El compliance laboral es una de las ramas en las que se puede dividir el compliance, centrada, en este caso, en el cumplimiento de la normativa laboral aplicable a la empresa. En las siguientes líneas explicamos qué es el compliance laboral o labour compliance, cómo implementarlo en la empresa y qué beneficios aporta.
En este artículo hablamos de:
¿Qué es el compliance laboral?
El compliance laboral es el conjunto de políticas, prácticas y procedimientos implantados en la empresa para la gestión y cumplimiento de la normativa laboral vigente, que abarca, entre otras áreas, la prevención de riesgos laborales, la jornada laboral, el salario o la igualdad de oportunidades.
Dentro del compliance, el objetivo del compliance laboral es gestionar los riesgos de incumplimiento de las leyes y normas que conforman la actual normativa laboral, así como de los códigos de conducta y normativa interna de las empresas en esta materia.
El cumplimiento laboral se trata, por lo tanto, de una rama más del cumplimiento normativo, como lo son el compliance penal, el compliance tributario o el behavioral compliance.
El compliance laboral en España suele estar asociado a la prevención de riesgos laborales, pero va mucho más allá. No solo se trata de cumplir la normativa laboral en materia de seguridad, sino en cualquier otro ámbito: políticas de contratación, promoción interna, conciliación laboral y familiar, etcétera, por ese motivo es habitual denominarlo también bajo la etiqueta de compliance sociolaboral.
Se define como compliance laboral al conjunto de acciones llevadas a cabo por una empresa u organización con el objetivo de cumplir las normativas laborales y evitar sanciones. Estas normas pueden referirse a obligaciones externas de carácter legal, o a códigos de ética de la propia empresa.
La importancia del compliance laboral
El compliance laboral es importante para la empresa porque, como otros sistemas de compliance, puede ayudar a la empresa a evitar sanciones administrativas en materia sociolaboral, así como una posible responsabilidad penal de la empresa, en caso de que el incumplimiento se trate de un delito penal de los que pueden derivarse responsabilidad penal para la persona jurídica.
Así mismo, ayuda a tener un mejor control sobre determinados procesos y procedimientos de la empresa, especialmente en lo relativo a la prevención de riesgos laborales y al cumplimiento de determinadas normativas laborales (como la relativa a la igualdad de oportunidades) y asegura el trato justo de los trabajadores.
También promueve la cultura ética y del cumplimiento normativo, lo que puede ayudar, entre otros, a evitar accidentes laborales y riesgos psicosociales para los empleados. Y supone una mejora en la reputación e imagen de la empresa, al mostrar su compromiso con el cumplimiento de leyes y normas.
Cómo implantar el labour compliance en la empresa
Lo más recomendable a la hora de implantar el compliance laboral en empresas es apostar por un modelo GRC (Gobierno, Riesgos y Cumplimiento). Gracias a este modelo se pueden integrar todas las funciones del gobierno corporativo, gestionar los riesgos y definir las responsabilidades de cumplimiento. En este punto será necesario definir el tipo de organización, la normativa aplicable, y las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de la ley.
Así, los pasos para implantar el labour compliance en la empresa son los siguientes:
- Efectuar una evaluación de riesgos en materia de riesgos laborales y cualquier otro riesgo de cumplimiento derivado de las normas y leyes laborales que sean de aplicación (igualdad, desconexión digital, contratación, etc.).
- Elabora y desarrolla políticas y procedimientos claros para facilitar el cumplimiento de las leyes y normas laborales de aplicación. Esta documentación debe ser accesible y comprensible para todos los empleados.
- Capacita y forma a los empleados en las políticas y procedimientos laborales implantados y adoptados por la empresa.
- Establece un seguimiento periódico del plan de compliance laboral para asegurar que se cumplen los objetivos propuestos y las políticas y procedimientos implementados. Así mismo, somete las medidas adoptadas a auditorías periódicas. Si se detectan problemas o carencia, adopta medidas correctoras.
- Implementa un canal de denuncias interno.
