualquier programa de compliance. Y siempre deben ser comunicadas a los miembros de la empresa.

4. Comunicación y capacitación

Las políticas de compliance deben comunicarse a todos los miembros de la empresa, así como darles publicidad. Esto se hace a través de la política de cumplimiento normativo, que, cómo hemos dicho, reúne las políticas de compliance de la empresa.

Así mismo, la empresa también debe proporcionar capacitación sobre cumplimiento normativo y sobre las políticas y procesos implementados a los empleados, para asegurar la eficacia de las mismas.

5. Supervisión y monitoreo

Las políticas de compliance deben supervisarse y monitorear, para comprobar el nivel de seguimiento y cumplimiento por parte de los miembros de la empresa. Para ello se puede recurrir a la realización de auditorías internas, revisiones periódicas y la designación, si no se tiene, de un compliance officer.

6. Canal de denuncias

Es fundamental implantar un canal de denuncias interno para que los miembros de la empresa puedan informar sobre los incumplimientos de las políticas de compliance implementadas. Este canal de denuncias debe ser fácil de usar, pero también confidencial y anónimo y garantizar que no se tomarán represalias contra los informantes.

También se debe disuadir el uso del canal para hacer denuncias falsas o utilizarlo como un buzón de quejas.

El canal de denuncias debe estar gestionado por un responsable y cumplir con los requisitos recogidos en la Ley de protección de informantes de corrupción.

7. Auditorías externas

Someter la política de compliance de la empresa a auditorías externas periódicas (normalmente cada tres años), ayudará a asegurar que esta cumple con los estándares internacionales y las mejores prácticas en compliance.

8. Incentivos y reconocimientos

Establecer incentivos y reconocimientos para aquellos empleados que demuestren su compromiso con las políticas de compliance de la empresa y que promueven la ética, puede ayudar a fortalecer la cultura del cumplimiento normativa en el conjunto de la empresa.

9. Mejora continua

Finalmente, las políticas de compliance deben basarse en una política de mejora continua y de proactividad frente a los retos y desafíos del cumplimiento normativo, no esperar a que ocurran los problemas, sino adelantarse a ellos y prevenirlos realizando los ya citados análisis de riesgos, adoptando nuevas medidas de mitigación y adaptando aquellas que no estén resultando tan eficientes como deberían, así como manteniendo actualizada la política de compliance.

Ejemplo de política de compliance

Como ejemplo de política de compliance os dejamos las de las siguientes empresas:

Así mismo, también podéis ver algunos ejemplos de compliance en nuestro artículo sobre casos reales en los que se demuestra la importancia del compliance.

¿Políticas de compliance y política de compliance son lo mismo?

Aunque puedan parecerlo, políticas de compliance y política de compliance no son lo mismo, aunque, evidentemente, son conceptos muy relacionados.

Cómo hemos visto, la política de compliance de una empresa es el documento que recoge tanto las políticas y procedimientos de compliance de la empresa, como su compromiso para ponerlos en práctica y promoverlas. Mientras que las políticas de compliance son, básicamente, las medidas que se han de implementar y las «reglas» de cumplimiento que se deben seguir en el desarrollo de los procesos de la empresa.

De manera que la política de compliance es, en esencia, el marco general para la implementación de las políticas de compliance que forman parte del sistema de gestión de compliance de la organización. En cierto sentido, es un resumen del programa de compliance, puesto que su estructura adopta la misma forma:

Objetivo (dónde se establece el compromiso con el cumplimiento normativo)
Ámbito de aplicación (dentro de la empresa o grupos de empresas, incluso socios comerciales o proveedores)
Vigencia (su entrada en vigor)
Estructura organizativa del órgano de compliance (quiénes o qué departamentos forman parte del órgano)
Canal de denuncias
Régimen disciplinario
Revisión y mejora
Comunicación

Como es evidente, para poder elaborar la política de compliance, previamente se ha debido elaborar el programa o plan de compliance de la empresa, así como las políticas de compliance que puedan integrarlo.

En definitiva, tanto las políticas de compliance como la política de compliance son elementos imprescindibles del sistema de gestión de compliance de una empresa; las primeras son el conjunto de normas de aplicación en la empresa y la segunda el documento que recoge el compromiso de esta con el compliance.