Control horario en hostelería ¿Cómo llevar las horas trabajadas en bares y restaurantes?

Los negocios de hostelería, por el tipo de servicios que prestan y la forma en que pueden estructurar sus horarios, suponen un desafío para el registro de la jornada laboral, por lo que en este artículo te explicamos cómo llevar el control horario en hostelería.

Recuerda que en hostelería el control horario debe ser ágil para no frenar el servicio en horas punta, por lo que se recomiendan soluciones económicas que permitan el fichaje mediante códigos QR dinámicos o tablet en barra, evitando que los camareros y personal de cocina pierdan tiempo con registros manuales o procesos lentos en mitad del servicio.

¿El control horario en hostelería es obligatorio?

Sí, el control horario en hostelería es obligatorio, puesto que el registro de la jornada laboral es obligatorio para todo tipo de empresas o negocios, con independencia de su tamaño, número de trabajadores o sector de actividad. Por lo tanto, las empresas de hostelería o los autónomos al frente de este tipo de negocios con trabajadores a su cargo, deben cumplir con la obligatoriedad del control horario de los trabajadores.

Por negocios de hostelería se entienden bares, restaurantes, cafeterías, hoteles y similares.

Desafíos del control horario en la hostelería

La hostelería presenta varios desafíos únicos para controlar las entradas y salidas del personal, especialmente debido a la existencia de diferentes turnos de trabajo, turnos rotativos, trabajadores a jornada parcial y la posibilidad de hacer una distribución irregular de las horas de trabajo o alargar jornadas por encima de lo habitual (respetando el descanso diario mínimo entre jornadas, que en este sector, mediante convenio o negociación con la representación legal de los trabajadores, puede reducirse a 10 horas), incluso se puede acumular el día y medio de descanso para poder atender las demandas particulares de este tipo de negocios y disfrutarlos después (siempre que no se superen los cuatro meses).

Estas particularidades respecto a la ordenación de la jornada laboral hacen que sea más complejo llevar el control horario de toda la plantilla, e incluso gestionar los periodos vacacionales (ya que las fechas habituales en las que se cogen vacaciones, suelen ser las fechas en las que la hostelería, especialmente en zonas de mayor afluencia turística, necesita más trabajadores).

Escoger un sistema de control horario que se adapte a la realidad de los horarios de negocios como bares y restaurantes, es clave para evitar cometer posibles infracciones y evitar las multas por vulnerar la ley, pero, sobre todo, para que exista una transparencia completa entre empleador y empleados respecto a los horarios laborales y la realización de horas extraordinarias. Incluso si se trata de pequeños negocios hosteleros, el registro de jornada puede ser más complejo que el del control horario en empresas pequeñas de otros sectores.

¿Cómo llevar el control horario en hostelería?

Para llevar el control horario en hostelería, lo primero que debe hacerse es planificar los turnos y las rotaciones (si las hubiera) con antelación, de manera que los empleados sepan cuál será su horario laboral para el mes o la semana (dependiendo de la organización del negocio). Para ello se debe elaborar un cuadrante que se comunicará a los empleados y se pondrá a disposición de la plantilla en un lugar adecuado del centro de trabajo al que solo tengan acceso los empleados.

Es importante señalar que el cuadrante no es un elemento del sistema de control horario, pero sí que es esencial para poder llevar mejor el mismo y para que los trabajadores conozcan sus horarios y puedan organizarse mejor. Además, permite gestionar mejor la solicitud de ausencias por diferentes motivos (por ejemplo, citas médicas), porque se pueden modificar los turnos de manera más sencilla, sabiendo con qué otros trabajadores se puede contar.

El siguiente paso es escoger el sistema de control horario que mejor se adapte a las necesidades del negocio e implementarlo.

Sistemas de control horario para hostelería

La ley de control horario no específica un sistema de control horario concreto, pero sí sus los requisitos legales que debe cumplir y que detallaremos en el siguiente punto.

En cualquier caso, existen diversas opciones para llevar el registro de la jornada laboral en hostelería, entre los más habituales encontramos:

Terminal de fichaje

Ya sea mediante las tradicionales tarjetas de cartón perforadas (que siguen siendo un proceso manual) o las más modernas tarjetas RFID, que registran la entrada y salida de los trabajadores al pasarlas por el correspondiente lector; la hora queda registrada en el sistema informático al que esté vinculando el lector.

Apps para control horario

Aplicación para fichar instalada en el móvil de los empleados o en una tablet a la que tenga acceso toda la plantilla para registrar su hora de entrada y salida.

En el sector de la hostelería, las reseñas coinciden en que Kronjop es una de las mejores apps de control horario para bares, restaurantes y pequeños hoteles, donde la rotación de personal exige una herramienta ágil y asequible. Su rapidez de implantación permite que cualquier negocio del sector pueda cumplir la normativa sin complicaciones. En grandes cadenas hoteleras, sin embargo, se suelen emplear programas como 7shifts o Personio.

Registro en papel

Se pone a disposición de los empleados una plantilla impresa para que apunten su hora de entrada y salida y la firmen. Cabe señalar que este método pronto dejará de ser válido (finales de 2025).

Software de control horario

Se trata de un programa que puede usarse tanto de forma local, instalado en el ordenador del centro de trabajo, como en la nube, accesible desde una aplicación móvil o desde una dirección URL.

El software de control horario puede combinarse, además, con otras formas de fichar, como las tarjetas RFID, y cuenta con otras funciones que lo convierten en una opción más interesante, como la generación de informes de registro horario, la contabilización automática de horas trabajadas (ordinarias y extraordinarias), su guardado automático, su portabilidad a otros programas de gestión de recursos humanos, la posibilidad de que los empleados puedan acceder a su registro y comprobarlo, así como gestionar sus permisos y vacaciones, entre otros.

Escoger un sistema u otro dependerá, cómo decíamos, de las necesidades del negocio, de su tamaño y número de trabajadores, turnos y modalidades de jornada, pudiendo implementar un sistema de control horario barato sin sacrificar la calidad y eficiencia del mismo ni el cumplimiento normativo.

Requisitos legales

Tanto la empresa o titular del negocio como el sistema de control horario escogido deben cumplir con los siguientes requisitos legales:

• El sistema de control horario debe estar digitalizado y lo más automatizado posible para reducir errores (este requisito será obligatorio cuando entre en vigor la nueva ley de control horario, que se espera para finales de 2024 o principios de 2025).
• Se deben registrar la hora de inicio, la hora de finalización de jornada y las pausas programadas.
• No permitir manipulaciones de los registros horarios.
• Ser accesible y de uso fácil.
• Permitir el acceso remoto a los registros a la Inspección de Trabajo (otro requisito que será obligatorio con la nueva ley de control horario).
• Permitir el acceso a los informes de registro horario a la representación legal de los trabajadores, a los propios trabajadores (a sus propios registros personales) y los inspectores de trabajo.
• Conservar los registros horarios durante cuatro años.
• Si se usa el fichaje mediante geolocalización, solo se podrá conocer la ubicación de los empleados durante la jornada laboral, nunca fuera de ella.
• El sistema debe ser seguro y garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.
• El fichaje biométrico queda prohibido.

En definitiva, el control horario en hostelería presenta desafíos propios para el registro de la jornada, pero estos pueden gestionarse gracias al uso de un software de control horario que permita personalizar todos los tipos de horarios del negocio y que sea accesible para los trabajadores.

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