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Compliance

Whistleblowing o canal de denuncias interno obligatorio en la empresa

El compliance o buenas prácticas normativas es un factor cada vez más importante para las empresas, hasta el punto de que las leyes europeas ya obligan a su uso obligatorio para ciertas organizaciones. Dentro de este cumplimiento normativo hay exigencias cono la creación de canales de denuncia internos para evitar la mala praxis empresarial. es lo que se conoce como whistleblowing.

¿Qué es el whistleblowing o canal de denuncias interno?

El whistleblowing se define como la apertura de un canal de denuncias interno en la empresa que facilite la comunicación de comportamientos delictivos, poco éticos o irregulares dentro de la propia organización, sus empleados, o terceros que tengan alguna relación con la compañía.

En este sentido, el whistle-blowing actúa como una vía de comunicación destinado a garantizar las buenas prácticas internas y a evitar que las personas jurídicas se enfrenten a responsabilidades penales derivadas de la mala praxis empresarial.

Al amparo de esta directiva surge la figura del whistleblower, esto es, una persona dentro de la empresa que se encarga de denunciar hechos o comportamientos que pueden ser constitutivos de delito o fraude. El origen viene de los términos anglosajones whistle (silbato) y blow (soplar), que hace referencia a cuando los agentes de policía británicos hacían sonar sus silbatos para alertar a los ciudadanos u otros policías sobre la comisión de un delito.

Es importante destacar que la aplicación de la normativa whistleblowing no es optativa, ni opcional solo para aquellas empresas que quieran poner en marcha mecanismos para la salvaguarda de su reputación o responsabilidad social. Al contrario, para determinadas sociedades es una norma de cumplimiento obligatorio, con fundamento en la legislación europea.

La Directiva Whistleblowing

La normativa europea que regula actualmente la aplicación del whistleblowing es la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. Fue publicada en el Diario Oficial de la Unión Europea el 26 de noviembre de 2019. Establece un plazo de 2 años para la aplicación de sus directrices, con fecha tope en el 21 de diciembre de 2021.

Antecedentes del whistleblowing en España

El whistle blowing es una herramienta de denuncia más propia del mundo anglosajón. En España se introdujo por primera vez en el Código Penal, en concreto en el artículo 31bis (apartado segundo), en el que se indica la obligación de informar al organismo competente acerca de posibles riesgos e incumplimientos, además de vigilar el funcionamiento de los canales de prevención.

Existen diversas normativas europeas que suponen un antecedente a la ley actual. Sin embargo, en España el concepto de whistleblow nunca ha sido muy tenido en cuenta en la normativa. Lo más parecido se puede encontrar en leyes como:

  • LOPDGDD o Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.
  • Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
  • Ley Orgánica 3/2007, de 22 de marzo, para la igualdad efectiva de mujeres y hombres.

¿Es obligatorio contar con un canal de denuncias en tu empresa?

La aplicación de las medidas de whistleblowing y la creación de un canal de denuncias es obligatorio para todas las entidades, públicas y privadas, que cuenten con más de 50 trabajadores en plantilla.

objetivos canal denuncias whistleblowing

Objetivos de un canal de denuncias (whistleblowing)

El objetivo del whistleblowing es proteger a empresas públicas y privadas, en las cuáles es susceptible la comisión de ciertos delitos, ya sea por desconocimiento de la normativa o por prácticas malintencionadas. Algunos de estos delitos son:

  • Fraudes y estafas.
  • Blanqueo de capitales.
  • Incumplimiento de la normativa sobre protección de datos.
  • Evasión o elusión de impuestos.
  • Delitos contra la propiedad intelectual o industrial.
  • Competencia desleal
  • Delitos contra el mercado o los consumidores.
  • Corrupción interna.
  • Irregularidades con la Seguridad Social o la Agencia Tributaria.
  • Etc.

¿Cómo afecta a empresas y trabajadores contar con un canal de denuncias internas?

