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Compliance

Whistleblowing o canal de denuncias interno obligatorio 2022

Desde diciembre de 2021, el canal de denuncias interno es obligatorio para empresas con 50 o más empleados, de acuerdo a la Directiva Whistleblowing europea. En este artículo explicaremos qué es el whistleblowing o canal de denuncias interno, los objetivos que se persiguen con él y cómo debe funcionar este canal de denuncia dentro de las organizaciones obligadas a implementarlo.

¿Qué es el whistleblowing o el canal de denuncias interno?

El whistleblowing, o whistle blowing, se traduce como la denuncia de irregularidades dentro de una organización, sea esta una empresa privada o una entidad pública, una fundación o un partido político. Estas denuncias de irregularidades se pueden llevar a cabo de manera externa, es decir, haciéndolo público ante las autoridades o los medios de comunicación, o de manera interna, a través de un canal de denuncias interno creado e implementado por la organización para ese fin.

El whistleblowing, que es un concepto de origen anglosajón, con el tiempo se ha importado a otras partes del mundo, incluidas la UE y España, que han desarrollado sus propias normativas para regularlo y, sobre todo, para proteger al whistleblower, que es la persona que decide denunciar esa posible irregularidad, infracción o delito, y ponerlo en conocimiento de la dirección de la empresa a través del canal de denuncias interno.

Pese a que el canal de denuncia en el compliance es un elemento fundamental, la falta de regulación sobre la protección de los denunciantes y, especialmente, sobre la protección de su anonimato y posibles represalias, ha lastrado el uso de estos canales de comunicación para reportar el incumplimiento tanto de la normativa interna de la empresa como de las leyes.

Con la entrada en vigor de la Directiva sobre whistleblowing y el desarrollo de la nueva normativa española para la protección de los denunciantes de corrupción, se espera que más personas utilicen los canales de denuncia de las empresas, para ayudar a las organizaciones a poner fin a comportamientos ilícitos dentro de las mismas y a garantizar unas buenas prácticas internas.

¿Qué normativa regula el canal de denuncias interno?

Ya hemos adelantado las dos normativas principales que regulan el canal de denuncias (whistleblowing), la Directiva (UE) 2019/1937 de la UE (Directiva Whistleblowing) y la ley de protección de denunciantes de corrupción española.

La Directiva (UE) 2019/1937 fue aprobada en 2019 por la Comisión Europea y el Parlamento Europeo y su objetivo es regular la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión. El plazo para transponer esta Directiva al ordenamiento jurídico de cada Estado miembro finalizó el 21 de diciembre de 2021. La normativa deja la puerta abierta a que cada legislador pueda ampliar algunos de sus aspectos en base a sus propias leyes.

Por su parte, la ley de protección de denunciantes de corrupción española que transpone la Directiva europea y denominada oficialmente Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, es todavía un Anteproyecto de Ley (aunque se espera que se apruebe y entre en vigor en 2022).

Esta nueva ley introduce nuevos términos, como es el de «informantes» para los denunciantes de infracciones y de «comunicaciones» para las denuncias (puesto que estrictamente no podemos hablar de denuncias, ya que estas implican la identificación del denunciante) y el de «sistema interno de información» para referirse al canal de denuncias interno o canal whistleblowing.

Tanto la Directiva (UE) 2019/1937 como la ley de protección de denunciantes de corrupción establecen la implementación de un canal de denuncias obligatorio, la posibilidad de tramitar denuncias anónimas y, especialmente, proteger la identidad de los informadores (denunciantes), manteniendo su anonimato y garantizando su protección ante posibles represalias por parte de la organización durante un período de dos años.

Aparte de estas leyes, la LOPDGDD, en su artículo 24, recoge el funcionamiento de los sistemas de información de denuncias internas en cuanto a protección de datos de los informantes, denunciados y testigos.

Objetivos del canal de denuncias

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Ahora que ya sabemos qué es el whistleblowing y la normativa que lo regula, veamos qué objetivos se persiguen con la implementación del sistema interno de información o canal de denuncias y con una mejor protección de los informadores.

Por un lado, está prevenir y combatir la comisión de irregularidades, infracciones o delitos en las siguientes áreas:

  • Contratación pública
  • Competencia
  • Servicios financieros
  • Protección del medio ambiente
  • Seguridad nuclear
  • Sanidad animal
  • Seguridad de los productos, de los alimentos y del transporte
  • Salud pública
  • Protección de los consumidores
  • Protección de datos y privacidad
  • Mercado interior e intereses financieros de la UE
  • Fraudes y estafas
  • Blanqueo de capitales
  • Irregularidades con la Seguridad Social o la Agencia Tributaria

Por otro lado, con la normativa sobre whistleblowing también se tiene como objetivo proteger a los informadores de cualquier forma de represalia en su contra, con el fin de que más personas se decidan a dar el paso y denunciar aquellas irregularidades o comportamientos en contra de la ética y la normativa interna de la organización.

