Acuerdo de confidencialidad (NDA): Qué es y para qué sirve, con ejemplos y Modelo descargable

El acuerdo de confidencialidad (NDA), también llamado contrato de confidencialidad, es un documento habitual en el mundo empresarial, pero ¿en qué consiste y para qué se utilizan los acuerdos de confidencialidad? ¿Cuándo es necesario firmar un NDA? En las siguientes líneas respondemos a estas y otras cuestiones relativas al contrato de confidencialidad.

¿Qué es un Acuerdo de Confidencialidad?

Un acuerdo de confidencialidad es un contrato en el que una o todas las partes que lo firman, se comprometen a mantener el secreto de la información compartida entre ellos.

Es decir, a través de la firma de un N.D.A. (non disclosure agreement) las partes suscriben un compromiso de confidencialidad sobre la información que una, ambas o varias partes van a compartir y no revelarla a otras personas o entidades.

Se puede firmar un acuerdo o contrato de confidencialidad entre particulares, sean estas empresas, colaboradores o socios para un proyecto, entre empresas e inversores, entre empresas y socios industriales, entre empresas y trabajadores, etc. De aquí se desprende que los NDA pueden ser firmados por personas físicas y jurídicas.

Modelo sencillo de contrato de confidencialidad NDA (Ejemplo descargable)

Os dejamos, a modo de ejemplo de acuerdo de confidencialidad, un modelo de NDA que podéis descargar.

• Modelo de Acuerdo de Confidencialidad

Se trata de un modelo sencillo de acuerdo de confidencialidad confeccionado por un grupo de trabajo multidisciplinar de la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM). Podéis utilizar este modelo como plantilla o guía, adaptándolo a vuestras necesidades y, si lo necesitáis, con ayuda profesional especializada.

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¿Cómo funciona un documento de confidencialidad?

Los documentos de confidencialidad funcionan como cualquier otro contrato firmado por dos o más partes, solo que en este caso, el compromiso y obligaciones que adquieren las partes o alguna de ellas está relacionado con no hacer públicas o comunicar a otros la información objeto del contrato (información que, cómo veremos más adelante, puede ser índole muy variada).

Es decir, a través de las cláusulas de confidencialidad que forman el documento NDA una o varias de las partes del contrato se comprometen a no hacer pública la información intercambiada, especificando las consecuencias por hacerlo

El contrato de confidencialidad permite a una o varias de las partes compartir de forma segura información con la otra parte o partes firmantes, es decir, que refuerzan el deber de confidencialidad entre ellas. Sin embargo, lo que no hace un NDA, y es importante tenerlo muy presente, es proteger una invención (para ello es necesario recurrir primero al registro de una patente).

¿Qué debemos tener en cuenta al redactar un documento de confidencialidad?

Hay algunos puntos que debemos tener en cuenta antes de redactar un acuerdo de confidencialidad entre empresas, entre particulares, entre empresas y particulares o un contrato de confidencialidad para empleados.

El primero es que los acuerdos de confidencialidad pueden ser de dos tipos:

• Unidireccionales, cuando solo una de las partes comparte información sensible y confidencial con el resto de firmantes del NDA.
• Bidireccionales, cuando en un acuerdo entre dos o más partes, todas comparten algún tipo de información confidencial y secreto. Este tipo es habitual cuando se trata de empresas que colaboran de manera puntual.

Segundo, y relacionado con lo anterior, el acuerdo de confidencialidad siempre se aplica a las personas que lo firman, aunque no siempre todas tienen la obligación de mantener el secreto, puesto que en un acuerdo unidireccional, solo una de las partes se compromete a guardar el secreto del otro.

Tercero, el alcance del acuerdo de confidencialidad implica que no se puede comunicar la información que protege de ninguna manera y por ningún medio. Romper un NDA puede tener consecuencias jurídicas y legales, que, como hemos señalado más arriba, vienen recogidas y especificadas en las cláusulas del propio acuerdo (las partes tienen que respetar los principios de confidencialidad a los que se comprometen).

Cuarto, cuando el acuerdo de confidencialidad lo firma una empresa, el contenido y las obligaciones del mismo se aplican también a todo su personal. Las cláusulas del acuerdo pueden determinar quiénes dentro de la empresa pueden tener acceso a la información confidencial.

Quinto, el acuerdo de confidencialidad siempre se firma antes de compartir ningún tipo de información sensible o que se quiera proteger mediante este acuerdo. Y su duración queda especificada también en las propias cláusulas. Cabe señalar que hay información confidencial que siempre será confidencial, por ejemplo, la receta de la Coca Cola sigue siendo un secreto a día de hoy. En cualquier caso, esto quedará recogido en el propio acuerdo; lo habitual es que sea entre 2 o 4 años desde la finalización de la relación contractual, si antes no se ha hecho pública la información que se protege.

Sexto, es importante matizar que cuando hablamos de un acuerdo de confidencialidad y no competencia, nos estamos refiriendo a un acuerdo que va un paso más allá que el NDA y la confidencialidad, ya que incluye un pacto por el cual, una de las partes (o las dos en algunos casos) se compromete a no ser competidora de la otra durante un período de tiempo determinado, tras haber recibido información sensible o secretos comerciales, industriales o técnicos como consecuencia de su relación contractual.

Finalmente, hay que señalar que cuando se trata de asegurar la confidencialidad entre los trabajadores de una empresa y la propia empresa, lo que se usa para los empleados son las cláusulas de confidencialidad incluidas en el contrato de trabajo.

¿Qué contiene un acuerdo de confidencialidad?

