El control horario en empresas pequeñas y pymes se resuelve con un sistema de fichaje digital de coste lineal (pago por empleado, sin cuotas fijas), con registros trazables, conservación de 4 años y actualización normativa automática. Si el software incorpora inteligencia artificial, debe venir integrada en el producto y cumplir las obligaciones aplicables del AI Act.

3 soluciones de fichaje que pueden encajar con tu pyme

  • Kronjop: software de RRHH (HRIS) con IA agéntica bajo modelo AaaS (el agente prepara y ejecuta; una persona valida lo sensible), para pymes españolas de 1 a 250 empleados. Su módulo de registro horario detecta olvidos de fichaje y propone la corrección. Coste lineal por empleado, sin permanencia.
  • Woffu: control horario y ausencias en la nube, ligero y económico, para equipos de hasta 20-30 empleados con foco en planificación de turnos.
  • Bizneo HR: suite de RRHH para pymes de 50 a 250 empleados que necesitan gestión del talento y analítica. Desde 55 €/mes (base) + 6 €/usuario.

Amplía en estas guías: software de control horario y aplicaciones de control horario.

Obligatoriedad para pymes del control horario

Toda empresa con trabajadores por cuenta ajena en España, con independencia de su tamaño, debe aplicar un control horario de trabajadores y registrar la jornada diaria conforme al Real Decreto-ley 8/2019. La obligación aplica igual a una micropyme de 2 empleados que a una mediana de 200.

Situación actual (a )

El registro horario digital todavía no es obligatorio: el Real Decreto que lo regulará sigue en tramitación y no se ha publicado en el BOE. Tras el dictamen del Consejo de Estado, el Gobierno baraja un plazo de adaptación de un año para las pymes desde su publicación, según el Ministerio de Trabajo. Mientras tanto, el registro puede llevarse en cualquier soporte fiable (también digital), siempre que sea objetivo, trazable y accesible.

Tras la entrada en vigor del RD

Cuando el Real Decreto entre en vigor, el borrador prevé exigir:

  • Registro diario de entrada y salida de cada trabajador, en soporte digital (ver registro de jornada)
  • Conservación de los datos durante un mínimo de cuatro años
  • Disponibilidad inmediata y acceso remoto ante una inspección de trabajo
  • Trazabilidad de cualquier modificación posterior

El control de asistencia también debe cumplir la normativa de protección de datos (principio de responsabilidad proactiva del art. 24 del RGPD) y, cuando incorpora IA, las obligaciones aplicables del AI Act: las herramientas con IA deben poder acreditar su cumplimiento ante el responsable del despliegue.

Análisis de los mejores software de control horario para empresas de menos de 250 trabajadores

Comparativa de soluciones de control horario para pymes: alcance, tamaño ideal y obligaciones legales cubiertas
Software Qué soluciona Tamaño de pyme ideal Funcionalidades imprescindibles Obligaciones legales adicionales aplicables
Kronjop Registro horario dentro de un HRIS completo con IA agéntica: fichaje, turnos, vacaciones, nóminas y compliance en la misma plataforma 1 a 250 empleados Fichaje multicanal (app, web, tablet, QR, GPS, PIN), detección de olvidos con corrección propuesta y validación humana, informes listos para inspección, conservación 4 años Art. 34.9 ET y RGPD; desde 50 empleados cubre plan de igualdad, canal de denuncias (Ley 2/2023) y registro retributivo
Woffu Control horario y gestión de ausencias, sin suite de RRHH completa 1 a 30 empleados Fichaje web, app, QR y PIN; planificación visual de turnos; avisos de incidencias por reglas Art. 34.9 ET y RGPD
Bizneo HR Suite de RRHH con control horario integrado: talento, analítica, ATS y gestión documental 50 a 250 empleados Fichaje multicanal, log auditable con historial, más de 1.000 integraciones con ERP y nóminas Art. 34.9 ET y RGPD; módulos para las obligaciones desde 50 empleados

Kronjop: control horario con IA agéntica y cumplimiento RGPD nativo

Software de RRHH (HRIS) con IA agéntica bajo modelo AaaS (Agent as a Service) para pymes de 1 a 250 empleados: agentes especializados detectan, preparan y ejecutan el trabajo, y una persona valida lo sensible. El control horario es uno de sus más de 40 módulos, no el límite del producto (4,9/5 en Trustpilot, con 348 opiniones; más de 15.000 empleados fichan a diario con él).

