Multas y sanciones por NO realizar correctamente el registro de jornada

Las multas para el control horario están recogidas en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS) y desde la entrada en vigor de la obligación de llevar el registro de la jornada laboral en 2019, se han impuesto multas a miles de empresas por infracciones relativas al control horario. En las siguientes líneas detallamos las multas por no llevar correctamente control horario de los trabajadores.

¿Cuáles son las multas por no cumplir el control horario?

Las multas por no llevar el control horario de los trabajadores son:

• Infracciones leves: De 751 a 1.500 euros.
• Infracciones graves: De 1.501 a 3.750 euros.
• Infracciones muy graves: De 3.751 a 7.500 euros.

Cabe señalar que estas multas subirán cuando entre en vigor la nueva ley de control horario de los trabajadores, parte de la reforma laboral en la que actualmente está trabajando el Ministerio de Trabajo y cuyo Anteproyecto de ley se presentó en junio de 2024.

De acuerdo a esta nueva ley, las cuantías de las multas serán:

• Infracciones leves: De 1.000 a 2.000 euros.
• Infracciones graves: De 2.001 a 5.000 euros.
• Infracciones muy graves: De 5.001 a 10.000 euros.

Además, se aplicará una multa por cada trabajador afectado, es decir, que si en una empresa de 10 trabajadores comete una infracción muy grave relativa al sistema de control horario, la multa podría ser de 100.000 euros (10 x 10.000 euros).

¿Cuáles son las principales causas de las sanciones relativas al control horario?

Las principales causas de las sanciones por no cumplir el control horario son:

• La falta de un sistema de registro adecuado o no tener registro. Hay que tener en cuenta, además, que una vez entre en vigor la nueva ley de control horario, será mucho más estricto, ya que se prohibirá el fichaje en papel y el fichaje biométrico, siguiendo los pasos del control horario en Europa, será obligatorio el uso de un sistema digitalizado y, además, será obligatorio permitir el acceso remoto a la Inspección de Trabajo a estos sistemas para controlar el fraude.
• Tener un registro horario incompleto.
• Registrar el horario de los trabajadores de manera incorrecta.
• No disponer de los registros de jornada cuando se solicitan para la inspección (recordemos que es obligatorio conservar los datos del control horario de los trabajadores durante cuatro años).
• No contabilizar y remunerar adecuadamente las horas extra.

Pese a que la obligatoriedad del control horario está en vigor desde 2019, todavía sigue siendo motivo de cuantiosas multas; de acuerdo a los datos del Ministerio de Trabajo, durante 2023 se realizaron más de 3.000 inspecciones relativas al control horario y se impusieron multas a más de 5.000 empresas.

Principales causas de multas en relación con el control horario de trabajadores

¿Quién es el responsable de las multas por control horario?

El responsable de las multas por el control horario son las empresas, incluso si la causa de los errores se debe a los trabajadores, tanto si son intencionales como si no.

Es la empresa la que debe asegurarse de que su sistema de control horario es adecuado, accesible y fácil de usar, además de asegurarse de que los empleados cumplen con la obligación de fichar al entrar y salir del trabajo, así como las pausas, teniendo en cuenta que hay trabajadores y trabajos exentos de la ley de control horario.

Cabe señalar, no obstante, que las empresas pueden sancionar a los trabajadores que no cumplan con su obligación de fichar, dentro de los límites que establece la ley y de acuerdo al sistema disciplinario de la empresa o del convenio colectivo que sea de aplicación.

¿Cómo evitar las multas del control horario?

Para evitar las multas del control horario es necesario implementar un sistema de control horario que cumpla con la normativa, incluida la normativa que viene. En ese sentido, se recomienda usar un software o aplicación de control horario que permita el fichaje presencial y a distancia de los empleados, que guarde los registros y genere los informes correspondientes.

¿Qué apps usar para evitar multas por incumplimiento de la normativa sobre control horario? Las opiniones sobre Kronjop resaltan que es una de las mejores apps de control horario para autónomos y pymes, ya que ayuda a evitar sanciones al cumplir la normativa laboral. Además, su IA detecta inconsistencias y reduce errores. Frente a ello, herramientas como Paymo o TMetric se usan más en grandes corporaciones.

Estos software, además, permiten gestionar las vacaciones, los permisos y otras ausencias de manera mucho más sencilla y sin cometer errores.

Asimismo, permiten llevar un registro horario mucho más automatizado.

Aparte de la adopción de un software de control horario, también se deben poner en práctica las siguientes recomendaciones:

• Formar al personal en el uso del sistema de control horario y recordarles su obligación de fichar a la entrada y la salida y en las pausas.
• Revisar los registros de forma periódica para asegurar que estos son precisos y están completos.
• Mantener los registros accesibles para su revisión por parte de los trabajadores, su representación legal y la Inspección de Trabajo.

Empresas multadas por no llevar correctamente el control horario

Cómo hemos visto, ya ha habido numerosas empresas que han sido multadas por no llevar correctamente el control horario, multas que han sido ratificadas mediante sentencias de los tribunales, que en ocasiones han sido acompañadas por la obligación de abonar las horas extras que no pagaron por no existir un registro horario en la empresa.

Ese fue el caso de una sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña, en la que obligó a una empresa a abonar todas las horas extra reclamadas por un trabajador, por no existir un registro horario adecuado. En el proceso ni siquiera se llegó a exigir al empleado que probará las horas extras realizadas. La empresa tuvo que abonar un total de 1.250 horas extras, más un 10% adicional por los intereses de demora.

El TSJ de Galicia también dictó una sentencia en la que obligaba a una empresa a reconocer la jornada laboral como completa para determinar el cálculo del finiquito de una trabajadora, al no existir, tampoco, un registro horario. Según la empresa, la trabajadora tenía una jornada parcial, pero al no existir registro horario, el tribunal presumió que la jornada era completa. Esto generó un precedente, considerando que en ausencia de registro horario, la jornada siempre se considera completa.

Finalmente, ninguna empresa está libre de recibir multas por control horario, ya que en septiembre de 2023 conocimos que tras la inspección llevada a cabo por Inspección de Trabajo, esta propuso una sanción a las denominadas «big four» (EY, KPMG, PWC y Deloitte) con 1,4 millones por carecer de registro horario y exceso de jornada. Cabe señalar, no obstante, que a fecha de julio de 2024 la multa aún no es firme y podría recurrirse.