Algoritmos para determinar y asignar salarios e incentivos

Los algoritmos para determinar y asignar salarios e incentivos pueden recomendar aumentos, distribuir bonus, atribuir ventas y calcular comisiones. Antes de trasladar sus resultados a nómina, la empresa debe comprobar los datos, las reglas retributivas, la igualdad del sistema y la intervención humana.

Algoritmos para asignar salarios e incentivos: usos y decisiones

Precisar qué calcula o recomienda el algoritmo

Pide al proveedor que muestre cómo los algoritmos en recursos humanos intervienen en la decisión retributiva:

• Datos de entrada: ventas, objetivos, rendimiento, jornada, puesto, nivel profesional, salario actual, banda retributiva y datos de mercado.
• Tratamiento: fórmulas, matrices, ponderaciones, umbrales, reglas de atribución, límites y redondeos.
• Resultado: importe calculado, porcentaje recomendado, posición salarial, clasificación o exclusión de un incentivo.
• Aprobación: persona que puede aceptar, modificar o rechazar la propuesta.
• Ejecución: proceso que traslada el resultado al sistema de compensación o a nómina.

Separa el cálculo de una cantidad ya pactada de la decisión sobre si existe derecho a percibirla. Un programa puede limitarse a aplicar un porcentaje establecido o decidir previamente qué operación corresponde a cada empleado, qué puntuación merece y cuánto debe cobrar.

Identificar los usos que afectan a la retribución

Los sistemas de compensación pueden intervenir en:

• Salario base: recomendación de aumentos según rendimiento, experiencia, nivel profesional o posición dentro de la banda.
• Comisiones: atribución de ventas u operaciones, aplicación de porcentajes y regularización de devoluciones.
• Bonus: combinación de objetivos individuales, colectivos y empresariales.
• Incentivos: cálculo por productividad, calidad, cumplimiento de plazos o resultados.
• Presupuestos de mérito: reparto de una cantidad limitada entre departamentos o trabajadores.

Plataformas como Workday permiten configurar matrices, objetivos, reglas de elegibilidad y puntuaciones para calcular incrementos y bonus. Rippling conecta evaluaciones con recomendaciones retributivas y permite trasladar cambios aprobados a nómina. Analiza siempre las funciones realmente activadas, no solo la descripción comercial del producto. Consulta Workday Advanced Compensation y Rippling Performance Management.

Vincular el cálculo con las reglas retributivas aplicables

El algoritmo debe ejecutar una política salarial válida, no crearla de manera opaca. El artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores remite al convenio colectivo o, en su defecto, al contrato individual para determinar la estructura del salario y los criterios de cálculo de sus complementos.

Documenta por separado:

• Salario base: banda, nivel, posición y condiciones para revisarlo.
• Incremento por mérito: puntuación exigida, porcentaje y límites presupuestarios.
• Comisión: operación que genera el derecho, atribución, porcentaje y periodo de liquidación.
• Bonus: objetivos, peso de cada resultado y nivel mínimo de cumplimiento.
• Incentivo de productividad: indicador, periodo, exclusiones y cantidad máxima.
• Ajustes: prorrateos, cambios de puesto, altas, bajas, moneda, redondeos y regularizaciones.

Las reglas deben aprobarse antes del periodo de devengo. No utilices una actualización para introducir retroactivamente un umbral, cambiar la atribución de operaciones o reducir un porcentaje ya generado. Si la modificación afecta al sistema de remuneración o a la cuantía salarial, revisa el convenio, el contrato y el procedimiento del artículo 41 del Estatuto.

Concretar cómo se atribuyen las ventas y comisiones

El sistema debe permitir reconstruir qué operación genera la comisión y por qué se atribuye a una persona determinada.

Si existen tramos, explica si el porcentaje superior se aplica únicamente al exceso o a toda la cifra alcanzada. Una etiqueta como «comisión avanzada» no permite conocer cómo se obtiene el importe.

El artículo 29.2 del Estatuto contiene una regla sobre el nacimiento, liquidación y pago del salario a comisión y permite al trabajador y a sus representantes solicitar información de los libros relativa a esos devengos. El sistema no puede sustituir lo pactado por una lógica diferente.

