Información algorítmica laboral: cómo cumplir el RD 723/2026

La información algorítmica laboral explica qué sistemas intervienen en las decisiones sobre el trabajo y qué reglas aplican.

Desde el 5 de octubre de 2026, el Real Decreto 723/2026 exige información individual por escrito dentro de su ámbito de aplicación: existencia de sistemas algorítmicos o automatizados y sus pautas, criterios y reglas cuando deciden condiciones laborales.

Este deber se añade a la información a los representantes y a las obligaciones de protección de datos.

Para cumplir, identifica los sistemas algorítmicos utilizados en RRHH, documenta sus reglas y acredita la entrega de la información. La ficha ilustrativa y los ejemplos de esta guía te ayudan a organizar el trabajo de RRHH.

Requisitos del RD 723/2026

Este deber forma parte del capítulo II, que se aplica a relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas, sea cual sea el tamaño de la empresa.

Las relaciones laborales especiales y el empleo público se sujetan a las particularidades previstas en el artículo 2.

• Qué sistemas revisar: los que intervienen en decisiones sobre jornada, tareas, salario, promoción, lugar de trabajo o extinción del contrato. Incluye programas con reglas fijas, aunque no usen IA.
• Qué información entregar: su existencia y, si se usan para decidir condiciones de trabajo, sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.
• A quién informar: a cada trabajador al que corresponda esta información. Aunque no haya comité ni delegados, el derecho individual sigue existiendo.
• Cómo y cuándo entregarla: por escrito, antes de comenzar una nueva relación laboral; para la plantilla existente y los cambios posteriores, aplica los plazos del siguiente apartado.
• Cuándo actualizarla: cuando un sistema nuevo o un cambio en sus reglas altere lo que el trabajador debe saber. Una actualización técnica que no cambie esa información no obliga, sin más, a repetirla.

Información individual y derecho de los representantes

Informar a cada trabajador y comunicar los algoritmos a sus representantes son obligaciones complementarias. Cambian los destinatarios y el alcance; una entrega no sustituye la otra.

• Información individual: el artículo 3.2.k del RD 723/2026 exige informar sobre la existencia de sistemas de decisión y sus pautas, criterios y reglas cuando determinan o modifican condiciones de trabajo. La información se entrega por escrito conforme al artículo 6; para nuevas relaciones, debe estar disponible antes del inicio. Los plazos de la plantilla existente y de las modificaciones se explican en el siguiente apartado.
• Información colectiva: el artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores reconoce a la representación legal el derecho a conocer parámetros, reglas e instrucciones que influyen en condiciones, acceso o mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles.

El deber colectivo no exige una decisión totalmente automática. Cuando la implantación afecte a sistemas de organización o control del trabajo, revisa además los trámites de consulta e informe del artículo 64.5 y el convenio aplicable.

Carmen Sáez Lara (2022) destaca la transparencia y la negociación colectiva en su estudio sobre gestión algorítmica y tutela colectiva. Además de entregar información, comprueba qué consulta o informe exige la implantación del sistema.

Cómo se relaciona con el RGPD y el Reglamento de IA

El RD 723/2026 no sustituye la información de privacidad. Si el sistema trata datos personales, la empresa debe cumplir el RGPD; si utiliza IA, debe comprobar también su clasificación, las obligaciones aplicables y su calendario.

Los artículos 13 y 14 del RGPD regulan la información de privacidad. En las decisiones comprendidas en su artículo 22, debe explicarse también la lógica aplicada y la importancia y consecuencias previstas. La revisión humana debe ser efectiva: confirmar automáticamente una puntuación no equivale a valorarla con criterio propio.

Según el calendario actualizado de la Comisión Europea, las reglas de alto riesgo del anexo III se aplican desde el 2 de diciembre de 2027. Deben comprobarse las excepciones y el régimen transitorio del sistema. Ese calendario no aplaza el RD 723/2026, el RGPD ni los derechos colectivos ya exigibles.

Entrada en vigor y plazos para informar

El RD 723/2026 entra en vigor el 5 de octubre de 2026. Los plazos del deber individual son los siguientes:

• Nuevas relaciones laborales desde esa fecha: entrega la información por escrito antes de que empiecen. Si ya figura completa en su contrato, no hace falta repetirla.
• Relaciones vigentes el 5 de octubre de 2026: si el trabajador la pide y no la tiene, dispones de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud. Es el régimen previsto para la plantilla existente a la entrada en vigor.
• Modificaciones posteriores: comunícalas por escrito cuanto antes y, como tarde, el día en que el cambio surta efecto, también a la plantilla anterior, sin esperar a que lo pida.

