¿Es obligatorio fichar en el trabajo?

Para quienes aún no tienen claro si es obligatorio fichar en el trabajo, traemos este artículo en el que explicamos todo lo relacionado con el control horario y el registro de la jornada laboral.

¿Quién está obligado a fichar en el trabajo?

Todos los empleados de una empresa están obligados a fichar en el trabajo. O, lo que es lo mismo, en cualquier empresa hay obligación de fichar en el trabajo, independientemente del sector de actividad y del tipo de jornada laboral, puesto que también es obligatorio fichar en el trabajo para los empleados a tiempo parcial o a media jornada.

¿Y desde cuándo es obligatorio fichar en las empresas? Concretamente, desde el 12 de mayo de 2019, cuanto entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019 de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Este Real Decreto-ley que volvió a hacer obligatorio fichar en el trabajo se aprobó con la finalidad de acabar con el exceso de las horas extraordinarias (por ley, no se pueden hacer más de 80 horas extraordinarias de trabajo al año) y para facilitar a empleadores y empleados el control de las mismas y, en el segundo caso, además, poder asegurar una compensación justa por las mismas.

Normativa que regula el registro de la jornada laboral

La normativa que regula el registro de la jornada laboral la encontramos en:

• El Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 y 35 (modificado por el Real Decreto-ley 8/2019)
• La Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales, en tanto en cuanto la obligación de fichar en el trabajo y llevar un registro horario supone un tratamiento de datos personales de los empleados, lo que supone cumplir con las obligaciones al respecto de esta normativa, y, además, se deben respetar:
  • El principio de confidencialidad
  • El derecho a la desconexión digital

Cabe señalar que hay algunas excepciones a la obligación de fichar en el trabajo, en concreto las referidas a las relaciones de carácter especial, que incluyen:

• El personal de alta dirección
• Las de servicio del hogar
• Los penados en instituciones penitenciarias
• Los deportistas profesionales
• Los artistas de espectáculos públicos
• Los trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo
• Los abogados que prestan sus servicios en despachos de abogados, individuales o colectivos
• Cualquier trabajo declarado como relación laboral de carácter especial por una ley

Así mismo, el transporte por carretera, los trabajadores de la marina mercante y quienes realizan servicios transfronterizos en el transporte ferroviario tiene su propia normativa específica para el control y registro de la jornada laboral.

Autónomos y asociados a cooperativas también quedarían fuera de esta normativa.

¿Cómo deben las empresas cumplir con la obligación de fichar en el trabajo?

Para cumplir con la obligación de fichar el en trabajo, las empresas deben:

• Llevar un registro diario de la jornada laboral de todos sus trabajadores, que deberán fichar a la entrada y la salida del trabajo (fichar en los descansos es opcional)
• Enviar mensualmente a cada empleado la relación de todas las horas trabajadas
• Informar a los representantes de los trabajadores de las horas extraordinarias realizadas por cada trabajador
• Conservar durante cuatro años los registros de jornada y estos deberán permanecer en todo momento en el centro de trabajo a disposición de la Inspección de Trabajo y de Seguridad Social

Así mismo, en el caso de los trabajadores a tiempo parcial, debe concretarse expresamente en el contrato el horario habitual de trabajo.

Plantilla de registro de jornada

Aunque en los siguientes puntos vamos a ver los diferentes sistemas que se pueden emplear para llevar el control horario de la jornada laboral, una forma de hacerlo es a través de una hoja de registro de la hora de entrada y salida de los empleados, como la de esta plantilla de registro de jornada de trabajo a tiempo parcial.

Sistemas para fichar en el trabajo

Existen diferentes formas para fichar el trabajo y poder llevar un registro de la jornada laboral tal y como recoge la normativa, si bien esta no establece ningún método concreto o máquina para fichar obligatoria específica, pudiendo las empresas escoger el sistema que mejor se adapte a sus necesidades y particularidades, siempre y cuando estos dejen constancia de la hora de entrada y salida y las horas extraordinarias realizadas por los empleados.

Así, entre los diferentes sistemas tenemos desde software de control y registro horario, herramientas muy completas, a cuya plataforma se puede acceder empleando diferentes dispositivos (como ordenadores, tablets o smartphones). Algunos de ellos se pueden integrar en los sistemas de control de acceso, de manera que al pasar la tarjeta de empleado o cualquier otro medio identificativo, quede registrada la entrada y salida del trabajador.