Revisar los requisitos de protección de datos e IA

• Base jurídica: identifica qué supuesto del artículo 6 del RGPD permite cada tratamiento. Calcular una nómina puede ser necesario para ejecutar el contrato o cumplir obligaciones legales, pero eso no autoriza cualquier monitorización.
• Finalidad: una puntuación creada para orientar formación no puede utilizarse automáticamente para reducir un bonus o decidir una subida. El artículo 5 del RGPD exige finalidades determinadas y datos adecuados, pertinentes y exactos.
• Evaluación de impacto: realiza la prevista en el artículo 35 del RGPD cuando el tratamiento pueda implicar un alto riesgo, especialmente si combina seguimiento, perfiles y decisiones económicas relevantes.
• Proveedor: si trata datos por cuenta de la empresa, formaliza el contrato de encargo del tratamiento. El uso de datos salariales para entrenar modelos propios requiere un análisis separado.
• Clasificación: si la IA evalúa el rendimiento o interviene en decisiones sobre condiciones laborales, revisa el anexo III del Reglamento de IA y las excepciones de su artículo 6. Una confirmación humana no excluye automáticamente el alto riesgo.

No todo motor de cálculo es IA. Una fórmula fija puede quedar fuera del Reglamento de IA y seguir sometida al RD 723/2026, al RGPD, al Estatuto y a las normas de igualdad.

El Reglamento (UE) 2026/1744 fija, con carácter general, el 2 de diciembre de 2027 para la aplicación de las obligaciones del capítulo III, secciones 1 a 3, a los sistemas de alto riesgo del anexo III, con excepciones y reglas transitorias. Este calendario no aplaza las obligaciones salariales, laborales, de igualdad o protección de datos.

Cuando resulte exigible el régimen de alto riesgo:

• Proveedor: debe facilitar instrucciones, limitaciones, documentación técnica y garantías de precisión, robustez y supervisión.
• Empresa usuaria: debe seguir las instrucciones, asignar supervisores competentes y con autoridad, comprobar los datos bajo su control y vigilar el funcionamiento.
• Modificación: revisa si un cambio sustancial en la finalidad o en el sistema convierte a la empresa en proveedor conforme al artículo 25 del Reglamento de IA.

Qué comprobar al configurar algoritmos de salarios e incentivos

Asignar responsables del proceso retributivo

Distribuye las funciones antes de aprobar la configuración:

• Recursos Humanos o Compensación: define la política salarial, las personas afectadas y los criterios de elegibilidad.
• Finanzas: valida presupuestos, magnitudes económicas y límites.
• Nóminas: comprueba el devengo, la liquidación y el pago.
• Responsable de negocio: confirma los objetivos, ventas u operaciones que sustentan el incentivo.
• Tecnología: controla integraciones, accesos, versiones y registros.
• Asesoría y Privacidad: revisan el convenio, el contrato, los cambios laborales y el tratamiento de datos.
• Proveedor: configura el sistema y explica sus cálculos, límites y actualizaciones.

El proveedor no determina qué salario corresponde conforme a la relación laboral. La persona que aprueba el plan debe comprender qué variables modifican la cantidad, qué reglas excluyen a alguien y qué resultados se trasladan automáticamente a nómina.

Construir una fórmula que pueda explicarse y reproducirse

Define para cada concepto:

• Elegibilidad: puestos, niveles, centros, contratos y antigüedad exigida.
• Periodo: inicio y final del devengo, cierre de datos y fecha de pago.
• Indicadores: resultado medido, fuente y responsable de validar su exactitud.
• Pesos: influencia de cada indicador en el importe.
• Umbrales: nivel mínimo para generar el derecho y tramos posteriores.
• Curva: porcentaje aplicable por debajo, dentro y por encima del objetivo.
• Límites: cantidad mínima, máxima, aceleradores y topes.
• Excepciones: ausencias, cambios de territorio, sustituciones e incidencias técnicas.
• Revisión: persona que resuelve los casos no previstos.

Para revisar el salario base, muestra cómo se combinan la evaluación, la posición dentro de la banda, la experiencia, la progresión profesional y el presupuesto. Una puntuación elevada no garantiza una subida si existe una condición adicional, pero esa condición debe estar definida y comunicada previamente.