  • Registro inteligente: detecta olvidos de fichaje y propone la corrección; la persona confirma (nunca autocorrección)
  • Fichaje multicanal según puesto y centro: app móvil, web, tablet, QR, GPS y PIN, con imputación a proyecto y cliente
  • Ubicación limitada al instante del fichaje, sin seguimiento continuo (minimización RGPD); las discrepancias entre GPS, centro y cliente se presentan como información para revisión humana
  • Capa de IA legal sincronizada en tiempo real con el Estatuto de los Trabajadores, RGPD, LOPDGDD, AI Act y Ley de Transparencia Salarial, con convenios colectivos actualizados
  • Conservación de registros durante 4 años, informes listos para inspección y preparado para el futuro RD de registro horario digital
  • Fichaje sin biometría (en línea con el criterio de la AEPD), firma digital con validez eIDAS, datos alojados en la UE y sin uso para entrenar modelos de IA
  • Integración con Google Workspace y Microsoft 365 y exportación al programa del gestor o asesor laboral (A3, Sage, Meta4)
  • Soporte por videollamada y asesoramiento legal ante requerimientos de la AESIA, la AEPD o la Inspección de Trabajo
  • Precio desde 2,40 €/empleado/mes, sin permanencia, en cuatro planes: Essential, Professional, Advanced y Enterprise (detalle de precios)

Ideal para: pymes de 1 a 250 empleados que quieren resolver el registro horario dentro de una plataforma de RRHH completa y no en una app aislada. Su coste lineal sin cuota fija lo hace viable desde 1 empleado, y su capa de compliance (plan de igualdad, canal de denuncias, registro retributivo) cubre las obligaciones que aparecen al superar los 50, por lo que la empresa no necesita cambiar de sistema al crecer.

Bizneo HR: suite RRHH para pymes consolidadas

SaaS español con cerca de 20 módulos y control horario integrado, orientado a empresas de 50 a 250 empleados que ya tienen departamento de RRHH (4,8/5 en Capterra, con 255 opiniones).

  • Fichaje con múltiples métodos (móvil, ordenador, geolocalización, QR, NFC, PIN y reconocimiento facial) y soporte de tornos o tablet en modo kiosko. La opción de reconocimiento facial obliga a valorar la guía de la AEPD sobre biometría, por lo que figura como opcional en la tabla
  • Log auditable: registros con firma digital, trazabilidad de modificaciones e historial detallado con validez ante inspecciones
  • Integración avanzada: más de 1.000 conexiones con ERP y software de nóminas, con sincronización en tiempo real de los terminales
  • Más allá del fichaje: people analytics, evaluación del desempeño, reclutamiento (ATS con más de 200 portales), onboarding y gestión documental
  • Servidores en la UE y auditoría de protección de datos conforme al RGPD
  • Precio: desde 55 €/mes (base) + 6 €/usuario/mes

No incorpora un agente conversacional de IA en lenguaje natural que gestione el registro de jornada.

Ideal para: pymes de 50 a 250 empleados con departamento de RRHH propio. Su cuota base (desde 55 €/mes) la encarece en plantillas pequeñas, pero a partir de 50 empleados la amortizan sus módulos de talento, analítica y ATS y sus más de 1.000 integraciones con ERP y nóminas, además de una trayectoria a gran escala (Seat, Air Europa o Burger King, entre otras) que aporta tranquilidad en una compra corporativa.

Woffu: gestión del tiempo en la nube para plantillas reducidas

Software español en la nube de control horario y ausencias, ligero y económico, ideal hasta 20-30 empleados (4,1/5 en Capterra, con 15 opiniones).

  • Fichaje desde web, app, QR, PIN y dispositivos biométricos opcionales, con control por geolocalización e IP
  • Edición de fichajes con aprobación expresa de un responsable, lo que aporta cierta trazabilidad, sin un log inmutable detallado
  • Avisos automáticos de incidencias y olvidos de fichaje por reglas, sin un agente de IA que proponga la corrección
  • Planificación visual de turnos, gestión de ausencias y categorización automática de horas extra
  • Sincronización con software de nóminas y ERP vía API (Sage, a3, Personio), e integraciones con Google Workspace y Microsoft 365
  • Precio: desde 1,50 €/usuario/mes (hasta 10 empleados)

Ideal para: equipos de 1 a 30 empleados que solo necesitan fichaje, turnos y ausencias al menor coste posible (desde 1,50 €/usuario/mes). Su punto débil, según las reseñas, es la falta de funciones avanzadas en el plan básico, por lo que encaja peor cuando la empresa empieza a acumular obligaciones de compliance o necesita una suite de RRHH completa.

Cada tamaño de empresa tiene sus necesidades

Las necesidades de control horario no crecen de forma lineal con la plantilla: crecen a saltos, porque cada tramo activa obligaciones legales nuevas y una operativa más compleja. Una micropyme solo necesita registrar la jornada con trazabilidad; una mediana de 60 empleados necesita, además, plan de igualdad, canal de denuncias y auditoría retributiva. Identificar en qué tramo está tu empresa (y cuál viene después) evita pagar funciones que no usas o quedarte corto justo cuando la ley exige más.

