¿Cómo realizar el registro de jornada de trabajadores?

Para realizar el registro del control horario de los trabajadores es necesario utilizar un medio digitalizado y lo más automatizado posible para evitar errores, generar informes y permitir el acceso remoto al sistema por parte de la Inspección de Trabajo.

Asimismo, debe ser un medio accesible, seguro, que garantice la protección de datos y que cuenta con asesoramiento legal personalizado por parte de un asesor especializado.

¿Qué medios utilizar para llevar el registro horario de los trabajadores?

Si bien la ley establece la obligatoriedad del registro de jornada, no propone una única forma oficial de llevar el control horario de los trabajadores, existiendo en la actualidad diferentes medios para poder registrar las entradas y salidas del trabajo. Sin embargo, no todos los métodos son igual de eficientes y algunos ya no son legales, como es el caso del fichaje en hojas de papel o el fichaje a través de medios biométricos (huella o reconocimiento facial).

Así mismo, y teniendo en cuenta que la nueva ley de control horario establece la obligación de que el registro de control horario esté digitalizado y sea accesible de forma remota para la Inspección de Trabajo, el mejor medio para llevarlo es implementar un software para el control horario, tanto si es de manera local como si se hace desde la nube.

El registro horario de la jornada laboral

Un software de control horario puede implementarse de forma autónoma, pero también puede formar parte de un software de gestión de recursos humanos. Entre sus ventajas, están:

• La automatización de gran parte del proceso (control de horas trabajadas, contabilización y control de las horas extraordinarias realizadas, generación de informes, conservación del registro).
• La accesibilidad (los trabajadores pueden registrar su comienzo de jornada y su finalización de forma sencilla, además de solicitar vacaciones y otro tipo de permisos desde un mismo sitio).
• La gestión de todo lo relacionado con la jornada, los descansos y los permisos de los empleados (desde el control de las vacaciones de los empleados, hasta las citas médicas o los días de asuntos propios).
• La reducción de errores en los registros horarios.

Además, este tipo de programas pueden utilizarse con diferentes formas de registrar la hora, por ejemplo, pueden hacer uso de códigos QR, de tarjetas RFID o incluso de la geolocalización de dispositivos para fichar.

¿Qué herramienta de registro de jornada elegir? Por ejemplo, las opiniones sobre Kronjop destacan que es una app de control horario especialmente pensada para autónomos y pymes, gracias a su sencillez y bajo coste. Además, su integración con IA y machine learning permite reducir errores en el registro. En cambio, herramientas como uAttend o Deputy están más enfocadas en organizaciones grandes con amplias plantillas.

El software para el registro del control horario es el medio más versátil, compatible y fácil de usar en la actualidad, con él no es necesario crear plantillas en Excel y el cálculo de las horas trabajadas se hace de forma automática.

¿Cómo se rellena el registro de jornada?

Para rellenar el registro de jornada es necesario:

• Registrar la hora de inicio de la jornada laboral y la hora en la que se finaliza y hacerlo de manera precisa.
• Registrar los descansos y pausas durante la jornada programados o acordados en el contrato de trabajo; por ejemplo, se debe registrar la pausa para la comida.
• El registro de control horario debe ser preciso, lo que implica que los empleados siempre deben fichar al entrar y al salir del trabajo y cuando hagan una pausa, en tiempo real (es decir, aunque la ley permite corregir posibles errores, siempre se deben evitar y fichar en el mismo momento en que comienza la jornada, se acaba o se pausa). Esto implica que se deben respetar los horarios de entrada y salida establecidos por la empresa o acordados en el contrato de trabajo. Y avisar de cualquier incidencia con el sistema que impide fichar.
• Las horas extraordinarias se registrarán de manera específica, indicando cuándo comienzan y finalizan estas (teniendo en cuenta que no pueden superar las 80 horas extras al año).
• Los registros de la jornada laboral se deben conservar de forma segura y accesible para las autoridades competentes durante cuatro años.

Con un software de registro de control horario, rellenar el registro es tan sencillo como pulsar un «botón» web en el ordenador o el móvil, escanear un código QR con el móvil o pasar una tarjeta RFID por un lector conectado al sistema y que trabaja con el software. De esta forma el registro se hace automáticamente y queda guardado en la ficha del trabajador y los archivos de Recursos Humanos, pudiendo generar el correspondiente informe de horas trabajadas al mes (o en el período de tiempo que se requiera) de forma sencilla, incluidas las horas extraordinarias, las ausencias, etc.

El uso de un software para el control horario facilita la labor de Recursos Humanos, puesto que solo es necesario crear y configurar las fichas de los empleados (salvo los que estén exentos del registro de jornada) y habilitar a estos el acceso al sistema de fichaje, para que puedan utilizarlo con facilidad y ellos llevar un control de las horas trabajadas de cada empleado.

De esta forma se evitan errores que pueden conducir a multas por una mala gestión del control horario, especialmente en pymes y micropymes que carecen de departamento de recursos humanos.

Teletrabajo

En el caso de los trabajadores a distancia, su registro horario se hace igual, el teletrabajador debe registrar su hora de entrada y salida, así como las pausas programadas que haga durante la jornada y hacerlo de manera precisa.

Para ello se debe facilitar a los trabajadores a distancia los medios para poder fichar, pudiendo emplear el mismo software que el que usen los trabajadores presenciales, teniendo en cuenta que si se quieren usar medios concretos, como geolocalización o un app específica, será necesario que la empresa proporcione el dispositivo correspondiente o contar con el consentimiento expreso del empleado para instalarlo en su dispositivo personal.

Trabajadores a tiempo parcial

Respecto a los trabajadores a tiempo parcial deben hacer el registro de jornada de la misma forma que los trabajadores a jornada completa, tal y como hemos descrito más arriba, la única diferencia es para la empresa, que debe especificar claramente las horas trabajadas a final de mes, junto a la nómina del empleado.

Cómo veis, hacer el registro de control horario es mucho más fácil si se emplea un software específico para ello, en el que los trabajadores solo tienen que preocuparse de consignar el inicio y final de jornada, así como las pausas programadas, y Recursos Humanos, o la persona encargada de esta labor en la empresa, puede obtener los informes de registro horario de cada empleado de forma sencilla y rápida, además de conservarlos el tiempo obligatorio y de la forma en que marca a la ley.

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