Comprobar los datos que generan el importe

• Ventas: contrasta CRM, facturación, cobro, devoluciones y reglas de reparto.
• Producción: distingue unidades válidas, rechazos, paradas e incidencias no imputables al trabajador.
• Calidad: documenta el método de control, la muestra y las correcciones realizadas.
• Objetivos: conserva la versión comunicada y cualquier cambio producido durante el periodo.
• Rendimiento: utiliza evaluaciones cerradas e identifica observaciones o reclamaciones pendientes.
• Puesto y jornada: revisa categoría, dedicación, tiempo efectivo y cambios contractuales.
• Mercado: anota fuente, fecha, país, moneda, sector y puestos comparables.

Contrasta una muestra con los documentos originales. Busca registros duplicados, operaciones atribuidas a otra persona, ventas anuladas, objetivos modificados, datos de periodos diferentes y discrepancias entre el CRM, la facturación y nómina.

Regular los periodos parciales y los datos ausentes

No penalices automáticamente permisos, incapacidad temporal, reducciones de jornada, adaptaciones, actividad sindical o situaciones protegidas. Utiliza únicamente los datos imprescindibles para determinar el periodo trabajado y evita incorporar diagnósticos.

Comparar resultados obtenidos en condiciones equivalentes

• Territorio: revisa el tamaño y potencial de las carteras comerciales.
• Recursos: distingue equipos, herramientas, presupuestos y apoyo disponible.
• Oportunidades: comprueba qué operaciones o clientes fueron asignados a cada persona.
• Jornada: adapta objetivos y comparaciones al tiempo efectivo cuando corresponda.
• Dificultad: no equipares tareas o ventas con exigencias claramente diferentes.

Dos cifras iguales pueden representar aportaciones distintas. Del mismo modo, una diferencia de resultados puede proceder de condiciones organizativas ajenas al trabajador y no de su rendimiento.

Probar el cálculo antes de trasladarlo a nómina

Prepara resultados esperados y compáralos con los generados por el sistema:

1. Caso ordinario: una persona que alcanza exactamente su objetivo.
2. Caso próximo al umbral: resultados inmediatamente inferior y superior.
3. Operación compartida: venta distribuida entre varias personas.
4. Devolución: operación anulada después del cierre.
5. Periodo parcial: alta, cambio de puesto o ausencia protegida.
6. Error de origen: dato duplicado, incompleto o atribuido a otra persona.
7. Ajuste manual: modificación realizada por un responsable.
8. Redondeo: cantidad situada en el límite entre dos tramos.

Calcula los casos fuera del sistema y compara ambos resultados. Varía un dato cada vez para comprobar su efecto y detectar si una misma operación aumenta o reduce varios indicadores.

Si existe IA generativa, repite la recomendación y exige que cada conclusión se vincule con información trazable. Un texto sobre «potencial», «impacto» o «riesgo de salida» no constituye por sí solo un criterio salarial.

Guarda la configuración, los casos, los resultados y las correcciones. Repite las pruebas cuando cambien las fórmulas, fuentes, integraciones, modelo o versión.

Comprobar la igualdad del sistema retributivo

El algoritmo debe respetar la igualdad de remuneración por trabajos de igual valor. El artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores alcanza todos los elementos retributivos, y el Real Decreto 902/2020 exige transparencia mediante registro, valoración de puestos y, cuando corresponda, auditoría retributiva.

Analiza por sexo:

• Quién puede acceder al incentivo.
• Quién supera los umbrales.
• Qué cantidades recomienda el sistema.
• Qué cambios introducen los responsables.
• Qué importes se pagan finalmente.
• Qué personas quedan excluidas y por qué.

Distingue salario base, complementos, comisiones, bonus y percepciones extrasalariales. Una media global equilibrada puede ocultar diferencias importantes en la retribución variable.

Revisa especialmente la disponibilidad fuera de jornada, los objetivos no adaptados, las valoraciones subjetivas, las interrupciones vinculadas a cuidados, la posición salarial histórica y las excepciones concedidas manualmente. Eliminar el sexo del modelo no impide que otras variables reproduzcan una desigualdad anterior.

