¿Cómo gestionar el control horario de los comerciales?

Los trabajadores de este sector son un caso especial, ya que es habitual que no desempeñen su actividad en un centro de trabajo y que deban realizar continuos desplazamientos. Por ello, a continuación vemos cómo realizar el control horario de los comerciales.

Tip del experto: elegir una app de control horario que incluya geolocalización puntual sincronizada con Google Maps.

¿Deben los comerciales llevar un control de su jornada laboral?

Sí, los comerciales deben llevar un control horario de su jornada laboral, de la misma forma que debe hacerlo el resto de la plantilla. Por lo tanto, los comerciales tienen que registrar la hora de entrada y salida diarias del trabajo, así como llevar un control de las horas extraordinarias realizadas.

El artículo 10 del Estatuto de los Trabajadores establece que las empresas tienen la obligación de llevar el registro diario de jornada de todos los trabajadores, con independencia de dónde desarrollen estos la actividad laboral o su flexibilidad horaria.

Cabe señalar, no obstante, que si el comercial es un trabajador por cuenta propia, es decir, un autónomo que preste sus servicios a la empresa como profesional independiente, en este caso no está obligado a registrar su jornada laboral.

¿Cómo debe ser el control horario para trabajadores comerciales?

El control horario de comerciales no se diferencia mucho del control horario de trabajadores, sin embargo, hay que tener en cuenta las circunstancias concretas y especiales que les afectan a la hora de llevarlo a cabo, puesto que los trabajadores comerciales desarrollan su actividad fuera de un centro laboral y suelen tener que realizar desplazamientos constantes, incluso viajes de trabajo de forma más habitual que otros empleados.

Para realizar el control horario de trabajadores comerciales, hay que tener en cuenta, en primer lugar, que es responsabilidad de ambas partes, comercial y empresa, concretar en la firma del contrato de qué manera se van a contabilizar las horas de trabajo realizadas. Por ejemplo, si el tiempo destinado a los desplazamientos se incluye dentro de la jornada laboral del trabajador.

También ha de quedar claro en la firma del contrato el inicio y el final de la jornada laboral del trabajador. Es decir, si el empleado inicia su jornada cuando sale de casa, o cuando inicia su desempeño laboral tras los pertinentes desplazamientos.

La realidad es que todas las funciones de los comerciales que sean iniciativa del empresario, como la obligación de desplazarse para ejercer su trabajo, deben quedar reflejadas en el horario laboral.

El caso especial del control horario de comerciales

Aparte de concretar la forma en que se contabilizarán las horas en el contrato de trabajo, hay otras consideraciones a tener en cuenta respecto al control horario de los comerciales de la empresa, que detallamos a continuación.

Objetivos del control horario de los comerciales

El control horario de los comerciales se realiza con una serie de finalidades y objetivos, tanto para el comercial como para el empresario o la empresa contratante.

• Evitar jornadas laborales superiores a lo establecido por ley, antes 40 horas semanales, que pasan a ser 38,5 horas con la nueva reforma laboral.
• Respetar el derecho a la desconexión digital de los trabajadores y garantizar que no sean molestados fuera de su horario laboral ni durante sus descansos, permisos o vacaciones.
• Garantizar que los trabajadores están cumpliendo con las horas estipuladas en el contrato de trabajo, sin importar que desarrolle su actividad en el centro de trabajo o fuera del mismo.

¿Cuándo empieza y termina la jornada laboral de un comercial?

La normativa sobre control horario de comerciales indica que aquellos trabajadores comerciales que requieran realizar desplazamientos para mostrar o explicar un producto o servicio y que no cuenten con un centro de trabajo recurrente, deben contabilizar los desplazamientos como horas trabajadas.

Para ello es necesario que el personal comercial tenga acceso a algún sistema de fichaje que le permita registrar su jornada laboral sin importar el lugar en el que se encuentre, por ejemplo un software o una aplicación móvil.

¿Los desplazamientos de los comerciales se incluyen en la jornada laboral?

Aunque es verdad que puede existir un acuerdo previo entre empresarios y comerciales, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea señaló en 2015 que cualquier desplazamiento de un comercial con objetivo de desempeñar su trabajo se debe contabilizar como horas trabajadas, siempre y cuando no exista un centro de trabajo donde desempeñar su trabajo.

En caso de que los comerciales cuenten con un lugar de trabajo, pero aun así, tengan que realizar desplazamientos o inicien su jornada laboral en lugares distintos al centro de trabajo, también deben contabilizar los desplazamientos como horas trabajadas, y también se les debe facilitar un sistema de fichaje eficiente.

