¿Cómo conservar los datos del control horario de trabajadores?

La conservación de los datos del control horario debe hacerse de acuerdo a la Ley de Protección de Datos y el Estatuto de los Trabajadores, que establece el plazo de conservación máximo para ello. En las siguientes líneas te explicamos cuánto tiempo puedes guardar los registros de la jornada laboral de tus empleados y cómo conservarlos de acuerdo a la ley.

Ten en cuenta que los sistemas de fichaje deben cumplir las normativas sobre protección de datos, registro de jornada digital e IA. Por ello, se recomiendan soluciones que incluyan un sistema de sellado de tiempo y asesoría en seguridad documental.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los datos del control horario de los trabajadores?

El plazo de conservación de los datos del control horario de los trabajadores es de cuatro años, tal y como establecen el artículo 21 de la LISOS y el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, que en su apartado 9 establece:

«[…] La empresa conservará los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años y permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social».

Este plazo se aplica a cualquier registro de jornada, sea un registro del horario semanal, mensual o anual, así como al control de las horas extras y el control de las vacaciones.

La finalidad de este plazo de conservación para los datos del control horario responde a posibles denuncias e investigaciones de irregularidades en el registro de la jornada laboral de los empleados, especialmente en el caso de que puedan derivar en multas y sanciones para el empleador o el empleado.

Los datos del control horario se deben conservar durante 4 años.

Por lo tanto, estamos ante un plazo de conservación de datos personales que no fija la normativa de protección de datos, sino la legislación laboral y de la Seguridad Social.

El caso particular de los datos del control horario con geolocalización

Cabe señalar que en el caso de que el control horario se haga mediante geolocalización, los datos de ubicación en la entrada y salida del trabajador solo se pueden conservar durante dos meses, ya que el registro de jornada solo requiere consignar los datos identificativos del empleado, la hora de inicio y fin de su jornada laboral y las posibles horas extra, pero no su ubicación al fichar.

Es posible ampliar este plazo a un año si los datos son necesarios para la investigación laboral y no hay otra evidencia que permita demostrar lo mismo.

Así mismo, también puede ampliarse el tiempo de conservación de los datos de geolocalización siempre y cuando se disocien de los datos de identidad de los empleados y su finalidad sea la optimización de procesos.

¿Cómo debe ser la conservación de datos del control horario?

La conservación de datos del control horario debe cumplir con la normativa vigente de protección de datos en cuanto a minimización, seguridad y transparencia. En concreto, debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Los registros de la jornada laboral deben conservarse en el centro de trabajo y ser accesibles de manera inmediata, para evitar posibles manipulaciones posteriores. Estos registros pueden guardarse en formato digital o tenerlos impresos y archivados físicamente, aunque con la reforma laboral prevista para 2025, que obligará a tener digitalizado el registro de jornada, siempre se deberá tener copia de los registros en formato digital, especialmente porque la Inspección de Trabajo deberá poder tener acceso remoto a los mismos (de manera que usar una hoja de control horario en papel ya no será válido).
• El registro de jornada solo debe contener los datos imprescindibles para cumplir con la finalidad legal, aplicando así el principio de minimización. Estos datos serían
  • Nombre y apellido del trabajador
  • Hora de inicio y final de la jornada laboral
  • Horas ordinarias trabajadas
  • Horas extraordinarias trabajadas, si las hubiera
  • Firma del trabajador
• Los registros de jornada de cada trabajador no pueden ser públicos ni estar en un sitio visible para otras personas o compañeros.
• Los datos del control horario no pueden ser usados con otra finalidad sin informar de ello a los trabajadores y sin su consentimiento.
• El control horario se debe incluir en el registro de actividades de tratamiento.
• A los datos del control horario deben poder acceder la representación legal de los trabajadores (si la hubiera), el trabajador a sus datos exclusivamente, y terceros como la Inspección de Trabajo. Por lo tanto, es necesario utilizar herramientas de control horario que faciliten este acceso de forma segura y, en el caso de los trabajadores, limitada a su registro de jornada personal.
• Se deben aplicar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para evitar accesos de personas no autorizadas a los registros de control horario de la empresa. Estas medidas deben garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos relativos al control horario de los empleados.
• Se debe establecer un protocolo para bloquear los datos relativos al control horario de los extrabajadores durante el plazo de conservación de cuatro años. Es decir, estos datos deben conservarse durante el plazo establecido por la ley, pero no pueden ser usados para ninguna otra finalidad ni llevar a cabo sobre ellos ninguna otra actividad de tratamiento que no sea la conservación segura de los mismos.
• Vencido el plazo de conservación de cuatro años, se procederá a la supresión de los datos de control horario de forma segura y de acuerdo a la ley.

¿Cómo garantizar la correcta conservación de los datos del control horario?

Para garantizar que el control horario y la conservación de datos se hacen de manera correcta, es imprescindible usar un sistema o método que permita cumplir de forma sencilla con los requisitos descritos en el punto anterior. Lo más recomendable es usar un software de control horario, ya que permite guardar de forma automática los registros horarios de cada trabajador y hacerlo de forma segura, además de poder generar copias de seguridad (especialmente si opera en la nube) y generar los informes cuando sea necesario. Así mismo, puede permitir el acceso remoto a los inspectores de trabajo y permite que los empleados puedan mantener un control sobre sus registros de jornada, mejorando así la transparencia entre la empresa y ellos.

Las reseñas de usuarios posicionan a Kronjop como una app para registro de jornada muy práctica para pequeños negocios. Su facilidad de uso y precio asequible la convierten en la opción ideal para pymes, mientras que Replicon o ClockIn Portal se orientan más hacia grandes corporaciones.

Cabe señalar, no obstante, que si se contrata un proveedor de software de control horario, debemos asegurarnos de que este cumple con la normativa de protección de datos y que cuenta con las medidas de seguridad necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos relativos al control horario.

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