Plantillas para llevar el control horario de trabajo en la empresa

Con la obligación de llevar el control horario de trabajo en la empresa, es necesario adoptar un método que permita a los trabajadores consignar la hora de inicio y finalización de la jornada laboral con facilidad, un método, además, accesible a todos los miembros de la plantilla, tanto presenciales como a distancia y con diferentes modalidades de jornada. Entre esos métodos, uno de los más usados es la plantilla de control horario de trabajadores en Excel.

*Las plantilla de Excel son un método que pronto dejará de ser válido por la entrada en vigor del registro horario digital. La mayoría de empresa optan por apps o software de control horario económicos, escalables y que garanticen el cumplimiento de las normativas sobre registro de jornada y protección de datos.

¿Se puede llevar el control horario de trabajadores en una plantilla de Excel?

Sí, actualmente se puede llevar el control horario de los trabajadores en una plantilla de Excel, de hecho, desde que el registro de las jornadas laborales se hizo obligatorio en 2019, el uso de plantillas para el control horario de trabajadores ha sido uno de los métodos más utilizados, por ser relativamente fácil de diseñar y usar y porque cuando se busca un sistema que sea barato, las plantillas en Excel cumplen con esas características (es fácil encontrar modelos prediseñados gratis para descargar e incluso tutoriales para hacerlos uno mismo).

Así mismo, al hacerlas en Excel, se puede convertir fácilmente la plantilla de control horario para trabajadores a PDF para conservar los datos de las jornadas laborales en el ordenador o imprimirlas y guardarlas en un archivo físico y cumplir con el plazo de guardado de cuatro años.

Además, estas plantillas para el control horario pueden rellenarse físicamente por parte del trabajador, pero también de forma digital e incluso a distancia, al habilitarse en Google Drive o Google Sheets, permitiendo que los trabajadores a distancia también puedan usar este sistema para fichar.

Sin embargo, es importante señalar que el uso de la plantilla para el control horario de trabajadores en Excel podría dejar de ser un medio válido para llevar el registro horario en las empresas y entidades públicas cuando entre en vigor la nueva ley de control horario (se espera que lo haga en 2026), ya que esta solo admitirá sistemas de control horario digitalizados y automatizados, que además deben permitir el acceso remoto a la Inspección de Trabajo para que puedan hacer comprobaciones y controles.

Si bien es cierto que las plantillas de Excel pueden habilitarse online y permitir el acceso a terceros, todavía no está claro si los inspectores de trabajo deberán tener acceso continuo a los registros o tendrán que solicitarlo cada vez que quieran acceder a ellos.

¿Cómo se usa la plantilla de control horario en Excel?

Una vez se tiene creada una plantilla de control horario en Excel, se debe facilitar el acceso a la misma a todos los empleados, para que puedan rellenarla cada día. Es importante señalar que las celdas para las horas no deben estar pre-rellenadas, es decir, que son los empleados los que deben rellenarlas cada día (con la excepción de las horas totales acordadas para su jornada laboral en el contrato, 40 horas semanales para una jornada completa estándar).

Existen diferentes tipos de plantillas, ya que no hay una única forma de hacerlas, aunque el modelo más habitual son las plantillas para llevar un registro semanal o mensual por cada trabajador, de manera que estos puedan consignar la hora de entrada y de salida, así como la pausa o pausas programadas.

Esas horas se suman de manera automática (siempre que se habilite la fórmula correspondiente en la plantilla), de manera que al final de semana o mes se obtiene el total de horas trabajadas. Si se incluyen las horas totales de la jornada de un trabajador (para una jornada completa estándar, 40 horas semanales, 160 horas mensuales), se puede programar la plantilla para que reste las horas estándar a las hechas para obtener las horas extraordinarias hechas por cada trabajador.

A final de mes, los registros se validan y aprueban y se guardan. Si el trabajador quiere comprobarlos, debe poder acceder a ellos.

Las plantillas pueden ser más o menos completas, es decir, pueden incluir más información que las horas de entrada y salida y las horas extra, por ejemplo, pueden incluir los días de descanso, los permisos, las vacaciones, etc. E incluso utilizarse para calcular el salario. Pero lo más habitual es usar modelos sencillos, especialmente en pequeñas empresas con pocos trabajadores.

Plantilla para control horario de trabajadores en Excel gratis

A modo de ejemplo, os dejamos una plantilla para control horario de trabajadores en Excel gratis, que podéis descargar y editar para usarla en vuestra empresa.

• Plantilla control horario trabajadores en Excel

Ejemplo de plantilla de control horario de trabajadores en Excel

Esta plantilla es una hoja mensual para cada empleado, para una jornada continua de 6 horas diarias.

Alternativas a las plantillas de control horario en la empresa

El control horario de los trabajadores es obligatorio, sin embargo, la ley deja a elección del empleador el método para llevarlo a cabo, siempre que ese método cumpla con los requisitos establecidos en ella. A esos requisitos se unen ahora la prohibición de llevar el registro de la jornada laboral en papel y de usar medios biométricos (como fichar con la huella o con reconocimiento facial) y la obligación de que el método sea digital y automatizado para reducir los errores y evitar la manipulación de los datos.

Aunque las plantillas de Excel pueden, hasta cierto punto, automatizarse, son propensas a tener errores y, además, los datos pueden ser manipulados o ajustados. Además, su formato impreso para rellenarlo a mano ya no sería válido.

Actualmente, la única alternativa que cumple con los requisitos de la nueva ley de control horario es el software para el control horario, tanto en formato local como operado a través de la nube.

¿Por qué es mejor un software de control horario que una plantilla de Excel?

El software para el control horario es un sistema completamente digital y que permite automatizar todo el proceso de suma de horas ordinarias y extraordinarias, reduce la comisión de errores y puede habilitarse de tal manera que todos los empleados puedan usarlo, ya que puede usarse en la nube, permitiendo que los trabajadores a distancia puedan fichar sin problemas.

Las opiniones sobre Kronjop resaltan que es una de las apps para registro de jornada más sencillas y económicas, diseñada para pequeños negocios que no necesitan complicarse. Mientras tanto, empresas multinacionales suelen recurrir a programas como Paymo o 7shifts.

Además, permite exportar los datos con facilidad para calcular las nóminas y el pago de las horas extra. Se pueden generar informes con facilidad y los registros de todos los empleados quedan guardados de forma automática, disponibles para su descarga en cualquier momento. Y es posible habilitar el acceso remoto a los mismos por parte de Inspección de Trabajo.

Asimismo, el software de control horario puede usarse en combinación con otros sistemas, como el uso de tarjetas RFID, el escaneo de códigos QR o el fichaje por geolocalización, por lo que es una herramienta muy flexible y versátil.

Una plantilla para el control horario de trabajadores en Excel puede parecer una buena solución, fácil de usar y barata, pero lo cierto es que emplear un software para el control horario es más seguro y fácil de usar, tanto por los empleados como por el departamento de RR. HH. o la persona responsable de llevar y supervisar el registro de la jornada laboral, se cometen menos errores y cumple con todos los requisitos exigidos por la normativa.

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