Es habitual encontrar como firma de algunos emails el denominado aviso de confidencialidad, pero ¿qué es este aviso?, ¿cuál es su utilidad?, ¿siempre debe usarse?, ¿tiene algún valor legal real?, ¿es lo mismo que el aviso de privacidad del correo electrónico? En las siguientes líneas responderemos a estas preguntas sobre el aviso de confidencialidad en los correos electrónicos.
En este artículo hablamos de:
- ¿Qué es el aviso de confidencialidad?
- ¿Para qué sirve el aviso de confidencialidad?
- ¿Es necesario incluir el aviso de confidencialidad en todos los correos de la empresa?
- ¿Cuándo usar el mensaje de confidencialidad en el correo electrónico?
- ¿Cómo poner el aviso de confidencialidad en el email?
- Aviso de confidencialidad y aviso de privacidad del correo electrónico ¿son lo mismo?
¿Qué es el aviso de confidencialidad?
El aviso de confidencialidad en el correo electrónico es un texto de carácter legal que se coloca habitualmente en la firma del email y que se usa para avisar al destinatario del mismo de la confidencialidad del contenido. Puede ser un párrafo o dos e incluir ciertas condiciones respecto al mantenimiento de la confidencialidad que el receptor debería respetar. Lo normal, aunque no siempre es así, es que se trate del complemento de un contrato de confidencialidad.
Ejemplo de aviso de confidencialidad
Aunque hay diversas fórmulas para redactarlo, un ejemplo de aviso de confidencialidad sería este de la imagen:
Ejemplo de aviso de confidencialidad
En general, y si buscáis otros ejemplos de avisos de confidencialidad en vuestra bandeja de entrada, veréis que todos hacen alusión a que el email va dirigido a un destinatario en concreto y que puede contener información confidencial y que, en caso de haberlo recibido por error, el destinatario debería proceder a eliminarlo, junto a todo el contenido adjunto.
A veces, como en el caso de la imagen, también incluye el aviso sobre protección de datos o aviso de privacidad del correo electrónico, de lo que hablaremos más adelante.
¿Para qué sirve el aviso de confidencialidad?
La utilidad del aviso de confidencialidad depende de si existe un contrato de confidencialidad o no entre el emisor y el receptor.
Si existe un contrato de confidencialidad previo, este aviso sirve para recordar al receptor que la información y archivos adjuntos del correo electrónico están sujetos a dicho contrato, de manera que no pueden difundirse, compartirse o hacerse públicos, en cuyo caso, entrarían en juego las cláusulas acordadas en el contrato respecto a la vulneración de la confidencialidad por una de las partes.
En el caso de que no existiera ese contrato previo entre emisor y receptor, el aviso de confidencialidad tiene como finalidad disuadir al destinatario de revelar la información o archivos adjuntos que pueda contener el email. Especialmente, como se ve en la imagen del ejemplo anterior, en el caso de que el email haya llegado a ese destinatario por error.
Sin embargo, esta segunda finalidad, como veremos a continuación, en realidad no comprende ninguna obligación real.
¿Es necesario incluir el aviso de confidencialidad en todos los correos de la empresa?
No es necesario incluir el aviso de confidencialidad en todos los correos de la empresa, de hecho, en muchos casos ni siquiera deberíamos incluirlo. ¿Por qué?
Muy sencillo y en línea con lo visto en el apartado anterior; si no existe un contrato de confidencialidad previo suscrito entre la empresa y el receptor del email que pueda contener información confidencial relacionada, el aviso de confidencialidad no tiene ninguna utilidad real.
Da igual lo que pongamos en ese aviso sobre destinatarios erróneos y obligaciones de eliminar el correo electrónico recibido, no podemos obligar a un destinatario con el que no tenemos ninguna relación contractual o previa a hacer o no hacer algo con un email que haya podido recibir por error. Es más, incluir este aviso de confidencialidad cuando no es necesario, puede no dar buena imagen, ya que debemos controlar a quién se mandan los emails, especialmente si van a contener información sensible.
¿Cuándo usar el mensaje de confidencialidad en el correo electrónico?
Por lo visto hasta ahora, deberemos usar el aviso o mensaje de confidencialidad en el correo electrónico solo cuanto ese correo que vamos a enviar contenga información confidencial que esté relacionad con un contrato de confidencialidad previo entre nosotros y el receptor.
Por ejemplo, una empresa de desarrollo de videojuegos que encarga la localización de un juego a un estudio de traducción; la primera firmará con la segunda un acuerdo de confidencialidad, para que la segunda no divulgue información relacionada con el juego. Cualquier email que contenga información relativa al juego o la traducción que intercambie la desarrolladora con el estudio de traducción, deberá llevar ese aviso de confidencialidad para recordar el acuerdo pactado.
¿Cómo poner el aviso de confidencialidad en el email?
Para poner el aviso de confidencialidad en el email podemos recurrir a la función de firma con la que cuentan los servidores de correo electrónico o, para evitar que el aviso aparezca por error en todos nuestros correos, redactarlo al final del cuerpo del email, es decir, bajo la firma con nuestro nombre y/o cargo, ya que lo habitual, cómo decíamos más arriba, es que el aviso de confidencialidad aparezca al pie del email.
No hay un texto oficial para el aviso de confidencialidad y puesto que solo debemos usarlo en los emails que enviemos a aquellos destinatarios con los que tengamos suscrito o firmado un acuerdo o contrato de confidencialidad, la fórmula que hemos visto en el ejemplo más arriba no sería la más correcta, siendo más adecuado hacer referencia al contrato de confidencialidad propiamente.
Un ejemplo de aviso de confidencialidad podría ser:
Aviso de confidencialidad y aviso de privacidad del correo electrónico ¿son lo mismo?
Lo mencionamos más arriba; en ocasiones, en el aviso de confidencialidad también se incluye una mención a la confidencialidad de los datos de acuerdo a lo estipulado en el RGPD y la LOPDGDD, lo que sería el aviso de privacidad en el correo electrónico. Pero no, el aviso de confidencialidad y el aviso de privacidad no son lo mismo.
Como hemos visto, el primero se circunscribe únicamente a la confidencialidad de la información relacionada con un contrato o acuerdo de confidencialidad previo. Mientras que el aviso de privacidad hace referencia a las obligaciones en materia de protección de datos, tal y como os contamos en nuestra entrada sobre la Ley de Protección de Datos para correos electrónicos.
En conclusión, salvo que entre tus receptores y tu empresa exista un contrato de confidencialidad previo, no será necesario que incluyas el aviso de confidencialidad en todos tus emails, aunque sí deberías incluir el aviso de privacidad para el correo electrónico siempre y cuando los receptores sean personas físicas.