Son los plazos del deber individual; el derecho de información de los representantes sigue sus propias reglas.

Cómo cumplir el deber de información algorítmica en una empresa

Organiza el cumplimiento en tres pasos: identificar los usos, documentar cómo funcionan y entregar la información que corresponda. Designa a una persona que coordine a RRHH, soporte, protección de datos y asesoría jurídica; el proveedor aporta documentación, pero la empresa responde de sus comunicaciones.

Identificar los sistemas algorítmicos y automatizados y su impacto laboral

Empieza por turnos, tareas, salario, promociones, evaluaciones y extinciones. Repasa con RRHH y los responsables de cada área los programas que intervienen en esas decisiones, incluidas hojas de cálculo y reglas automáticas. Apunta la herramienta, su función activa, a quién afecta y quién revisa el resultado.

La función activa importa más que el nombre del programa. Un registro horario que solo almacena fichajes no equivale a una herramienta que usa esos fichajes para asignar turnos o evaluar el rendimiento. Comprueba si propone, puntúa, asigna, prioriza o ejecuta decisiones laborales y qué hace la empresa con el resultado.

Anota si la persona responsable puede cambiar la propuesta y con qué criterios: la intervención humana no elimina por sí sola el deber de información. El artículo 3.2.k no limita ese deber a herramientas de IA ni a decisiones completamente automáticas.

Resultado: un inventario de usos. Por ejemplo: «Programa X; propone el cuadrante semanal del almacén; la responsable de operaciones puede cambiar los turnos antes de publicarlos».

Cómo organizar la revisión:

• Con medios propios: pasa la misma lista de herramientas y usos a cada responsable y deja que RRHH, TI y asesoría jurídica revisen las respuestas.
• Con una consultora: dale la documentación del proveedor, la configuración y ejemplos de decisiones, y pide una relación de sistemas revisados y pendientes.
• Con una plataforma: pide una demostración con uno de tus usos para ver cómo registra los sistemas, prepara las fichas y guarda las comunicaciones. El real decreto no obliga a contratar ninguna.

Si necesitas apoyo externo, puedes consultar el asesoramiento legal especializado en inteligencia artificial de Atico34. Al valorar Atico34 AI Governance, pide que se concrete qué cubre la plataforma y qué revisa el equipo jurídico para tu caso.

Registrar y documentar los algoritmos según su uso

Completa el inventario con una ficha que explique las pautas, criterios y reglas de funcionamiento de cada uso. Pide al proveedor lo que falte y comprueba que su documentación describe la configuración que usa tu empresa.

Dónde guardar las fichas

Sirve una hoja de cálculo, un gestor documental o una plataforma. Si la conectas al software de RRHH, asegúrate de que gestiona versiones y destinatarios.

Cada ficha debe tener un responsable, una fecha y una versión y, si participan varias áreas, alguien que valide el conjunto.

Qué información incluir en cada ficha

Usa estos campos para organizar la explicación. Son una guía de trabajo, no un formulario oficial ni una lista literal de exigencias del RD. Rellénalos con información verificable sobre la configuración que realmente utiliza la empresa:

Datos de identificación del sistema

• Nombre, proveedor, función que se usa y versión o configuración revisada.
• Decisiones laborales en las que interviene y trabajadores afectados.
• Grado de automatización: qué propone o ejecuta el programa y quién puede corregir el resultado.

Parámetros, variables y reglas de funcionamiento

• Datos de entrada: qué información usa, de dónde sale y a qué periodo corresponde.
• Criterios y ponderaciones: qué factores prioriza o penaliza y con qué pesos o umbrales, si los hay.
• Lógica del algoritmo: cómo convierte esos datos en una propuesta, puntuación o decisión, con un ejemplo.

Consecuencias y supervisión humana

• Qué puede cambiar para el trabajador: turno, salario, tareas, promoción u otra condición.
• Qué revisa el responsable antes de aplicar el resultado y qué puede cambiar.
• A quién acudir para aclarar un resultado, corregir datos o pedir una revisión.

Resultado: una ficha fechada y validada. En el ejemplo del cuadrante, debe dejar claro cómo se resuelven las peticiones de turno que coinciden y quién aprueba el reparto.

Ejemplo ilustrativo de ficha: una tienda utiliza un programa interno para proponer el reparto de sábados. No describe un cliente real; adáptalo a las reglas de tu empresa.