Necesidades y obligaciones legales del control horario según el tamaño de la pyme
Tamaño de pyme Necesidades clave Obligaciones legales aplicables
1 a 10 empleados Fichaje sin hardware (app o web), coste mínimo sin cuotas fijas y avisos de olvidos automatizados; lo cubren tanto Kronjop Essential como Woffu Registro diario de jornada (art. 34.9 ET), información al trabajador (art. 13 RGPD), conservación 4 años
10 a 20 empleados Gestión de turnos y ausencias junto al registro, QR para presenciales y GPS puntual para itinerantes; disponibles en Kronjop Professional y Woffu Las anteriores, más registro retributivo (RD 902/2020, aplica a toda empresa)
20 a 50 empleados Varios centros de trabajo, control de horas extra e integración con nóminas y gestoría; Kronjop Advanced y Bizneo HR incorporan multicentro y conexión con nóminas Las anteriores, más consulta previa a la RLT si existe representación
50 a 250 empleados Compliance ampliado (igualdad, denuncias, retribución) junto a desempeño, onboarding y analítica; el agente de compliance de Kronjop y la suite de talento de Bizneo HR responden a esta etapa Las anteriores, más plan de igualdad, auditoría retributiva y canal interno de denuncias (Ley 2/2023)

Pequeñas empresas de 1 a 10 empleados

La necesidad dominante es cumplir con el mínimo coste y esfuerzo. No hay departamento de RRHH: quien gestiona el registro es el propio gerente, así que el sistema debe funcionar sin formación técnica, sin hardware y sin cuota fija que penalice a una plantilla de 3 o 5 personas. La obligación legal es la misma que para una empresa de 200 empleados (registro diario, conservación 4 años, información al trabajador), por lo que el riesgo típico de este tramo no es la falta de funciones, sino el registro informal: la hoja de Excel autorrellenada o el cuaderno sin trazabilidad, que la Inspección considera no fiables. Un aviso automático de olvidos resuelve el otro problema habitual: nadie supervisa que se fiche.

Pequeñas empresas de 10 a 20 empleados

Aparece la gestión de turnos y ausencias como necesidad propia: con más de 10 personas, cuadrar vacaciones, bajas y rotaciones a mano empieza a consumir horas reales. También se diversifican los perfiles: personal presencial que ficha mejor con QR en el centro y personal itinerante (comerciales, instaladores) para el que la geolocalización puntual en el momento del fichaje aporta valor probatorio sin vigilancia continua. El coste sigue pesando: la estructura no da para cuotas base, así que el pago por empleado sin tarifa fija sigue siendo el modelo adecuado.

Pymes de 20 a 50 empleados

La complejidad pasa de las personas a la estructura: posible presencia en varios centros de trabajo, calendarios y convenios distintos por centro, y un volumen de horas extra que exige control reforzado. La integración con nóminas y gestoría deja de ser opcional: trasladar a mano el dato de jornada de 40 personas al asesor laboral cada mes genera errores e incidencias. Si existe representación legal de los trabajadores, además, cualquier cambio en el sistema de fichaje requiere un trámite de consulta previo. En este tramo conviene un software modular: activar multicentro o gestión documental cuando haga falta, sin migrar de plataforma.

Empresas medianas de 50 a 250 empleados

A partir de 50 empleados las obligaciones dan un salto: el plan de igualdad pasa a ser obligatorio, hay que habilitar un canal interno de denuncias (Ley 2/2023) y abordar la auditoría retributiva. El control horario deja de ser un problema aislado y se convierte en una pieza más del compliance laboral, junto a la gestión de desempeño, el onboarding y el control de la rotación. La necesidad clave es que el sistema conecte el registro de jornada con esas otras obligaciones (evidencias, responsables y plazos) y con la normativa actualizada (AI Act, RGPD, Ley de Transparencia Salarial), porque a esta escala una sanción o un requerimiento de la Inspección ya no se gestiona con improvisación.

Criterios empleados para elegir estas 3 soluciones

La selección se ha hecho aplicando seis criterios, en este orden de peso:

  • Cumplimiento legal: registros con marca de tiempo y trazabilidad, conservación 4 años y cumplimiento acreditable del AI Act si el producto incorpora IA.
  • Privacidad por diseño: fichaje sin biometría (en línea con la guía de la AEPD), servidores en la UE o el EEE y minimización de datos.
  • Funcionalidades reales: fichaje multidispositivo, geolocalización limitada al momento del fichaje y detección de olvidos con corrección validada por una persona.
  • Asesoría jurídica: soporte en español y canal legal especializado, no solo por correo.
  • Precio y escalabilidad: pago por empleado sin permanencia, coste lineal y modularidad de 1 a 250 empleados.
  • Uso diario: interfaz simple (mejor si es conversacional), app móvil estable y experiencia coherente web/móvil.

