Las consecuencias de no fichar en el trabajo

Fichar en el trabajo es obligatorio desde mayo de 2019, pero ¿qué ocurre si una empresa no cumple con esta obligación o lo hace de manera insuficiente? ¿O si un trabajador se olvida de fichar? ¿Cuáles son las consecuencias de no fichar en el trabajo para la empresa? ¿Y para los trabajadores?

¿Quién es el responsable de que se fiche en el trabajo?

Aunque son los trabajadores quienes tienen la obligación de fichar en el trabajo, el responsable de que cumplan con esta obligación es la propia empresa, quien debe poner los medios necesarios para que sus empleados puedan fichar al comienzo y finalización de su jornada laboral.

Y la empresa es responsable de que fichen tanto los trabajadores presenciales como los trabajadores a distancia, para lo que puede recurrir a cualquiera de las soluciones disponibles en el mercado, aunque el software para el control y registro horario está cada vez más extendido, por su sencillez de uso, la posibilidad de integrarlo con máquinas o sistemas de fichaje y porque gracias a una interfaz web o el empleo de una app para móvil, pueden usarlo también los empleados a distancia para fichar al comenzar y finalizar de trabajar.

Por lo tanto, de la misma forma que la empresa es responsable de la protección de datos personales de empleados, también lo es de que estos estén informados sobre la obligación que tienen de fichar al comenzar y finalizar su jornada laboral, del sistema de fichaje empleado, así como de las consecuencias de no fichar en el trabajo.

¿Qué pasa si una empresa no cumple con el registro de la jornada laboral?

Sin embargo, pese a que ya deberíamos estar acostumbrados a fichar en el trabajo, puesto que se ha convertido en una rutina más para los trabajadores, lo cierto es que se pueden cometer errores, tanto por parte de la empresa como por parte de los empleados, o estos últimos pueden olvidarse algún día de registrar su entrada o salida.

En empresas que disponen de flexibilidad horaria, trabajadores presenciales y a distancia, trabajadores en modalidad híbrida (con jornadas presenciales y jornadas a distancia) y/o trabajadores a tiempo parcial, llevar un correcto registro de la jornada laboral puede suponer un desafío, especialmente si no ha dado el salto a la digitalización de esta labor y todavía se recurre a un registro manual mediante hojas de firmas.

Al ser, como hemos dicho, la empresa responsable de llevar el registro y control horario, no cumplir con esta obligación como se establece en el Estatuto de los Trabajadores, tiene como consecuencia para la empresa la imposición de sanciones por parte de Inspección de Trabajo.

Las infracciones relacionadas con el registro de la jornada laboral se consideran graves o muy graves y su cuantía va de los 751 euros (en su grado mínimo) a los 225.018 euros (en su grado máximo). Además, hay que tener en cuenta que se aplicará una sanción por cada trabajador afectado, es decir, por cada registro horario incorrecto o que no se haya hecho.

¿Qué pasa si mis trabajadores se olvidan de fichar en el trabajo?

Como empresa hemos dispuesto de los medios para que nuestros empleados fichen al entrar y salir de trabajar y les hemos informado sobre esta obligación, sin embargo, algunos de ellos aún se olvidan de fichar en ocasiones. ¿Cuáles son las consecuencias de no fichar en el trabajo para estos trabajadores?

De acuerdo al artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores:

Los trabajadores podrán ser sancionados por la dirección de las empresas en virtud de incumplimientos laborales, de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones que se establezcan en las disposiciones legales o en el convenio colectivo que sea aplicable.

Luego, puesto que fichar en el trabajo es una obligación, no hacerlo se puede considerar como un incumplimiento laboral y como empresa tenemos la potestad de sancionar a los trabajadores que no lo hagan. Además, al no fichar, no quedará constancia de las horas trabajadas de ese empleado y, por lo tanto, podría equivaler a una ausencia del mismo.

Evidentemente, si se trata de un olvido puntual, lo habitual es recurrir a notificar al empleado la falta mediante una advertencia. Pero si los olvidos de fichar se vuelven recurrentes, podremos sancionar al empleado de acuerdo al régimen sancionador recogido en el convenio colectivo al que esté suscrito la empresa.

La sanción deberá ser comunicada al trabajador, indicándole la infracción cometida, la sanción y la fecha y los hechos que la motivan.

¿Qué pasa si un trabajador se niega a fichar?

En el caso de que el no fichar y registrar la jornada laboral por parte del empleado no sea un olvido, sino un comportamiento reiterado, porque se niegue a fichar, como hemos visto en el punto anterior, la empresa podrá sancionarle de manera correspondiente y, si así está recogido en las sanciones del convenio colectivo aplicable, incluso proceder a despedir a ese empleado.

¿Cómo evitar que mis trabajadores se olviden de fichar en el trabajo?

Para evitar las consecuencias de no fichar en el trabajo que hemos visto en este artículo, es recomendable que la empresa implemente un método o sistema de fichaje fácil y rápido de usar y que sea digital, que permita, además, el registro de la jornada laboral de los trabajadores a distancia. También sería recomendable que el sistema usado emita notificaciones o advertencias tanto al responsable de Recursos Humanos como a los propios trabajadores cuando se olviden de fichar o haya alguna incidencia.

Así mismo, el sistema escogido debería permitir al personal de Recursos Humanos solucionar de forma sencilla esas incidencias y a los trabajadores aclarar el motivo de no haber fichado un día o haberlo hecho mal, de manera que estos fallos, errores u olvidos puedan subsanarse lo antes posible.

Dentro del cumplimiento normativo, Grupo Atico34 también puede ayudar a tu empresa a cumplir con el control horario y el registro de la jornada laboral.