Explicar el cálculo y sus consecuencias a la plantilla

Encarga a RR. HH. la información sobre el uso de algoritmos, con apoyo técnico y jurídico.

Qué debe conocer el trabajador:

• Concepto salarial que calcula o recomienda el sistema.
• Datos utilizados y su procedencia.
• Reglas para atribuir ventas, resultados u objetivos.
• Pesos, porcentajes, tramos, umbrales y límites.
• Situaciones que excluyen o prorratean el incentivo.
• Resultado generado y persona que adopta la decisión final.
• Fecha de cierre y nómina en la que se abonará.
• Canal para solicitar una explicación o comunicar un error.

Desde el 5 de octubre de 2026, el artículo 3 del Real Decreto 723/2026 exige informar por escrito sobre la cuantía del salario base y sus complementos, el cálculo de los conceptos variables y los criterios que determinan su percepción. También menciona expresamente las pautas, criterios y reglas de los sistemas algorítmicos utilizados para determinar salarios.

Si una puntuación de rendimiento fija o recomienda una subida del salario base, debe informarse aunque un responsable confirme después la propuesta.

Plazos y formato:

• Nueva relación: entrega la información antes del comienzo de la prestación.
• Cambio posterior: comunícalo lo antes posible y, como máximo, el día en que surta efecto.
• Relación vigente al entrar en vigor: si el trabajador solicita información que todavía no tiene, entrégala en 30 días hábiles conforme a la disposición transitoria.
• Soporte: utiliza papel o un medio electrónico accesible que pueda almacenarse e imprimirse. Conserva prueba del contenido y la entrega.

La representación legal tiene además derecho a conocer los parámetros, reglas e instrucciones que incidan en las condiciones de trabajo conforme al artículo 64.4.d del Estatuto. La información individual no sustituye esta obligación ni los procedimientos de consulta o negociación aplicables.

Cómo revisar y aprobar la decisión retributiva

Evitar decisiones salariales exclusivamente automatizadas

Una decisión automática sobre salario, bonus o comisión puede producir efectos jurídicos o afectar significativamente a la persona. Antes de activarla, analiza el artículo 22 del RGPD:

• Efecto: determina si el resultado modifica directamente la retribución o el acceso a una parte relevante de ella.
• Excepción: identifica si existe necesidad contractual, autorización legal o consentimiento explícito válido y libre.
• Necesidad: la rapidez, el ahorro o el volumen de plantilla no demuestran que automatizar sea imprescindible.
• Garantías: asegura intervención humana, posibilidad de expresar el propio punto de vista e impugnación cuando correspondan.

Que el incentivo figure en el contrato no demuestra por sí solo que deba decidirse automáticamente. Recibir la información tampoco equivale a consentir el tratamiento.

Organizar una revisión humana efectiva

La revisión debe realizarse antes de cerrar la nómina y permitir cambiar el resultado. La persona revisora necesita acceso a los datos, reglas, excepciones y documentos de origen.

Debe dejar constancia de:

• Importe propuesto por el sistema.
• Datos y operaciones comprobados.
• Alegaciones o información aportada por el trabajador.
• Decisión de aceptar, modificar o rechazar la propuesta.
• Motivo de cualquier ajuste manual.
• Identidad del responsable y fecha de aprobación.

No limites el control a las cantidades elevadas. Revisa también exclusiones, importes cero y reducciones relevantes. Una aprobación masiva mediante un clic no constituye una supervisión efectiva si el responsable no puede comprender y cambiar el resultado.

La revisión debe producirse antes de que el resultado llegue a nómina. Confirmar posteriormente un importe ya pagado no evita las consecuencias del error ni constituye una intervención humana útil.

Comprobar la liquidación y el recibo salarial

Antes de ejecutar el pago, compara:

• Resultado calculado por el sistema.
• Importe aprobado después de la revisión.
• Cantidad enviada a nómina.
• Concepto reflejado en el recibo salarial.
• Retenciones, cotizaciones y regularizaciones aplicadas.