Por lo tanto, el whistleblowing, como el compliance empresarial, busca facilitar y asegurar el cumplimiento normativo, implementando un mecanismo de denuncia interno con el que las organizaciones puedan poner fin a posibles irregularidades cometidas dentro de su seno, sin perjuicio de que ellas mismas, ante el indicio de la comisión de un delito, lo pongan en conocimiento de las autoridades, evitando así posibles responsabilidades penales.

¿Quién está obligado a implementar un canal de denuncias interno?

Están obligados a implementar un canal de denuncias interno:

  • Empresas con 50 o más trabajadores.
  • Administraciones Públicas, universidades y fundaciones, corporaciones públicas y todos los órganos constitucionales. Los municipios con menos de 10.000 habitantes podrán compartir un sistema interno de información con otros ayuntamientos por debajo de esa población.
  • Los partidos políticos, los sindicatos, las organizaciones empresariales y las fundaciones que dependan de estos, siempre que gestionen fondos públicos.

Características y requisitos de un canal de denuncias interno eficiente

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Para que un canal de denuncias o sistema interno de whistleblowing sea eficiente, debe tener las siguientes características:

  • Ser fácilmente accesibles. Debe ser un mecanismo fácil y rápido de usar, al que todos los empleados tengan acceso.
  • Garantizar la confidencialidad y el anonimato. Es imprescindible salvaguardar la identidad de los denunciantes ante posibles represalias.
  • Formar a los empleados. La empresa debe comunicar la existencia del canal ético, su funcionamiento y los objetivos que persigue. Asimismo, los empleados deben conocer el proceso y formato de presentación de denuncia, así como la comunicación de la misma a la persona afectada.
  • Revisar periódicamente el funcionamiento del canal de denuncias. Si es necesario, se puede solicitar una auditoría externa que permita detectar y subsanar posibles errores.
  • Establecer un régimen sancionador adecuado. Esto es, un sistema disciplinario que imponga las sanciones adecuadas por el cumplimiento de la ley o las normativas internas de la empresa.
  • Informar a los representantes de los trabajadores sobre todo lo relativo al canal de denuncias de la empresa.

Además, también deberá cumplir con los siguientes requisitos:

– Comunicación adecuada con las personas que tendrán acceso al servicio de línea de denuncias: La organización debe informar a sus miembros o empleados acerca de la manera correcta de hacer uso del canal de denuncias interno. En ese sentido, es probable que antes de emplear el sistema surjan una serie de preguntas que habrán de ser respondidas por la organización, algo que puede hacerse mediante el reglamento del canal de denuncias:

  • ¿Qué tipo de actitudes o comportamientos pueden ser constitutivos de delito?
  • ¿Cuáles son los métodos a emplear para ponerse en contacto con los responsables de analizar estas denuncias?
  • ¿Por qué es necesario utilizar estos sistemas? ¿Qué razones hay para que los trabajadores se fíen de estos canales de denuncias?
  • ¿Qué tipo de procedimiento se emplea a la hora de procesar las denuncias?
  • ¿Qué tipo de responsabilidad tiene el denunciante al realizar un reporte?
  • ¿Por quién está formado el equipo profesional encargado de atender las denuncias?

– Poder realizar las denuncias de forma fácil y accesible: El canal de denuncias debe ser fácil de usar y ser accesible no solo para los miembros o empleados de una organización, sino para todos aquellas personas que puedan comunicar una irregularidad de la que hayan sido testigos a través de él.

También es aconsejable formar a los miembros o empleados de la organización para que sepan cómo proceder en caso de ser testigos de alguna irregularidad. Además, es recomendable implementar un solo canal de comunicación interno, ya que facilitará el proceso de análisis de la información.

– Disponer de un equipo preparado para recibir y administrar las denuncias: Aunque la normativa sobre whistleblowing obliga a nombrar un Responsable del Sistema de Información Interno, este puede ser un órgano colegiado formado por varias personas, que serán las encargadas de organizar y analizar las denuncias y determinar si deben tramitarse y dar comienzo a un proceso de investigación interna.

También deben adoptar las medidas necesarias para tratar con la diligencia necesaria aquellas denuncias que incluyan información especialmente sensible. Este equipo (formado habitualmente por personas que forman parte de la Junta o de RR. HH), además, puede estar asistidos por un proveedor de whistleblowing externo, es decir, un gestor externo del canal de denuncias (normalmente, un despacho de abogados o una consultoría), que se ocupa de recepcionar las denuncias, analizarlas y, en su caso, comunicarlas al Responsable si estiman que deben ser tramitadas.