- Adopta una política de mejora continua para corregir los problemas detectados en las auditorías del plan de compliance laboral.
Otra de las medidas imprescindibles es la evaluación del cumplimiento. Es decir, se debe analizar de forma periódica si las medidas implementadas son efectivas a la hora de cumplir la ley. Este control de seguimiento es básico para medir la eficacia de las medidas propuestas y, en caso de ser necesario, trazar nuevas líneas de acción.
En todos estos procesos será de gran importancia la figura del compliance officer, que será el profesional encargado de velar por el cumplimiento de las medidas propuestas y, en definitiva, de garantizar el cumplimiento normativo.
Por otro lado, también resulta básica la trazabilidad de las operaciones y la colaboración de toda la empresa en la aplicación del programa y el cumplimiento de funciones laborales.
Áreas de los programas de compliance laboral o labour compliance
El compliance laboral se ha de aplicar en numerosos ámbitos de la empresa. Entre ellos se pueden citar:
- En la estructura básica de la empresa y la asociación con partners, o socios comerciales.
- Procesos de selección.
- Contratación.
- Definición de categorías profesionales.
- Jornada laboral.
- Obligaciones con la Seguridad Social
- Políticas de movilidad.
- Conciliación de la vida laboral y familiar.
- Extinción de contratos.
- Seguridad y prevención de riesgos laborales.
- Igualdad en el trabajo, prevención de la discriminación o el acoso por razón de sexo.
- Representación de los trabajadores.
- Derechos de propiedad intelectual e industrial.
- Políticas de protección de datos.
Así, un ejemplo de compliance laboral aplicado en la empresa sería la contratación de un servicio de prevención de riesgos laborales, el nombramiento de un responsable de riesgos laborales, la implantación de un plan de igualdad o el protocolo de desconexión digital.
Funciones del compliance laboral
El cumplimiento normativo laboral se aplica con distintas finalidades. En concreto, se puede hablar de un triple vertiente. Por un lado, tenemos la función legal, esto es, para garantizar que la empresa cumple con la normativa laboral que le es aplicable.
Por otro lado, el laboral compliance también se aplica con una función preventiva, esto es, para reducir el riesgo de que la empresa pueda competer irregularidades que puedan acarrear multas o sanciones.
Por último, está la función encaminada a la responsabilidad social. En este caso se refiere a que la empresa diseñe buenas prácticas laborales, más allá de lo que disponga la normativa.
Ventajas del compliance laboral o labour compliance
Entre las ventajas de compliance laboral para las empresas cabe destacar las siguientes:
- Verifica el grado de cumplimiento de la empresa respecto a las normativas laborales o convenios colectivos vigentes.
- Define los procedimientos básicos que deben ser aplicados para garantizar el cumplimiento normativo dentro del seno de la organización.
- Contribuye a garantizar el conocimiento de la ley en materia retributiva, jornada laboral, tipos de contratos, permisos, licencias, horas extraordinarias, descansos, vacaciones, extinciones de contratos, etc.
- Aumenta la seguridad, garantizando que la empresa cumpla la normativa de prevención de riesgos laborales.
- Asegura el respeto a los derechos de los trabajadores.
- Permite evitar sanciones y multas a causa de infracciones.
- Fomenta la creación de protocolos, políticas o pautas de actuación encaminadas a evitar infracciones en el futuro.
- Favorece la creación de un clima interno o de un entorno caracterizado por el respeto a las normas en todas las áreas y en todos los trabajadores.
- Mejora la imagen de la empresa, no solo de cara a los trabajadores o a los clientes, sino también de cara a proveedores, socios, inversores o a las propias autoridades.
En resumen, el compliance laboral no es más que el cumplimiento normativo aplicado a todo lo que tenga que ver con las leyes laborales, las obligaciones de los empresarios o los derechos de los trabajadores.
Su objetivo es garantizar que la empresa cumple con lo dispuesto en el Estatuto de los Trabajadores, así como con las leyes concretas o convenios colectivos que le sean de aplicación a cada empresa en particular.