El artículo 29 del Estatuto exige que el salario se pague puntual y documentalmente y que el recibo muestre con claridad y separación las percepciones y deducciones. Una puntuación interna o un panel de compensación no sustituyen el recibo individual.

Cómo corregir errores y pagos afectados

Revisar el importe cuestionado

Facilita un contacto de RR. HH. y distingue qué elemento se discute:

• Dato de origen: venta, objetivo, rendimiento, jornada, puesto o banda salarial.
• Atribución: operación asignada a una persona o distribuida incorrectamente.
• Fórmula: porcentaje, peso, umbral, prorrateo o redondeo.
• Regla: exclusión, límite o condición de acceso.
• Decisión: aceptación o modificación realizada por el responsable.
• Pago: diferencia entre la cantidad aprobada y la reflejada en nómina.

Recupera la versión utilizada, reproduce el cálculo paso a paso y contrasta sus datos con los documentos originales. La respuesta debe indicar qué se mantiene, qué se corrige y por qué.

Rectificar los datos y recalcular el pago

1. Corrige la fuente: modifica el CRM, la evaluación, el registro horario o la aplicación que originó el error.
2. Evita la reproducción: comprueba que una sincronización posterior no restaure el dato incorrecto.
3. Recalcula: utiliza las reglas y la versión aplicables al periodo original.
4. Revisa la decisión: determina si la corrección modifica el salario, bonus o comisión.
5. Regulariza: traslada la cantidad correcta a nómina y documenta el ajuste.
6. Comunica: explica el resultado a la persona afectada y, cuando proceda, a otros destinatarios de los datos.

El artículo 19 del RGPD exige comunicar determinadas rectificaciones a los destinatarios, salvo imposibilidad o esfuerzo desproporcionado.

El Estatuto establece un interés por mora del 10 % de lo adeudado. Determina con asesoría cuándo resulta aplicable; el sistema no debe decidir automáticamente si excluye intereses o responsabilidades por un pago insuficiente.

Buscar a otras personas afectadas por el mismo error

1. Determina si la causa está en un dato individual, una integración, una fórmula o una regla común.
2. Localiza a todas las personas y periodos en los que se utilizó la misma configuración.
3. Detén los pagos pendientes cuando exista riesgo de repetir el error.
4. Recalcula los importes afectados sin esperar reclamaciones individuales.
5. Revisa nóminas, registros retributivos e informes que incorporaron las cantidades incorrectas.
6. Documenta los casos corregidos y los que continúan pendientes.

Si la incidencia produce una diferencia sistemática entre colectivos, examina también la política retributiva y no solo el cálculo técnico.

Volver a validar el sistema después de modificarlo

• Fórmula: repite las pruebas si cambian porcentajes, pesos, tramos o límites.
• Fuente: revisa cualquier nueva conexión con CRM, rendimiento, jornada o nómina.
• Versión: conserva la fecha de entrada en vigor y el historial anterior.
• Proveedor: exige avisos sobre actualizaciones que alteren el cálculo o las recomendaciones.
• Información: actualiza las comunicaciones a trabajadores y representantes antes de que el cambio produzca efectos.
• Recalculo histórico: justifica su necesidad y aplica el mismo criterio a todas las personas afectadas.

Conservar una trazabilidad retributiva completa

Reúne por cada periodo:

• Política salarial, convenio y cláusulas aplicables.
• Fórmulas, matrices, objetivos y reglas de elegibilidad.
• Versión del sistema y configuración utilizada.
• Fuentes de datos y comprobaciones realizadas.
• Casos de prueba y resultados esperados.
• Información entregada a trabajadores y representantes.
• Propuestas, revisiones y modificaciones manuales.
• Importes aprobados, enviados a nómina y pagados.
• Reclamaciones, correcciones y regularizaciones.

Controla quién puede consultar o modificar salarios. Los responsables de equipo pueden necesitar proponer un incremento, pero no acceder a toda la estructura retributiva. Aplica también permisos y plazos de conservación a las exportaciones, hojas auxiliares y copias compartidas con proveedores.

La documentación debe permitir reconstruir qué regla se aplicó, qué datos alimentaron el cálculo, quién aprobó el importe y qué cantidad recibió finalmente la persona trabajadora.