El código de conducta de una empresa tiene una utilidad mayor que el simple hecho de marcar los valores y principios de la organización, puesto que también puede cumplir un cometido como guía para prevenir la comisión de faltas o delitos tanto de los altos cargos como de los trabajadores, así como de aquellas otras organizaciones con las que se tiene relación. En esta entrada vamos a explicar qué es y cuál es el papel del código de conducta en una empresa.
En este artículo hablamos de:
¿Qué es el código de conducta?
Una definición aproximada de lo que es un código de conducta de una empresa la tenemos en verlo como una declaración formal de los principios, valores y estándares éticos por los que se rige la compañía. Es decir, estamos hablando del documento que recoge la ética empresarial de la organización.
Cualquier código de conducta para una empresa hará referencia, como mínimo, a los derechos fundamentales, laborales, medioambientales y prácticas contra la corrupción y el soborno. Además de incluir directrices sobre las relaciones entre los trabajadores y la compañía y las posibles sanciones en las que se puede incurrir cuando se va en contra de dicho código.
Para elaborar o adoptar un código de buena conducta, las empresas pueden recurrir a diferentes tipos:
- Los que desarrollan las organizaciones individuales de manera independiente.
- Aquellos que desarrollan las organizaciones internacionales de origen intergubernamental.
- Los códigos que surgen de la negociación entre diferentes interlocutores sociales; empresas, ONGs, sindicatos, etc.
En este sentido, el origen de muchos códigos de conducta empresariales tienen sus raíces en las directrices salidas del soft law, como por ejemplo, la Norma ISO 37001 antisoborno.
¿Es necesario un código de conducta en una empresa?
Es posible que estéis pensando que tener un código de conducta en una empresa es algo que debe preocuparles a las grandes compañías, pero lo cierto es que las pymes también se pueden beneficiar de contar con esta «guía de comportamiento» ético.
Las leyes laborales regulan en gran medida la relación entre empresa y empleado, así como los derechos y obligaciones de cada parte, pero lo cierto es que no regulan todas las conductas que surgen de las relaciones laborales o durante el desempeño de la actividad profesional. Para ello entra en juego el código de conducta, puesto que puede complementar a la ley ahí donde esta no llega a entrar, creando una serie de normas más específicas para cada empresa que lo adopte.
Un código de conducta de una empresa puede establecer desde el tone at the top (cómo han de comportarse y manejarse los directivos a nivel ético), hasta cómo deben comportarse los trabajadores, qué conductas está permitidas y cuáles nos o qué normativa interna deben seguir los empleados en materias diversas, como por ejemplo, la vestimenta, el uso del móvil de la empresa, o establecer un protocolo contra el acoso sexual.
Además, y desde que las empresas tienen responsabilidad penal, el código de conducta puede ayudar con el compliance o cumplimiento normativo de la empresa, puesto que establece esas normas de comportamiento para todos los integrantes de la compañía en los aspectos que ya hemos mencionado más arriba.
Así mismo, el código de conducta y la RSE (responsabilidad social corporativa) también están relacionados, puesto que gracias al primero, podemos diseñar las normas de comportamiento recogidas en el segundo.
¿Qué contenido debe integrar?
Como ya hemos señalado, el contenido de un código de conducta debe hacer referencia a la salvaguarda de los derechos fundamentales, los derechos laborales, los derechos medioambientales y la lucha contra las prácticas de corrupción y el soborno. A su vez, pueden incluir normas respecto a las relaciones entre trabajadores y empresa y las posibles sanciones que pueden imponerse cuando se viola este código de conducta.
Los códigos de conducta pueden incluir:
- La prohibición de ciertas actividades en el centro de trabajo.
- Las expectativas de confidencialidad.
- Cómo se debe proceder en caso de bajas.
- Si existe un código de vestimenta.
- Conductas permitidas y no permitidas.
Límites normativos
Aunque las empresas tienen libertad a la hora de elaborar sus códigos de conducta, hay que tener en cuenta que existen unos límites. En concreto, el contenido del código de conducta no puede nunca ir en contra de la ley vigente, el diálogo social o la negociación colectiva. Y desde luego, no puede vulnerar los derechos a la intimidad y la dignidad de los trabajadores, así como su libertad de expresión e información.
Principios del código de conducta
El código de conducta de una empresa debe recoger una serie de principios que sirvan como guía para la dirección y los empleados a la hora de llevar a cabo su actividad dentro de la empresa y de cara a clientes y proveedores.
