Código de conducta de una empresa: Qué es, cómo hacerlo y ejemplos

El código de conducta para las empresas tiene una utilidad mayor que el simple hecho de marcar los valores y principios de la organización, puesto que también puede cumplir un cometido como guía para prevenir la comisión de faltas o delitos tanto de los altos cargos como de los trabajadores, así como de aquellas otras organizaciones con las que se tiene relación. En las siguientes líneas explicamos qué es y cómo hacer un código de conducta de una empresa.

¿Qué es el código de conducta?

El código de conducta es la declaración formal de los principios, valores y estándares éticos por los que se rige una compañía, e incluye normas específicas para las acciones y comportamiento de los empleados. Es el documento, por lo tanto, en el que se recoge la ética empresarial de la organización y que sirve de guía de comportamiento en el lugar de trabajo para todos sus miembros (qué puede hacerse, qué conductas evitar).

Aunque cada código de conducta empresarial es diferente, todos comparten una serie de áreas comunes, de manera que hacen referencia, como mínimo, a los derechos fundamentales, laborales, medioambientales y prácticas contra la corrupción y el soborno. Además de incluir directrices sobre las relaciones entre los trabajadores y la compañía y las posibles sanciones en las que se puede incurrir cuando se va en contra de dicho código.

Así mismo, el origen de muchos códigos de conducta empresariales está en las directrices surgidas del denominado soft law, como por ejemplo, las normas ISO como la 370001 antisobornos.

¿Cuál es la importancia del código de conducta en la empresa?

La importancia del código de conducta la encontramos en diferentes razones, siendo las más importantes las siguientes:

• Es un conjunto de normas y expectativas para todos los miembros de la empresa, de manera que todos saben qué se espera de ellos y cuáles son las consecuencias de saltarse el código. Además, promueve un comportamiento ético dentro de la empresa.
• Promueve valores éticos, el compañerismo, el respeto, la tolerancia o el trabajo en equipo. Puede mejorar el clima laboral.
• Sirve de guía a la hora de afrontar dilemas éticos en el trabajo y el desempeño de la actividad, de manera que los empleados pueden recurrir a él para tomar determinadas decisiones.
• Puede prevenir determinados comportamientos y malas conductas de los empleados y/o los directivos, que podrían acabar teniendo graves consecuencias legales para la empresa y otras personas implicadas.
• Ayuda a generar confianza dentro de la empresa y también entre otras partes interesadas. Genera una imagen de compromiso con la ética.

¿A quién afecta un código de conducta?

El código de conducta de una empresa afecta a todos sus miembros, desde los empleados a los directivos. Así mismo, también afecta a las empresas y autónomos subcontratados, si los hubiera.

Cabe señalar que hay algunas empresas que «extienden» la aplicación de su código de conducta a sus proveedores y socios comerciales, estableciendo para estos requisitos éticos que deben cumplir para poder seguir manteniendo la relación comercial con la empresa.

¿Es necesario un código de conducta en una empresa?

Dado los beneficios que puede aportar a la empresa, sí, es necesario tener un código de conducta en la organización, con independencia de su tamaño, tanto para grandes empresas como para pymes, siempre adaptado a la realidad y necesidades de cada empresa en particular.

Las leyes laborales regulan en gran medida la relación entre empresa y empleado, así como los derechos y obligaciones de cada parte, pero lo cierto es que no regulan todas las conductas que surgen de las relaciones laborales o durante el desempeño de la actividad profesional. Para ello entra en juego el código de conducta, puesto que puede complementar a la ley ahí donde esta no llega a entrar, creando una serie de normas de conducta en una empresa más específicas.

Un código de conducta de una empresa puede establecer desde el tone at the top (cómo han de comportarse y manejarse los directivos a nivel ético), hasta cómo deben comportarse los trabajadores, qué conductas están permitidas y cuáles no o qué normativa interna deben seguir los empleados en materias diversas, como por ejemplo, la vestimenta, el uso del móvil de la empresa, o establecer un protocolo contra el acoso sexual.

Además, y desde que las empresas tienen responsabilidad penal, el código de conducta laboral puede ayudar con el compliance o cumplimiento normativo de la empresa, puesto que establece esas normas de comportamiento para todos los integrantes de la compañía en los aspectos que ya hemos mencionado más arriba.

Así mismo, el código de conducta y la RSE (responsabilidad social corporativa) también están relacionados, puesto que gracias al primero, podemos diseñar las normas de comportamiento recogidas en el segundo.

¿Qué debe contener un código de conducta?

Como ya hemos señalado, el contenido de un código de conducta debe hacer referencia a la salvaguarda de los derechos fundamentales, los derechos laborales, los derechos medioambientales y la lucha contra las prácticas de corrupción y el soborno. A su vez, pueden incluir normas respecto a las relaciones entre trabajadores y empresa y las posibles sanciones que pueden imponerse cuando se viola este código de conducta.