Si el proveedor no explica una regla, identifica qué falta y pide una respuesta concreta. Una descripción comercial o la alegación genérica de secreto empresarial no permiten completar la ficha; tampoco debes inventar pesos o criterios.

Informar a trabajadores y representantes

Prepara dos comunicaciones cuando correspondan: una individual, adaptada a los usos que afectan al trabajador, y otra para sus representantes con el alcance colectivo aplicable. No basta con enviar a ambos una copia de la publicidad del proveedor.

Preparar el documento

Escribe la ficha en lenguaje claro y comprueba que explica cómo funciona el sistema: un aviso que solo diga «utilizamos IA» no basta.

Comprueba que el documento explica los datos utilizados, las reglas aplicadas y el efecto del resultado. Una puntuación aislada no basta.

La claridad y la integridad de la información son también criterios destacados por Francisco Pérez Amorós (2024) en su análisis del derecho de información algorítmica de los representantes.

Puedes reunir varios usos en un mismo documento si quedan bien separados. Revisa también los textos generados por software antes de enviarlos.

Entregarlo y acreditar su recepción

Usa papel o un documento electrónico accesible que se pueda guardar e imprimir, y conserva la prueba de transmisión o recepción.

Sirve un PDF por correo o un aviso en el portal del empleado que cumpla esas condiciones, teniendo en cuenta la accesibilidad de cada persona.

Programa la entrega según los plazos y comprueba que el trabajador puede abrir el documento. Si automatizas los envíos, haz antes una prueba y revisa quién queda pendiente.

Guardar la evidencia y actualizar la información

Archiva el documento, su versión, los destinatarios, la fecha y el justificante. Registra los envíos fallidos y cómo se completó la entrega.

Limita el acceso y justifica el plazo de conservación de los datos personales, conforme a los principios de limitación del plazo e integridad y confidencialidad del artículo 5 del RGPD. El RD no fija un plazo único de archivo.

El recibí demuestra la recepción, no la aceptación de las decisiones ni el consentimiento para cualquier tratamiento de datos.

Encarga a alguien la revisión de los cambios: si las nuevas reglas o funciones cambian lo que el trabajador debe saber, actualiza la ficha y comunícalo.

Un cuadrante nuevo con las mismas reglas no obliga a volver a explicar el algoritmo, aunque sí a comunicar los horarios y demás cambios.

Resultado: un registro que muestre qué se comunicó, a quién, cuándo y con qué prueba.

Qué explicar en cada uso laboral

La información algorítmica puede afectar al reparto de turnos y tareas, la retribución, las promociones, la evaluación y la extinción del contrato. Explica en cada uso qué datos entran, qué criterios se aplican, qué resultado genera el sistema y cómo interviene una persona.

La selección externa tiene un alcance distinto al deber individual del RD, como se indica a continuación.

Turnos, jornada, vacaciones y descansos

En la gestión algorítmica de horarios, turnos y jornada, indica qué propone o asigna el programa y qué hace cuando varias peticiones coinciden. Explica los criterios reales de reparto: disponibilidad, cualificación, descansos, demanda o costes.

Si utilizas Rippling Scheduling u otra herramienta de planificación, comprueba las funciones activadas y la configuración utilizada. La ficha debe explicar tu reparto real, no las posibilidades generales del producto.

Tareas, rutas, clientes y lugar de trabajo

En la planificación y organización algorítmica del trabajo, explica por qué se asigna a alguien una tarea, ruta o centro: carga de trabajo, distancia, cualificación, cobertura u otros criterios. Aclara qué decide el sistema, qué valida el responsable y cómo se corrigen las incidencias.

Salario, comisiones, incentivos y bonus

Identifica qué parte de la retribución calcula o propone el sistema. En el variable, concreta qué resultados dan derecho a cobrar, objetivos mínimos, pesos de los indicadores, tramos, límites y penalizaciones, si existen.

Si trabajas con simulaciones, como las que ofrece Remu según su proveedor, separa las previsiones del cálculo que se aplica al pago e indica quién lo valida.

Informar de estos sistemas no sustituye los requisitos para modificar sustancialmente el salario o la jornada, ni los de movilidad geográfica cuando el traslado exige cambiar de residencia.

Selección de candidatos y promociones internas: diferencias de alcance

Filtrar candidatos externos con un ATS no entra, por sí solo, en el deber individual del RD 723/2026, aunque sí en el RGPD.

Revisa los criterios de descarte: penalizar interrupciones de la carrera puede perjudicar a personas con periodos de cuidados, enfermedad o discapacidad. Anna Ginès i Fabrellas (2024) analiza estos riesgos en su estudio sobre discriminación algorítmica en selección.

