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EmailsLOPDGDD & RGPD

Ley de Protección de Datos para correo electrónico: Texto LOPD y RGPD para email

El envío de emails puede implicar el tratamiento de datos personales, por lo que debemos aplicar la ley de protección de datos para el correo electrónico; en este artículo te explicamos cómo hacerlo y cómo redactar e insertar el texto de protección de datos en email.

¿Cómo afecta la Ley de Protección de Datos al correo electrónico?

La Ley de Protección de datos afecta al correo electrónico en cuatro aspectos clave:

  • Necesidad de obtener el consentimiento explícito (siempre que no sea de aplicación otra base jurídica): El correo electrónico es un dato personal e implica que responsables y encargados del tratamiento deben tener una base jurídica que legitime el tratamiento de las direcciones de email, bien sea el consentimiento explícito del interesado (consentimiento para el correo electrónico, que normalmente se recoge marcando una casilla de aceptación en formularios de suscripción) o bien se cumpla una o varias de las condiciones del artículo 6 del RGPD.
  • Mantener la confidencialidad: A la hora de enviar el mismo correo a más de un destinatario, deberemos colocar las direcciones en el apartado CCO (copia oculta) para evitar que estos tengan acceso al resto de direcciones a las que hemos enviado el email. También debemos ser precavidos a la hora enviar datos personales por email, especialmente si se trata de emails enviados a varios destinatarios.
  • Cumplir con la obligación de informar: Requiere incluir un texto de protección de datos para email o texto LOPD, que cumple la función de primera capa informativa sobre el tratamiento de datos. Este texto de protección de datos para email incluirá también un enlace a la política de privacidad de la empresa (segunda capa informativa), en la que se ofrece toda la información detallada sobre el tratamiento de datos.
  • Formalizar un contrato de encargo de tratamiento: aquellas empresas, organizaciones o profesionales que recurran a plataformas de email marketing para realizar sus envíos comerciales (promociones, newsletters, notas de prensa, etc.), deben formalizar con estas plataformas un contrato de encargo de tratamiento (que en la mayoría de los casos tomará la forma de un contrato de adhesión, por lo que es importante asegurarse de que la plataforma escogida cumple con las obligaciones del RGPD, especialmente si está fuera de la UE). Además, en la información sobre el tratamiento que faciliten a los interesados, deberán incluir como destinatario de sus datos a la plataforma de email marketing usada.

Señalar que cuando hablamos de direcciones de email personales, nos referimos a direcciones de correo electrónico de personas físicas incluidas las corporativas, quedando excluidas direcciones genéricas como, por ejemplo, info@empresa.com.

Cabe recordar que el consentimiento para el tratamiento del correo electrónico no es el mismo que el consentimiento para recibir comunicaciones comerciales, por lo que se debe recabar cada uno por separado o de forma claramente diferenciada.

*Y recuerda, los usuarios pueden apuntarse a la Lista Robinson para impedir que las empresas les envíen información por email, correo ordinario, teléfono móvil o fax, por lo que deberás consultarla antes de enviar correos electrónicos a dirección que no hayas obtenido directamente del destinatario.

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Texto LOPD y RGPD para email

El texto de la Ley de Protección de Datos para email es un texto legal para correo electrónico que debe incluir la siguiente información de manera breve y esquemática:

  • Quién es el responsable del tratamiento.
  • La finalidad del tratamiento y el plazo de conservación de datos.
  • La base jurídica legitimadora.
  • Destinatarios de los datos.
  • La posibilidad de ejercer los derechos ARSULIPO y la vía para ello.
  • En su caso, procedencia de los datos.

Además, este aviso legal en el correo electrónico incluirá el enlace a la política de privacidad y un enlace o dirección de correo en la que el interesado puede darse de baja (es decir, revocar su consentimiento para recibir emails del responsable), también se puede añadir la dirección de contacto del Delegado de Protección de Datos, si lo hubiese.

¿Qué texto de protección de datos deben incluir los correos electrónicos?

Lo cierto es que no existe un único modelo de texto de protección de datos para email, aunque para considerar el mail legal, este texto LOPD siempre debe incluir la información mínima que hemos señalado en el punto anterior.

Un ejemplo de texto de protección de datos para correo electrónico podría ser el siguiente:

Para cumplir con el RGPD en materia de protección de datos personales, le informamos como usuario que el responsable del tratamiento de sus datos es XXXXX, con NIF XXXXX y domicilio fiscal en XXXXX.

La finalidad por la que recogen sus datos es XXXXX [ejemplo, «proponerle ofertas comerciales de acuerdo a sus intereses»].

También le informamos de que su información permanecerá en nuestra base de datos durante XXXXX tiempo y que esta no será cedida a terceros.

Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición o limitación del tratamiento poniéndose en contacto con nosotros a través de XXXXX.

Otra posible fórmula para el texto LOPD del correo electrónico podría ser esta:

Conforme a lo establecido en el Artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo y la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre (LOPDGDD), le informamos que los datos personales recabados del propio interesado, serán tratados bajo la responsabilidad del Responsable del Tratamiento, XXXXX, para el envío de comunicaciones sobre nuestros productos y servicios y se conservarán mientras ninguna de las partes se oponga a ello o durante el período necesario para cumplir con las obligaciones legales. Se garantiza un tratamiento de datos leal y transparente. Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal.