– Un software para gestionar la línea de denuncias y controlar las autorizaciones: El uso de la tecnología aporta muchas y buenas soluciones a la hora de tramitar denuncias dentro de la empresa. Los programas para gestión de reportes ofrecen módulos que permiten crear denuncias, archivarlas, organizarlas por tipos, adjuntar archivos o visualizar estadísticas. Además, permiten una comunicación bidireccional más fluida entre demandante/empresa. Algunos de los software que ayudan en este ámbito son Globalsuite, Ethicos o Garantic.

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¿Cómo implementar un canal de denuncias whistleblowing en mi empresa?

Para implementar un canal de denuncias interno en la empresa es necesario, de acuerdo a la ley de protección del denunciante de corrupción, establecer las vías de comunicación mediante las cuales se podrán presentar las denuncias (buzón de denuncias, por teléfono, por correo postal, etc.). Cualquiera de las vías que se escoja para el canal de denuncias debe preservar la identidad del denunciante y permitir la denuncia anónima, esto incluye aquellos datos de segundo nivel que no identifican directamente a la persona, pero que puedan servir indirectamente para conocer su identidad. Así mismo, habrá que decidir entre una gestión interna o externa del canal de denuncias y nombrar al Responsable del mismo (ya dijimos que puede ser una sola persona o un órgano colegiado).

Además, se creará un reglamento para el uso del canal de denuncias y se definirá un protocolo de funcionamiento, en el que se describa todo el proceso desde que la denuncia se recibe y se decide su tramitación, pasando por todo el proceso de investigación interna, la resolución y las posibles sanciones.

Y puesto que el whistleblowing implica el tratamiento de datos personales (de denunciante, denunciado y posibles testigos), será necesario designar un Delegado de Protección de Datos, si la organización no lo tiene.

Funcionamiento del canal de denuncias interno

En esencia, el funcionamiento del canal de denuncias interno es sencillo, puesto que una vez creado e implementado, hecho el reglamento y establecido el protocolo de funcionamiento del mismo, todo el proceso sigue una serie de pasos marcados.

El informante realiza una denuncia a través del canal habilitado para ello. Recibida esta, el Responsable o el gestor externo del canal la estudiará y determinará si debe ser o no tramitada, en función de si hay indicios o no de que se está cometiendo la irregularidad denunciada.

La organización tiene un plazo de 7 días para comunicar la recepción de la denuncia al informante. Si la denuncia se tramita, la organización dispondrá de un plazo máximo de 3 meses para llevar a cabo la investigación interna correspondiente para el esclarecimiento de los hechos. Este plazo se puede prorrogar por 3 meses más, en casos de especial complejidad.

Así mismo, las denuncias presentadas y tramitadas se conservarán en un registro, garantizando la confidencialidad, que deberá ser accesible a la autoridad judicial en el caso de un procedimiento judicial. Los datos personales que contenga este registro se conservarán durante el tiempo necesario, con un plazo máximo de 10 años.

Como ejemplo de un canal de denuncias os dejamos enlace al canal de denuncias de Telefónica.

¿Quién puede hacer una denuncia interna?

Pueden denunciar, y hacer seguimiento de la denuncia en España, cualquier persona que trabaje en el sector privado y que haya sido testigo de una irregularidad o infracción dentro de un contexto laboral o profesional, es decir, trabajadores por cuenta ajena, autónomos, accionistas, miembros del órgano de administración, de la dirección o de supervisión de la empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.

Además, también pueden ser informantes personas que hayan sido testigos de una infracción o irregularidad en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, como son, exempleados, becarios, voluntarios, trabajadores en prácticas, incluso personas cuya relación laboral aún no hubiese comenzado (es decir, candidatos a un puesto de trabajo).

Y, como hemos dicho, la normativa prevé que las denuncias puedan hacerse de manera anónima, aunque eso no impediría en el futuro, en el supuesto de una investigación judicial, que fuera necesario identificar al denunciante.

Garantía para los denunciantes o whistleblower

Gracias a la normativa sobre whistleblowing, los informantes o denunciantes cuentan con una serie de garantías y protección frente a posibles represalias, protección que se extiende a los informantes anónimos si posteriormente son identificados.

Así, la normativa prohíbe el despido, la degradación, la negación de ascensos, la modificación sustancial de las condiciones de trabajo o cualquier otra acción similar como represalias contra el informante. Así mismo, también se prohíbe y perseguirá cualquier forma de acoso laboral o daño a la reputación del informante, como pueden ser las evaluaciones de desempeño negativas injustificadas.