O las aplicaciones para fichar en el trabajo, que funcionan de forma similar a los software, pero más orientadas a usarlas con el móvil.

También existe la posibilidad de llevar el registro horario de manera manual, pero los sistemas digitales son mucho más cómodos y fiables y pueden usarse junto a máquinas de fichar.

Así que aunque no sea obligatorio usar una máquina para fichar en el trabajo, sí que lo es contar con un sistema que permita a los trabajadores registrar su jornada laboral al comienzo y fin de la misma.

Aplicaciones y software para fichar en el trabajo

A continuación os dejamos una lista con aplicaciones y software para fichar en el trabajo:

• Software de control horario de Bizneo HR: El software de control horario de Bizneo HR es mucho más que un sistema para el fichaje de los empleados. La solución es totalmente personalizable y se adapta a empresas de todos los tamaños para facilitar tanto el registro del horario del trabajador como la revisión de las horas registradas por parte del responsable. Dispone tanto de sistemas flexibles para fichar en el trabajo como mecanismos para organizaciones que buscan mayores restricciones para supervisar de forma exhaustiva el desempeño, sin olvidar los informes para cumplir con la ley. También incluye una extensión de app para fichar en el trabajo.

• Bixpe: Es otra aplicación gratuita para el registro de jornadas. Su funcionamiento también es muy sencillo. Basta con registrarse en su página web y activar la cuenta de Bixpe mediante un enlace de confirmación.
• Control Laboral: Es una aplicación para cualquier tipo de dispositivo móvil, fácil de usar e intuitiva.
• SAGE Control Horario: una app diseñada por Woffu, que permite registrar las horas de los trabajadores y almacenar toda esa información en la nube. Además, se pueden consultar el total de horas trabajadas, los días de vacaciones, jornadas laborales o períodos de descanso.
• Beebole: Permite guardar toda la información en la nube y acceder a la app a través de ordenadores y dispositivos móviles con cualquier sistema operativo, ya sean Android, iOS o Windows. También permite trabajar sin conexión, es decir, no es necesario estar conectado a internet para usarla.
• Reloj Laboral: Software desarrollado por Duocom, permite registrar las horas de los empleados y saber en todo momento cuál es su ubicación. También permite enviar notificaciones a los trabajadores cuando no estén en su puesto de trabajo, o cuando se encuentren en él fuera de las horas pertinentes.
• Timr: Es una app de control horario muy útil para las empresas cuyos empleados requieren de una gran movilidad, ya que incluye un apartado para el control del kilometraje.
• SesameTime: Es una app de control horario utilizada por más de 1.000 empresas de todo el mundo. Es un sistema multidispositivo, que no necesita instalación y al que se puede acceder desde diferentes dispositivos.
• CheckinJob: Este software permite a usuarios y administradores gestionar y modificar cualquier dato relacionado con la jornada laboral, además de recibir notificaciones, solicitar rectificaciones o enviar justificantes por faltas de asistencia, entre muchas otras funciones.

Sanciones por no cumplir con la obligación del registro de jornada

Si bien, son los empleados quienes deben fichar en el trabajo al comienzo y finalización de su jornada laboral, es el empresario quien debe cumplir con la normativa y llevar el correspondiente registro de la jornada laboral.

El artículo 7 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social dice que el empresario que incumpla con la obligación de registro de la jornada laboral comete una infracción por cada trabajador afectado, pudiendo ser sancionado con multas que van desde los 750 euros a los 7.500 euros (por cada empleado afectado), ya que se trata de una infracción laboral grave.

Pese a que desde mayo de 2019 es obligatorio fichar en el trabajo, entre 2020 y finales de 2021 se recaudaron más de 1.500 millones de euros en multas por no cumplir con el registro de la jornada laboral, lo que pone de manifiesto que todavía hay empresas que no cumplen con esta normativa o lo hacen de manera insuficiente.

Si quieres evitar sanciones por este motivo o tienes dudas sobre el registro de la jornada laboral y la obligatoriedad de fichar en el trabajo, no dudes en ponerte en contacto con Grupo Atico34 para ayudarte a resolverlas.