La creación de un canal de denuncias interno es imprescindible para cumplir la normativa y ofrece numerosas ventajas para las organizaciones:

  • Cumplir con lo dispuesto en la Directiva (UE) 2019/1937, referente a la aplicación de medidas de compliance y whistleblowing.
  • Detectar aquellas actividades o áreas de la empresa más susceptibles de ser objeto de infracciones, anticipándose y previniendo los delitos.
  • Otorgar a la empresa una herramienta con la que controlar su propia actividad y detectar irregularidades internas.
  • Permitir a la empresa la imposición de sanciones o multas por el incumplimiento de la normativa.
  • Facilitar la colaboración de las persona jurídica en las investigaciones judiciales o procesos penales en las que se vean envueltos los autores de las conductas denunciadas.

caracteristicas canal denuncias compliance

Características y requisitos que debe cumplir un canal de denuncias eficiente

Los canales de denuncias de compliance en la empresa deben de cumplir una serie de características:

  • Ser fácilmente accesibles. Debe ser un mecanismo fácil y rápido de usar, al que todos los empleados tengan acceso.
  • Garantizar la confidencialidad y el anonimato. Es imprescindible salvaguardar la identidad de los denunciantes ante posibles represalias.
  • Formar a los empleados. La empresa debe comunicar la existencia del canal ético, su funcionamiento y los objetivos que persigue. Asimismo, los empleados deben conocer el proceso y formato de presentación de denuncia, así como la comunicación de la misma a la persona afectada.
  • Revisar periódicamente el funcionamiento del canal de denuncias. Si es necesario, se puede solicitar una auditoría externa que permita detectar y subsanar posibles errores.
  • Establecer un régimen sancionador adecuado. Esto es, un sistema disciplinario que imponga las sanciones adecuadas por el cumplimiento de la ley o las normativas internas de la empresa.
  • Informar a los representantes de los trabajadores sobre todo lo relativo al canal de denuncias de la empresa.

Además, para que el canal de denuncias sea eficiente debe cumplir otra serie de requisitos que pasamos a ver a continuación.

Comunicación adecuada con las personas que tendrán acceso al servicio de línea de denuncias

La empresa debe informar a sus empleados acerca de la manera correcta de hacer uso del canal de denuncias (whistleblowing). Es probable que antes de emplear el sistema surgen una serie de preguntas que han de ser respondidas:

  • ¿Qué tipo de actitudes o comportamientos pueden ser constitutivos de delito?
  • ¿Cuál es son los métodos a emplear para ponerse en contacto con los responsables de analizar estas denuncias?
  • ¿Por qué es necesario utilizar estos sistemas? ¿Qué razones hay para que los trabajadores se fíen de estos canales de denuncias?
  • ¿Qué tipo de procedimiento se emplea a la hora de procesar las denuncias?
  • Qué tipo de responsabilidad tiene el denunciante al realizar un reporte?
  • ¿Por quién está formado el equipo profesional encargado de atender las denuncias?

Contar con un canal de denuncias fácil y accesible

Para que cualquier miembro pueda contribuir a las labores de compliance de la empresa, es necesario que los canales de denuncias sean conocidos y accesibles para todos. Es aconsejable dar una formación para que todos los miembros de la compañía sepan cómo proceder en caso de observar irregularidades manifiestas en las empresa.

Se recomienda contar con un solo canal de comunicación, ya que tener más de uno suele entorpecer la proceso al tener que analizar información en diferentes medios y formatos.

Disponer de un equipo preparado para recibir y administrar las denuncias

Es imprescindible contar con un grupo de personas encargado de organizar y analizar las denuncias. Estas personas serán quienes decidan si se deben comunicar a esferas más altas, o si se necesita contratar investigadores externos para ir hasta el fondo del asunto. Además, también deben adoptar las medidas necesarias para tratar con la diligencia necesaria aquellas denuncias que incluyan información especialmente sensible.

Normalmente, este equipo está compuesto por personas que forman parte de la Junta , o que son expertos en algún campo relacionados con las finanzas, administración, protección de datos o, sobre todo, en el área de recursos humanos.