Cumplimiento y respecto a la legislación vigente
Las normas comprendidas dentro del código de conducta deben respetar la legislación vigente, es decir, los miembros de la organización deben cumplir tanto las leyes como las normas internas recogidas en el documento.
Respeto por las personas e igualdad de trato
El código de conducta debe señalar la necesidad de respetar a todas las personas, tanto las que forman parte de la propia organización como aquellas con las que se trata fuera de ella, sin incurrir en ningún tipo de discriminación por razones de raza, sexo, edad, religión, nacionalidad o cualquier otra circunstancia amparada por las leyes.
Además, debe animar a los miembros de la empresa a denunciar cualquier conducta en contra de estos principios, así como el acoso laboral o sexual o de cualquier otra índole.
Respeto por los Derechos Humanos
También se debe incluir el respeto por los Derechos Humanos, especialmente cuando la compañía tiene sucursales internacionales. Sobre todo, el código de conducta debe seguir las leyes en cuanto a trabajo forzoso, situaciones cercanas a la esclavitud o el trabajo infantil.
Conflictos de interés
El código de conducta debe dejar claro cómo han de tratarse los conflictos de interés; lo habitual es que se exija a los empleados que cualquier decisión que tomen, siempre deben hacerlo con el interés de la compañía por delante del personal.
Transparencia
En ese sentido, los empleados (incluida la alta dirección) tienen el deber de informar de las decisiones que tomen que puedan afectar a la compañía (contratos con proveedores, aceptación de regalos, etc.), especialmente si puede suponer un conflicto de interés (por ejemplo, si en el desempeño de su trabajo, un empleado puede contratar a un proveedor que un familiar o amigo cercano).
El código de conducta debe establecer la necesidad de mantener siempre la transparencia en la toma de decisiones de todos los miembros de la organización.
Seguridad y Medio Ambiente
El código de conducta también ha de establecer las directrices respecto a las obligaciones que deben cumplir tanto dirección como empleados en materia de seguridad y medio ambiente y el compromiso que todos, incluida la compañía, tienen a la hora de cumplir con la legislación vigente en ambas materias.
Protección de la información
Uno de los puntos imprescindibles en todo código de conducta es la confidencialidad; todo miembro de la empresa debe respetarla y no divulgar información confidencial a terceros ajenos a la empresa.
También es posible que se establezcan algunas normas en cuanto a cómo y cuándo se puede compartir cierta información de la empresa en el desempeño de la actividad o cuando se trata con clientes o proveedores.
Imagen corporativa
La imagen corporativa es uno de los elementos esenciales de cualquier empresa, es su reputación y muestra sus valores y principios, por ello, es habitual que en los códigos de conducta aparezca reflejada la necesidad de mantener y promocionar dicha imagen por parte de todos los miembros de la organización, especialmente cuando están representando a dicha organización.
Responsabilidad Social Corporativa
El código de conducta también puede reservar un espacio para destacar la responsabilidad social corporativa de la empresa, destacando su compromiso con en esta área y las acciones que lleva a cabo.
Cómo hacer un código de conducta
Para elaborar un código de conducta debemos tener en cuenta tanto los principios que acabamos de ver como los contenidos que deben albergar necesariamente, así como los límites que marca la propia ley.
De manera que para realizar un código de conducta hay que:
- Identificar las partes y la legitimación para la elaboración del código.
- Redactar una introducción que recoja las principales actividades de la empresa.
- A qué destinatarios va dirigido: directivos, ejecutivos, empleados y subcontratistas (si los hay), así como los proveedores.
- El contenido, que puede englobar todos aquellos aspectos que se crean convenientes, pero que como mínimo deben contemplar:
- Las relaciones de poder dentro de la empresa
- Las relaciones con clientes y proveedores
- Las relaciones con la sociedad
- El cumplimiento de las leyes
- El respeto al medioambiente
- El cumplimiento en materia de seguridad e higiene en el centro de trabajo
- La confidencialidad
- Los conflictos de interés
- El comportamiento interno permitido y no
- Favores y regalos
- Sobornos
- Uso de equipos informáticos
- El código debe aprobarse y enviarse a todos los empleados.
- Establecer cuáles serán los mecanismos de control del cumplimiento del código de conducta.
- Si incluye sanciones por incumplimiento y cuáles son.
- Establece mecanismos de revisión y actualización del código, puesto que no deben ser documentos inamovibles y han de evolucionar con la sociedad y las leyes.
