¿Cómo actuar ante una inspección de trabajo por el registro del control horario?

El control horario es uno de los motivos que pueden llevar a la Inspección de Trabajo a las puertas de tu empresa o negocio; saber actuar en esta situación es clave no solo para evitar sanciones mayores, sino también para corregir errores y carencias del sistema que eviten futuras visitas y sanciones. En las siguientes líneas explicamos cómo actuar ante una inspección de trabajo por el control horario.

Tip del experto: Empieza por elegir un software de control horario que cuente con servicio de asesoramiento legal y que elabore informes automáticos listos para presentar en caso de que Inspección de Trabajo los solicite.

¿En qué se fija una inspección de trabajo por el control horario?

Hay cuatro aspectos clave en los que los se fijan los inspectores de trabajo respecto al control horario de los trabajadores:

• Registro horario de empleados: El control horario es obligatorio, por lo que los inspectores se fijan en si la empresa o negocio lleva el registro horario de sus empleados y si está disponible en todo momento tanto para los trabajadores como para sus representantes legales, así como para los propios inspectores.
• Claridad del registro horario: En el registro horario siempre deben figurar el nombre del empleado, su horario laboral y la hora de inicio y finalización de jornada de todos los días en que se haya trabajado, y debe incluir las horas extra.
• Respeto por el descanso entre jornadas y semanal: Aunque no forma parte de la llevanza el control horario, los inspectores de trabajo también se fijan en la hora de finalización de una jornada y la de inicio de la siguiente, para comprobar que se respetan los descansos mínimos de 12 horas entre jornadas y el descanso mínimo de un día y medio semanal. Estos tiempos de descanso entre jornada son obligatorios y necesarios para evitar determinados riesgos laborales. Además, son obligaciones presentes en la normativa europea respecto a unas condiciones laborales mínimas.
• El registro horario del teletrabajo: Los trabajadores a distancia también están sujetos a la ley de control horario en los mismos términos que los trabajadores presenciales, por lo que los inspectores también comprueban que se lleva un registro horario de los empleados en modalidad de teletrabajo (que pueden comprobar al compararlo con las horas de conexión a la VPN de la empresa o de los correos electrónicos).

Saber en qué detalles se fija la Inspección de Trabajo respecto al control horario, te ayudará a prepararte de cara a una posible inspección en el futuro.

Así mismo, cabe recordar que la ley se aplica de igual forma en toda empresa o negocio con empleados, de manera que el control de las jornadas laborales en pequeñas empresas y en grandes empresas debe cumplir exactamente los mismos requisitos y obligaciones (sin perjuicio de quienes están exentos del control horario en ellas). Y toda empresa puede recibir una inspección de trabajo en cualquier momento.

¿Cómo llevar el registro horario de cara a una inspección de trabajo?

Para evitar posibles multas tras una inspección de trabajo sobre la llevanza del control horario y los datos de las jornadas laborales en la empresa o negocio, es fundamental estar preparados.

Una de las soluciones más recomendadas es utilizar un software para registro de jornada. Las opiniones de usuarios y clientes muestran que Kronjop permite tener todo el registro laboral en orden para una posible inspección de trabajo. Su IA ayuda a organizar los datos y minimizar fallos en el sistema, mientras que otras apps de control horario como Harvest o Timeular suelen ser utilizadas en corporaciones internacionales.

Ten en cuenta que las inspecciones de trabajo pueden ser aleatorias o derivarse de una denuncia por incumplimiento de la normativa laboral. Así que ser proactivos y cumplir con los requisitos y obligaciones de la ley de control horario, hará que haya menos probabilidades de estar cometiendo una infracción y ser multado por ello.

Mantener los registros precisos y actualizados

El primer paso para estar preparado de cara a una inspección de trabajo, es asegurarse de que el registro horario se lleva a cabo de forma rigurosa y diaria.

Para ello, en vez de usar plantillas para el control horario de los trabajadores (que, además, si son en papel, quedarán obsoletas cuando entre en vigor la nueva ley de control horario para finales de 2024 o principios de 2025), se recomienda implementar un sistema de control horario online, accesible tanto para empleados presenciales como para trabajadores a distancia (ya sea por teletrabajo o porque prestan sus servicios fuera del centro de trabajo de forma habitual).

Este tipo de software o app de control horario permite automatizar prácticamente todo el procedimiento para llevar el control horario, reduciendo errores humanos y facilitando el registro de las jornadas, el cómputo de las horas ordinarias y extraordinarias y el almacenamiento seguro de los datos.