Esta protección tendrá una duración de dos años desde la finalización del proceso de investigación.

Además, la ley deja sin efecto cualquier tipo de cláusula o disposición contractual que pueda impedir o busque limitar la capacidad de informar de posibles irregularidades o infracciones. Y garantiza que, siempre que esté suficientemente justificado en la denuncia, no se considerará que el informante ha infringido ninguna norma respecto al secreto de las comunicaciones o las obligaciones respecto al deber de sigilo o la no revelación de información reservada.                                                                                               

Sanciones por no implementar un canal de denuncias interno

La ley de protección de los informantes de corrupción no establece una sanción específica por no cumplir con la obligación de implementar el canal de denuncias interno, pero si prevé las siguientes sanciones en relación con el incumplimiento de esta normativa o su entorpecimiento:

  • Para las organizaciones:
    • Por infracciones leves: hasta 100.000 euros
    • Por infracciones graves: de 100.001 a 600.000 euros
    • Por infracciones muy graves: de 600.001 a 1 millón de euros
  • Para las personas:
    • Por infracciones leves: hasta 10.000 euros
    • Por infracciones graves: de 5.001 a 30.000 euros
    • Por infracciones muy graves: de 30.001 a 300.000 euros

¿Cuándo deben las empresas implementar su canal de denuncias interno?

En el momento que la plantilla de la empresa alcance o supere los 50 empleados, estará obligada a implementar un canal de denuncias interno.

También podrán implementarlo de manera voluntaria aquellas empresas que no alcancen ese número de empleados, especialmente si adoptan un sistema de gestión de compliance, puesto que, como dijimos más arriba, el canal de denuncias forma parte de sus elementos.

En cualquier caso, las empresas con 250 o más empleados tendrán 3 meses para implementar el canal de denuncias interno, a contar desde la fecha en que entre en vigor la ley de protección del denunciante.

En cuanto las empresas con 50 a 249 empleados, tendrán hasta el 1 de enero de 2023 para adaptarse a esta normativa (siempre que entre en vigor en 2022).

Otros canales de denuncias anónimos o confidenciales

Fuera del canal de denuncias interno obligatorio para las organizaciones, existen los denominados canales externos de denuncia. Estos canales, que también deben garantizar la confidencialidad de los denunciantes, recogen comunicaciones sobre infracciones que se realizan ante alguna autoridad competente.

Es este caso, las organizaciones encargadas de recibir y gestionar la denuncia son aquellas que están reguladas por el Estado, es el del caso del Banco de España, del Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (SEPBLAC), de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), de la Autoridad Europea de Valores y Mercados (AEVM), etc. También está ya disponible el canal de denuncias para empresas de la AEPD, prioritario para temas relevantes a la protección de datos.

Así mismo, también encontramos los siguientes canales de denuncia donde la confidencialidad está más garantizada:

  • Para denuncias digitales: La comunicación se realiza a través de una aplicación o software que se integra dentro de la propia empresa. Es un método que cuenta con numerosas ventajas. Para empezar, es un sistema que permite encriptar la información y garantizar el anonimato de la denuncia. También suele permitir añadir otro tipo de información a la denuncia, por ejemplo texto, vídeos, imágenes, etc. Por otro lado, estos sistemas digitales también garantizan la seguridad de la información y el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD. En definitiva, es un canal que favorece la anonimidad y que aumenta las posibilidades de que los empleados se atrevan a denunciar sin miedo a represalias.
  • Para denuncias telefónicas: Los canales de denuncias telefónicas o «whistleblowing hotline» son algunos de los más comunes, sobre todo en la cultura estadounidense. Muchos de ellos están disponibles 24/7 y garantizan un relativo grado de anonimato. A su favor, que es un método muy útil en aquellos países menos desarrollados o en zonas donde la implantación del Internet es escasa. En su contra, no permite realizar un seguimiento automático de los casos. Es decir, la información de una denuncia telefónica no queda registrada en un sistema, sino que se ha de registrar, organizar y procesar de forma manual.

En resumen, implementar un canal de denuncias interno es una obligación para aquellas empresas con 50 o más empleados, cuyos principales objetivos son la denuncia y solución de irregularidades o infracciones dentro de las organizaciones y la protección de los denunciantes de las mismas, preservando su identidad, permitiendo además la recepción y tramitación de las denuncias anónimas.

Si necesitas ayuda para la implantación de medidas de compliance o cumplimiento normativo en Grupo Atico34 podemos ayudarte. Nuestros expertos te propondrán las acciones más adecuadas a las necesidades de tu empresa y te acompañarán a lo largo de todo el proceso. Recuerda que, de no cumplir la ley, podrías enfrentarte a duras sanciones.

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