¿Cómo realizar el control de horas extraordinarias?

Para realizar el control de horas extraordinarias de los empleados y evitar sanciones, se debe llevar un adecuado control horario diario de cada trabajador, registrando tanto su horario habitual como la hora de inicio y finalización de la jornada laboral, de manera que se puedan contabilizar las horas extras realizadas al finalizar el mes y compensarlas de acuerdo a la ley.

En las siguientes líneas explicamos en detalle cómo realizar el control horario con horas extraordinarias en la empresa en julio de 2026.

¿Qué dice la ley sobre el control horario y las horas extraordinarias?

De acuerdo al Estatuto de los Trabajadores, cualquier hora de trabajo que exceda de la jornada laboral máxima pactada en el contrato de trabajo o el convenio de aplicación (siempre dentro del límite marcado por la ley), se considerará hora extraordinaria.

Para poder controlar las horas extraordinarias que realizan los trabajadores durante el mes o en el conjunto del año y asegurar que son compensadas adecuadamente o que no se infringe la normativa respecto a la realización de horas extra, es necesario llevar un estricto control de horario para entradas y salidas de los empleados, registrando cuándo inician y cuándo finalizan la jornada laboral, así como si exceden la misma, generando horas extra.

Recordemos, además, que desde 2019 es una obligación legal para empresas y entidades públicas llevar un control horario laboral, precisamente, para evitar el abuso y los fraudes que afectan a las horas extra (no se contabilizan adecuadamente, no se compensan, no se pagan ni se cotizan a la Seguridad Social, o existen desacuerdos entre el trabajador y la empresa respecto a las horas extras realizadas).

Gracias a la implementación del control horario de trabajadores obligatorio, se puede luchar contra este tipo de fraudes, que afectan a todo tipo de empresas, aunque en algunos sectores y actividades tiene más prevalencia (por ejemplo, en el control horario de los comerciales, los camareros o de los transportistas).

¿Cómo llevar el control de horas extra?

Para llevar el control de las horas extra es necesario haber implementado en la empresa un sistema de control horario que permita registrar el horario de los trabajadores, así como la hora a la que inician la jornada laboral y la hora la que la finalizan.

Este sistema debe adaptarse a las condiciones y necesidades particulares de cada actividad y empresa, para poder registrar la jornada laboral diaria de manera correcta y sin errores (por ejemplo, el control horario de los trabajadores en hostelería requiere tener en cuenta los turnos rotativos o la posibilidad acortar de manera puntual los descansos entre jornadas).

Asimismo, para controlar las horas extra el registro horario debe incluir:

• El horario de cada trabajador, incluidos turnos, descansos semanales y, en su caso, cuadrantes de trabajo.
• Las horas estipuladas en el contrato de cada trabajador.
• Registrar la hora de entrada y salida diarias.
• Registrar las horas extra, que podrán calcularse en base a los datos anteriores.
• Indicar cómo se compensarán las horas extra, si con días libres, indicando las fechas estimadas para ello (dentro de los cuatro meses siguientes) o económicamente, señalando cuándo se pagarán (normalmente, junto al pago de la nómina).

Por tanto, para llevar el control horario de las horas extraordinarias es imprescindible llevar el registro horario de cada trabajador cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

Cabe recordar que si bien, son los trabajadores quienes deben fichar al entrar y salir del trabajo, así como en las pausas programadas, es responsabilidad de la empresa asegurarse de que lo hacen y de que los registros horarios se cumplimentan de manera correcta, ya que la sanción por no cumplir con la ley de control horario se impone a la empresa, no a los empleados (sin perjuicio de que la empresa pueda imponerles a ellos una sanción interna).

¿Qué herramienta usar para el control de horas extraordinarias (26/07/2026)?

La mejor herramienta para el control de horas extras es un software de control horario, ya que permite automatizar gran parte del proceso.

Aunque actualmente se puede usar una plantilla de control horario en Excel, para 2025 será obligatorio que el control horario esté digitalizado y automatizado lo máximo posible, por ello, el uso de un software específico se presenta como la mejor opción. Además, se minimizan en gran medida la comisión de errores en el registro de la jornada y en el recuento de las horas extra.

El software de control horario permite establecer el horario de cada trabajador, pudiendo incluso establecer diferentes tipos de jornadas y modalidades de prestación de servicios (por ejemplo, teletrabajo, jornada parcial, etc.), de manera que las horas extra se contabilizan de forma automática, incluso pudiendo establecer diferentes tipos de horas extra.

El software, además, puede combinarse con diferentes formas de fichar, por ejemplo, al pasar el control de acceso con una tarjeta RFID, escanear un código QR o introducir un PIN, o registrando el inicio y fin de jornada desde la app del móvil o el ordenador para los trabajadores a distancia.

Las reseñas de clientes valoran a Kronjop como una de las mejores apps para registro de jornada para pymes y autónomos, ya que facilita el control de horas extra de forma clara y sin complicaciones. Para organizaciones de gran tamaño existen herramientas como Replicon o ClockIn Portal.

Los trabajadores solo tienen que fichar al entrar y salir del trabajo para que se registre la duración de la jornada, así como las horas extras que puedan haber realizado.

Además, el software de control horario aporta transparencia, ya que los trabajadores pueden acceder a su propio registro para comprobar sus horas de trabajo, evitando malentendidos sobre las mismas.

El empleo de esta herramienta también facilitará la labor de Recursos Humanos a la hora de contabilizar las horas extra y compensarlas según lo acordado con el trabajador o pactado en convenio.

Así mismo, el software de control horario permite generar informes y realizar análisis que pueden ayudar a comprender cuáles son las causas de que haya trabajadores que realicen horas extra más a menudo que otros y buscar soluciones para reducir ese número de horas.

Aspectos a tener en cuenta al contabilizar las horas extra

Finalmente, cerramos este artículo repasando algunos aspectos a tener en cuenta para contabilizar las horas extra:

• Las horas extra siempre son voluntarias y solo pueden hacerse como máximo 80 horas al año (si son pagadas, si se compensan con días libres, no existe ese límite).
• No se pueden hacer horas extra en el período nocturno.
• La única excepción a los dos primeros puntos: las horas extra pueden ser de carácter obligatorio y pueden realizarse durante la noche cuando se realicen para prevenir o reparar daños extraordinarios y urgentes (pero siguen teniendo que ser compensadas).
• Los menores de 18 años no pueden realizar horas extra bajo ninguna circunstancia.
• Los trabajadores con contrato parcial tampoco pueden realizar horas extra.
• Los trabajadores con contrato formativo tampoco pueden hacer horas extra.
• La representación legal de los trabajadores tiene derecho a ser informada mensualmente sobre las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores, recibiendo para ello una copia de los informes de registro de jornada.
• La cuantía a recibir por hora extra debe ser igual o superior al valor de la hora ordinaria.
• Si las horas extra se compensan en días, el tiempo debe ser el equivalente a las horas extra trabajadas y dentro de un período de cuatro meses.

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