Como con cualquier otro tipo de contrato o acuerdo, para que un NDA sea válido y no acabe considerándose un contrato de confidencialidad abusivo, debe atenerse a un formato y un contenido que debe incluir, como mínimo, lo siguiente:

Definición de información confidencial

Se debe establecer la información o secreto sobre el que se realiza el acuerdo, es decir, sobre qué materias se establece la obligación de mantener la confidencialidad (por ejemplo, el código fuente de un programa, información financiera, una receta, etc.).

Objetivo de la divulgación

Definir y explicar el objeto del contrato, por qué se comunica la información confidencial entre las partes firmantes.

Partes involucradas en el acuerdo

Identificación de las partes que firman y se comprometen a cumplir el NDA.

Cuando hablamos de acuerdos de confidencialidad unidireccionales, quien suministra la información confidencial es el divulgador y quien la recibe, el destinatario.

Obligaciones del receptor de la información

Determinar los derechos y obligaciones de cada parte, pero en especial de aquel que recibirá la información confidencial objeto del acuerdo.

Duración del acuerdo

Se establecerá la duración del acuerdo de confidencialidad. Dependiendo del tipo de información confidencial y del acuerdo, el período puede ser hasta una fecha concreta (lo que se entiende como embargo de información, habitual en prensa) o durar varios meses o años. Cómo dijimos más arriba, el período habitual suele ser entre 2 o 4 años.

Inmunidad en caso de orden judicial

Se establece una cláusula que reconozca la inmunidad de los empleados cuando compartan información confidencial en determinadas circunstancias, como puede ser estar obligados por una orden judicial o por denunciar algún tipo de irregularidad a través del canal de denuncias.

Penalizaciones

Se incluirán cláusulas sobre las consecuencias legales y económicas de no cumplir las cláusulas del acuerdo.

Así mismo, también se incluirán en el contrato de confidencialidad los medios que se emplearán para la resolución de posibles conflictos (mediación, arbitraje y/o tribunales competentes).

Finalmente, es necesario señalar que dada la complejidad y alcance de este tipo de acuerdos, se recomienda siempre contar con ayuda o asesoramiento especializado en la elaboración de acuerdos o documentos de confidencialidad, para no dejar ningún aspecto sin cubrir.

¿Cuándo se debe firmar un contrato de confidencialidad?

Se debe considerar firmar un acuerdo de confidencialidad cuando se comparte:

• Información comercial, como el know how (cómo hacemos algo determinado, qué procesos usamos), secretos (como puede ser una receta o el código de un software), características o diseño de un producto que se lanzará en el futuro, una marca o logo que tenemos pensado registrar, información financiera o contable, etc.
• Información industrial, científica, técnica o tecnológica, como la que encontramos en invenciones o modelos sin patentar aún, pero que queremos proteger (ojo, porque un NDA no ofrece la misma protección que una patente).
• La confidencialidad de datos personales o información personal sensible.

Como veis, cualquier información es susceptible, en realidad, de ser catalogada de confidencial, lo único que se necesita es que una de las partes (la propietaria de dicha información) quiera proteger su secreto hasta que ella misma lo haga público o no.

Cabe señalar que en algunas circunstancias se puede considerar que es obligatorio firmar un acuerdo de confidencialidad, si se quiere trabajar con la organización que lo propone o se quiere tener acceso a determinada información considerada confidencial por la otra parte.

Una vez firmado, cuando se producen comunicaciones entre las partes relativas al acuerdo, se suele incluir un aviso de confidencialidad en los correos que intercambian entre ellas.

¿Qué personas o entidades deben firmar un acuerdo de confidencialidad?

Normalmente, se debe firmar un acuerdo de confidencialidad con:

• Empresas o profesionales con los que se va a colaborar
• Inversores
• Trabajadores
• Franquiciados o licenciatarios
• Fabricantes
• Proveedores
• Agencias de marketing y publicidad
• Periodistas
• Testeadores y QA (control de calidad)
• Traductores de determinados productos

Razones para firmar un Acuerdo de Confidencialidad y no divulgación de información

Existen diferentes razones por las que firmar un acuerdo de confidencialidad de la información, pero el motivo principal es siempre proteger información concreta que alguna de las partes quiere que se mantenga secreta mientras dure la relación entre ellas e incluso tras la finalización de la misma.

Mediante la firma del documento de confidencialidad una o varias partes del contrato adquieren un compromiso firme de no divulgar la información objeto del contrato, reforzado por el establecimiento de cláusulas con las consecuencias legales de romper el acuerdo y publicar, divulgar o sacar alguna clase de beneficio de la información compartida, fuera de los términos del contrato.

¿Qué validez tiene un contrato de confidencialidad?

El contrato de confidencialidad tiene plena validez legal, siempre y cuando sus cláusulas no sean abusivas y contenga un objeto claro (qué información no se puede divulgar) y una duración específica.

Cabe señalar que, desde un punto de vista jurídico, el NDA es un contrato atípico, esto quiere decir que su forma y contenido no está expresamente regulado, por lo que las partes pueden acordarlos libremente.

¿Qué pasa si se viola un acuerdo de confidencialidad?

Como ya adelantamos más arriba, violar el acuerdo de confidencialidad puede tener consecuencias jurídicas y legales, que serán aquellas que hayan acordado las partes y que estén recogidas en las cláusulas correspondientes del acuerdo.

Por ejemplo, una de esas consecuencias podría ser la obligación de pagar una indemnización por daños y perjuicios causados a la parte cuya información haya sido divulgada.