Respecto a qué tipos de conductas se incluyen en el código de conducta empresarial, lo habitual es incluir las siguientes:

• La prohibición de ciertas actividades en el centro de trabajo.
• Las expectativas de confidencialidad.
• Cómo se debe proceder en caso de bajas.
• Si existe un código de vestimenta.
• Conductas permitidas y no permitidas.
• Las relaciones de poder dentro de la empresa.
• Las relaciones con clientes y proveedores.
• Las relaciones con la sociedad.
• El cumplimiento de las leyes.
• El respeto al medioambiente.
• El cumplimiento en materia de seguridad e higiene en el centro de trabajo.
• Los conflictos de interés.
• Favores y regalos.
• Sobornos.
• Uso de equipos informáticos.

Cabe señalar que aunque las empresas tienen libertad a la hora de elaborar sus códigos de conducta, hay que tener en cuenta que existen unos límites. En concreto, el contenido del código de conducta no puede nunca ir en contra de la ley vigente, el diálogo social o la negociación colectiva. Y desde luego, no puede vulnerar los derechos a la intimidad y la dignidad de los trabajadores, así como su libertad de expresión e información.

Principios del código de conducta

El código de conducta de una empresa debe recoger una serie de principios que sirvan como guía para la dirección y los empleados a la hora de llevar a cabo su actividad dentro de la empresa y de cara a clientes y proveedores.

• Cumplimiento y respecto a la legislación vigente: Las normas comprendidas dentro del código de conducta deben respetar la legislación vigente, es decir, los miembros de la organización deben cumplir tanto las leyes como las normas internas recogidas en el documento.
• Respeto por las personas e igualdad de trato:El código de conducta debe señalar la necesidad de respetar a todas las personas, tanto las que forman parte de la propia organización como aquellas con las que se trata fuera de ella, sin incurrir en ningún tipo de discriminación por razones de raza, sexo, edad, religión, nacionalidad o cualquier otra circunstancia amparada por las leyes. Además, debe animar a los miembros de la empresa a denunciar cualquier conducta en contra de estos principios, así como el acoso laboral o sexual o de cualquier otra índole.
• Respeto por los Derechos Humanos: También se debe incluir el respeto por los Derechos Humanos, especialmente cuando la compañía tiene sucursales internacionales. Sobre todo, el código de conducta debe seguir las leyes en cuanto a trabajo forzoso, situaciones cercanas a la esclavitud o el trabajo infantil.
• Conflictos de interés: El código de conducta debe dejar claro cómo han de tratarse los conflictos de interés; lo habitual es que se exija a los empleados que cualquier decisión que tomen, siempre deben hacerlo con el interés de la compañía por delante del personal.
• Transparencia: En ese sentido, los empleados (incluida la alta dirección) tienen el deber de informar de las decisiones que tomen que puedan afectar a la compañía (contratos con proveedores, aceptación de regalos, etc.), especialmente si puede suponer un conflicto de interés (por ejemplo, si en el desempeño de su trabajo, un empleado puede contratar a un proveedor que un familiar o amigo cercano). El código de conducta debe establecer la necesidad de mantener siempre la transparencia en la toma de decisiones de todos los miembros de la organización.
• Seguridad y Medio Ambiente: El código de conducta también ha de establecer las directrices respecto a las obligaciones que deben cumplir tanto dirección como empleados en materia de seguridad y medio ambiente y el compromiso que todos, incluida la compañía, tienen a la hora de cumplir con la legislación vigente en ambas materias.
• Protección de la información: Uno de los puntos imprescindibles en todo código de conducta es la confidencialidad; todo miembro de la empresa debe respetarla y no divulgar información confidencial a terceros ajenos a la empresa. También es posible que se establezcan algunas normas en cuanto a cómo y cuándo se puede compartir cierta información de la empresa en el desempeño de la actividad o cuando se trata con clientes o proveedores.
• Imagen corporativa: La imagen corporativa es uno de los elementos esenciales de cualquier empresa, es su reputación y muestra sus valores y principios, por ello, es habitual que en los códigos de conducta aparezca reflejada la necesidad de mantener y promocionar dicha imagen por parte de todos los miembros de la organización, especialmente cuando están representando a dicha organización.
• Responsabilidad Social Corporativa: El código de conducta también puede reservar un espacio para destacar la responsabilidad social corporativa de la empresa, destacando su compromiso con en esta área y las acciones que lleva a cabo.