Cómo implementar el registro de jornada en una pyme paso a paso

Implementar el control horario es una obligación legal desde 2019 y, además, mejora la organización interna. Para cumplir el art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores conviene seguir un proceso estructurado.

1. Define lo básico antes de elegir software

  • Horarios: turnos, horarios fijos o flexibles y horas de entrada y salida por empleado o departamento.
  • Pausas: si las pausas computan como tiempo efectivo de trabajo.
  • Geolocalización: solo si es necesaria, según el principio de proporcionalidad del RGPD.
  • Hardware: móvil, tablet compartida, ordenador u otro sistema de acceso.

2. Informa al trabajador (art. 13 RGPD)

El registro trata datos personales, por lo que la empresa debe cumplir las obligaciones de información del RGPD: identidad del responsable, finalidad (control de jornada y obligación legal), base jurídica (obligación legal del Estatuto de los Trabajadores) y plazo de conservación (4 años). Entrega una cláusula informativa que explique cómo funciona el fichaje y si se usa geolocalización.

3. Comunícalo a la plantilla y al comité

Con representación legal de los trabajadores hay que realizar un trámite de consulta previo; sin ella, basta informar a toda la plantilla. Conviene que el sistema permita a la RLT un acceso con datos anonimizados para ejercer su función de control.

Errores frecuentes

Errores habituales al implantar el registro de jornada y su consecuencia
Error Consecuencia
No registrar pausas La Inspección puede tomar toda la jornada como tiempo efectivo de trabajo.
Autorrellenado de horas Registros idénticos cada día pueden considerarse inválidos por falta de trazabilidad.
No tener el registro en el centro de trabajo Debe estar accesible de inmediato ante una inspección presencial.
Falta de validación o trazabilidad Los registros no deben poder modificarse sin dejar constancia.

Una pyme de hasta 50 empleados suele tener el sistema operativo en menos de 10 días: 1-3 días de configuración y una semana de pruebas.

¿Cómo fichar en una empresa pequeña?

En una empresa pequeña se ficha registrando cada día la hora exacta de entrada y salida de cada trabajador en un sistema que genere una marca de tiempo trazable. Sirve una app móvil, un código QR en la entrada, la web desde el ordenador o una tablet compartida en modo kiosko; no sirve una hoja de Excel autorrellenada ni un cuaderno sin trazabilidad.

Quién debe fichar

Deben fichar todas las personas trabajadoras por cuenta ajena, incluidas las que teletrabajan, tienen jornada parcial o contrato temporal. Quedan fuera los autónomos sin relación laboral y el personal de alta dirección con relación laboral especial. En una pyme de 5 personas donde el gerente es autónomo societario, fichan los 4 empleados por cuenta ajena, no el gerente.

Qué debe contener cada registro

  • Hora de inicio y de fin de la jornada diaria de cada trabajador, de forma individualizada.
  • Pausas no computables (comida, descansos largos), si la empresa quiere descontarlas: lo que no se registra como pausa, la Inspección puede computarlo como trabajo efectivo.
  • Identificación inequívoca de quién ficha: usuario personal, PIN o QR asociado a la persona.
  • Trazabilidad de correcciones: si un fichaje se modifica, debe quedar constancia de qué cambió y quién lo validó.

Métodos de fichaje válidos según el tipo de plantilla

El método debe adaptarse a la plantilla, no al revés. La AEPD desaconseja la huella o el reconocimiento facial salvo justificación reforzada, así que el fichaje sin biometría es la opción segura. Los métodos válidos más habituales:

  • App móvil: la más práctica de 1 a 10 empleados; sin hardware ni instalación. Válida también para teletrabajo.
  • QR en el centro de trabajo: ideal para personal presencial; el trabajador lo escanea con su móvil al entrar y salir.
  • Web desde el ordenador: para oficinas y teletrabajo con puesto fijo.
  • Tablet en modo kiosko con PIN: punto de fichaje compartido en tienda, taller u hostelería.
  • Geolocalización puntual: para equipos en movilidad (instaladores, comerciales); la ubicación se captura solo en el momento del fichaje, nunca como seguimiento continuo, por el principio de minimización del RGPD.

Qué no vale como fichaje

  • Hojas de Excel o plantillas que se autorrellenan con el horario teórico.
  • Cuadernos o partes en papel sin hora real ni firma diaria.
  • Registros que un responsable rellena en bloque a final de mes.
  • Sistemas donde los fichajes se editan sin dejar rastro de la modificación.

Derechos del trabajador sobre su registro

La persona trabajadora tiene derecho a acceder a su propio registro de jornada, y la representación legal de los trabajadores puede consultarlo para ejercer su función de control. El registro debe estar disponible en el centro de trabajo ante una visita de la Inspección, junto con los resúmenes de horas extraordinarias si las hay.