En nuestros artículos sobre compliance, hemos mencionado en alguna ocasión al departamento de compliance, pero ¿qué es este departamento exactamente?, ¿qué hace el departamento de compliance en una empresa?, ¿cuál es su estructura? En las siguientes líneas responderemos a estas preguntas y otras relacionadas con esta área cada vez más esencial para las empresas.
En este artículo hablamos de:
¿Qué es el departamento de compliance?
El departamento de compliance es el equipo formado y encargado de supervisar el cumplimiento normativo de su empresa u organización, entendiendo por cumplimiento normativo tanto las leyes, normas y reglamentos externos que son de aplicación a la empresa, como la normativa interna adoptada por la compañía.
En otras palabras, el departamento de compliance es el compliance officer de la empresa u organización, cuando este funciona como un órgano integrado por varios miembros, encargados de cumplir con las funciones del compliance officer. Por lo tanto, es más habitual encontrar un departamento de compliance en grandes empresas, donde su tamaño y el número de normativas que les afectan hacen mucho más complicado y virtualmente imposible que la posición de compliance officer la ocupe una sola persona.
Funciones del departamento de compliance
De acuerdo al punto anterior, por tanto, las funciones del departamento de compliance son las mismas que las del compliance officer, aunque dependiendo del tamaño de la empresa (como hemos dicho, no es lo mismo el compliance en pymes que el compliance para grandes empresas en lo que a complejidad y escala se refiere), estas funciones pueden repartirse entre los miembros del departamento de compliance de diferentes formas; por ejemplo, la identificación y análisis de riesgos puede realizarla una parte del equipo, mientras que otra se centra en la elaboración de medidas para el plan de compliance de la compañía.
Funciones del departamento de Compliance
En cualquier caso, las principales funciones del departamento de compliance son:
- Identificación de riesgos de incumplimiento: El departamento de compliance debe detectar e identificar los riesgos de incumplimiento a los que está expuesta la empresa en función de las normativas que le sean de aplicación. En ese sentido, los integrantes del departamento de compliance, que en su mayoría serán abogados de compliance, deberán tener un conocimiento profundo de las normativas que afectan a la empresa, así como de la actividad que desarrolla la compañía, para poder elaborar los correspondientes análisis y evaluaciones de riesgos de incumplimiento.
- Prevención de riesgos: Para lo cual, el departamento de compliance debe conocer y prever la normativa que afectará a la empresa en función del contexto y situación de la empresa, incluida la previsión de nuevos proyectos o procesos (como puede ser, por ejemplo, la apertura de una nueva línea de negocio).
- Creación de medidas e implementación de medidas de compliance: El departamento de compliance también será responsable del diseño de las políticas de compliance de la empresa, así como de medidas y controles para monitorear el cumplimiento normativo y detectar y prevenir posibles desviaciones que acaben en un incumplimiento. Así mismo, también se encargará de llevar un seguimiento de la implementación de dichas medidas y controles y una evaluación de su eficacia.
- Asesoramiento: El departamento de compliance también tiene la función de asesorar a la empresa en materia de cumplimiento, es decir, sobre las normativas que debe cumplir y los controles a los que debe someterse. Así mismo, también asistirá a la empresa en la creación de su código de conducta o normativa interna de la empresa, en su comunicación e implementación. Además de resolver cualquier duda respecto al cumplimiento de los miembros de la empresa.
- Formación: También puede formar parte de las funciones del departamento de compliance la formación de los miembros de la compañía en materia de cumplimiento, así como de ciertos aspectos de las leyes, normas y reglamentos que deben cumplir en el desempeño de su actividad y funciones, y del código ético o de conducta de la empresa.
- Promover la cultura del cumplimiento en la empresa: En línea con lo anterior, el departamento de compliance promoverá la cultura del cumplimiento y la ética entre todos los miembros de la empresa.
¿Cuál es la estructura del departamento de compliance?
Como decíamos, el departamento de compliance estará formado por más de un especialista en compliance, que, además, deberá tener conocimientos sobre el funcionamiento de la empresa, su área de actividad y sector.
Lo habitual, además, es que al frente de la estructura del departamento de compliance esté el Chief Compliance Officer (CCO o jefe del departamento de cumplimiento), que será el máximo responsable de las políticas de compliance de la empresa, así como de su seguimiento y control.
El CCO, además, será quien funcione como punto de contacto entre la dirección de la empresa y el departamento de compliance.
Respecto al resto de miembros del departamento de compliance, estos pueden tener conocimientos específicos sobre determinadas áreas de la empresa y sus procesos, de manera que la identificación y prevención de riesgos sea mucho más especializada, respondiendo siempre ante el CCO.
Dependiendo del tamaño de la empresa, podemos encontrar un departamento de compliance dedicado únicamente a esta labor, o como parte de otros departamentos ya existentes, como puede ser el jurídico.
En cualquier caso, el departamento de compliance, para ser realmente efectivo y eficaz, debe tener la autonomía e independencia suficiente para gestionar y supervisar el cumplimiento normativo de la empresa, y hacer las correspondientes recomendaciones, así como planes o programas de compliance adaptados a la realidad y contexto de la empresa.
¿Necesita tu empresa un departamento de compliance?
El compliance para empresas es una realidad cada vez más extendida en España; con una regulación normativa cada vez más compleja y, en algunos casos, interrelacionada, contar con un área de compliance o contratar los servicios de compliance de una consultoría externa, cobra cada vez más relevancia e importancia.
Tener medidas de compliance implementadas, especialmente para la prevención de aquellos delitos de los que se puede derivar la responsabilidad penal de la empresa, puede suponer la diferencia entre que la empresa sea sancionada o no (o incluso intervenida o disuelta) ante la comisión de delitos o infracciones en su seno.
El compliance ayuda a evitar posibles sanciones administrativas y/o penales, pero además, también contribuye a mejorar los procesos de la empresa y a lograr una compañía donde se cumple con las normas y la ética, lo que repercute en su imagen y reputación y en la confianza de clientes, inversores, socios y proveedores.
Por lo tanto, y respondiendo a la pregunta, una empresa que quiera llevar un adecuado cumplimiento normativo, tener la seguridad de que cumple con todas las leyes, normas y reglamentos que le son de aplicación y de que sus empleados y administradores no incurren en irregularidades o hechos delictivos, necesita tener un departamento de compliance.
Ahora bien, en función del tamaño de la empresa, ese departamento podrá estar integrado por más o menos miembros, o, en el caso de pymes, contar con un único compliance officer o contratar los servicios de un compliance officer externo, como los que puedes encontrar en Grupo Atico34.