El aviso de confidencialidad en correos electrónicos

Es habitual encontrar como firma de algunos emails el denominado aviso de confidencialidad, pero ¿qué es este aviso?, ¿cuál es su utilidad?, ¿siempre debe usarse?, ¿tiene algún valor legal real? En las siguientes líneas responderemos a estas preguntas sobre el aviso de confidencialidad en los correos electrónicos.

¿Qué es el aviso de confidencialidad en correos electrónicos?

El aviso de confidencialidad en el correo electrónico es un texto de carácter legal que se coloca habitualmente en la firma del email y que se usa para avisar al destinatario del mismo de la confidencialidad del contenido. Puede ser un párrafo o dos e incluir ciertas condiciones respecto al mantenimiento de la confidencialidad que el receptor debería respetar. Lo normal, aunque no siempre es así, es que se trate del complemento de un contrato de confidencialidad.

Aunque hay diversas fórmulas para redactarlo, un ejemplo de aviso de confidencialidad sería este de la imagen:

Ejemplo de aviso de confidencialidad

En general, y si buscáis otros ejemplos de avisos de confidencialidad en vuestra bandeja de entrada, veréis que todos hacen alusión a que el email va dirigido a un destinatario en concreto y que puede contener información confidencial y que, en caso de haberlo recibido por error, el destinatario debería proceder a eliminarlo, junto a todo el contenido adjunto.

A veces, como en el caso de la imagen, también incluye el aviso sobre protección de datos o aviso de privacidad, de lo que hablaremos más adelante.

¿Qué finalidad tiene el aviso de confidencialidad?

Dependiendo de si existe un contrato de confidencialidad o no entre el emisor y el receptor, la finalidad del aviso de confidencialidad puede variar.

Si existe ese contrato de confidencialidad previo, la finalidad del aviso de confidencialidad es recordar al receptor que la información y archivos adjuntos del correo electrónico están sujetos a dicho contrato, de manera que no pueden difundirse, compartirse o hacerse públicos, en cuyo caso, entrarían en juego las cláusulas acordadas en el contrato respecto a la vulneración de la confidencialidad por una de las partes.

En el caso de que no existiera ese contrato previo entre emisor y receptor, el aviso de confidencialidad tiene como finalidad disuadir al destinatario de revelar la información o archivos adjuntos que pueda contener el email. Especialmente, como se ve en la imagen del ejemplo anterior, en el caso de que el email haya llegado a ese destinatario por error.

Sin embargo, esta segunda finalidad, como veremos a continuación, en realidad no comprende ninguna obligación real.

¿Es obligatorio incluir el aviso de confidencialidad en todos los correos de la empresa?

No es obligatorio incluir el aviso de confidencialidad en todos los correos que enviemos desde la empresa, de hecho, en muchos casos ni siquiera deberíamos incluirlo. ¿Por qué?

Muy sencillo y en línea con lo visto en el apartado anterior; si no existe un contrato de confidencialidad previo suscrito entre la empresa y el receptor del email que pueda contener información confidencial relacionada, el aviso de confidencialidad no tiene ninguna utilidad real.

Da igual lo que pongamos en ese aviso sobre destinatarios erróneos y obligaciones de eliminar el correo electrónico recibido, no podemos obligar a un destinatario con el que no tenemos ninguna relación contractual o previa a hacer o no hacer algo con un email que haya podido recibir por error. Es más, incluir este aviso de confidencialidad cuando no es necesario, puede no dar buena imagen, ya que debemos controlar a quién se mandan los emails, especialmente si van a contener información sensible.

¿Cuándo deberíamos usar el aviso de confidencialidad?

Por lo visto hasta ahora, deberemos usar el aviso de confidencialidad solo cuando el correo electrónico que vamos a enviar contiene información confidencial y esta esté relacionada con un contrato de confidencialidad previo entre nosotros y el receptor.

Por ejemplo, una empresa de desarrollo de videojuegos que encarga la localización de un juego a un estudio de traducción; la primera firmará con la segunda un acuerdo de confidencialidad, para que la segunda no divulgue información relacionada con el juego. Cualquier email que contenga información relativa al juego o la traducción que intercambie la desarrolladora con el estudio de traducción, deberá llevar ese aviso de confidencialidad para recordar el acuerdo pactado.

Aviso de confidencialidad y aviso de privacidad ¿son lo mismo?

Lo mencionamos más arriba; en ocasiones, en el aviso de confidencialidad también se incluye una mención a la confidencialidad de los datos de acuerdo a lo estipulado en el RGPD y la LOPDGDD, lo que sería el aviso de privacidad. Pero no, el aviso de confidencialidad y el aviso de privacidad no son lo mismo.

Como hemos visto, el primero se circunscribe únicamente a la confidencialidad de la información relacionada con un contrato o acuerdo de confidencialidad previo. Mientras que el aviso de privacidad hace referencia a las obligaciones en materia de protección de datos, tal y como os contamos en nuestra entrada sobre la Ley de Protección de Datos para correos electrónicos.

En conclusión, salvo que entre tus receptores y tu empresa exista un contrato de confidencialidad previo, no será necesario que incluyas el aviso de confidencialidad en todos tus emails, aunque sí deberías incluir el aviso de privacidad siempre y cuando los receptores sean personas físicas.