Errores al realizar el registrar el horario de los comerciales

Uno de los errores más frecuentes al realizar el control horario de los comerciales es no contabilizar los desplazamientos como horas trabajadas. Salvo que haya un acuerdo explícito en contrario entre empresa y comercial, los desplazamientos se han de contabilizar dentro de la jornada laboral.

Otro error frecuente es fichar las horas de trabajo de manera incorrecta. Todavía existen comerciales que registran su jornada laboral en libretas o formularios impresos, lo cual está totalmente prohibido. Desde la nueva reforma laboral, NO se puede hacer el registro de la jornada laboral en papel.

También quedan prohibidos los sistemas de fichaje por huella dactilar, reconocimiento facial o reconocimiento por voz, entre otros, es decir, no se puede registrar la jornada laboral a través de dispositivos biométricos.

En definitiva, el control horario de los comerciales se debe hacer a través de un sistema informatizado y automatizado que permita el acceso remoto en cualquier momento de los inspectores de trabajo.

Sistemas y métodos para el control horario de comerciales

Teniendo en cuenta que muchos comerciales realizan buena parte de su actividad laboral fuera de un centro de trabajo, lo más recomendable es que utilicen sistemas de fichaje que se adapten a sus circunstancias especiales de movilidad.

Existen diversos sistemas y métodos para llevar el control horario de comerciales, puesto que siempre que cumplan con los requisitos establecidos en la ley de control horario, no existen métodos obligatorios. Así, la empresa puede recurrir desde plantillas, pasando por apps hasta software específicos para el control horario. En el siguiente punto los detallamos.

¿Qué tipos de control horario para comerciales se pueden utilizar?

Siempre que se adapten a las condiciones de movilidad de este sector y que permitan el registro de la jornada laboral, independientemente del lugar donde se encuentre el trabajador, la empresa podrá usar algunos de los siguientes tipos de control horario para comerciales:

Plantillas de Excel

Las plantillas para llevar el control horario de los trabajadores es el método más sencillo y menos costoso, puesto que se puede elaborar una sencilla plantilla en Excel para que cada empleado la vaya cumplimentando a diario, además, si se hace en la nube (por ejemplo, en Google Drive), los comerciales pueden acceder a su plantilla desde cualquier lugar con conexión a internet.

Sin embargo, puede no ser el método más adecuado para empresas con varios empleados, puesto que cuanto más personal haya, más difícil resulta llevar el control horario a través de estas plantillas.

Software RR. HH.

Un software de RR. HH. suele incluir una función de control horario, aunque también se puede adquirir el software de control horario de forma independiente. Es una opción mucho más adecuada que las plantillas, porque permite llevar un registro centralizado de toda la plantilla, reduce errores gracias a la automatización de varios procesos y los trabajadores, incluidos comerciales, pueden acceder a él desde cualquier sitio si opera en la nube, incluso desde diferentes dispositivos.

Además, la mayoría de software de control horario cuentan con otras funciones, como la gestión de turnos, los informes de productividad y la posibilidad de realizar el control horario con geolocalización, de manera que es más fácil saber desde dónde comienzan su jornada los comerciales.

Apps móviles

Las apps de control horario son realmente una extensión del software de control horario, que permite fichar entradas y salidas desde el móvil del trabajador, lo que facilita cumplir con esta obligación a trabajadores a distancia o desplazados como los comerciales.

Las empresas con comerciales suelen valorar a Kronjop como una de las apps de control horario más sencillas de usar desde cualquier lugar, ideal para pymes con equipos en movimiento. Frente a ello, plataformas como 7shifts o BambooHR se dirigen a empresas más grandes con necesidades globales de gestión.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de control horario para comerciales?

Entre las ventas de tener un sistema de control horario para comerciales destacan:

• Cumplir la ley del control horario, ya que, cómo hemos visto, los comerciales también están obligados a fichar su entrada y salida diaria del trabajo.
• Llevar un control de las horas semanales trabajadas y, sobre todo, de las horas extra, de manera que tanto la empresa como el empleado saben cuánto tiempo extra, si se ha producido, se ha dedicado al trabajo y pueden gestionarlo y compensarlo.
• Tener claro, por parte de empresa y comercial, cuándo y cómo se contabilizan las horas trabajadas.
• Gracias a la geolocalización, saber con certeza desde dónde se ficha el principio y fin de la jornada laboral del comercial.

En definitiva, el control horario de comerciales es una obligación para toda empresa que tenga contratados estos perfiles profesionales, pero que también aporta los beneficios que hemos descrito más arriba.

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