Control horario de trabajadores con reconocimiento facial ¿Es legal? ¿Cómo funciona?

El control horario en España es obligatorio desde 2019, desde entonces, las empresas y las entidades públicas han adoptado diversos métodos para que sus empleados puedan fichar en la entrada y salida del trabajo y poder llevar y guardar un registro de las horas trabajadas. Entre esos métodos, se encuentra el control horario con reconocimiento facial. En las siguientes líneas explicamos qué es, cómo funciona y si actualmente es legal utilizarlo.

Te adelantamos que no, el reconocimiento facial se considera un método de control horario desproporcionado y se deben elegir alternativas menos intrusivas, como apps y software en la nube o fichaje mediante QR dinámicos.

¿Qué es el control horario por reconocimiento facial?

El control horario de trabajadores por reconocimiento facial es un sistema biométrico que utiliza las características únicas del rostro de una persona para identificarla cuando tiene que fichar al entrar y al salir del centro de trabajo.

Por lo tanto, estamos ante un método de control horario biométrico, como lo es fichar con huella dactilar, pero en el que se usa la imagen de la cara para identificar al empleado y registrar su hora de entrada y salida del centro de trabajo. Para ello, en vez de usar lectores de huella o quioscos, se usan cámaras biométricas instaladas en los puntos de acceso para empleados.

El control de acceso por reconocimiento facial empezó a utilizarse más durante la pasada pandemia de Covid-19, ya que es un método que no quiere ningún tipo de contacto físico y puede realizarse a distancia, por lo que resulta más higiénico, aparte de ágil y rápido.

¿Cómo funciona el control horario de trabajadores con reconocimiento facial?

El control horario por reconocimiento facial funciona de forma completamente automatizada, una vez se ha creado la plantilla biométrica del rostro de cada empleado y almacenado en una base de datos segura con la que se harán las comparaciones.

En concreto, el proceso sigue las siguientes fases:

1. Las cámaras biométricas situadas en los puntos de acceso para empleados capturan la imagen del rostro del trabajador.
2. La imagen capturada es procesada por un software especializado que extrae las características faciales distintivas (distancia entre los ojos, la forma de la nariz y la estructura ósea del rostro).
3. Estas características se comparan con las plantillas biométricas de la base de datos. Si se encuentra una coincidencia, el sistema registra la entrada o salida del trabajador.
4. Los registros de entrada y salida se guardan de forma segura, lo que permite comprobar quién está en el centro de trabajo, así como controlar y calcular las horas de trabajo efectivas realizadas a lo largo de un período de tiempo concreto. Así mismo, se pueden generar informes de los registros horarios de todos los trabajadores.

¿Es legal usar el reconocimiento facial para el control horario?

Actualmente, en España no es legal el control horario mediante reconocimiento facial.

No se puede fichar con reconocimiento final porque los datos biométricos usados para autenticación o identificación biométrica se consideran datos de categorías especiales (art. 9 del RGPD), cuyo tratamiento está prohibido salvo que exista una circunstancia que levante dicha prohibición (art. 9.2 del RGPD), teniendo en cuenta que el consentimiento expreso de los trabajadores no sería suficiente, al ser una situación de desequilibrio de poder entre empleados y empleador.

Así mismo, y de acuerdo a los últimos criterios de la AEPD (que recogen los criterios del CEPD), fichar con reconocimiento facial no es necesario, ya que existen métodos alternativos para ello menos intrusivos y que suponen menos riesgos para los derechos fundamentales de los empleados, ni proporcionado, ya que los riesgos son mayores que los beneficios.

Además, tampoco existe en España (de momento) una norma con rango de ley que permita el uso de datos biométricos para llevar a cabo el control horario.

Cabe señalar que aunque los criterios del CEPD afectan a toda la UE, no se están aplicando de igual forma que en España en lo que respecta al control horario de trabajadores en países europeos, es decir, que puede haber autoridades de control que sí permitan el control horario biométrico o en sus países existan leyes que lo habiliten. Los criterios de la AEPD son los más estrictos, prohibiendo de facto el control horario biométrico en España.

¿Hay excepciones que permitan usar el reconocimiento facial para fichar en el trabajo?

A falta de una ley o norma con rango de ley que lo permita, la única excepción para recurrir al control horario con reconocimiento facial sería que lo recogiese el convenio colectivo de aplicación en la empresa, pero incluso en este supuesto, sería necesario que la medida superase el juicio de idoneidad, necesidad y proporcionalidad y estuviera debidamente justificada por la empresa, por ejemplo, por motivos de seguridad (estando vinculado el control de accesos al control horario).

Si se diese esta excepción, todavía seguiría siendo necesario llevar a cabo una evaluación de impacto en protección de datos y adoptar las medidas de seguridad necesaria para garantizar la confidencialidad e integridad de los datos.

Requisitos legales para el control horario por reconocimiento facial

Si finalmente, cumpliendo con las condiciones descritas más arriba, se lleva a cabo el control horario por reconocimiento facial, la organización debe cumplir estos requisitos al tratar datos biométricos de sus empleados:

• Informar a los empleados del tratamiento de datos biométricos y los riesgos asociados a él.
• Hacer una evaluación de impacto en protección de datos.
• Implementar medidas técnicas y organizativas que garanticen la seguridad de los datos, como el cifrado de las plantillas y las bases de datos.
• Usar las plantillas biométricas solo con el fin de llevar el registro horario y el control de acceso.
• Ofrecer a los empleados la posibilidad de revocar en cualquier momento el vínculo entre sus personas y la plantilla biométrica.
• Eliminar los datos biométricos una vez cumplida la finalidad.
• Incluir el control horario y de acceso biométrico en el registro de actividades de tratamiento.
• Tener designado un Delegado de Protección de Datos.

Alternativas al control horario mediante reconocimiento facial

Descartado el control horario mediante reconocimiento facial, existen otras alternativas menos invasivas y más garantes con la privacidad de los empleados que se pueden usar para llevar el registro horario de manera adecuada y de acuerdo a la ley.

En el mercado existen ya diversos software y aplicaciones para controlar las jornadas laborales de los empleados, que pueden usarse tanto por trabajadores presenciales como a distancia, ya que pueden usarse en el ordenador (usando un software específico o uno habilitado en la nube) y en el móvil.

Las reseñas de usuarios y clientes señalan que Kronjop es una app de control horario sencilla y asequible para pymes y autónomos, y que cumple la normativa europea sobre control de acceso mediante biometría. En empresas más grandes, se emplean plataformas como Jibble o Open HR.

Otros métodos son el escaneo de códigos QR, las tarjetas RFID o la introducción de códigos personales en un dispositivo de fichaje.

Todos estos sistemas permiten llevar el registro horario de la plantilla y hacerlo de manera que se recaben la cantidad de datos mínima necesaria. Además, gracias al software en el que se apoyan, se pueden generar informes que poner a disposición de la Inspección de Trabajo cuando sea necesario.

En conclusión, pese a las ventajas en cuanto a velocidad y comodidad, el control horario con reconocimiento facial es un método cuyos riesgos para los derechos fundamentales de los empleados superan los beneficios y en España está prohibido su uso desde finales de 2023.

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