Comprueba la relación del criterio con el puesto y sus posibles efectos discriminatorios. Explicar una regla no la convierte en legítima.

En su advertencia AI-00009-2026, la AEPD recordó a una empresa que preveía puntuar y priorizar candidaturas con IA que debía aplicar la protección de datos desde el diseño y evaluar los riesgos del tratamiento.

También le indicó que, si el riesgo era alto, tendría que realizar una evaluación de impacto antes del tratamiento, y que debía informar a los afectados de la función de la herramienta en el proceso.

Si el sistema evalúa además a empleados para una promoción o movilidad interna, explica con qué criterios los admite, prioriza o descarta.

En las entrevistas con IA, confirma qué se evalúa. HireVue, por ejemplo, afirma que valora el contenido transcrito de las respuestas, no los gestos ni el tono de voz.

Evaluación del rendimiento

En la evaluación algorítmica del desempeño y la gestión del talento, describe qué indicadores usa, en qué periodo y cómo llega a la valoración, qué consecuencias tiene y quién la revisa. Enseñar datos en un panel no es lo mismo que clasificar a los empleados o recomendar medidas sobre ellos.

Alertas disciplinarias y despidos

Si el sistema interviene en el régimen disciplinario y las relaciones laborales, detalla qué datos, periodos o umbrales disparan una alerta o una recomendación, si el sistema solo avisa o propone una medida y quién comprueba los hechos antes de actuar.

Una puntuación baja no justifica por sí sola un despido apoyado en decisiones algorítmicas. La causa disciplinaria de disminución del rendimiento exige demostrar, entre otras cosas, que es continuada y voluntaria. La información sobre el algoritmo tampoco sustituye a la carta de despido disciplinario con los hechos y la fecha de efectos.

Si una decisión se basa solo en el tratamiento automatizado de datos personales y tiene efectos jurídicos o parecidos, revisa también los límites y garantías del derecho a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, también aplicable a candidatos descartados.

Según la AEPD, su aplicación depende del funcionamiento real del proceso: la intervención humana debe permitir valorar críticamente la puntuación y decidir sin que el resultado automatizado la determine de hecho.

Quién supervisa el cumplimiento y qué sanciones pueden aplicarse

La autoridad competente depende de la obligación incumplida. No existe una actuación conjunta automática de ITSS, AEPD y AESIA por cualquier falta de información.

Competencias de la Inspección de Trabajo, la AEPD y la AESIA

• Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS): comprueba el cumplimiento de las obligaciones laborales, incluidos los deberes de información individual y colectiva. La potestad de vigilancia se recoge en el artículo 12 de la Ley 23/2015.
• Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): ejerce las funciones y poderes de control previstos en los artículos 57 y 58 del RGPD ante incumplimientos como tratamientos sin garantías, falta de transparencia o vulneración de derechos frente a decisiones automatizadas. No toda infracción laboral es, además, una infracción de protección de datos.
• Agencia Española de Supervisión de Inteligencia Artificial (AESIA): desempeña funciones de supervisión de IA dentro del marco de su Estatuto. Hay que identificar la autoridad competente, el tipo de sistema y la obligación exigible; no basta con que una herramienta utilice IA para atribuirle cualquier incumplimiento.

Ante un requerimiento, prepara: la ficha y configuración aplicadas, la explicación entregada, sus destinatarios y la evidencia de recepción.

Si se tratan datos personales, añade la documentación del tratamiento y sus garantías. Conservarla no convierte en legal una regla discriminatoria o un tratamiento sin base jurídica.

Infracciones y sanciones por incumplir el deber de información

El incumplimiento puede suponer dos infracciones de la LISOS: no dar por escrito la información sobre las condiciones esenciales del contrato, que es leve, y vulnerar los derechos de información de los representantes, que es grave. Cuál se aplica depende de los hechos.

Las cuantías de la LISOS se fijan según sus criterios de graduación, como la intencionalidad, el número de afectados o el perjuicio causado.

Ya hay condenas por no facilitar información algorítmica. En su sentencia 101/2025, de 4 de julio de 2025, la Audiencia Nacional impuso a una empresa una indemnización de 6.250 euros por vulnerar la libertad sindical por no informar del algoritmo que asignaba los días de descanso.

La indemnización es anterior al RD 723/2026 y no constituye una multa por incumplirlo. La advertencia de la AEPD citada en selección tampoco es una sanción.