10 pasos para elaborar un código ético
El código ético o de conducta puede elaborarse en estos 10 pasos:
1.- Constituir un comité de gestión para el código ético
Primero, se constituirá un comité de gestión para el código ético, formado por miembros representativos de la dirección, los departamentos jurídico y de recursos humanos (si se tienen) y cualquier otra área que se crea oportuno. Es recomendable que el comité esté formado por tres, cinco o siete personas (el número impar hará que no se produzcan empates en votaciones).
2.- Atribuir facultades al comité de gestión
Se podrán atribuir facultades a los miembros del comité de gestión, para que dinamizar y articular la creación del código, por ejemplo, designando a una de las personas como coordinador o secretario, para que se encargue de conducir las reuniones y establecer el calendario para la elaboración del código de conducta.
3.- Establecer la estrategia de comunicación
Se recomienda informar a todos los miembros de la empresa de la elaboración del código conducta, además de invitarles a participar a través de los jefes de departamento, para que aporten aquellas sugerencias o contenidos que crean oportunos.
4.- Redactar el borrador
Se redactará un borrador del código ético, que recogerá aquellos temas relevantes para la cultura de la empresa y para el seguimiento de sus actividades operacionales, estableciendo los principios éticos y las normas de comportamiento que regirán las relaciones internas y externas de todos los miembros de la empresa.
5.- Definir el contenido, las razones para su actualización y su revisión
En el borrador quedarán definidos la misión y valores corporativos de la empresa, se concretará el contenido del código ético, incluyendo las normas a seguir por parte de todos los miembros de la empresa, el respeto por las leyes locales, qué hacer en casos de conflicto de interés, los criterios de privacidad, confidencialidad, comunicación interna y el régimen disciplinario que se aplicará en caso de incumplimiento del código.
Así mismo, se establecerá cada cuánto tiempo debe ser revisado el código ético y en qué casos se procederá a una revisión y modificación del mismo.
6.- Evaluación del borrador
Redactado el borrador del código de conducta, es recomendable que este sea evaluado por los miembros de la empresa, para lo que se puede enviar a cada departamento e invitar a los empleados a que lo valoren y aporten las sugerencias que crean oportunas. De esta forma se implicará a toda la plantilla en la creación del código.
7.- Revisión del borrador y aprobación del borrador
El comité de gestión valorará las sugerencias recibidas y decidirá si las incluye o no el borrador final. Una vez revisado, el borrador se enviará a la dirección de la empresa, para ser aprobado por esta, que firmará el código ético.
8.- Comunicación y publicación del código ético
Una vez aprobado y firmado por la dirección de la empresa, el código ético debe comunicarse a toda la plantilla, así como a proveedores, socios y otros colaboradores. El comité decidirá a través de qué canales se divulgará el código de conducta, para que sea conocido por todos los miembros de la empresa.
Se puede recurrir a la publicación en la web corporativa o distribuirlo a través de una circular interna vía email.
9.- Gestión del código ético y seguimiento de su cumplimiento
El código ético no es un documento que se deba elaborar para luego dejarlo olvidado en un cajón. Es necesario asegurarse de que se cumplen las normas en él recogidas, por lo que el comité de gestión podrá asumir funciones para su seguimiento y evaluación periódica, pasando a ser el comité de ética. Además, las conductas contrarias al código deben ser sancionadas de acuerdo al régimen sancionador establecido, para que se convierta en una herramienta útil y se haga ver que no cumplir con él, tiene consecuencias.
10.- Formación, promoción y comunicación del código ético a nuevos miembros de la empresa
Para facilitar el conocimiento y cumplimiento del código ético, es recomendable formar al personal en la necesidad de respetar las normas recogidas en el mismo, así como en los valores que definen a la empresa. Así mismo, se promocionará el código ético a través de reuniones o seminarios en cada departamento y se facilitará a todos los nuevos empleados que se contraten, que deberán firmar el compromiso con su cumplimiento al firmar el contrato de trabajo.
¿Puede la empresa realizarlo de forma unilateral?
Sí, la empresa puede realizar de forma unilateral el código de conducta, siempre y cuando no entre en conflicto con el convenio colectivo o la legislación vigente. Si bien, es recomendable que este tipo de documentos normativos se elaboren a través de la negociación colectiva entre los diferentes representantes de la empresa y los trabajadores.
Ejemplo de código ético de una empresa
Hay muchas empresas que han elaborado el código de conducta para sus directivos y empleados, a continuación os dejamos el ejemplo del código de conducta de Nestlé o el de ManpowerGroup o el de Inditex.