Le informamos que los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación de tratamiento, u oposición al tratamiento, así como el derecho a la portabilidad de los datos, podrán ser ejercitados ante el Responsable del tratamiento por cualquier medio sujeto en derecho, dirigiéndose a: XXXXX o enviando un mensaje al correo electrónico XXXXX, según los términos que la normativa aplicable establece. Puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en nuestra página web XXXXX. Si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente, podrá presentar una reclamación ante la autoridad de control en www.aepd.es

¿Cómo poner el texto LOPD en el email?

El texto LOPD del email se coloca al pie del correo y la forma más sencilla de hacerlo es colocarlo en el apartado de la firma, de esa forma te asegurarás de que todos tus correos incluyen este texto legal (de la misma forma que se incluye el texto LOPD para facturas al final de las mismas).

Cabe señalar que si usas una plataforma de email marketing, es muy probable que esta cuente con una opción de configuración que te permite añadir la cláusula de protección de datos para el correo electrónico de forma sencilla y personalizada.

A continuación os explicamos cómo poner el texto LOPD en el email en los principales servicios de correo electrónico:

  • Insertar el texto de protección de datos en Gmail:
    1. Inicia sesión en tu cuenta Gmail.
    2. Haz clic en el botón de configuración (representado con un dibujo de un engranaje) en la esquina superior derecha
    3. Selecciona «Configuración» en el menú que se despliega.
    4. Se abrirá la pantalla de configuración en la pestaña «General». Sin cambiar de pestaña, baja hasta encontrar la sección «Firma».
    5. Escribe el texto de LOPD en la caja de texto que aparece. Puedes darle el formato que prefieras con las herramientas que te proporciona.
    6. Guarda la configuración haciendo clic en el botón «Guardar cambios» al final de la pantalla.
  • Poner el texto LOPD email en Outlook:
    1. Haz clic en «Herramientas», en el menú superior.
    2. Selecciona «Opciones…».
    3. En la ventana que emerge, pulsa sobre la pestaña «Formato de correo».
    4. Haz clic sobre el botón «Firmas…».
    5. En la nueva ventana que aparece, mantente en la pestaña «Firma de correo electrónico». Pulsa el botón «Nueva» y asígnale un nombre.
    6. Escribe el texto LOPD en el espacio proporcionado. Puedes darle el formato que quieras.
    7. Haz clic en «Aceptar» para guardar la configuración.
  • Añadir el texto LOPD en Yahoo:
    1. Inicia sesión en tu cuenta Yahoo.
    2. Haz clic en el botón de configuración (representado con un dibujo de un engranaje) en la esquina superior derecha.
    3. En la ventana que emerge, selecciona «Escribiendo mensaje», en la columna de la izquierda.
    4. En el apartado «Firma» puedes elegir escribir el texto con o sin formato.
    5. Escribe el texto LOPD y pulsa el botón «Guardar».
  • Poner el texto de protección de datos en Hotmail:
    1. Inicia sesión en tu cuenta Hotmail.
    2. Pulsa el botón de configuración (representado con un dibujo de un engranaje) en la esquina superior derecha.
    3. Selecciona «Opciones» en el menú que aparece.
    4. En la pantalla de Opciones, haz clic en «Formato, fuente y firma» que aparece en la sección «Escribir correo electrónico».
    5. Escribe el texto LOPD en el espacio proveído para la firma. Utiliza el formato que prefieras para ello.
    6. Pulsa el botón «Guardar» para conservar los cambios.
  • Añadir el texto LOPD en ThunderBird:
    1. Dentro de ThunderBird, accede a «Herramientas» y, a continuación, en «Configuración de las cuentas».
    2. Selecciona la cuenta de correo que vas a configurar, por si tienes más de una, en el menú de la izquierda.
    3. Pasamos a la parte derecha, en el recuadro «Texto de la firma» introduce el texto de protección de datos a incluir en los correos electrónicos.
    4. Por último «Aceptar».

¿Qué otros textos legales son necesarios en los emails corporativos?

En principio, aparte del texto de protección de datos y el correspondiente enlace para que el destinatario pueda darse de baja de los envíos, no es necesario añadir otro texto legal en el email, si bien pueden darse alguna excepción.

Nos referimos al aviso de confidencialidad para email; este texto legal se puede añadir siempre que exista un acuerdo de confidencialidad entre emisor y destinatario y el contenido del email esté relacionado con el mismo. Por lo tanto, no tiene relación con la protección de datos del correo electrónico.

En cualquier caso, no está de más recordar que también es de aplicación la LOPD y el RGPD en el email corporativo en los mismos términos que hemos visto en este artículo, cuando las direcciones de los destinatarios son direcciones de personas físicas que puedan permitir su identificación (y no se trata de direcciones genéricas tipo info@empresa.com, por ejemplo).

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