Un software para gestionar la línea de denuncias y controlar las autorizaciones

El uso de la tecnología aportar muchas y buenas soluciones a la hora de tramitar denuncias dentro de la empresa. Los programas para gestión de reportes ofrecen módulos que permiten crear denuncias, archivarlas, organizarlas por tipos, adjuntar archivos o visualizar estadísticas. Además, permiten una comunicación bidireccional más fluida entre demandante/empresa. Algunos de los software que ayudan en este ámbito son Globalsuite, Ethicos o Garantic.

¿Cómo implantar un canal de denuncias whistleblowing en mi empresa?

Para cumplir con las Directiva whistleblowing en España se deben establecer canales de comunicación que favorezcan la denuncia de hechos delictivos para su posterior resolución. Entre las medidas que propone la normativa europea para su implantación se pueden citar los siguientes:

  • Poner en marcha canales que faciliten la formalización de los canales de denuncias en diferentes formatos, ya sean de manera verbal, por medios escrito, vía telefónica, etc.
  • Garantizar que estos canales de denuncia preservan la identidad del denunciante.
  • Obligar a presentar un acuse de recibo de la misma en un plazo máximo de 7 días naturales
  • Nombrar a una persona encargada de tramitar las den uncias recibidas. Este encargado también podrá ser la persona encargada de realizar las denuncias o whistleblower. Deberá mantener una comunicación con el denunciante y le aportará la ayuda e información necesaria para tramitar las denuncias.
  • Tramitar de forma justa y diligente cualquier tipo de denuncia, incluidas aquellas realizadas de forma anónima, siempre y cuando cumplan con los preceptos del derecho nacional.
  • Establecer un plazo máximo de 3 meses para informar sobre la tramitación de la denuncia. Este plazo se empezará a contar desde la emisión del acuse de recibo o, en su defecto, en los 7 días posteriores a la comunicación de la denuncia.
  • Otorgar a los representantes de los trabajadores la potestad de negociar los canales o vías de comunicación para formalizar las denuncias, siempre de acuerdo a la normativa nacional.

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¿Qué dice la LOPDGDD sobre el canal de denuncias?

A la hora de implementar el canal de denuncias interno, también debemos tener en cuenta lo que dice al respecto la Ley de Protección de Datos sobre la gestión y tratamiento de los datos personales del denunciante, denunciado, testigos y cualquier persona que pueda estar involucrada en el proceso.

En este sentido, debemos acudir al artículo 24 de la LOPDGDD, que complementa al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y que regula el sistema de denuncias interno.

Tratamiento de datos y confidencialidad en el uso del canal de denuncias

Uno de los requisitos clave del canal de denuncias es que en todo momento debe garantizar la confidencialidad de los datos personales, especialmente del denunciante, cuya identidad no debe facilitarse al denunciado.

Por lo tanto, en principio solo podrán acceder a los datos contenidos en el canal de denuncias aquellas personas que desarrollen funciones de control interno y de cumplimiento dentro de la organización o los encargados del tratamiento que se hayan designado para ello.

Solo cuando resulte necesario para la adopción de medidas disciplinarias o para dar comienzo al procedimiento judicial, podrán otras personas acceder a estos datos personales, como por ejemplo los abogados de la empresa o el departamento de recursos humanos.

Información a los titulares de los datos

En el caso de los datos personales obtenidos a través del canal de denuncias, siguiendo el artículo 14.3.a del RGPD, se debe informar al interesado dentro de un plazo razonable, un plazo que no debe superar más de un mes, siempre teniendo en cuenta la naturaleza de los datos.

El plazo podrá alargarse hasta los tres meses en aquellos casos en los que sea necesario llevar a cabo una investigación de los hechos más prolongada, de manera que se debe informar a los titulares de los datos de este plazo máximo.

