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Laboral

¿Es legal el registro de la Jornada Laboral en Papel?

El registro de la jornada laboral en papel es legal, siempre y cuando se cumplan los requisitos recogidos en el Estatuto de los Trabajadores.

Sin embargo, pese a ser legal, la justicia ya ha señalado que es más recomendable optar por medios alternativos y más fiables que el papel para el registro de la jornada laboral. En este artículo profundizamos en esta cuestión.

¿Qué dice la ley sobre el registro de la jornada laboral en papel?

La ley no dice nada sobre el registro de la jornada laboral en papel, de hecho, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que es el que dice que es obligatorio fichar en el trabajo, no específica a través de qué medio se debe realizar el registro de la jornada laboral, aunque sí especifica los requisitos para considerarlo válido y lícito.

En concreto, dice que el registro diario de jornada deberá incluir la hora de inicio y de finalización de la jornada de trabajo de cada empleado. Y que el registro se debe conservar durante cuatro años, estando a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo de la Seguridad Social (ITSS).

La jurisprudencia va un poco más allá, y dice que el registro de la jornada laboral debe ser lo más exacto posible y, que, por tanto, no son válidos los registros con tiempos estimados (Sentencia 00022/2022 de la Audiencia Nacional).

En el caso del registro de la jornada laboral en papel, este suele ser un problema habitual, ya que se emplean hojas en las que ya se contempla una hora de entrada y salida fijas (por ejemplo, «Entrada a las 8:00» y «Salida a las 17:00»), donde los empleados solo deben firmar en su casilla correspondiente, sin incluir muchas veces los descansos o las paradas para comer.

Problemas del registro de la jornada laboral en papel

El registro de la jornada laboral en papel presenta los siguientes problemas:

  • Es fácilmente manipulable, siendo imposible demostrar si el registro se rellena cada día o se completa en bloque, es decir, se firman todos los días con el horario pactado al final del mes. Además, se puede alterar una vez firmado por los empleados.
  • Es inexacto, ya que cuando se recoge de manera manuscrita, los empleados solo suelen consignar la hora «redondeada», sin incluir los minutos.
  • Dificulta el registro de horas exactas cuando hay flexibilidad en el horario laboral.
  • Solo puede usarse para los trabajadores presenciales, por lo que el registro de la jornada laboral en papel no se puede usar para el control del teletrabajo o si la empresa tiene trabajadores fuera del centro de trabajo (como pueden ser comerciales o transportistas). En ese sentido, tampoco es válido para comprobar la desconexión digital de los teletrabajadores.
  • Es poco eficiente, puesto que obliga a los trabajadores a acudir al sitio en el que esté la hoja para registrar su entrada, salida y otras posibles paradas. Así mismo, obliga al empleador a contabilizar de manera manual las horas trabajadas y las posibles horas extra, además de tener que incluirlas en el programa o sistema que se emplee para elaborar las nóminas.
  • Se exponen los datos de los trabajadores a toda la plantilla, lo que puede suponer un problema de privacidad y una vulneración de la protección de datos.
  • Al llevar el registro en papel y tener que conservarlo durante cuatro años, puede suponer un problema de almacenaje.

Es posible pensar que estos problemas son más propios de grandes y medianas empresas con plantillas de varios trabajadores, pero lo cierto es que también están muy presentes en empresas pequeñas, por lo que el registro de la jornada laboral en papel también se desaconseja en estos casos.

¿Cómo hay que registrar la jornada laboral en papel para que sea válido?

Para que el registro de la jornada laboral en papel sea válido, es necesario que cumpla con estos requisitos:

  • Recoger la hora exacta de entrada y salida, consignando los minutos y sin recurrir a estimaciones.
  • Registrar los descansos o paradas (salida y entrada).
  • Guardar el registro durante cuatro años, estando a disposición para la consulta de trabajadores, sus representantes legales y la ITSS.

Sin embargo, cómo ya hemos visto, en la práctica el registro de la jornada laboral en papel plantea problemas para poder cumplir con estos requisitos, especialmente si hay trabajadores a distancia. Lo que nos lleva a buscar alternativas más fiables y exactas para fichar en el trabajo.

Alternativas al registro de la jornada laboral en papel

Estas son algunas de las alternativas a llevar el registro de la jornada laboral en papel:

  • Emplear un software online o aplicación para móvil, de manera que cualquier empleado pueda registrar su entrada, salida y descansos de manera exacta y desde su ordenador o su dispositivo móvil. En esta modalidad se puede incluir la geolocalización, de manera que quede registrado desde dónde registran la jornada los empleados a distancia (recordemos que aunque técnicamente puedo teletrabajar desde donde quiera, el acuerdo de trabajo a distancia debe contemplarlo para ser legal).
  • Emplear lectores de tarjetas, escaneo de código QR, introducción de clave o métodos similares para que los empleados puedan fichar en el trabajo. Aunque esta solución debería completarse con un software o app si se tienen trabajadores a distancia.

Estos métodos son más fiables, puesto que registran la hora exacta en la que el trabajador entra y sale del trabajo (incluso cuando trabaja desde casa o fuera del centro de trabajo). Además, facilita la contabilización de las horas de trabajo de cara a hacer las nóminas y hay programas que incluyen más funciones para gestionar mejor las ausencias y permisos.

Aprovechamos para recordar que actualmente fichar en el trabajo con huella digital no es legal, ya que vulnera el RGPD al tratar datos especialmente protegidos (datos biométricos) sin base legal suficiente, existiendo, como hemos visto, otras alternativas menos invasivas.

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Consecuencias de no cumplir el registro de la jornada laboral

Las consecuencias de no fichar en el trabajo o no hacerlo de acuerdo a la ley, son tanto para la empresa como para los empleados. En el caso del registro de la jornada laboral en papel, la empresa sería la que sufriría las consecuencias más serias, puesto que, cómo hemos visto, este formato dificulta cumplir debidamente con los requisitos establecidos en el Estatuto de los Trabajadores.

Cabe recordar que las infracciones relacionadas con el registro de la jornada laboral pueden considerarse graves o muy graves y se sancionan desde 751 euros a 225.018 euros. Así mismo, la sanción se aplicaría sobre cada registro incorrecto.

En definitiva, si bien es legal el registro de la jornada laboral en papel, se recomienda utilizar otras alternativas más fiables y exactas, que además sean compatibles con el trabajo a distancia.