¿Debes pedir permiso para transcribir reuniones con IA?

Aunque en gran medida depende del contexto, generalmente debes pedir permiso para transcribir reuniones con inteligencia artificial. En las siguientes líneas explicamos por qué es necesario y cuáles son los riesgos de usar una IA para transcribir reuniones de la empresa o en otros contextos profesionales.

¿Por qué debes pedir permiso para transcribir una reunión con IA?

Debes pedir permiso para transcribir una reunión con IA porque vas a usar una herramienta que requiere grabar el audio de la reunión para después generar la transcripción y, por lo tanto, se produce un tratamiento de datos personales para el que es necesario contar con el correspondiente consentimiento del RGPD (dado que la transcripción puede obtenerse por otros medios alternativos y menos invasivos, el consentimiento de los interesados es necesario).

Ten en cuenta que la voz se considera un dato personal y que en ocasiones tiene la consideración de dato de categorías especiales (si se usa para la identificación), por lo que su tratamiento está más restringido. En el caso de las transcripciones de reuniones, además, entra en juego un tercer actor, el proveedor de la IA, que puede o no tener acceso a las grabaciones de audio y la propia transcripción.

Por lo tanto, igual que informamos de que las videollamadas se pueden grabar, debemos informar de que el contenido será transcrito utilizando inteligencia artificial, especificando la finalidad de la misma (tener una transcripción fiel y sin errores de lo tratado en la reunión).

Cabe señalar que el uso de la IA para transcribir reuniones es una aplicación que cada vez se está extendiendo más, especialmente en determinados sectores donde tener transcripciones fieles de lo discutido y acordado en la reunión es importante. Además, hay quien utiliza esta función de la inteligencia artificial para obtener resúmenes de las partes clave de una reunión o para dejar la tarea de tomar notas durante las reuniones en manos de la IA, pudiendo centrarse en seguir la reunión sin tener que estar haciendo anotaciones.

Como función, transcribir una reunión con IA puede ser muy útil (siempre que el modelo esté entrenando en el idioma correspondiente), pero como todo uso de inteligencia artificial en el trabajo, tiene algunos riesgos que debemos conocer a la hora de valorar su uso en la empresa.

¿Qué riesgos tiene transcribir reuniones con IA?

No podemos olvidar que cualquier herramienta de inteligencia artificial que usemos para transcribir reuniones está gestionada por otra empresa, por lo que esto puede suponer los siguientes riesgos:

• Confidencialidad: Aunque no en todas ellas, en muchas reuniones de trabajo se trata y habla sobre información confidencial de la empresa, por lo que permitir que una IA tome notas o transcriba la reunión puede suponer un riesgo para la confidencialidad de esa información, especialmente si esos datos van a ser usados para entrenar el modelo, lo que podría acabar exponiendo la información.
• Seguridad de los datos: Si las grabaciones de audio que realiza la IA o que se le facilitan no son almacenadas y tratadas de forma segura, aplicando las correspondientes medidas de seguridad, su contenido podría verse filtrado y expuesto si se produce algún ciberataque.
• Protección de datos: En línea con lo anterior, las grabaciones y transcripciones suponen un tratamiento de datos personales, sin la aplicación de las debidas medidas de seguridad técnicas y organizativas, podrían verse expuestos.
• Filtraciones de información: Sin las medidas de control oportunas, las transcripciones podrían filtrarse y difundirse de forma pública, lo que podría causar daños económicos y reputacionales a la empresa.
• Falta de cumplimiento normativo: No todas las empresas de IA cumplen con las leyes de protección de datos y de inteligencia artificial de la UE, lo que puede implicar niveles menos estrictos de protección o no cumplir con algunas de las obligaciones que son de aplicación en España.

Es cierto que el uso aplicaciones o programas de transcripción basados en IA puede ahorrarnos tiempo a la hora de obtener las actas de una reunión, las notas clave o un resumen de la misma, pero también es cierto que existen peligros de la inteligencia artificial que deben tenerse en cuenta antes de usar estas herramientas, porque somos responsables tanto de la protección de datos como de la confidencialidad de la información.

¿Qué obligaciones en protección de datos cumplir al transcribir reuniones con IA?

Si tras considerar los riesgos, decidimos usar IA para transcribir reuniones en la empresa, estas son las obligaciones en protección de datos que debemos cumplir:

• Informar a los empleados y cualquier otra persona ajena a la empresa que pudiera estar presente en la reunión y recabar su consentimiento expreso.
• Hacer el correspondiente análisis de riesgos y, en su caso, una evaluación de impacto en protección de datos, para poder aplicar las medidas de seguridad más adecuadas.
• En su caso, incluir el tratamiento en el registro de actividades de tratamiento.
• Firmar el correspondiente acuerdo de encargo de tratamiento con el proveedor de la herramienta de IA (puede tomar la forma de un acuerdo de adhesión).
• Comprobar que el proveedor de la herramienta de IA cumple con la normativa vigente, tanto en lo que respecta al RGPD como la futura Ley de IA de la UE.

¿Qué otras medidas aplicar para transcribir una reunión con IA?

Aparte de las medidas para cumplir la normativa de protección de datos al usar IA para transcribir reuniones, también hay otras medidas que debes aplicar para garantizar la confidencialidad tanto de las grabaciones como de las transcripciones:

• Lee con atención los términos y condiciones de uso del proveedor de la herramienta de IA, sobre todo infórmate de si las grabaciones y las transcripciones serán usadas para entrenar el modelo de IA.
• Limita el acceso a las transcripciones a personal autorizado y elige aquellas herramientas de IA que cuenten con medidas para evitar el acceso no autorizado a la información.
• Guarda las transcripciones de las reuniones en archivos seguros y protegidos mediante cifrado, especialmente si en la reunión se trató información confidencial.
• Establece protocolos claros respecto al uso de herramientas de IA en la empresa, incluido el uso de la misma para tomar notas o transcribir reuniones, de manera que los empleados sepan si pueden o no utilizar este tipo de herramientas.

¿Qué ocurre con las reuniones particulares?

Hasta ahora hemos hablado de las reuniones de trabajo en la empresa u otros ámbitos profesionales, pero ¿qué ocurre con las videollamadas o llamadas entre particulares?, ¿podemos transcribir estas reuniones con IA?

Al tratarse de un uso particular, y al igual que es legal grabar una conversación sin consentimiento en España (incluso si son llamadas o videollamadas con desconocidos), siempre que seamos parte de la misma, también podemos usar IA para transcribir una conversación mantenida en una videollamada o llamada. Lo que no podemos es hacerla pública, especialmente si se tratan temas privados o de la esfera íntima de la persona (ya que estaríamos ante un delito de revelación de secretos).

Lo ideal sería informar a la otra parte de que tenemos intención de transcribir la conversación usando una aplicación o herramienta de IA para ello y pedir su permiso. Así mismo, también deberíamos tomar algunas de las precauciones descritas en el punto anterior respecto al proveedor de IA y el uso posterior que este puede hacer de los datos facilitados en las grabaciones y las transcripciones. Lo recomendable sería que, una vez hemos obtenido la transcripción, borrar tanto la grabación de audio como la propia transcripción de la aplicación o herramienta de IA.

En cualquier caso, siempre debes tener en cuenta que al facilitar una grabación o permitir a la aplicación de IA «escuchar» y transcribir una llamada o videollamada, estás dando acceso a un tercero a información de carácter personal, por lo que antes de usarla, infórmate debidamente de qué pueden hacer con esa información.

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