Registro de denuncias y plazo de conservación de los datos

Las denuncias quedarán registradas en el sistema de denuncia interna y los datos personales de quien haga la denuncia y de aquellos empleados o terceros que puedan figurar en ella, se conservarán solo durante el tiempo imprescindible para decidir si se da curso o no la denuncia. En cualquier caso, ese plazo no puede ser superior a tres meses, pasado ese tiempo, se debe proceder a la supresión de los datos personales.

Solo se conservarán los datos personales más allá de tres meses, cuando sea necesario conservarlos para demostrar el funcionamiento del modelo de prevención de delitos de la empresa (que puede emplearse como evidencia para eludir o atenuar la responsabilidad penal de la persona jurídica).

En el caso de dar curso a la denuncia, los datos podrán seguir siendo tratados por el órgano al que le corresponda la investigación de los hechos denunciados, pero ya no podrán seguir estando almacenados en el sistema de denuncias.

Si se quieren preservar en el sistema las denuncias a las que no se haya dado curso, será necesario anonimizarlas.

Comunicación de la existencia del canal de denuncias

Aunque no está recogido propiamente en la LOPDGDD, el Grupo de Trabajo Europeo, el Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD) y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), consideran que los titulares de los datos (es decir, los miembros de la organización, dirección y empleados) deben estar informados sobre la existencia del canal de denuncias y del tratamiento de sus datos personales respecto a cualquier denuncia en la que puedan ser parte.

Así, el SEPD establece que los titulares de los datos deben ser informados en dos fases; una primera en la que se comunica la implementación del propio canal de denuncias, y una segunda en la que se informará a cada uno de los titulares afectados por una denuncia, cuanto esta se reciba.

Sobre las denuncias anónimas

Aunque el artículo 24.1 permite la denuncia anónima, tanto la AEPD y el SEPD recomiendan que los denunciantes se identifiquen, ya que de esa forma se podrá proteger de forma real sus datos personales y, por otro lado, evitar el mal uso o abuso del canal de denuncias.

La figura del denunciante

El denunciante es una figura clave en el Whistleblowing, ya que es la persona que se encarga de comunicar aquellos comportamientos o actividades ilegítimas que se lleven a cabo en una organización. Pero, ¿quiénes son los denunciantes? ¿Qué garantías tienen para poder actuar sin miedo a represalias?

¿Quién puede hacer una denuncia interna?

La Directiva sobre Whistleblowing indica que pueden ejercer como denunciantes los empleados de una organización, pero también socios, accionistas, administradores, proveedores, accionistas, e incluso ex empleados o candidatos a un puesto de trabajo en la empresa.

¿Qué garantías tienen los denunciantes?

A su vez, la Directiva Whistleblowing prevé una serie de garantías para asegurar que los denunciantes puedan actuar sin presiones o injerencias externas. Entre las medidas principales está la de garantizar que el empresario no pueda tomar represalias ante el denunciante.

Por otro lado, en Estados Unidos incluso se han puesto en marcha iniciativas para favorecer las denuncias internas. Así, la SEC (Securities and Exchange Commission), el órgano regulador del mercado de valores en EE.UU, ha promovido un programa para incentivar las denuncias legítimas. Esta iniciativa consiste en premiar a aquellas personas que denuncien las malas prácticas en las empresas con un importe entre el 10% y el 30% de la multa impuesta como consecuencia de su denuncia.

Además del canal de denuncias interno, ¿qué otros tipos de canales de denuncias anónimos o confidenciales existen?

El artículo 5.2 de la Directiva Europea señala que “sin perjuicio de la obligación vigente de disponer de mecanismos de denuncia anónima en virtud del Derecho de la Unión, la presente Directiva no afectará a la facultad de los Estados miembros de decidir si las entidades públicas o privadas y las autoridades competentes deben o no aceptar y tramitar las denuncias anónimas de infracciones.

Por tanto, esto significa que las empresas públicas y privadas tienen la potestad última para decidir si tramitan las denuncias anónimas. En cualquier caso, tanto si las aceptan a trámite como si no, están obligadas a garantizar el anonimato del denunciante, con el objetivo de evitar una posible identificación posterior que podría dar lugar a represalias.