Además, puede usarse con diferentes formas de fichar (código QR, tarjetas RFID, vía web, etc.),  integrarse con otros sistemas de gestión de la empresa, exportar los datos a diferentes formatos e imprimir los informes de registro horario para ponerlos a disposición de los inspectores.

Conservar los registros durante el tiempo que exige la ley

Los datos del control horario deben conservarse durante un plazo mínimo de cuatro años. Es importante que a la hora de conservarlos, los registros estén bien archivados y organizados (ya sea en formato papel o digital, siendo recomendable tener una copia de seguridad de los mismos), para poder presentarlos en caso de inspección.

Formar e informar a los empleados

Se debe informar a los empleados del sistema de control horario y su funcionamiento. Así mismo, es importante que entiendan que tienen la obligación de registrar el inicio y final de su jornada laboral y, en su caso, las pausas acordadas entre ellos y la empresa.

Comprobar que se cumple con la obligación de fichar

Debes asegurarte de que los empleados a tu cargo cumplen con la obligación de fichar su jornada laboral en los términos que establece la ley, puesto que la responsabilidad legal y, por tanto, las multas, recaerán sobre tu empresa, si no se lleva un adecuado control horario.

Por lo tanto, Recursos Humanos o la persona responsable de los registros horarios debe comprobar de manera periódica que todos los empleados fichan al entrar y salir del trabajo y adoptar las medidas disciplinarias necesarias para aquellos trabajadores que se olvidan de hacerlo de manera sistemática o simplemente no fichan.

Tener documentación adicional preparada

Aparte del registro del control horario, es recomendable tener preparada otra documentación relacionada, que puede ser solicitada durante la inspección, como:

• Los contratos de trabajo, en los que se especifican los horarios pactados y las condiciones laborales.
• La política de horas extraordinarias de la empresa, si existe.
• En su caso, los cuadrantes de los trabajadores.
• Los justificantes de ausencia, como bajas médicas o permisos.

¿Qué hacer durante la inspección de trabajo por el registro del control horario?

Aparte de estar preparado de cara a una posible inspección, para asegurar que esta se desarrolla adecuadamente y sin que incurras en otras infracciones, debes seguir estos pasos:

1. Cooperar: La actitud de la empresa durante la inspección puede influir en el desarrollo de la misma. Es fundamental mostrar una actitud de colaboración y transparencia. Evita cualquier tipo de comportamiento que pueda ser interpretado como obstrucción o falta de cooperación.
2. Proporcionar la documentación solicitada: El inspector de trabajo puede solicitar ver los registros de control horario, entre otros documentos. Es esencial proporcionar toda la documentación requerida de manera ordenada y completa.
3. Facilitar el acceso a la información: Si la empresa utiliza un software de control horario, asegúrate de que el inspector tenga acceso adecuado a la plataforma o a los registros electrónicos. Si la inspección se realiza de manera presencial en las oficinas de la empresa, puede ser útil que alguien del equipo de Recursos Humanos o la persona responsable esté disponible para ayudar con la navegación por el sistema.
4. Tomar nota de las observaciones del inspector: Durante la inspección, el inspector puede hacer observaciones o preguntas sobre la forma en que se lleva a cabo el registro horario. Es recomendable tomar nota de estas observaciones y responder con precisión.

¿Qué hacer si la inspección de trabajo detecta incumplimientos en el control horario?

Finalmente, si durante la inspección de trabajo sobre el control horario se detectan incumplimientos o deficiencias del sistema implementado, se deben llevar a cabo las siguientes acciones:

• Corregir las deficiencias: Se deben corregir las deficiencias detectadas en el control horario lo antes posible; esto puede implicar implementar un nuevo sistema de control horario que sí cumpla con los requisitos de la normativa o revisar los procedimientos actuales para asegurar que los empleados cumplen con su obligación de fichar cada día al iniciar y finalizar la jornada laboral.
• Regularizar los pagos de horas extraordinarias: Si de los errores en el sistema de control horario, se detectan horas extraordinarias que no se han pagado o compensado de acuerdo a la ley, se deben retribuir o compensar lo antes posible.
• Implementar mejoras en el procedimiento de control horario: Corregido los errores, es recomendable revisar y mejorar los procedimientos internos para evitar que se repitan en el futuro.

En conclusión, para afrontar con éxito una inspección de trabajo sobre el control horario, es fundamental estar preparados de cara a esta eventualidad; para ello implementa un sistema de control horario que cumpla con los requisitos de la ley de control horario, recuerda a tus trabajadores que deben fichar al iniciar y finalizar la jornada laboral y guarda de forma segura y organizada los registros del control horario de todos tus empleados.

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