¿Es legal fichar con la huella dactilar?

El uso de datos biométricos para la identificación de las personas en el entorno laboral, todavía sigue suscitando dudas, como la que nos ocupa en este artículo; ¿es legal fichar con la huella dactilar en el trabajo? A lo largo de las siguientes líneas, responderemos a esta cuestión.

El uso de la huella dactilar para el registro de la jornada laboral

El uso de la huella dactilar como método para fichar en el trabajo comenzó a extenderse cuando se hizo obligatorio por ley que las empresas registrasen la jornada laboral de sus empleados. Muchas organizaciones optaron por instalar un sistema de reconocimiento de huellas dactilares en los controles de acceso, para así registrar de manera automatizada la entrada y salida de sus empleados.

El empleo de un lector de huellas permite registrar de forma rápida y sencilla la jornada de los empleados, especialmente al combinarse con el control de acceso al centro de trabajo. Además, al fichar con la huella dactilar, no es posible que un empleado lo haga por otro (como podría ocurrir con un sistema basado en tarjetas, por ejemplo), por lo que muchas empresas lo vieron como un plus.

Sin embargo, no podemos olvidar que la huella dactilar es un dato personal y, por lo tanto, su tratamiento implica cumplir con las obligaciones que establecen el RGPD y la LOPDGDD al respecto. Y de acuerdo a esta normativa, cuando un dato biométrico es procesado por medios técnicos y se usa para identificar de manera inequívoca ante una persona, además adquiere la condición de dato de categorías especiales (art. 9 del RGPD), lo que quiere decir que su tratamiento está, en principio, prohibido, y únicamente se puede levantar dicha prohibición si se cumple alguno de los requisitos establecidos en el artículo 9.2 del RGPD.

¿Quiere esto decir que no es legal fichar con la huella dactilar? Lo explicamos en el siguiente punto.

¿Es legal fichar con la huella dactilar?

En principio, podríamos decir que fichar con la huella dactilar en el trabajo no sería legal, puesto que, como hemos dicho en el punto anterior, estamos ante el uso de un dato biométrico que, en este caso, tiene consideración de dato de categorías especiales y, por tanto, estaría prohibido fichar con la huella dactilar.

Sin embargo, más que decir si es legal o no fichar con la huella dactilar, lo que tenemos que ver es la idoneidad o no de recurrir al uso de la huella dactilar como método para registrar la jornada laboral y en qué condiciones se hace, puesto que podemos encontrar tanto sentencias judiciales que avalan el uso de la huella dactilar como método para fichar en el trabajo, como resoluciones de la AEPD en las que se ha sancionado a empresas y entidades públicas por usar este método.

En general, y así lo reconocen las resoluciones de la AEPD, fichar con la huella dactilar se considera una medida muy invasiva respecto a los derechos y libertades de los interesados (los trabajadores), especialmente cuando existen otros métodos menos intrusivos para poder llevar a cabo el registro de la jornada laboral, como pueden ser las tarjetas de empleados, por lo que para poder recurrir a ella es necesario que se cumplan ciertas condiciones. Pero las sanciones se han impuesto, no tanto por usar la huella dactilar como método para fichar, sino por utilizarlo sin cumplir de manera adecuada con las obligaciones y requisitos que establece la normativa de protección de datos.

Así, podemos decir que es legal fichar con la huella dactilar si, primero, se dan estas circunstancias:

• Hay una base legal que legitime al empleador para usar la huella dactilar para el registro de la jornada laboral; en este caso, sería el contrato laboral, además de cumplir una obligación legal (el registro de la jornada). También podría ser que el empleo de la huella dactilar como método de fichaje esté reconocido en el convenio colectivo de aplicación.
• No existen medios alternativos menos intrusivos o los usados han demostrado ser problemáticos o no ser lo suficiente fiables (esto debe quedar suficientemente justificado).

Requisitos y obligaciones RGPD / LOPDGDD para que fichar con la huella dactilar sea legal

Aparte de las condiciones que hemos mencionado en el punto anterior, también será necesario que el empleador cumpla con los siguientes requisitos y obligaciones de la normativa de protección datos al usar la huella dactilar como método para fichar en el trabajo:

• Se realizará una evaluación de impacto del sistema para fichar con la huella dactilar y, en su caso, se informará del resultado a la AEPD.
• Se incluirá el registro de la jornada laboral con la huella dactilar en el registro de actividades de tratamiento.
• Los trabajadores deben ser informados sobre este tratamiento.
• Se respetarán los principios de limitación de la finalidad, necesidad, proporcionalidad y minimización de datos. Es decir, el usar la huella dactilar para fichar en el trabajo debe superar el juicio de idoneidad y esta no se podrá usar con otra finalidad.
• Se usarán plantillas biométricas siempre que sea posible. Estas plantillas permiten que las huellas en cuestión solo puedan utilizarse en el sistema específico usado por el responsable del tratamiento (el empleador).
• El sistema biométrico usado y las medidas de seguridad adoptadas deben impedir que las huellas puedan ser usadas con otra finalidad.
• Se usarán técnicas de cifrado para evitar la lectura, copia, modificación o supresión no autorizadas de las huellas.
• El sistema biométrico empleado debe permitir revocar el vínculo de identidad.
• El sistema empleado debe impedir la interconexión de bases de datos biométricos y la divulgación de datos no comprobada.
• Las huellas serán suprimidas cuando no se vinculen a la finalidad que motivó el tratamiento.

Respecto al consentimiento expreso de los empleados para recurrir a la huella dactilar como método para fichar, es recomendable contar con él, aunque hay sentencias que han validado que no fuera necesario recabarlo.

Cabe señalar que al usar datos biométricos en el ámbito laboral, debemos diferenciar entre el control de acceso y el control horario; en el primer caso, el uso de datos biométricos puede estar justificado por cuestiones de seguridad y de restricción del acceso a determinadas zonas. En el segundo caso, ya hemos visto que puede suponer una medida desproporcionada y que para considerar que es legal fichar con la huella dactilar deben concurrir determinadas circunstancias y cumplirse ciertos requisitos y obligaciones establecidas en el RGPD y la LOPDGDD.

Esperamos haber resuelto vuestras dudas respecto al uso de la huella dactilar en el control de la jornada laboral. Nuestro consejo es que si queréis emplear sistemas automatizados para el control horario, recurráis a métodos menos invasivos, como las ya mencionadas tarjetas de empleado. En cualquier caso, si tenéis más dudas sobre el uso de datos biométricos en el ámbito laboral, no dudéis en poneros en contacto con Grupo Atico34, nuestro equipo de expertos os ayudarán a resolverlas.