Asimismo, esta Directiva establece que no se podrá revelar la información personal de denunciante a nadie, salvo a las personas encargadas de tramitar las denuncias. Esto incluye aquellos datos de segundo nivel que no identifican directamente a la persona pero que puedan servir indirectamente para conocer su identidad. Es decir, la información es confidencial.

La excepción a la anonimidad y confidencialidad se encuentra en que la información haya sido solicitada por las autoridades nacionales competentes con objetivo de ser utilizada en un proceso judicial, en virtud de lo dispuesto por la normativa nacional o de la Unión Europea.

Externo

Es un canal para denuncias anónimas que recoge comunicaciones sobre infracciones que se realizan ante alguna autoridad competente. Es este caso, las empresas encargadas de recibir y gestionar la denuncia son aquellas que están reguladas por el Estado, caso del Banco de España, el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (SEPBLAC), la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), la Autoridad Europea de Valores y Mercados (AEVM), etc. También está ya disponible el canal de denuncias para empresas de la AEPD, prioritario para temas relevantes a la protección de datos.

Para denuncias digitales

Uno de los métodos más extendidos en la actualidad es el uso de un canal de denuncias digital. La comunicación se realiza a través de una aplicación o software que se integra dentro de la propia empresa.

Es un método que cuenta con numerosas ventajas. Para empezar, es un sistema que permite encriptar la información y garantizar el anonimato de la denuncia. También suele permitir añadir otro tipo de información a la denuncia, por ejemplo texto, vídeos, imágenes, etc.

Por otro lado, estos sistema digitales también garantizan la seguridad de la información y el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD. En definitiva, es un canal que favorece la anonimidad y que aumenta las posibilidades de que los empleados se atreven a denunciar sin miedo a represalias.

Para denuncias telefónicas

Los canales de denuncias telefónicas o ‘whistleblowing hotline‘ son algunos de los más comunes, sobre todo en la cultura estadounidense. Muchos de ellos están disponibles 24/7 y garantizan un relativo grado de anonimato.

A su favor, que es un método muy útil en aquellos países menos desarrollados o en zonas donde la implantación del internet es escasa. En su contra, que no permite realizar un seguimiento automático de los casos. Es decir, la información de una denuncia telefónica no queda registrada en un sistema, sino que se ha de registrar, organizar y procesar de forma manual.

Para denuncias cara a cara

Otro canal de denuncias habitual es la comunicación cara a cara a cara con un superior. Obviamente, en este casos no existe el anonimato, son denuncias hechas a cara descubierta.

A pesar de ello, no suelen ser especialmente efectivas. Decir las cosas a la cara no garantizar que se vaya a realizar un seguimiento del caso o que se vayan a tomar medidas. Tampoco puede asegurar que se vayan a preservar los datos del denunciante frente al denunciado. En definitiva, es un método que para ser efectivo requiere de un considerable grado de confianza entre las partes.

Para denuncias vía email

Muchas empresa implantan un canal de denuncias por email. Es un método sencillo, barato y fácilmente accesible. Sin embargo, ni es anónimo ni asegura el seguimiento automático del caso.

A pesar de que los correos electrónicos no encriptan totalmente el contenido ni garantizan un seguimiento de la denuncia, son uno de los métodos más elegidos debido a su comodidad.

Resumen

En resumen, contar con un canal de denuncias interno efectivo no solo es importante para la salud interna de la empresa, sino que desde la entrada en vigor de la nueva Directiva whistleblowing es obligatorio para todas las organizaciones con más de 50 trabajadores.

Si necesitas ayuda para la implantación de medidas de compliance o cumplimiento normativo en Grupo Atico34 podemos ayudarte. Nuestros expertos te propondrán las acciones más adecuadas a las necesidades de tu empresa y te acompañarán a lo largo de todo el proceso. Recuerda que, de no cumplir la ley, podrías enfrentarte a duras sanciones.

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