Cómo hacer un código de conducta

Cómo hacer un código de conducta puede resumirse en 10 pasos siguientes:

1.- Constituir un comité de gestión para el código ético: Primero, se constituirá un comité de gestión para el código ético, formado por miembros representativos de la dirección, los departamentos jurídico y de recursos humanos (si se tienen) y cualquier otra área que se crea oportuno. Es recomendable que el comité esté formado por tres, cinco o siete personas (el número impar hará que no se produzcan empates en votaciones).

2.- Atribuir facultades al comité de gestión: Se podrán atribuir facultades a los miembros del comité de gestión, para dinamizar y articular la creación del código, por ejemplo, designando a una de las personas como coordinador o secretario, para que se encargue de conducir las reuniones y establecer el calendario para la elaboración del código de conducta.

3.- Establecer la estrategia de comunicación: Se recomienda informar a todos los miembros de la empresa de la elaboración del código conducta, además de invitarles a participar a través de los jefes de departamento, para que aporten aquellas sugerencias o contenidos que crean oportunos.

4.- Redactar el borrador: Se redactará un borrador del código ético, que recogerá aquellos temas relevantes para la cultura de la empresa y para el seguimiento de sus actividades operacionales, estableciendo los principios éticos y las normas de comportamiento que regirán las relaciones internas y externas de todos los miembros de la empresa.

5.- Definir el contenido, las razones para su actualización y su revisión: En el borrador quedarán definidos la misión y valores corporativos de la empresa, se concretará el contenido del código ético, incluyendo las normas a seguir por parte de todos los miembros de la empresa, el respeto por las leyes locales, qué hacer en casos de conflicto de interés, los criterios de privacidad, confidencialidad, comunicación interna y el régimen disciplinario que se aplicará en caso de incumplimiento del código. Así mismo, se establecerá cada cuánto tiempo debe ser revisado el código ético y en qué casos se procederá a una revisión y modificación del mismo.

6.- Evaluación del borrador: Redactado el borrador del código de conducta, es recomendable que este sea evaluado por los miembros de la empresa, para lo que se puede enviar a cada departamento e invitar a los empleados a que lo valoren y aporten las sugerencias que crean oportunas. De esta forma se implicará a toda la plantilla en la creación del código.

7.- Revisión del borrador y aprobación del borrador: El comité de gestión valorará las sugerencias recibidas y decidirá si las incluye o no el borrador final. Una vez revisado, el borrador se enviará a la dirección de la empresa, para ser aprobado por esta. Es obligatorio firmar el código de conducta por parte de la dirección.

8.- Comunicación y publicación del código ético: Una vez aprobado y firmado por la dirección de la empresa, el código ético debe comunicarse a toda la plantilla, así como a proveedores, socios y otros colaboradores. El comité decidirá a través de qué canales se divulgará el código de conducta, para que sea conocido por todos los miembros de la empresa. Se puede recurrir a la publicación en la web corporativa o distribuirlo a través de una circular interna vía email.

9.- Gestión del código ético y seguimiento de su cumplimiento: El código ético no es un documento que se deba elaborar para luego dejarlo olvidado en un cajón. Es necesario asegurarse de que se cumplen las normas en él recogidas, por lo que el comité de gestión podrá asumir funciones para su seguimiento y evaluación periódica, pasando a ser el comité de ética. Además, las conductas contrarias al código deben ser sancionadas de acuerdo al régimen sancionador establecido, para que se convierta en una herramienta útil y se haga ver que no cumplir con él, tiene consecuencias.

10.- Formación, promoción y comunicación del código ético a nuevos miembros de la empresa: Para facilitar el conocimiento y cumplimiento del código ético, es recomendable formar al personal en la necesidad de respetar las normas recogidas en el mismo, así como en los valores que definen a la empresa. Así mismo, se promocionará el código ético a través de reuniones o seminarios en cada departamento y se facilitará a todos los nuevos empleados que se contraten, que deberán firmar el compromiso con su cumplimiento al firmar el contrato de trabajo.

Cabe señalar que, aunque no es lo ideal, la empresa puede realizar de forma unilateral el código de conducta, siempre y cuando no entre en conflicto con el convenio colectivo o la legislación vigente. Si bien, es recomendable que este tipo de documentos normativos se elaboren a través de la negociación colectiva entre los diferentes representantes de la empresa y los trabajadores.

Ejemplos de código ético de una empresa

Actualmente, la mayoría de grandes empresas tienen ya su código de conducta, por lo que encontrar ejemplos de código de conducta de una empresa es relativamente fácil, ya que estos documentos son, en la mayoría de los casos, públicos. Pero para facilitaros las cosas, aquí os dejamos tres ejemplos de código de conducta, que pueden servir de guía para elaborar el de tu empresa:

• Código de Conducta de Airbus
• Código de Conducta de Nestlé

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